Unidad 5.

Los datos (I)

Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sean datos literales o
fórmulas. En este tema, nos centraremos centrar en algunas de las operaciones típicas que se
pueden realizar sobre ellos.

5.1. Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos

desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. A menos que
lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la
mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no aportan información
adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.

Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el

cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

Para eliminar filas duplicadas:

- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de

forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos
referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán
afectados por la comprobación.

- En la prestaña Datos pulsamos Quitar duplicados  .

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes
seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botón.

5.2. La validación de datos

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las
celdas son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos
equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Desde ahí

podremos escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de
validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos....
 Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número

entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo, si
elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda: si el usuario intenta
escribir un número decimal, aparecerá un mensaje de error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por
ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el

usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que
aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que
aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a

la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa
celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos que se le

muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
5.3. Ordenar datos

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio.
Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por
diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

 Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos

ordenar y, desde la pestaña Datos, usar los botones     de la sección Ordenar y filtrar, para

que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar
sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos
rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, deberemos
hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos
aparecerá una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la columna

seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos cómo se aplican los cambios.

Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.

 El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de

ordenación.  Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo siguiente donde podemos

seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
 - En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que
les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna
B, ...).

- Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre
tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono.

- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se

trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como se
muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que
dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer
nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones... que sirve para abrir el

cuadro Opciones de ordenación donde podremos especificar más opciones en el criterio de la
ordenación.

5.4. Buscar y reemplazar datos

 Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar un
dato concreto en el libro. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda. La
encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.

 Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que

deseas encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que
contienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos
situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas
seleccionadas, sólo buscará en ellas.

También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la
localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un
conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en
cuestión.

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos

elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos únicamente las
celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.

 En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar... del

botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitución de los datos,
cambiando un valor original por otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores,
también puede referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan
el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo,
para destacarlos.
  La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La ventaja
que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las
celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo,
es posible que nos interese utilizar esta opción.

Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato

condicional, Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten
seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez. Es decir,
seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.

Unidad 5. Ejercicio: Eliminar filas duplicadas

3. Haz clic en la celda C11 y pulsa el botón Quitar duplicados de la pestaña Datos. Observarás

que se muestra un mensaje de error, indicando que selecciones una celda del rango.
 4. Ahora, haz clic en la celda C8, y vuelve a pulsar el botón. Se abrirá la ventana de Quitar
duplicados y se seleccionarán las celdas desde A1 hasta B9 automáticamente.

5. En la ventana, marca la casilla Mis datos tienen encabezados, para señalar que la fila 1 no
contiene datos como tal. Observarás que la selección se modifica y ahora comprende las celdas de
la A2 a la B9 y que, donde se muestran las columnas que deberán coincidir para que se considere
un duplicado, ha cambiado Columna A y Columna B por Nombre y Apellidos.

6. Pulsa Aceptar.

7. Ahora los registros ocupan hasta la fila 8, ya que Bartolomé Castellano se encontraba dos
veces. Y un mensaje nos avisará de los resultados. Ciérralo pulsando Aceptar.

8. Cierra el libro de trabajo y guarda el archivo en Mis documentos, con el nombre Ejercicio05.

Unidad 5. Ejercicio: Crear una validación de datos

Objetivo.

Practicar cómo crear una validación de datos en Excel 2013.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel 2013, ábrelo para realizar el ejercicio.

2. Abre un nuevo libro de trabajo.

3. Selecciona la celda A2.

4. Accede a la pestaña Datos.
 5. Haz clic en el botón Validación de datos.

6. En la pestaña Configuración escoge Número entero en Permitir.

7. En Datos selecciona entre.

8. En Mínimo escribe 5.

9. En Máximo escribe 500.

10. En la pestaña Mensaje de entrada escribe  en Título: esta celda solo admite.

11. En Mensaje de entrada escribe números enteros entre 5 y 500.

12. En la pestaña Mensaje de error escoge  en Estilo: el tipo Advertencia.

13. En el Título escribe Se ha producido un error

14. En Mensaje de error escribe Debe escribir una cifra sin decimales que se encuentre

entre los valores 5 y 500.

15. Pulsa sobre Aceptar.

Unidad 5. Ejercicio: Ordenar datos según varios criterios

Objetivo.

Practicar cómo realizar ordenaciones complejas que comprendan varios criterios jerarquizados.

Ejercicio paso a paso.

1. Abre el archivo que creaste en este tema, llamado Ejercicio05. Puedes hacer doble clic sobre
él o bien buscarlo en el listado Reciente de Excel.

2. Ahora, vamos a ordenarlo. Haz clic en la celda C11 y pulsa el botón Ordenar de la

pestaña Datos. Observarás que se muestra un mensaje de error, indicando que selecciones una
celda del rango.
 3. Ahora, haz clic en la celda C8, y vuelve a pulsar el botón. Se abrirá la ventana de Ordenar y se
seleccionarán las celdas desde A1 hasta B8 automáticamente.

4. En la ventana, marca la casilla Mis datos tienen encabezados. Observarás que la selección

se modifica y ahora comprende las celdas de la A2 a la B8.

5. Pulsa en el desplegable Ordenar por y elige Apellidos. Los demás valores los dejaremos

como están, ordenando por valores y de la A a la Z.

6. Pulsa el botón Agregar nivel. Aparecerá una nueva fila.

7. Pulsa en el desplegable Luego por y elige Nombre.

8. Pulsa Aceptar. La lista quedará como en la imagen:

Observa que los apellidos van por orden alfabético y que, cuando hay dos personas con el mismo
apellido (López), ordena alfabéticamente por el nombre.

9. Guarda los cambios (CTRL+G) y cierra el documento.

Evaluación 5: Los datos

1. Si utilizamos la herramienta Quitar duplicados...

a) Por defecto se eliminan todos los valores idénticos.

b) Por defecto se eliminan todas las filas idénticas.

c) Por defecto se eliminan las fórmulas repetidas, que realicen la misma operación sobre los mismos datos.

d) Todas las respuestas son falsas.

2. La validación de datos:

a) Comprueba la ortografía.

b) Comprueba que los enlaces y referencias sean correctos. Por ejemplo, si hay un enlace a una página web, comprueba que ésta siga existiendo.

c) Comprueba que los datos sigan las restricciones que establezcamos y muestran mensajes de error o advertencia si no los cumplen.

d) Todas las respuestas son ciertas.

3. Podemos ordenar los datos en función de uno o más criterios diferentes.

 a) No, sólo podemos ordenarlos en función de un criterio (o columna).

b) No, los datos en Excel no se pueden ordenar, a menos que estén dentro de una tabla.

c) Sí, podemos establecer una jerarquía de ordenación en las filas que tienen datos en varias columnas.

d) Todas las respuestas son falsas.

4. Tenemos una lista de tareas con la siguiente estructura: La Columna A contiene la tarea, la Columna B el día de la semana en que se ha de
realizar. Queremos ordenarla. ¿Cuál crees que es la forma más óptima de hacerlo?

a) Lo más acertado sería ordenar las tareas (columna A) por órden alfabético ascendente, de la A a la Z.

b) Lo más acertado sería ordenar los días de la semana (columna B) por órden alfabético ascendente, de la A a la Z.

c) Lo más acertado sería marcar con colores cada uno de los días de la semana y ordenar por colores en vez de por valores.

d) Lo más acertado sería ordenar los días de la semana con un criterio de lista personalizada.

5. Para buscar un valor en nuestro libro, podemos utilizar la combinación de teclas:

a) CTRL+B.

b) CTRL+F.

c) CTRL+W.

d) CTRL+F1.

6. La diferencia entre utilizar la opción Ir a... del menú Buscar y seleccionar y utilizar el cuadro de nombres situado junto a la barra de
fórmulas, es:

a) Que el cuadro de nombres sirve para darle un nombre a la celda, no para desplazarse hasta ella.

b) Que en la opción Ir a... podemos conservar un histórico de las celdas que visitamos, para en cualquier momento volver a ellas desde ahí.

c) A y B son ciertas.

d) A y B son falsas.

7. La opción reemplazar...

a) Te permite reemplazar el contenido de la celda activa, siempre que éste sea un dato literal y no una fórmula.

b) Te permite reemplazar las celdas referenciadas por la fórmula seleccionada.

c) Te permite reemplazar el valor o formato de las celdas que coinciden con la búsqueda realizada.

d) Todas las respuestas son falsas.

8. Desde el botón Buscar y seleccionar podemos:

a) Seleccionar todas las celdas que contienen fórmulas.

b) Seleccionar todas las celdas que contienen constantes.

c) Seleccionar todas las celdas que contienen validaciones.

d) Todas son ciertas

1. Si utilizamos la herramienta Quitar duplicados...

   a) Por defecto se eliminan todos los valores idénticos.

   b) Por defecto se eliminan todas las filas idénticas.

   c) Por defecto se eliminan las fórmulas repetidas, que realicen la misma

operación sobre los mismos datos.

   d) Todas las respuestas son falsas.

2. La validación de datos:

   a) Comprueba la ortografía.

   b) Comprueba que los enlaces y referencias sean correctos. Por ejemplo, si hay
un enlace a una página web, comprueba que ésta siga existiendo.

   c) Comprueba que los datos sigan las restricciones que establezcamos y

muestran mensajes de error o advertencia si no los cumplen.

   d) Todas las respuestas son ciertas.

3. Podemos ordenar los datos en función de uno o más criterios diferentes.

   a) No, sólo podemos ordenarlos en función de un criterio (o columna).

   b) No, los datos en Excel no se pueden ordenar, a menos que estén dentro de
una tabla.

   c) Sí, podemos establecer una jerarquía de ordenación en las filas que tienen
datos en varias columnas.
    d) Todas las respuestas son falsas.

4. Tenemos una lista de tareas con la siguiente estructura: La Columna A contiene la

tarea, la Columna B el día de la semana en que se ha de realizar. Queremos ordenarla.
¿Cuál crees que es la forma más óptima de hacerlo?

   a) Lo más acertado sería ordenar las tareas (columna A) por órden alfabético
ascendente, de la A a la Z.

   b) Lo más acertado sería ordenar los días de la semana (columna B) por
órden alfabético ascendente, de la A a la Z.

   c) Lo más acertado sería marcar con colores cada uno de los días de la semana
y ordenar por colores en vez de por valores.

   d) Lo más acertado sería ordenar los días de la semana con un criterio de lista
personalizada.

5. Para buscar un valor en nuestro libro, podemos utilizar la combinación de teclas:

   a) CTRL+B.

   b) CTRL+F.

   c) CTRL+W.

   d) CTRL+F1.

6. La diferencia entre utilizar la opción Ir a... del menú Buscar y seleccionar y utilizar

el cuadro de nombres situado junto a la barra de fórmulas, es:

   a) Que el cuadro de nombres sirve para darle un nombre a la celda, no para
desplazarse hasta ella.

   b) Que en la opción Ir a... podemos conservar un histórico de las celdas que

visitamos, para en cualquier momento volver a ellas desde ahí.

   c) A y B son ciertas.

   d) A y B son falsas.

7. La opción reemplazar...
    a) Te permite reemplazar el contenido de la celda activa, siempre que éste sea
un dato literal y no una fórmula.

   b) Te permite reemplazar las celdas referenciadas por la fórmula seleccionada.

   c) Te permite reemplazar el valor o formato de las celdas que coinciden con la
búsqueda realizada.

   d) Todas las respuestas son falsas.

8. Desde el botón Buscar y seleccionar podemos:

   a) Seleccionar todas las celdas que contienen fórmulas.

   b) Seleccionar todas las celdas que contienen constantes.

   c) Seleccionar todas las celdas que contienen validaciones.

   d) Todas son ciertas