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    1 Combinar - Correspondencia

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    luis garcia
    Este documento explica cómo combinar correspondencia en Microsoft Word para crear cartas u otros documentos personalizados para múltiples destinatarios. El proceso implica tres documentos: un documento principal con el texto base, un origen de datos con información sobre los destinatarios, y un documento combinado final. Se insertan campos de combinación en el documento principal y luego se combinan los datos del origen para crear versiones personalizadas en el documento combinado para cada destinatario. La herramienta de combinación de correspondencia de Word permite automatizar este proceso.

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    1 Combinar - Correspondencia

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    Este documento explica cómo combinar correspondencia en Microsoft Word para crear cartas u otros documentos personalizados para múltiples destinatarios. El proceso implica tres documentos: un documento principal con el texto base, un origen de datos con información sobre los destinatarios, y un documento combinado final. Se insertan campos de combinación en el documento principal y luego se combinan los datos del origen para crear versiones personalizadas en el documento combinado para cada destinatario. La herramienta de combinación de correspondencia de Word permite automatizar este proceso.

    Título original

    1 combinar_correspondencia

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    Este documento explica cómo combinar correspondencia en Microsoft Word para crear cartas u otros documentos personalizados para múltiples destinatarios. El proceso implica tres documentos: un documento principal con el texto base, un origen de datos con información sobre los destinatarios, y un documento combinado final. Se insertan campos de combinación en el documento principal y luego se combinan los datos del origen para crear versiones personalizadas en el documento combinado para cada destinatario. La herramienta de combinación de correspondencia de Word permite automatizar este proceso.

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    UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

    Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

    Combinar
    correspondencia

    CURSOS EN LÍNEA

    SARAI LLANOS NAVARRETE


    Combinar correspondencia Sarai Llanos Navarrete

    Combinar correspondencia
    La combinación de correspondencia en Word, nos permite obtener copias de un documento
    base (el cual será el documento principal) pero con los datos de diferentes registros (origen
    de datos), de esta manera podemos crear un directorio, cartas, mensajes de correo electrónico,
    sobres o etiquetas personalizadas.

    Origen de datos

    Nombre Fecha Sede Numero Combinación de


    correspondencia:
    Juan 15/11/2009 C.U. 85
    “Documentos combinados”
    … … … …

    Documento Estimado/a Juan,


    principal Se le comunica que el examen
    que presentó el día
    15/11/2009 en la sede C.U.
    Estimado/a <<Nombre>>, ha sido aprobado con 85
    aciertos.
    Se le comunica que el
    examen que presentó el día
    <<Fecha>> en la sede
    <<Sede>> ha sido
    aprobado con
    <<Numero>> aciertos.

    Figura 1. Esquema de la combinación de correspondencia.


    Como se mencionó hay tres documentos que participan en el proceso de combinación de
    correspondencia: documento principal, el origen de datos y el documento combinado.
    Para realizar el proceso de combinación de correspondencia básica, debe hacer lo siguiente1:
    1. Abrir o crear un documento principal.

    Documento principal, en una operación de combinación de correspondencia en Word


    es el documento que contiene el texto, imágenes y/o gráficos que son los mismos para
    cada versión del documento combinado, como, por ejemplo, el remitente o el saludo en
    una carta.

    1 Compilado por María Guadalupe Izquierdo Dyrzo.

    Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación 1


    Combinar correspondencia Sarai Llanos Navarrete

    Sólo tiene que escribir esta información una vez, independientemente del número
    de cartas que desee imprimir

    2. Abrir o crear un origen de datos con información de destinatarios individuales.

    Origen de datos, éste es el archivo que contiene la información que se va a combinar


    en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en
    una combinación de correspondencia. El documento principal debe conectarse al origen
    de datos para que se lleve a cabo el proceso de combinación de correspondencia.

    3. Agregar o personalizar campos de combinación en el documento principal.

    Campo de combinación, se trata de un marcador de posición que se inserta en el


    documento principal.

    4. Combinar datos de origen de datos en el documento principal para crear un documento nuevo
    y combinado.

    Documento combinado, es el documento resultante de la combinación de


    correspondencia. Es decir, aquel en el que se incorpora el documento principal con el
    origen de datos. Dicho documento puede imprimirse o almacenarse co mo un nuevo
    documento de Word.

    Las herramientas para la combinación de correspondencia que nos proporciona Word 2013 las
    podemos encontrar en la ficha Correspondencia.

    Figura 2. Ficha Correspondencia.


    Dentro de esta ficha podemos observar los siguientes grupos:
     Crear. Cuando se desea crear sobres o etiquetas.
     Iniciar combinación de correspondencia. Es donde se encuentran los comandos para dar inicio a
    la combinación de correspondencia y la selección del origen de datos.
     Escribir e insertar campos. Son los campos que se pueden utilizar dentro del documento y los
    cuales cambiarán según los registros que se encuentren en el origen de datos.
     Vista previa de resultados. Son los comandos que se utilizan para poder observar una vista
    previa del documento por cada uno de los destinatarios.
     Finalizar. Una vez que ya se tenga listo todo, aquí podemos encontrar los comandos para dar por
    terminada la combinación de correspondencia.

    Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación 2

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