PAQUETE CONTABLE

Son programas diseñados para realizar las tareas en el campo de la contabilidad,

existen varios tipos de paquetes contables:

 Contables
 Nomina
 Administrativos

CICLOS EN UN PAQUETE CONTABLE

La operación de un paquete contable, puede agruparse en cuatros ciclos fundamentales

donde se realizaran todos los procesos involucrados en este tipo de software, estos son
cuatro, los cuales son:

 CICLO DE INSTALACION
Ciclo de una única ejecución para una empresa.

 CICLO PERIODICO
Ciclo de alimentación, es el más repetitivo.

 CICLO MENSUAL
Ciclo de generación de reportes y depreciación de activos, se presenta al
final de cada mes.

 CICLO ANUAL
Ciclo final. Se realiza en diciembre,

MANUAL SYSCAFE Página 1

1. CICLO DE INSTALACION

Es el ciclo inicial, de todo paquete contable, que consiste en los siguientes pasos:

A. Instalar el programa en el equipo

Descargar el INSTALADOR
http://www.ingesoftnet.com/syscafe/g_acad/setup_acad.exe
B. Ejecute la aplicación.
C. Cree una empresa, para esto se requiere que siga estos pasos:

PASO 1 Código.

Importante:
Este código Que puede ser
alfanumérico, Este será el nombre de
la carpeta que se utilizará para
guardar los archivos de datos de la
Empresa.

MANUAL SYSCAFE Página 2

PASO 2 Información Básica

.
Esta información aparecerá en los encabezados de
los informes que lo requieran.

Estos datos pueden ser modificados a través del:

 Menú Sistema,
 Opción Parámetros,
 Pestaña Empresa

PASO 3 Periodo inicial

Este será seleccionado por defecto por el sistema. Se debe tener en cuenta, que
después de la creación de la empresa se pueden ingresar con fechas anteriores y
posteriores a la asignada en este proceso.

MANUAL SYSCAFE Página 3

PASO 4 Plan Contable

Despliegue y seleccione el puc a utilizar

PASO 5 Crear Empresa

Por ser esta una versión académica no

permite la creación de más de una
empresa.

MANUAL SYSCAFE Página 4

Una vez creada la empresa, el sistema lo llevara a la siguiente ventana:

En la cual usted debe desplegar la lista de usuarios

Y elegir:  SUPERUSUARIO
CON CLAVE DE ACCESO CAFE

MANUAL SYSCAFE Página 5

Y hacer clic en  , nos conduce al modulo central del programa,
que nos muestra la siguiente apariencia:

MANUAL SYSCAFE Página 6

 VENTANA PRINCIPAL DE SYSCAFE
Nos presenta las siguientes partes:
1. BARRA DE TITULO 

2. BARRA DE MENUS

MANUAL SYSCAFE Página 7

MANUAL SYSCAFE Página 8
 3. BARRA DE HERRAMIENTAS

MANUAL SYSCAFE Página 9

MANUAL SYSCAFE Página 10
 D. Configurar y parametrizar esta instalación

 MANTENIMIENTO Y PARAMETROS PARA EL PLAN DE CUENTAS

Para llegar al mantenimiento del plan de cuentas, seguimos la ruta:

Que conduce a la siguiente ventana:

MANUAL SYSCAFE Página 11

 Para crear una cuenta proceda así:

1. CTRL L
2. Digite el código a crear
3. Digite nombre
4. Active parámetros respectivos
5. Grabe

Req. Tercero: Campo activable para aquellas cuentas, que requieran la

identificación del tercero asociado con el registro contable, es decir
con quien se relaciona la empresa en esa transacción.

El tercero deberá estar creado

en el Catálogo de Terceros.

Ctrl T

MANUAL SYSCAFE Página 12

Esta tabla contendrá todos los terceros asociados con el movimiento de una
cuenta, para ingresar a su mantenimiento, se procede así:

. El tercero deberá estar creado en

el Catálogo de Terceros. Para
accesar a esta tabla, seguimos la
ruta: Ctrl T

Que abre la siguiente ventana:

MANUAL SYSCAFE Página 13

MANUAL SYSCAFE Página 14
ESTE REGISTRONOS MUESTRA 4 PESTAÑAS
( en la parte inferior izquierda)

Generales La pestaña inicial

Fiscales 

MANUAL SYSCAFE Página 15

Info. Adc

MANUAL SYSCAFE Página 16

En cada una de estos archivos se distinguen los siguientes botones

MANUAL SYSCAFE Página 17

 Centro de Costos: Es una unidad o
subdivisión mínima en el proceso
de registro contable en la cual se
acumulan los gastos en la actividad
productiva de la empresa a los fines
de facilitar la medición de los
recursos utilizados y los resultados
económicos obtenidos. ...

Req. Centro de Costo: Campo activable para aquellas cuentas que estén
relacionadas con algún centro de costos, si la empresa subdivide su contabilidad
en centros de costos.

Cuenta por cobrar/pagar : Campo activable para aquellas cuentas relacionadas

con cuentas por cobrar y/o cuentas por pagar, Al seleccionar esta opción, esta
cuenta aplicará en el modulo de Cuentas por Cobrar o por Pagar, después de
haberla creado como Forma de Pago. (Ej. 130505 - 220505). Esto crea el efecto
que la cuenta requiera un documento o comprobante relacionado.

Cuenta de Inventarios: Debe estar seleccionado en las cuentas de inventarios.

(Ej. 143501).

Cuenta de Impuestos: Campo activable para aquellas cuentas tributarias, como es

el caso de 135515, 135517,135518, las cuentas de iva, retefuente x pagar (2365) y Rete-
Iva por pagar (2367)

Para activar este parámetro, procedemos así:

1. Buscamos La cuenta, que se requiera parametrizar 

2. Activamos

3. Que activa la ventana de:

MANUAL SYSCAFE Página 18

 4. Luego de ingresar los datos respectivos, presione

Aplicar ajustes por inflación y depreciaciones: Este parámetro solo se debe

activar para las cuentas del grupo 15, que sean depreciables, para que el
programa realice los procesos automáticos de depreciación

LA DEPRECIACIÓN: Es la pérdida del valor de un activo

fijo, la depreciación es la disminución del valor de
propiedad de un activo fijo, producido por el paso del
tiempo, desgaste por uso, el desuso, insuficiencia técnica,
obsolescencia u otros factores de carácter operativo,
tecnológico, tributario, etc.

Los ajustes por inflación, fueron derogados…

Al activar esta casilla se abre la siguiente ventana:

MANUAL SYSCAFE Página 19

MANUAL SYSCAFE Página 20
2. CICLO PERIÓDICO

Es el ciclo de alimentación del paquete contable, es el ciclo mas repetitivo,

consiste en capturar el movimiento que servirá de alimentación a los demás
procesos del paquete contable.

Esto se realiza en Syscafe a través del Menú Movimiento, que abre las siguientes
opciones:

MANUAL SYSCAFE Página 21

 CAPTURA DE UNA VENTA

Para ingresar a capturar una

factura de venta: Ctrl F

1. Ctrl F
2. Seleccione Tipo de comprobante a utilizar
3. Que abre la siguiente ventana:

1. Introduzca la información para:

Fecha Fecha de facturación
Cliente A quien se va a facturar
Detalle de la transacción Factura de Venta y nombre cliente

MANUAL SYSCAFE Página 22

 Para aplicar descuento Abra
descuento 
Para hallar el
cliente a facturar,
clic en el icono

Y configure el descuento

2. Capture los ítems a facturar aplicando clic en 

3. Ubique en Servicio y presione F4.
4. Seleccione el servicio a facturar
5. Indique la cantidad a facturar
6. Si se va a facturar varios Items, repita los pasos del 2 al 5.

Si desea eliminar algún ítem de

los capturados, Seleccione el ítem

y haga clic en el icono

Si tiene lista de precios definida, presiones F5,para traerla.

7. Selecciones forma de pago CxC Clientes

8. Introduzca el plazo
9. Introduzca el Descuento Financiero
10. Si aplica retención en la fuente, indique el porcentaje de esta.

11. De la orden de guardar Factura

MANUAL SYSCAFE Página 23

Si no existen problemas, el sistema mostrara la siguiente ventana:

A la cual se le debe responder SI. Que conduce al pantallazo:

En estos pasos el proceso de captura de una venta termina.

MANUAL SYSCAFE Página 24

 CAPTURA DE UN RECIBO DE CAJA

Para ingresar a capturar una

factura de venta: Ctrl R

1. Ctrl R
Que abre la siguiente ventana:

2. Introduzca la información para:

Fecha Fecha de Recibo

Buscar Traer el tercero de quien se recibe,

Automáticamente trae su información.
Forma de Pago Desplique y seleccione forma de pago.
3. Si se v a recibir de un cliente, el abono o cancelación de
una factura seleccione.

MANUAL SYSCAFE Página 25

 Si es por otro concepto clic en
Introduciendo los ítem sobre los cuales se va a acreditar.

Si existe algún impuesto a causar, se activa:

4. De la orden de guardar

Si no existen problemas, el sistema mostrara la siguiente ventana:

A la cual se le debe responder SI. Que conduce al pantallazo:

MANUAL SYSCAFE Página 26

 OTRAS CAPTURA DE MOVIMIENTO

En forma similar se procede en la

captura de movimiento de otros
comprobantes:

MANUAL SYSCAFE Página 27

 UTILIDADES EN COMPROBANTES

Syscafe, tiene una utilidades para el manejo de comprobantes ya grabados,

se llegan estas a través de:

Menú Utilidades
Opción Comprobantes
Que abre la ventana:

En la cual, si se despliega el Tipo de comprobante, nos mostrara los

comprobantes que maneja la empresa y se debe seleccionar un tipo: y al
hacerlo nos conduce a la ventana:

En la cual podemos realizar las siguientes tareas:

a. Ubicar un registro del comprobante seleccionado, con:

b. Aplicar a este una de las siguientes opciones:

MANUAL SYSCAFE Página 28

 Imprimir de nuevo el registro seleccionado

Exportar a Excel la información del registro

Cambiar el número de registro

Cambiar el número de registro

Editar El registro

Duplica El registro

Elimina El registro

Elimina El registro

Se genera imputación contable

Muestra Otros Datos

En la parte inferior nos muestra 7 fichas de información sobre el comprobante:

MANUAL SYSCAFE Página 29

3. CICLO MENSUAL

Es el ciclo de generación de los reportes de los procesos que realiza el paquete

contable:

 En Syscafe, se tiene el menú Informes, que a través de este se generan los

reportes como:

 Generales

MANUAL SYSCAFE Página 30

  Contabilidad

 Cuentas por cobrar

MANUAL SYSCAFE Página 31

  Cuentas por pagar

 Inventarios

MANUAL SYSCAFE Página 32

  Tesorería

 Ventas

MANUAL SYSCAFE Página 33

  Compras

 Fiscales

MANUAL SYSCAFE Página 34

 OTROS PROCESOS DEL PROGRAMA

El programa realiza los siguientes procesos adicionales

1. ACTUALIZACION DE SALDOS

Es el proceso que debe realizarse antes de solicitar cualquier proceso, o

generación de informes, es el proceso de los procesos, puesto que lleva a su
destino final la información de cualquier proceso.

MANUAL SYSCAFE Página 35

 2. PROCESOS GENERALES

En Procesos generales, podemos, importar o exportar información, consolidar

la información de varias empresa, en una sola, administrar POS, El manejo de
saldos iniciales y la creación de empresas.

3. PROCESOS CONTABLES

En estos procesos contables, se puede realizarlos siguientes procesos contables:

A. Calcular depreciación de activos fijos.
B. Cancelación de terceros
C. Liquidación de terceros
D. Ajustes por amortización de diferidos
E. Proceso de conciliación bancaria
F. Cierre anual de cuentas de resultado.

MANUAL SYSCAFE Página 36

3, procesos periodos

MANUAL SYSCAFE Página 37

 MENU UTILIDADES

Syscafe dispone del menú Utilidades, en el cual tenemos las siguientes opciones:

Activa Utilidades de
comprobantes.

Que despliega

MANUAL SYSCAFE Página 38

 COPIA SOPORTE
Copia soporte es el proceso que permite realizar una copia de seguridad de
toda la información de una empresa, desde el programa hacia un medio
externo.

MANUAL SYSCAFE Página 39

 RESTAURAR INFORMACION:
Es el proceso de importar información de la empresa (Copia de seguridad
Previa) desde un medio externo.

MANUAL SYSCAFE Página 40