- Título de la presentación

Observación a un buen Auditor

- Descripción de la empresa y el entorno

FERRETERÍA LOS TUBOS S.A.S

Su actividad se centra en la venta de materiales de construcción, electricidad y herramientas en

general, la empresa es familiar, donde hacen parte padre, madre e hijo. Tienen aproximadamente
12 personas trabajando en la ferretería.

En esta empresa su principal factor negativo es que la persona que se encarga de la

administración de la empresa, la gestiona de manera empírica, la empresa no tiene definida su
misión, visión y objetivos. Su personal no se capacita constantemente. No cuenta con una manual
de funciones, que hace cuesta arriba las operaciones de sus labores diarias, por ende, entender
claramente los objetivos y responsabilidades dentro de la empresa.

El personal que labora en la Ferretería La Económica no se encuentra debidamente capacitado

en la gestión de sistemas de inventarios, procesos como el almacenamiento, manipulación y
ubicación en perchas y bodegas se las realiza de manera autónoma, sin un proceso, ni funciones
claramente definida. Recientemente ingreso una persona con las capacidades para dirigir el área
administrativa, donde están algunas de las falencias de la empresa. Esta persona esta capacitada
para realizar la auditoria que la empresa necesita.

- Identificación de los personajes

 Auditora: Ética y veraz, persona encargada de dirigir toda la actividad, se presentará
con ropa llamativa, pero con una calidez y confianza al hablar.
 Dueño de la empresa: prepotente e intransigente, tratara de cambiar lo establecido por
el auditor y tratara de ir en contra de lo que proponga.
 Supervisora de áreas: responsable y atenta, encargada de responder algunas
interrogantes, dado su cargo tendrá bajo su responsabilidad personal, el cual será clave
para dicha actividad.
 Encargada de los inventarios: se presentará como una persona desordenada, dispersa y
poco capaz de entregar su trabajo a tiempo.

- Desarrollo de la temática
Se inicia el video con la presentación de los participantes del equipo.
Y se da la siguiente información:

Perfil del auditor

La planificación es el punto de partida del papel de un buen auditor acompañado de una excelente
formación y desarrollo de competencias. A su vez el auditor ideal debería caracterizarse con
cualidades y habilidades como:

 La calidez y empatía con la organización y su equipo de trabajo

 El buen manejo de las relaciones interpersonales que facilitan el trabajo en equipo y por
ende el logro de los objetivos
  El liderazgo que motiva y promueve el sentido de pertenencia hacia el trabajo que
desarrolla
 El autocontrol, la tolerancia ante situaciones inesperadas
 La seguridad al hablar y el dominio de sus conocimientos
 La objetividad de acuerdo a los criterios de la auditoria
 Autonomía en el desarrollo de sus actividades y la toma de decisiones
 Ética profesional, ante todo.

Se pasa a la dramatización

La actividad se desarrollará en espacios tranquilos y controlados.

El dueño llama a la auditora a su oficina para que se presente con él. Llega la auditora estrechan
manos y le dice el dueño:

Dueño: muy buenos días María, ¿cómo esta? se que usted tiene conocimientos en
auditoria interna, como usted puede darse cuenta, mi empresa es una organización
familiar, no hemos tenido procesos de gestión idóneos por lo que requiero que usted
pueda hacer una auditoria que permita determinar las falencias mas precarias que
tenemos en la empresa.
Auditora: si, Sr. Alejandro, he podido notar que existen algunos problemas dentro de la
empresa que se pueden corregir. Le recuerdo que mi trabajo como auditora es generar un
informe de estos problemas, no de asesoría. Luego ustedes pueden solicitar esa asesoría a
otras personas, dado mi papel de auditora no me permite extralimitarme de mis
funciones.
Dueño: pero bueno ahí podemos arreglar algún tipo de acuerdo.
Auditora: no, sr. por mi ética profesional prefiero mantener mi postura.
Dueño: bueno Srita. Maria, todo sea por el bien de mi empresa. ¿Qué necesita para
comenzar la Auditoria?
Auditora: en primer lugar, el aporte de todas las personas que hacen parte de la empresa,
es por esto que es necesario hacer una reunión con todos y hacerles saber que se va a
realizar una auditoria con el fin de tener una visión general de lo que esta pasando dentro
de la organización. ¿Cuándo podría hacerse esta reunión?
Dueño: lo mas antes posible, como en las mañanas antes de llegar tiene una hora libre
podemos utilizarla para realizar la reunión, ¿ese tiempo está bien?
Auditora: si Sr. Alejandro. Me parece muy bien, después de la reunión. Hablaremos del
inicio de la auditoria, a que departamentos específicos vamos auditar.

Se realiza la reunión informándoles sus trabajadores que van a estar siendo auditados. Se
reúnen de nuevo el dueño y la auditora.

Auditora: buen día sr. Alejandro, ya después de haber realizado la reunión con el personal
es necesario pautar el inicio de la auditoria, ¿le parece que sea el lunes 7 de septiembre
desde la 8:00am hasta las 10:00am? Ya que en la reunión realizada el personal expreso
estar de acuerdo con este horario.
Dueño: si claro, en cuanto antes posible, mejor.
Auditora: Sr. Alejandro ¿ustedes tienen el manual de calidad de la organización?
 Dueño: no, no contamos con él. Pero Srita. María quisiera que me fuera informando de los
hallazgos y observación de alguna irregularidad que se vayan dando a lo largo de la
auditoria.
Auditora: entiendo, lo tendré en cuenta.

Seguidamente aparece en escena la supervisora de área y la auditora, estrechan manos y se

presentan debidamente:

Auditora: Hola muy buenos días mi nombre María González, como sabe yo hago parte de
la empresa en el área administrativa pero también tengo conocimientos en Auditoria
interna y vamos a comenzar un proceso de auditoria en ciertas áreas de la empresa.
Supervisora de áreas: mucho gusto, mi nombre es Lorena Delgado. De ante mano cuente
con mi disposición para cualquier documentación o información que necesite. ¿Qué seria
lo primero que desea revisar?
Auditora: quisiera hacerle unas preguntas, ¿cuáles cree usted que son los problemas mas
graves que tiene la compañía?
Supervisora de áreas: bajo mi criterio, considero que no hay falta de organización por
parte de los dueños, una gestión de calidad correcta, pero hay una de las áreas con la que
hemos luchado es con el área de inventarios y almacenamiento, no hay una organización
adecuada, además las funciones y procesos no están definidos claramente. Lo que
conlleva a retrasos en entregas y compras faltantes o innecesarias.
Auditora: muy bien, con esto puedo notar que no tienen ningún tipo de reglamentación de
procesos o gestión. Pero ¿ustedes tienen algún tipo de sistema que les permita llevar este
registro de materiales?
Supervisora de áreas: Si diariamente, se ingresan las ventas del día y semanalmente se
hace una revisión del inventario.
Auditora: ¿Quién es la persona encargada de llevar el inventario y almacenamiento de los
materiales?
Supervisora de áreas: Diana Lara es la persona encargada de esta área. ¿Quiere hacerle
algunas preguntas?
Auditora: si, por favor.

Se reúnen con la srita. Diana Lara para hacerle la entrevista.

Supervisora de áreas: buenas tardes Diana, le presento formalmente a la persona

encargada de realizar la auditoría interna.
Auditora: Hola muy buenos días mi nombre María González, como sabe yo hago parte de
la empresa en el área administrativa pero también tengo conocimientos en Auditoría
interna y el día de hoy tenemos unas preguntas que hacerle. Hablando con tu supervisora,
me gustaría hablar con usted de sus funciones y actividades que realiza dentro de la
empresa.
Encargada de los inventarios: Muy buenos días, un gusto mi nombre es Diana Lara. ¿en
qué puedo servirle?
Auditora: muchas gracias por su colaboración, en principio quisiera ver donde guarda la
información diaria del inventario. Pero antes ¡quisiera saber sus funciones dentro de la
empresa?
 Encargada de los inventarios: estoy encargada de monitorear y supervisar el inventario,
evaluar proveedores, liderar al personal de almacenamiento. Y respondiendo su otra
pregunta, por temas de volumen manejamos un formato digital, que tratamos de hacerlo
diariamente.
Auditora: ¿me los muestras por favor?

La auditora los observa y se percata que tienen dos días de retraso.

Auditora: Diana este registro tiene un retraso de dos días, ¿Qué problemas ha tenido para
tener el documento al día?
Encargada de los inventarios: Sra. María, si en estos momentos presentamos algunos
inconvenientes ya que estoy encardada de llevar el área de almacenamiento, además hay
diariamente muchas actividades por hacer, lo que se me dificulta tener el inventario al día.
Auditora: Muy bien, ¿dónde tiene los registros de proveedores?
Encargada de los inventarios: acá están.

Los revisa y están bien

Auditora: muy bien, ¿tiene algún formato de requisitos para sus proveedores?
Encargada de los inventarios: si Sra. Cada proveedor debe cumplir con ciertos
requerimientos para podernos servir y trabajar con ellos, acá le muestro, están
especificados los requisitos.
Auditora: gracias.
Encargada de los inventarios: ¿puedo servirle en algo más?
Auditora: no, por los momentos esta bien así, gracias a usted por su disposición y
colaboración.

Se hicieron algunas entrevistas mas y se llego al día de la presentación de informe. Se presentan

la auditora, el dueño y la supervisora de áreas.

Auditora: hola muy buenos días, estamos aquí como acordamos, gracias por su
puntualidad. Entrando en materia, se pudieron observar algunas falencias, algunas ya
ustedes estaban al tanto y otras se fueron viendo a lo largo de la auditoria, lo he dividido
en 3 puntos importantes, 3 observaciones mayores que a continuación se documentaran
debido a que están en revisión para su mejoramiento. En primer lugar, la falta de la
documentación de un sistema de gestión es necesario para su empresa para el correcto
funcionamiento de la misma, en segundo lugar, falta un manual de funciones dentro de
cada área, para queda trabajador tenga claras sus funciones y no hayan retrasos en los
procesos y deben seguir un proceso para tener al día sus inventarios, aunque se me
entrego alguna de la información parte de ella estaba incompleta, estas observaciones
son graves y deben documentarse como no conformidades.
Esos tres hallazgos son parte importante del proceso de acuerdo la normativa del país y
otras normas vigentes, y consideramos que estas observaciones son faltas al sistema que
debería tener su empresa. Eso es lo que quería informarles.
 Dueño: ¿entiendo, pero no son como acciones muy drásticas? ¿Podríamos cambiar
algunos aspectos hasta que los mejoramos?
Auditora: Sr. Alejandro, este es el proceso de la auditoria, según lo que usted me pidió,
se realizo el trabajo de la forma mas objetiva y siempre bajo la normativa vigente. Luego
de la presentación de informe usted deberá tomar las medidas necesarias para el
mejoramiento de su empresa ya que ese es el fin de esta actividad, buscar que su
empresa pueda corregir las falencias.
Dueño: esta bien srita. María le agradezco su trabajo y tenga por seguro que tomaremos
en cuenta sus observaciones.

Para culminar el video se puede dar la siguiente información.

Recuerda estos tips antes, durante y después de la auditoria:

Antes de la auditoria

1. Conocimiento profundo de la empresa y el proceso que se va a realizar

Cada empresa y proceso es diferente

Asegurar la compresión de:

 Las políticas
 Filosofías
 Métodos de trabajo de la misma organización

2. organizar documentos de trabajo para no olvidar los aspectos que debemos tener en cuenta al
momento de realizar la auditoria

 Preguntas
 Evidencias a revisar
 Personas a entrevistar

3. Hablar con el líder de la empresa o encargado de los procesos, para que sea ella quien de la
información de los incidentes o situaciones que se pueden presentar y no se ven reflejados en la
documentación.

4. Acordar la fecha, hora y lugar de la auditoria y que los trabajadores sean comunicados

Durante la auditoria

1. Ir vestido adecuadamente
2. El olor
3. Saludar cordialmente
4. Hacer la reunión de apertura con todo el personal de trabajo e informarles:
 Como será el método de trabajo
 Que elementos se van a revisar
 Hacer énfasis en el cumplimiento de los tiempos como de su parte, como de ellos como
auditados
5. Ser observador
 6. Además de la evidencia verbal, siempre solicitar otro tipo de evidencia, documental o de
otro testimonio
7. Cuando haya un hallazgo, no se culpa a la persona sino al proceso
8. Mantener la mente abierta
9. Ético y moral
10. Confidencialidad
11. Ir comentando los hallazgos, sean buenos o malos

Después de la auditoria

 Entrega oportuna del informe de auditoria

 El informe sea directo y concreto en la redacción de los hallazgos, utilizando la evidencia
recolectada en el proceso
 Colocar las fortalezas del proceso o la organización al principio
 Concluir adecuadamente sobre la eficacia, convivencia y la adecuación del proceso o
sistema auditado
 No asesorar al auditor, el rol es de evaluador

Para concluir Concluir

La auditoria depende en gran manera de la actitud con la que se aborde este proceso, puede ser
tan estresante o agregar tanto valor como lo quiera, todo obedece al compromiso y las ganas que
le ponga

Materiales.

 Vestuario
 Hojas
 Sillas
 Mesa
 Computadoras
 Parte final del video se concluye con