IMPORTANCIA DE LA CARTA DE REMESA

Las varias transacciones comerciales dan lugar a remesas en el envió o la remisión de

valores y especies por distintos medios, por orden bancaria, cheque, correo, aéreo,

terrestre, correo electrónico, etc.

El dinero puede ser regresado enviado:

1. Por orden de pago bancario que es cuando el banco da una orden a solicitud del

remitente.

2. Por cheque a la orden cuando el remitente envía el citado documento por carta

certificada.

3. Los envíos de remesas pueden hacerse mediante servicio exprés por montos

pequeños de: 500, 1000, límite hasta 10.000.

OTRAS REMESAS

Consisten envíos de catálogos, periódicos, muestras de mercadería, notas de cola y

vuelta es decir, la carta de aviso de remesa y espera la carta de conformidad y la

recepción de la remesa correspondiente.

En la modernidad ya es corriente el uso del fax o correo electrónico en la

correspondencia comercial; en este sentido una carta se puede convertir en muy poca

simplicidad cuando las dos partes el emisor y receptor disponen de estos medios de

comunicación.
TEMA º

CARTA DE COBRO

CONCEPTO

Una carta de cobro, es aquella carta informativa en la que se induce al cliente o se le

aconseja que efectue un pago o que finalize el pago que esta adeuda con la empresa o

persona en cuestión.

Se trata de un modelo de carta muy utilizados por aquellas empresas que tras reclamar

un cobro por via telefónica, no obtiene ninguna respuesta y toman la iniciativa de

hacerlo mediante un tipo de carta que en ocasiones es certificada.

Dicha certificación o carta notarial no tiene otro motivo que el de servir como prueba

para el caso de que dicha transacción hubiera o hubiese que ir a juicio.

La cobranza esta constituida por una serie de cartas diferentes en tono conducentes a

obtener el dinero que cancele una cuenta vencida.

Este tipo de cartas tiene doble propósito :

a) Cobrar una cuenta vencida.

b) Preservar simpatía, amistada y buena voluntad del cliente o deudor.

c) Factores que facilitan su escritura y aseguran su éxito.

d) Conocimiento amplio del cliente (solvencia, problemas que le impidieron a

cumplir sus compromisos).

 e) Programa sistematico de cobranza, cobros ordenados cronologicamnte que

permitan al cliente a tomar la decisión de cancelar con la carta de discusión a

los 10 dias del vencimiento, 20 con el ultimátum a los 30 dias del vencimiento.

f) Tono adecuado (factor determinante para el éxito, es precio preservar la buena

voluntad del cliente, no alterar nuestro trato cordial en la medida de nuestras

posibilidades).

RECOMENDACIONES

 Anote el saldo adecuado o acompañe el estado de cuentas.

 Insistir en la buena reputación crediticia y sus ventajas.

 Mencione los esfuerzos para lograr el pago.

 Lamentar tener que tomar una acción legal.

 Ultimo llamado al cumplimiento con las deudas.

 Aplique el enfoque directo.

Generalmente las cobranzas se efectua mediante una serie de cartas secuenciales y

redactadas amablemente. Asi mismo es recomendable hacer un plan de notificaciones

como ser:

1. Reciben también el nombre de cartas recordatorias después de 7 a 10 dias del

vencimiento.

2. Notificación amistosa o visita personal.

3. Notificación por carta en tono cordial.

DEFINICION DE LA CARTA DE COBRO

Actualmente la expresión compre ahora y pague después se ha convertido en un

argumento de la relaciones comerciales, todos usan el crédito, desde un estudiante

hasta el inversionista que participa en grandes empresas. Sin embargo, cuando los

clientes se atrasan en los pagos se pueden ocasionar series dificultades a la empresa.

Por este motivo las cartas de cobranza cumplen una función muy importante.

Si bien es cierto en caso de los clientes morosos se usan con frecuencia formularios de

cobranza, también hay ocasiones en que, por la naturaleza de la acción, es necesario

escribir una carta para cada cliente.

CARACTERISTICAS DE LA CARTA DE COBRO

A continuación señalaremos las cualidades fundamentales que debe tener al redactar

una carta:

 CLARIDAD: se entiende por claridad la característica que presenta un

contenido, por medio del cual este se presta solo para una interpretación

permitiendo asi al lector su comprensión inmediata.

 BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues las

comunicaciones excesivamente largas hacen perder tiempo al que las escribe y

al que deberá leerla.

  SENCILLEZ: significa redactar en forma espontanea, utilizando las palabras de

uso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de términos vulgares o

muy rebuscados.

 PROPIEDAD: es el uso de las palabras mas adecuadas de acuerdo con su real

significado.

 CORRECCION: es el empleo de los signos y normas gramaticales que le

permiten el uso correcto de nuestro idioma. El tono que se dice en ellas varia de

acuerdo al estatus del deudor.

 USOS

1. El cobro de mercaderías.

2. Envio de documentos como: facturas, lista de pedidos de precios, etc.

3. Aviso de vencimiento de letras de cambio, cheques o de otros

compromisos contraídos, en fin se efectua cualquier acción vinculada

con el cobro y finanzas.

4. Cuerpo o contenido: es el mensaje que motiva la carta, debemos

presentar el texto tal modo que el lector sienta deseos de leerlo. Para ello

el texto debe ser legible, esto se consigue escribiendo párrafos cortos y

entendibles.

5. Despedida: se escribe de manera breve y corta.

CICLO DE LA CARTA DE COBRANZA

El ciclo de la carta de cobranza consta:

 1. Notificación

2. Notificación amistosa o recordatoria.

3. Notificación o discusión.

RECORDACION (3 DIAS)

RECORDAR CUENTA RECORDAR FECHA

VENCIDA VENCIDA

SOLICITAR CHEQUE
CANCELATORIO

DESPEDIDA CORDIAL

1.1 NOTIFICACION (7 A 10 DIAS)

RECORDAR CUENTA VENCIDA

Estimado cliente:

Su letra pendiente venció el 5

de marzo.
LETRA 2765 VENCIO 5 DE MARZO

Estimado cliente:

Recordamos que su letra 2765

venció y se encuentra pendiente
de pago.

Atentamente,

2.2 NOTIFICACION (20 DIAS)

RECORDAR CUENTA SOLICITAR CHEQUE DESPEDIDA

VENCIDA O CANCELACION CORDIAL

Estimado cliente:

Me dirijo a usted para recordarle que su…….. cuenta vencida hace

25 días…… a un se…. encuentra pendiente de pago.

Por tal razón solicita se sirva enviarme a la…….brevedad posible el

cheque cancelatorio…….de la factura…..

Esperando su pronta remesa me despido….

Atentamente,
3.3 NOTIFICACION (DISCUSION 20 DIAS)

PREOCUPADOS POR EL SOLICITAR CHEQUE O

SILENCIO EXPLICACION

IMPORTACIA DE TENER
CREDITO OFRECER AYUDA
ADICIONAL

4.4 NOTIFICACION (30 DIAS)

MENCIONAR CARTAS ALUSION A EXTENSION

ANTERIORES OTORGADA

AMENAZA DE ACCION LLAMADA DE

LEGAL CUMPLIMIENTO

DESPEDIDA
TEMA º

CARTA DE RECLAMO

CONCEPTO

La carta de reclamo se utiliza para realizar una queja o reclamación sobre un producto

o un servicio que nos ha dejado insatisfecho, o no corresponde con el precio acordado

previamente.

Una vez que nuestras expectativas no han sido cumplidas, no queda otra opción que

tener que quejarnos por escrito mediante un modelo de carta de reclamo donde

aparecerá de forma escrita las quejas por las que consideramos que no han satisfecho el

producto o el servicio.

Para hacer una carta de reclamo necesitaremos en primer lugar ordenar las ideas este

tipo de correspondencia debe ser concisa y clara.

Debe tener claridad para evitar en todo momento inútiles preámbulos y explicaciones e

ir directamente a la exposición del motivo objeto de reclamación.

Nuestro mundo globalizado es de mucha competencia y el descuido en atender con

prontitud a los reclamos, ocasionar la perdida de los clientes y la declinación de los

negocios. No envano existen logans “la excelencia en los servicios es la nueva

competencia”, el cliente siempre tiene la razón debemos ser muy cuidadosos al atender

los diferentes reclamos con prontitud y buena voluntad. Todo reclamo es una señal de
alarma y mas aun si reclaman varios clientes se deben apresurar las medidas de ajuste y

conciliación.

Aunque so muy pocas las personas que se deciden redactar una carta de reclamo

puesto que muchas veces no sirve de nada se les debe conceder un justo valor sobre

todo para el empresario, ya que es una fuente primordial para conocer la fallas de

nuestro servicio. De ahí que muchos centros comerciales muestran el libro de

reclamaciones, les hacemos un favor al plasmar nuestras quejas y a la vez podemos

conseguir que la calidad mejore en un futuro.

CAUSAS DE LAS CARTAS DE RECLAMO

 Tardanza en la expedición.

 Por mal servicio de los empleado.

 Factura errónea.

 Por mal embalaje y falla de seguridad.

 Por error o equivocación sea esta voluntaria o involuntaria.

 Por diferentes fallas de la mercadería (talla, colores, modelos, marcas, etc.).

PASOS PARA REDACTAR LA CARTA DE RECLAMO

Redactar una carta de queja o una carta de reclamo puede parecer tarea sencilla pero

no lo es, en muchos casos, el tono, las palabras, las formas que utilizaremos al redactar

la carta condicionara su resultado para ello daremos algunos consejos.

1. Ser lacro en lo que quiere comunicar en la carta de queja o reclamo.

 2. Cuide su ortografía y gramática.

3. Transmita confianza en la carta.

4. Averigue que asociaciones de protección al consumidor amaparan el reclamo.

5. Redactar una carta de queja nunca debe escribir estando enojado e irritado,

porque no lograra mas que alterar negativamente y quien la recibe. Insultar no

es una forma inteligente de lograr algo positivo.

CARACTERISTICAS DE LA CARTA DE RECLAMO

Son las siguientes:

 FUNDAMENTO: debe ser justa.

 PRECISO: ser preciso significa ser concreto; que, quien, cuando y donde.

 SERENIDAD: la reclamación debe presentarse en la tonalidad adecuada. Es

decir debe predominar la calma y no la ira, única manera de llegar a un arreglo

satisfactorio.

 FIRMEZA: el reclamo debe plantearse en forma categórica; las vacilaciones

ponen en duda la veracidad.

 PRONTITUD: la reclamación debe efectuarse en el momento oportuno si la

queja es tardia pierde su objetivo al dudarse de la veracidad de su

argumentación.

 CIERRE: final diplomático con una despedida amable y cordial contribuye al

mantenimiento de buenas relaciones comerciales.

TEMA º

CARTA DE COBRO O RECORDATORIA

2DA ETAPA

CONCEPTO

Llamada también de notificación se escribe después de 10 dias de la primera

notificación, debemos manifestar en ella nuestra preocupación para operar una

reprogramación del pago, evitando al cliente a discutir el plan de cancelación de

acuerdo a sus posibilidades. Sabemos que el cliente tiene problemas económicos y

debemos invitarle a un encuentro amistoso en las oficinas; es el momento de advertirle

cordialmente que la mora traerá consecuencias jurídicas.

SU REDACCION

Esta carta se debe redactar con el mismo nivel de cordialidad y franqueza con mucho

cuidado evitando el mal entendido entre el cliente y/o notificador. Por otra parte el

cliente deudor esta llamado moralmente a cuidar prestigio y reputación y no permitir

que el acreedor inicie acciones judiciales en desmedro de la honorabilidad del cliente.

Por esta razón muchas empresas grandes e instituciones financieras tiene un

departamento de cobranza que se encarga de cobrar a los deudores morosos, para

hacer una 2da carta de cobro se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Ж Notificación amistosa: (aceptable vía teléfono).

Ж Notificación por carta en tono más imperativo.

 Ж Notificación por formulario.

FORMATOS PRE-IMPRESOS

El corto tiempo que tienen las empresas y la cantidad de clientes a quienes hay que

solicitar la cancelación de una cuenta vencida, obligan a redactar estos formatos de tal

manera que puedan ajustarse a diferentes contextos. Sin embargo el inadecuado uso de

estas comunicaciones se halla la ausencia de trato personal.

Sus ventajas son numerosos el costo es menor y resulta más rápido que escribir cartas,

además, ante el recordatorio el cliente se muestra más accesible, porque le parece un

acto rutinario de la empresa y le hace suponer que no es el único que recibe estos

mensajes.

REQUISITOS

Se debe enviar la carta dentro de un sobre que sea lo más discreto posible,

debido a su carácter confidencial.

Usar la vía más rápida par que el cliente se entere de la urgencia de obtener su

respuesta. Antes de enviar el recordatorio es necesario asegurarse de que el

pago aún no se ha efectuado.

EJEMPLO PARA EL INICIO DE LA CARTA RECORDATORIA

1. Agradeceremos cancele su cuenta a la brevedad posible……..

2. Por favor envíenos hoy mismo el importe de la factura……..

3. Apreciaremos nos envíe su cheque en la fecha indicada…….

CONDICIONES

I. NO HERIR LA SUSCEPTIBILIDAD DEL CLIENTE: estamos convencidos de

que debido a sus múltiples e importantes ocupaciones usted no ha tenido

tiempo para cancelar su factura…..

II. INCENTIVAR LA CANCELACION: debe existir una razón muy poderosa para

que un cliente como usted no haya cancelado su cuenta…..

III. BRINDAR APOYO: si por algún motivo especial usted ha dejado de abonar su

factura queremos que nos explique……

Estimamos su amistad y sus relaciones comerciales con nosotros y deseamos

conservarlas por muchos años.

IV. PLANTEAR UNA SOLUCION: si por cualquier motivo razonable no puede

enviar el cheque que cancela su cuenta remítanos al menos parte de esa

cantidad y una explicación.

V. DETERMINAR LOS PERJUICIOS: espero que nos comprenda que la

morosidad puede ocasionarle un daño, casi irreparable su prestigio

comercial……