INTRODUCCIÓN

En el presente álbum se explicará detalladamente lo que es el oficio, la carta,

el memorándum y el informe, así como también algunas de sus estructuras,
después de cada definición y de cada explicación sobre lo ya mencionado se
presentaran algunos ejemplos de estos documentos, con el fin de tener
conocimiento sobre estos mismos.

Cabe mencionar que los documentos aquí presentes no son reales, ya que
solo se realizaron con el fin de aprender a redactar un documento formal en
específico.

Estos documentos nos ayudan a entrar a la vida laboral ya que es posible

que el día de mañana en el lugar donde trabaje me dedique o me toque
realizar alguno de estos documentos.
 PARTE I
OFICIO
El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del
Sector público y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturas,
sociales y deportivas que no dependen del Estado. El oficio es un documento
protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa
con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo
administrativo.
El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir fuera de una
institución; y a nivel interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicación
con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquéllas que ocupan cargos
directivos. A nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección
dentro de una entidad o institución.
Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima
autoridad de la institución. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar
oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos de trabajo pueden
los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,
pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos
directivos en la institución.
ESTRUCTURA
1.-Lugar y fecha. - Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se
envía, el día, el mes y el año en curso.
2.-Numeración. - En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el
memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de
expedición; separada por una línea oblicua, a continuación, las siglas de la oficina
de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en
curso.
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo
requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a
quien se dirige.
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO,
seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto,
que sería explicado en el cuerpo.
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar la
numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere
dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje
de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente
existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
Tengo a bien comunicarle....
Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme...
7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen,
también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
8.-Firma y pos firma.
Firma: - Se escribe la rúbrica a mano:
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y
a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:
9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la inicial del remitente con letras
mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.
10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como
catálogos, revistas, Tarjetas, programas, etc.
11.-Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se
menciona las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
 Chilpancingo, Gro., a 6 de mayo de 2019

A toda la comunidad estudiantil

ASUNTO: SUSPENSIÓN DE LABORES

Por este medio les informo que debido a la contingencia ambiental que se ha
presentado en estos días, provocada por los incendios forestales; se
suspenden clases el día 7 y 8 de mayo del presente año, recomendándoles
que se hidraten y salgan de sus hogares lo menos posible.

Sin más por el momento les envío un cordial saludo.

ATENTAMENTE
“CREAR TECNOLOGIA ES FORJAR LIBERTAD”

Mtra. Eugenia Reynosa Dueñas

Directora del Instituto Tecnológico de Chilpancingo
 Chilpancingo, Gro., a 8 de mayo de 2019

Sr. Abundio Mota Soto

ASUNTO: AVISO DE TUTORIAS

Por este medio me complace enviarle un cordial saludo e informarle que el

Taller II de Tutorías, queda suspendido hasta nuevo aviso debido a la
contingencia ambiental, le mantendremos informado acerca de cualquier
situación que se presente.

Me despido deseándole un excelente día.

ATENTAMENTE
“CREAR TECNOLOGIA ES FORJAR LIBERTAD”

Mtra. Eugenia Reynosa Dueñas

Directora del Instituto Tecnológico de Chilpancingo
 Chilpancingo, Gro., a 16 de mayo de 2019

L.A.P. Luis Carbajal Ramírez

Director General

Por medio de la presente solicito la autorización para realizar una “Cena

Baile” con motivo del día del contador, el día 24 de mayo con un horario de
20:00 a 24:00 hrs. contemplando la participación de 500 asistentes.

El lugar que solicitamos para realizar dicho evento es el salón SKY Garden,
permitiéndonos realizar el montaje a las 18:00 hrs. del mismo día.
Sin más por el momento les envío un cordial saludo.

ATENTAMENTE

Manuel Corona Díaz

Presidente de la academia de estudiantes del Instituto Tecnológico de
Chilpancingo
 Chilpancingo, Gro., a 8 de mayo de 2019

Alumna: Yesenia Mota Castrejon.

ASUNTO: BECA
Sr. Abundio Mota Soto por medio del presente oficio, le comunicamos que la
alumna al rubro anotado, ya ha empezado a recibir los beneficios de la beca
otorgada por esta institución, es por ello que se pide a la brevedad posible
realizar los trámites ya acordados.
Cito: “Firma del documento de constatación y aceptación de la necesidad de
Beca por parte de padre o tutores”
Sin más por el momento me despido deseándole un excelente día.

ATENTAMENTE
“CREAR TECNOLOGIA ES FORJAR LIBERTAD”

Mtra. Eugenia Reynosa Dueñas

Directora del Instituto Tecnológico de Chilpancingo
 Chilpancingo, Gro., a 31 de mayo de 2019

Sr. Abundio Mota Soto

Como encargado de las actividades escolares, por medio del presente oficio,
se le comunica que su hija “Yesenia Mota Castrejon con número de control
18520640, de la carrera de Contador Público, ha sido seleccionada para ir al
concurso Pre-Nacional que se llevara a cabo en Oaxtepec, Morelos, por lo
cual pido su autorización para que pueda asistir, dicho concurso se llevara a
cabo la primer semana de Junio, cabe mencionar que el viaje y todos los
gastos serán pagados por el Instituto Tecnológico de Chilpancingo.

Sin más por el momento y esperando una respuesta favorable me despido

enviándole un cordial saludo.

ATENTAMENTE

Luis Fernando Acevedo Salmerón

Encargado de las Actividades Extraescolares
 PARTE II
CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada
a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario
aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen
en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los
sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la
dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del
remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es
siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente
expositivo.
ESTRUCTURA
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes
conceptos:
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.
La carta también se compone de:
- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe
(remitente).
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige
la carta (destinatario).
-Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
-Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
-Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
-Antefirma: razón social o denominación de la casa.
-Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
-Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la
persona que dicta y de quien tipea la carta.
- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas
a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y
antes de las referencias finales.
- Oyente: quien es el que recibe el mensaje.
- Remitente: es quien envía la carta.
 Chilpancingo, Gro., 31 de mayo de 2019

Asunto: Solicitud de conferencia

Víctor Manuel Toledo Manzur

Secretario del Medio Ambiente

Presente:

Los estudiantes de segundo semestre grupo “B”, de la carrera de Contador Público,

del Instituto Tecnológico de Chilpancingo, estamos interesados en conocer e
investigar acerca de las medidas que su dependencia realiza para mejorar las
condiciones actuales del ambiente.

Por lo cual solicitamos a usted una visita y una conferencia en nuestra escuela como
parte de la "Semana por el ambiente", que se llevará a cabo del 4 al 18 de junio.
Nuestro evento no tiene fines publicitarios ni lucrativos, solamente deseamos
difundir las causas del problema y plantear algunas soluciones.

Agradecemos de antemano la atención que le brinde a nuestra solicitud.

Atentamente

Yesenia Mota Castrejon

Presidenta del comité grupal
 Chilpancingo, Gro., 8 de mayo de 2019

Mtra. Eugenia Reynosa Dueñas

Directora del Instituto Tecnológico de Chilpancingo

PRESENTE

Estimada Directora:

Me dirijo a usted en mi calidad docente, para solicitar permiso para ausentarme de

mis labores dentro de este plantel educativo, por motivos personales, durante un
lapso de 30 días.

Prometiendo reanudar mis actividades normalmente tras transcurrido dicho lapso,

en el que espero haber resuelto los asuntos que me distraen del cumplimiento de
mi labor docente.

Agradezco su amable atención.

Atentamente

Ma. Del Carmen Albarrán Barrios

 Chilpancingo, Gro., 14 de mayo de 2019

A quien corresponda:

Por medio de la presente hago de su conocimiento que la maestra Adriana

Maldonado Bravo, es una persona digna de confianza que en su vida lleva una
actitud excepcional y en lo profesional es una profesora digna de plena confianza,
apta para comenzar labores en su institución educativa.

Atentamente

Mtra. Eugenia Reynosa Dueñas

Directora del Instituto Tecnológico de Chilpancingo
 PARTE III
MEMORANDUM
El memorándum se utiliza como comunicación interna de una empresa, institución
o dependencia gubernamental, puede estar dirigida a una o varias personas y el
lenguaje es menos formal que una carta u oficio porque se eliminan la mayor parte
de las palabras de cortesía. En él lo más importante es el tema a recordar o informar.
Existen dos tipos de memorándums dependiendo de la cantidad de personas a
quien va dirigido:
 SIMPLE, el cual va dirigido a una persona en particular, para transmitir un
mensaje directo para la realización de acciones, recordar políticas, etc.
 MÚLTIPLE, estos van dirigidos a un grupo de personas que deben conocer
o recordar un asunto específico y que es de interés común.
Además, existe otro tipo, el MEMORÁNDUM DE ENTENDIMIENTO, que tiene dos
aplicaciones, en el área legal (entre empresas) y en el área diplomática (entre
naciones). Es similar a un contrato, pero sin el efecto jurídico de éste, y cuyo objetivo
principal es dejar una constancia de que las partes tienen la disposición de llegar a
un acuerdo bilateral en un futuro y dejar precedentes para la realización de un
contrato.
Partes de un Memorándum
Como todo documento, debe constar de cierta información:
1. Fecha y lugar de emisión, ya que a partir de esa fecha entra en vigor la
resolución o se les da por enterado(s) al destinario(s).
2. Destinatario, como el nombre lo dice es a quién (es) va dirigido
3. Asunto, es el tema central del documento
4. Cuerpo del texto, debe ser breve, claro y conciso
5. Remitente, es la persona responsable que emite el documento
6. Pie de página, es opcional, pero en caso de llevarlo es una nota aclaratoria,
por ejemplo, puede ser que se hagan copias para otras personas que deben
estar enteradas del tema (c.c.p.), ya sea para con control o para aplicación.
 Chilpancingo, Gro., 3 de mayo de 2019

Memorándum

C. Carlos Cesar Sánchez Barrios

Ejecutivo de ventas
Presente

Con la presente, se le hace un llamado de atención debido a incumplir con el horario

de trabajo al presentarse un retardo en la llegada a la hora estipulada en su contrato.

Este es el primer llamado y de continuar incumpliendo con la hora de llegada, estará

sujeto a una sanción económica.

Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su

disposición para ello.

C. Jefe de Personal
Lic. Juan Manuel Velasco Iturbide
Coca-Cola FEMSA S.A de C.V.
 Chilpancingo, Gro., 8 de mayo de 2019

Memorándum

Para: Yesenia Mota Castrejon

Gerente de Contabilidad

De: Juan Francisco Barragán Barragán

Gerente de Recursos Humanos

Asunto: Curso de Capacitación

Se les convoca a todos los empleados del área de contabilidad al curso de Reforma
Fiscal que se llevará a cabo en la sala de juntas el próximo día 20 de mayo de este
año de 18 a 21 horas.

Es muy importante contar con su presencia.

Atentamente

Lorena Fuentes Rodríguez

Gerente de Recursos Humanos de CICAEG
 Carlos Cesar Sánchez Barrios
N. Empleado 394

Chilpancingo, Gro., 13 de mayo de 2019

Memorándum

Por este medio hago de su conocimiento que le será efectuado un descuento de un

día de salario vía nómina en la siguiente quincena, ya que se han acumulado tres
retardos consecutivos en el mes.

Espero su comprensión a tal disposición y le recuerdo la importancia que tiene la

puntualidad para esta empresa.

Atentamente

C. Jefe de Personal
Lic. Juan Manuel Velasco Iturbide
Coca-Cola FEMSA S.A de C.V.
 Querétaro, Querétaro a 8 de mayo del 2010.

Memorándum

Atención a Cristina Mota Castrejon.

Encargada de Almacén.

Estimada Srita. Padilla, me permito hacer de su conocimiento que el próximo viernes

10 de mayo la hora de salida para todos los empleados de almacén será a las 15
horas, por lo que le solicito haga del conocimiento del personal a su cargo dicha
información.

Cordialmente.

Atentamente

Lorena Fuentes Rodríguez

Gerente de Recursos Humanos de CICAEG
 Chilpancingo, Gro., a de septiembre del 2010.

Memorándum

Por este conducto se le informa a todo el personal que los préstamos personales
quedan cancelados hasta nuevo aviso, ya que por el momento la empresa está
cursando por una difícil situación económica. Esperamos su comprensión al
respecto.

Atentamente

Lorena Fuentes Rodríguez

Dirección de Recursos Humanos de CICAEG
 PARTE IV
INFORME
El informe refiere a una declaración, escrita u oral, que describe las cualidades, las
características y el contexto de algún hecho. Se trata, pues, de una elaboración
ordenada basada en la observación y el análisis. La finalidad de elaborar un informe
es sumamente variable, aunque siempre presupone la eventual necesidad de poner
en conocimiento de otros algo sucedido.
En el informe escrito debe primar el lenguaje formal e informativo, con una fuerte
carga de objetividad derivada de la idea de que lo que se brinda allí se corresponde
con la realidad, y podría ser utilizado para conocer a fondo hechos ya sucedidos, y
anticipar lo que aún no ocurrió.
Suelen organizarse en torno a una estructura básica que incluye:
 Introducción. en la que se explica brevemente de qué se tratará el informe,
con una anticipación de lo que se pensaba que ocurriría y los objetivos
preliminares.
 Cuerpo. en el que se detalla la información principal, en muchos casos con
subtítulos y elementos para textuales, y eventualmente, los pasos que fueron
orientando la investigación por cierto camino.
 Conclusión. que pondrá en consideración los resultados más importantes.
 Bibliografía. que detalla quienes aportaron los datos y de qué forma, con el
fin de tener, además de los resultados, las fuentes que los proveyeron. Es
incluida al final del informe.
En los informes orales, existen algunas diferencias importantes:
 El orador deberá conocer muy bien el espíritu del informe, a qué quiere llegar
con esa minuta y cómo fue desarrollada la investigación.
 Deberá ser claro y breve, sin excederse en detalles, ni tampoco omitiendo
partes importantes. Aquí entran en juego los conocimientos sobre oratoria,
pero lo esperado es que con la misma estructura (introducción, cuerpo,
conclusión), a medida que vaya avanzando en su exposición, el oyente
pueda anticipar la conclusión.
 La bibliografía podrá estar a mano del informante, que acudirá a ella cuando
necesite reforzar la validez de sus afirmaciones.
 INFORME DE VENTAS

“La moda en tus playeras S. A”

Con el presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “Abril y Mayo” en
los que las ventas aumentaron considerablemente, sobre todo en lo que atañe a
refacciones de frenos y transmisión.

Se obtuvieron 3,000 playeras tipo Polo color verde, azul y rojo, de las cuales se han
vendido 2,600, llegando casi a su totalidad.

Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a los

ingresos y egresos, así como copia del libro mayor.

Recibimos 5 devoluciones por mal costuras, las cuales se espera que sean
enviados 3 en cuanto se apruebe el trámite y se reembolso el dinero
correspondiente en los 2 restantes.

Para las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas

correspondientes y las fichas de reembolso correspondientes.

Chilpancingo, Gro., 07 de junio 2019

C.P. Yesenia Mota Castrejon