GD-CD-MN-003 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD V 10 Agosto 2020

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN GD-CD-MN-003
CONTROL Y SEGURIDAD
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MANUAL DE SEGURIDAD
REVISO WILSON GERMAN LARA APROBÓ: MARIO VASQUEZ
CARGO: REPRESENTANTE POR LA DIRECCIÓN CARGO: GERENTE GENERAL
Este documento no debe ser reproducido, distribuido o corregido, total o parcialmente, sin la autorización del Gerente
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CONTENIDO
1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA....................................................................5
1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA COOPERATIVA......................................................................................5
1.2 LOCALIZACIÓN..........................................................................................................................................6
1.3 MODALIDAD Y ALCANCE DE COOVIPORFAC CTA.........................................................................6

1.3.1 AFILIACIONES.....................................................................................................................................7
1.4 REPRESENTANTE POR LA DIRECCION...............................................................................................7
1.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS....................................................................................................................8

1.5.1 MISIÓN..................................................................................................................................................8
1.5.2 VISIÓN..................................................................................................................................................8
1.5.3 POLÍTICA INTEGRADA ( INCLUYE POLÍTICA DE SEGURIDAD )......................................................8
1.5.4 PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN.........................................................................................................10
1.5.5 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS.......................................................................10
1.5.6 MEJORA CONTINUA......................................................................................................................10
1.5.7 OBJETIVOS.......................................................................................................................................10
1.6 MARCO LEGAL.........................................................................................................................................11

1.6.1 ASPECTOS LEGALES.....................................................................................................................11
1. LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO EXPEDIDA POR LA SUPERINTENDENCIA

DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA. RESOLUCIÓN 20184440021417 DEL
22 DE MARZO DE 2018, PARA LAS MODALIDADES DE FIJA, MÓVIL, ESCOLTA
A PERSONAS CON Y SIN ARMAS Y MEDIOS TECNOLÓGICOS..........................11
2. LICENCIA DEL MINISTERIO DE COMUNICACIÓNES PARA UTILIZAR EL

ESPECTRO ELECTROMAGNÉTICO. CON VIGENCIA DEL 24 DE ABRIL 2014
HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2023...................................................................11
3. CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO. RENOVADA EL

XXXXXXXXXXXXXXXXX............................................................................................11
4. RESOLUCIÓN AUTORIZANDO COLORES Y ESTILO DE UNIFORMES

NÚMERO 000412 DE MARZO 10 DE 2005................................................................11
a. NORMAS DE REFERENCIA....................................................................................................................12
b. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL......................................................................................................13
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c. MAPA DE PROCESOS...............................................................................................................................14
5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD

BASC...........................................................................................................................14
a. NUMERAL ESTANDAR 1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS. (1.1
PROCEDIMIENTOS DE SEGURDAD – 1.2 PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACION AL TERRORISMO)...............................................................................................................15
b. NUMERAL ESTANDAR 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR, FURGON Y PLATAFORMA
(2.1 SELLOS DEL CONTENEDOR Y FURGON).......................................................................................16
c. NUMERAL ESTANDAR 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO (3.1 EMPLEADOS – 3.2

VISITANTES/VENDEDORES/PROVEEDORES DE SERVICIO – 3.3 VERIFICACION DE CORREOS
Y PAQUETES – 3.4 IDENTIFICACION Y RETIRO DE PERSONAS NO AUTORIZADAS)...................16
d. NUMERAL ESTANDAR 4. SEGURIDAD DE PERSONAL PROPO, SUBCONTRATADO Y

TEMPORAL (4.1 VERIFICACION PRELIMINAR AL EMPLEO – 4.2 VERIFIACION Y ANALISIS DE
ANTECEDENTES – 4.3 PROCEDIMIETOS DE TERMINACION DE VINCULACION LABORAL).....17
e. NUMERAL ESTANDAR 5. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD (5.1 ASEGURAR LA

CONSISTENCIA DE LA INFORMACION – 5.2 ASEGURAR LA DOCUMENTACION COMPLETA Y
CLARA – 5.3 VERIFICACION DE LOS ENVIOS Y RECIBOS VS LOS MANIFIESTOS DE LA CARGA
– 5.4 DISCREPANCIAS EN LA CARGA – 5.5 VERIFICACION DE LA CARGA VS DOCUMENTOS
DE EMBARQUE)..................................................................................................................................................18
f. NUMERAL ESTANDAR 6 SEGURIDAD FÍSICA (6.1 SEGURIDAD DEL PERIMETRO – 6.2

PUERTAS Y CASETAS – 6.3 ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS – 6.4 ESTRUCTURA DE LOS
EDIFICIOS – 6.5CONTRO DE CERRADURAS Y LLAVES – 6.6 ILUMINACION – 6.7 SISTEMAS DE
ALARMAS Y VIDEO CAMARAS DE VIGILANCIA – 6.8 OTROS)............................................................18
g. NUMERAL ESTANDAR 7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION (7.1

PROTECCION CON CONTRASEÑA – 7.2 RESPONSABILIDAD – 7.3 PROTECCION A LOS
SISTEMAS Y DATOS)..........................................................................................................................................19
h. NUMERAL ESTANDAR 8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIACION SOBRE

AMENAZAS (8.1 CAPACITACION – 8.2 ENTRENAMIENTO PARA LOS EMPLEADOS SOBRE
SEGURIDAD DE LA CADENA DE SUMINISTRO)........................................................................................20
i. NUMERAL NORMA 4.1 GENERALIDADES – 4.2 POLITICA DE CONTROL Y SEGURIDAD –

4.3 PLANEACION.................................................................................................................................................20
j. NUMERAL NORMA 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN........................................................21
k. NUMERAL NORMA 4.5 VERIFICACION..............................................................................................21
l. NUMERAL NORMA 4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SGCS....................................................21
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INTRODUCCIÓN
La Cooperativa de trabajo asociado, COOVIPORFAC C.T.A. tiene dentro de sus

metas corporativas el fomentar al interior de la organización, un espíritu de unión y
de trabajo honesto, que conlleve el desarrollo de los asociados, trabajadores,
contratistas y demás partes interesadas en el sostenimiento seguro de la entidad.
Ante esta directriz, la organización ha definido la necesidad de implementar una

estructura de controles encaminadas a reducir el riesgo a todo los niveles de la
organización en su operación, en el manejo de sus medios para llevar a cabo sus
tareas, en los seres humanos que la integran, visualizando en todo momento que la
misma se debe mantener y preservar para un futuro.
Es de acuerdo con esta intención que se hace necesario implementar y sostener

para bien de la organización un sistema en control y seguridad bajo los parámetros
establecidos por la organización BASC, con el fin de formar parte de la alianza de
negocios que velan por el comercio seguro.
Considerando que se ha tomado la decisión de implementar y mantener este sistema

dentro del ciclo Deming (PHVA) se observa necesario desarrollar un documento que
sintetice y presentar el sistema ante otros organismos con el objeto de hacer más
amigable el trabajo, ante una auditoria o ante una inducción a personal interno o
externo a la organización.
Se espera que los frutos de esta labor, sean para bien de todas las partes
interesadas buscando formular con mayor énfasis la responsabilidad social a la que
está comprometida la organización.
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1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA COOPERATIVA
La cooperativa de trabajo asociado de servicios de seguridad de agentes de la

policía nacional en uso de buen retiro de Facatativá “COOVIPORFAC CTA”, inicio el
13 de enero de 1981 con un grupo de 13 persona que durante un año se reunieron
para documentarse y poder iniciar legalmente, fue creada mediante acta de
constitución el 12 de diciembre de 1984, siendo reconocida mediante Resolución de
Personería Jurídica No. 1127 del 29 de junio de 1984, expedido por el departamento
administrativo nacional de la economía solidaria “DANSOCIAL”.
Se inicia la prestación del servicio de seguridad privada con un vigilante en un taller

de motos ubicado en Facatativá y posteriormente se contrata con la Harinera de
Mondoñedo en Mosquera, la sede inicial de la Cooperativa empezó en local ubicado
dentro de una casa de familia con escasos y nulos elementos de operación, pero con
la voluntad de constituir la primera cooperativa de vigilancia que prestaría esta
servicio en el municipio. Allí funciono los primeros 3 años, tiempo durante el cual
permitió planear lo que sería más adelante una cooperativa de vigilancia capaz de
brindar todos los servicios que requería una ciudad en desarrollo como Facatativá
con una visión de expansión de su portafolio de servicios a toda la región; en el
transcurso de tres años debido al crecimiento social y comercial de la cooperativa
hubo que trasladarse a una sede más amplia, púes para el año 1989 se contaba con
una clientela considerable debido a que desde un principio fue objetivo de los
asociados de brindar un servicio con responsabilidad, cumplimiento y capacidad de
respuesta. Estos servicios se cubrían con aproximadamente 70 vigilantes
técnicamente capacitados para la época.
En razón del crecimiento tanto social como comercial de la cooperativa se daba la

necesidad de adquirir una sede mas amplia y en lo posible propia evento que logro
concretarse por el año 1991 con la compra de un casa propiedad de la familia
Mateus ubicada en la carrera 1 No. 8-154 esta adquisición dio por resultado qué la
cooperativa tuviera una planta física funcional para los eventos administrativos y
operativos que la cooperativa desarrolla.
Para el desplazamiento de sus funcionarios se empezó adquiriendo un campero

Nisán de modelo no resiente por esa época, vehículo que presto los servicios
durante una década.
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Como dato histórico podríamos decir las funciones administrativas, del personal y
coordinación operativa las desempeñaban los mismos asociados dedicando su
tiempo libre a estos menesteres.
Las actividades de la Cooperativa se rigen a partir de la expedición del decreto 2250

de 1995 “estatuto anti-tramite”, por las directrices de la SUPERINTENDENCIA DE
VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, entidad que se encarga de verificar que se
cumplan los principios cooperativos establecidos en la legislación y revisa el
cumplimiento de las normas y reglamentos relacionados con la vigilancia privada”.
Mediante Resolución No. 1424 de mayo de 2005 se cambia el tipo de sociedad

LTDA a Cooperativa de Trabajo Asociado (CTA)
Hoy la Cooperativa en razón de su cumplimiento, responsabilidad, dedicación ha

hecho meritos para convertirse en la primera entidad de trabajo asociado en el sector
de la seguridad en toda la región y cuenta con sucursales en varias parte del país y
cuenta con más de 800 asociados que prestan servicio a innumerables cooperativas
de todos los sectores productivos con un equipo automotor y COMUNICACIÓNES
suficientes equipados con tecnología de punta.
1.2 LOCALIZACIÓN
La cooperativa se encuentra localizada así:
 Sede Principal: Dirección: Carrera 1 N 8-154, Facatativa Cundinamarca.

 Teléfonos: 8425141 – 843 7651
 e-mail: [email protected]
 Agencia Bogotá: Dirección Kra 19 N. 32 A 48 B/Teusaquillo
 Teléfonos: 5613989 – 5607876
 Agencia Chía: Dirección Calle 21 N. 6 – 43 B/AltaVista.
 Teléfonos: 8631523 – Cel. 3112199307
1.3 MODALIDAD Y ALCANCE DE COOVIPORFAC CTA.
COOVIPORFAC CTA, cooperativa de Vigilancia y Seguridad Privada en las

modalidades de Fija Móvil, Escolta a personas con utilización de Armas y Medios
Tecnológicos en Facatativá, Colombia.
Es de anotar que la cooperativa cuenta con una licencia de funcionamiento acorde

con este alcance y que en la actualidad no se están prestando servicios de escoltas
a personas.
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CERTIFICACIONES DE COOVIPORFAC C.T.A
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – ISO 9001:2008.

Alcance: Servicio de vigilancia privada en las modalidades de fija, móvil, escolta a
personas, con la utilización de armas de fuego y sin armas y medio tecnológico. En
las ciudades de Facatativá, Bogotá, Ibagué y chía.
SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC

Alcance: Servicio de vigilancia privada en las modalidades de fija, móvil, escolta a
personas, con la utilización de armas de fuego y sin armas y medio tecnológico.
1.3.1 AFILIACIONES
 Vinculada a la Red de Apoyo y Solidaridad Ciudadana de la policía

metropolitana de Bogotá D.C.
 Vinculada a la Red de Apoyo y Solidaridad Ciudadana de la policía del Tolima
 ASCOOVIP: Asociación Colombiana de Cooperativa de Vigilancia Privada
1.4 REPRESENTANTE POR LA DIRECCION
La Gerencia como responsable de llevar a cabo las tareas relacionadas con la

promoción de la cultura de la seguridad para toda la Organización; ha designado al
Jefe de gestión humana como su Representante por la dirección. Este con
independencia de otras responsabilidades, se asegura de que se establecen,
implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestión en
Control y Seguridad, así mismo informa a la Gerencia sobre el desempeño del
S.G.C.S. y cualquier necesidad de mejora.
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1.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS
1.5.1 MISIÓN
COOVIPORFAC CTA. es una Cooperativa prestadora de servicios de vigilancia

privada caracterizados por la calidad, experiencia e innovación permanente,
respaldados por el compromiso, convicción y honorabilidad de nuestro personal
altamente calificado y de una moderna infraestructura de COMUNICACIÓNES,
transporte, armamento e instalaciones, para cumplir con las estrictas exigencias de
nuestros clientes garantizando su plena satisfacción y confianza en la seguridad de
sus intereses.
1.5.2 VISIÓN
Afianzar el liderazgo y reconocimiento de Cooviporfac CTA como una Cooperativa

sólida y rentable, prestadora del servicio integral de vigilancia y seguridad privada de
la mejor calidad, con la mayor preferencia a nivel nacional y proyección internacional.
Esto sustentado en el compromiso, convicción y honorabilidad de nuestro personal
altamente calificado, la implementación de la más avanzada tecnología y el deber de
mantener un nivel de excelencia para la satisfacción de nuestros clientes además de
propender por el mejoramiento de la calidad de vida y desarrollo del país.
1.5.3 POLÍTICA INTEGRADA ( INCLUYE POLÍTICA DE SEGURIDAD )
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1.5.4 PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN.
A través de un continuo proceso de sensibilización se da a conocer la Política

de Seguridad, Es publicada en las minutas de presentación o mediante
carteleras y difundida en reuniones a todo nivel de la organización (personal
administrativo y operativo). Adicionalmente durante la inducción se explica el
contenido de la misma, para asegurar que todo personal en la empresa tenga
comunicada esta directriz.
1.5.5 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS.
COOVIPORFAC CTA. mantiene para la eliminación de las causas de la no

conformidad, vinculada con requerimientos de recursos a la
gerencia .procedimientos de acciones correctivas y preventivas.
Ejecutados por los dueños de los procesos, con miras a eliminar las causas de
las no conformidades detectadas.
1.5.6 MEJORA CONTINUA.
Se busca como objetivo de la mejora continua el incrementar el desarrollo y

ejecución de actividades de control y seguridad dentro de los procesos
operativos y administrativos al interior de la organización.
Se pueden hacer acciones destinadas a la mejora mediante:
 Análisis y evaluación de situaciones existentes para identificar áreas y/o

procesos para la mejora.
 Estableciendo objetivos para la mejora.
 La búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos.
 Medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la
implementación para determinar que se han alcanzado los objetivos.
1.5.7 OBJETIVOS
De acuerdo con la Planificación estratégica se han definido los

siguientes objetivos de seguridad (ver anexo 1):
 Reducir Las Pérdidas Económicas Causadas Por Las Fallas En Los Controles
De Seguridad
 Prevenir La Contaminación De Actividades Ilícitas En La Cooperativa
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 Mejorar Continuamente En El Personal Las Competencias, La Salud Y La

Confiabilidad
 Mejorar continuamente el desempeño eficaz de los procesos. (procesos
gerenciales y de medición)
1.6 MARCO LEGAL

La cooperativa en su operación ha considerado aplicar de acuerdo con el sector de la
vigilancia privada la normatividad que le impone el estado, y para ello ha obtenido las
siguientes resoluciones:
 Decreto 356 de 1994: Estatuto de Vigilancia Privada

 Decreto 2187 de 2001: Reglamentario del Decreto 356 de 1994.
 Decreto 1979 de Septiembre de 2001: Establece el Manual de Uniformes y
Equipos para el Personal de los servicios de vigilancia y seguridad privada.
 Resolución 00510 de Marzo de 2004: Establece especificaciones, diseños,
colores de Uniformes y Distintivos del personal de vigilancia y seguridad
privada.
 Decreto 2535 de 1993: Armas, municiones y explosivos.
 Resolución No. 2596 de 2003: mediante el cual se reglamentan los cursos de
capacitación y entrenamiento para Vigilantes y Supervisores.
 Resolución No. 2595 de 2003: Establece el procedimiento para imponer
sanciones a los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada.
1.6.1 ASPECTOS LEGALES
COOVIPORFAC CTA. Cuenta con un listado donde se relacionan y controlan los

requisitos de orden legal que aplica para el funcionamiento de la cooperativa, el cual
aparece en el listado “REQUISITOS LEGALES”, en donde se relaciona entre otros
los siguientes requisitos legales:
2 Licencia de Funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y

Seguridad Privada. Resolución 20184440021417 del 22 de marzo de 2018 , para
las modalidades de fija, móvil, escolta a personas con y sin armas y medios
tecnológicos.
3 Licencia del Ministerio de COMUNICACIÓNES para utilizar el espectro
electromagnético. Con vigencia del 24 de abril 2014 hasta el 31 de diciembre de
2023
4 Certificado de Cámara de Comercio. Renovada el xxxxxxxxxxxxxxxxx
5 Resolución autorizando colores y estilo de uniformes número 000412 de marzo
10 de 2005
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5.1 NORMAS DE REFERENCIA
 NORMA SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD – BASC. Elementos

del Sistema de Gestión en Control y Seguridad. Versión
 MATRIZ DE ESTÁNDARES DE SEGURIDAD – BASC. Estándares. Versión
 DECRETO 2535 DEL 17 DE DICIEMBRE DE 1.993. Por el cual se expiden normas

sobre armas, municiones y explosivos
 RESOLUCIÓN 2852 DE 8 DE AGOSTO DE 2006. Por la cual se unifica el régimen de

vigilancia y seguridad privada.
 RESOLUCIÓN 2060 DE 23 DE JUNIO DE 2006. Por la cual se compila, unifica y

complementa la normatividad expedida por la superintendencia de Vigilancia y
Seguridad Privada.
 DECRETO 356 DE 11 DE FEBRERO DE 1.994. Por el cual se expide el Estatuto de

Vigilancia y Seguridad Privada.
 DECRETO 2187 DE 12 DE OCTUBRE DE 2001. Por el cual se reglamenta el

Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada contenido en el Decreto-ley 356 del 11 de
febrero de 1994.
 DECRETO 4950 DE 27 DE DICIEMBRE DE 2007. Por el cual se fijan las tarifas

mínimas para el cobro de los servicios de vigilancia y seguridad privada prestados por
las empresas y/o cooperativas de vigilancia y seguridad privada.
 DECRETO 3222 DE 27 DE DICIEMBRE DE 2002. Por el cual se reglamenta

parcialmente el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada contenido en el Decreto
Ley 356 del 11 de febrero de 1994, y se dictan otras disposiciones.
 DECRETO 1800 DE 3 DE AGOSTO DE 1994. Por el cual se reglamenta el Decreto

2535 de 1993.
.
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5.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Organigrama de COOVIPORFAC CTA. (Figura. 1) muestra esquemáticamente la estructura

organizacional, definiendo las líneas de autoridad. De manera particular, dentro del
desarrollo de los procesos, procedimientos, instructivos y guías, se definen las
responsabilidades y la autoridad según cada caso.
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5.3 MAPA DE PROCESOS
6 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC.
COOVIPORFAC CTA. Se compromete con su papel de educar y motivar a que los miembros
de la cadena de suministro participen en BASC. Para ello ha decidido establecer con base
en este rol suministrar a sus clientes y proveedores Comunicados escritos que sensibilicen
en la tarea de proteger el producto que se está transformando a través de la cadena de
suministro; mediante el cual se solicitan documentos para verificar la idoneidad de nuestros
asociados de negocio y prevenir las actividades ilícitas.
El propósito de esta sensibilización en las políticas BASC es de instituir prácticas seguras y

efectivas, diseñadas con el fin de optimizar el desempeño de la cadena de suministro,
mitigando la posibilidad de ser involucradas con actividades ilícitas como el lavado de
activos y financiación del terrorismo y demás actividades al margen de la ley. Propendiendo
de esta manera a que se reduzca el riesgo de robo, pérdidas, contaminación y contrabando
de mercancías.
La organización cuenta con una evaluación de sus riesgos que se ejecuta de acuerdo con el
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS, el cual incluye los siguientes pasos:
 comunicación, consulta, establecimiento del contexto e identificación
 análisis del riesgo
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
 tratamiento del riesgo (ejecutar acciones)
 seguimiento o monitoreo y mejora
Estos pasos están definidos de acuerdo con la Norma NTC 5254 para la gestión del riesgo.
Y tienen un enfoque de análisis a las operaciones, personas e instalaciones, conteniendo
concepto de amenaza, vulnerabilidad, probabilidad y severidad.
6.1 NUMERAL ESTANDAR 1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS. (1.1

PROCEDIMIENTOS DE SEGURDAD – 1.2 PREVENCION DEL LAVADO DE
ACTIVOS Y FINANCIACION AL TERRORISMO)
COOVIPORFAC CTA, cuenta con un procedimiento de Procedimiento De Ofertas -

Selección Y Contratación De Clientes y un procedimiento de Procedimiento Para
Selección y evaluación De Proveedores (Control De Insumos – Dotación), en el
que indica todos los pasos en el momento de contratar; además se aplica un estudio
de cliente y de proveedor, el cual va más allá de los requisitos financieros. A su vez
los hallazgos negativos encontrados en esta evaluación son tabulados
respectivamente en los indicadores de seguridad, para el cliente en la efectividad en
la venta definiendo cuando un cliente no fue aceptado por motivos de su estudio de
seguridad; para el proveedor el registro se deja en el estudio del proveedor y los
seguimientos se evidencian en los indicadores de proveedor, de siniestros y quejas
al cliente.
Cuando se realiza la evaluación y durante la prestación del servicio a los asociados

de negocios se identifiquen factores o prácticas ilícitas específicas se procede acorde
con lo definido en el Procedimiento para la gestión de riesgos. En donde se define
que se tiene que hacer una re evaluación con el fin de decidir la permanencia del
proveedor o cliente en la organización.
Además de contar con los Procedimientos de Ofertas y Contratos, y el

Procedimiento de Compras y Control de Medios arriba ya mencionados, se les
realiza a los mismos un análisis de riesgos respectivo registrado en los formatos
Estudio de seguridad del cliente y Estudio de seguridad del proveedor en el cual
se especifica si es empresa BASC o no.
En el momento de contratar un proveedor de servicio o producto y al vender los

propios a los clientes, se firma con los asociados de negocios el Acuerdo Ético
comercial con Clientes, Proveedores y Contratistas.
La actualización de la lista de los clientes y sus certificaciones son de competencia

del jefe de ofertas y contrataciones.
Los proveedores actuales no tiene certificación BASC, pero tanto los clientes como
los proveedores que no la tienen firman el acuerdo a proveedor.
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6.2 NUMERAL ESTANDAR 2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR, FURGON Y

PLATAFORMA (2.1 SELLOS DEL CONTENEDOR Y FURGON)
En la actualidad la organización cuenta con 3 clientes certificados por la organización

BASC, quienes atendiendo las indicaciones de BASC Capitulo Bogotá, trabaja con
COOVIPORFAC CTA previendo que sus mercancías no sean contaminadas de
actividades ilícitas. Estas organizaciones se aseguran que este ítem de la norma sea
cumplido mediante la implementación del certificado BASC de los clientes a los cuales
les aplica tener seguridad con los contenedores y Trailers. Ya que el seguimiento
hecho por la organización BASC Durante sus auditorías es evidencia suficiente de la
aplicación de este ítem por parte del cliente.
En el momento la Cooperativa no presta este servicio a sus clientes, pero si se

llegara a solicitar dicho servicio, la Cooperativa enviará personal debidamente
capacitado, para esta labor.
En los comunicados de seguridad hechos a los clientes y proveedores de la

organización se incluye la necesidad de sugerirle y convenir con los que exportan e
importan; que en los eventos en que se proceda a sellar trailers y contenedores se
garantiza efectividad en la seguridad de los mismos, cuando se reúnen o exceden los
requisitos de la norma ISO 17712 para sellos de alta seguridad. De igual manera se
sugerirá que deben existir procedimientos para reconocer y reportar a las autoridades
competentes cuando un sello está comprometido.
6.3 NUMERAL ESTANDAR 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO (3.1 EMPLEADOS – 3.2

VISITANTES/VENDEDORES/PROVEEDORES DE SERVICIO – 3.3 VERIFICACION
DE CORREOS Y PAQUETES – 3.4 IDENTIFICACION Y RETIRO DE PERSONAS NO
AUTORIZADAS)
En COOVIPORFAC CTA. Se mantiene un estricto control de acceso de personal,

Impidiendo la entrada no autorizada a sus instalaciones. El control se ejerce sobre
asociados, empleados, contratistas, visitantes y proveedores de servicios en el punto
de entrada. Se define que los asociados, empleados, visitantes y proveedores de
servicio solo tienen acceso a las áreas autorizadas, para lo cual la organización,
procede a identificar, autorizar, registrar, requisar y suministrar un carnet de
identificación para su acceso, lo cual esta descrito en el procedimiento de control
de acceso.
COOVIPORFAC CTA. Cuenta con un procedimiento “procedimiento de control de

acceso” donde se especifica que el personal que se retira de la organización
devuelve dispositivos de acceso.
Al personal que ingresa se le hace entrega de los mismos y en caso de pérdida o
problemas con el dispositivo de acceso se realiza su respectivo cambio. Esto se
describe en los procedimientos de: en donde se normaliza sobre cómo dar acceso a
personas autorizadas y como proceder con las no autorizadas. y con un
procedimiento de control de carnets y demás dispositivos de acceso,
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procedimiento de intrusión y el procedimiento de selección, vinculación y

desvinculación de personal..
En el control de acceso a los visitantes se les solicita un documento o identificación

con fotografía, registrado manualmente, con los siguientes datos, nombre del
visitante, propósito de la visita y confirmación de la identidad.
6.4 NUMERAL ESTANDAR 4. SEGURIDAD DE PERSONAL PROPO,

SUBCONTRATADO Y TEMPORAL (4.1 VERIFICACION PRELIMINAR AL EMPLEO –
4.2 VERIFIACION Y ANALISIS DE ANTECEDENTES – 4.3 PROCEDIMIETOS DE
TERMINACION DE VINCULACION LABORAL)
Se llevan a cabo las verificaciones con respecto al personal candidato a empleado y

seguimientos a los existentes conforme con lo establecido en el procedimiento de
selección, vinculación y desvinculación de personal.
Al personal con posibilidades de empleo durante su selección se les aplica los

siguientes filtros que componen el estudio de seguridad:
 Verificación de referencias laborales

 Verificación de referencias personales
 Verificación de antecedentes con certificados judicial, procuraduría
Para los asociados y empleados actuales se hacen las siguientes verificaciones

periódicas:
 Visita cada dos años al personal

 Actualización de datos al personal anual.
 Verificación en base de datos de la vigencia de los antecedentes judiciales (a
través alianza BASC).
 Prueba de detección de drogas ilícitas y alcohol al azar o en caso de sospecha
Adicionalmente se define en el procedimiento de selección, vinculación y

desvinculación de personal el cómo proceder para retirar la identificación, eliminar
el permiso de acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados y asociados
retirados de la empresa.
6.5 NUMERAL ESTANDAR 5. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD (5.1 ASEGURAR LA

CONSISTENCIA DE LA INFORMACION – 5.2 ASEGURAR LA DOCUMENTACION
COMPLETA Y CLARA – 5.3 VERIFICACION DE LOS ENVIOS Y RECIBOS VS LOS
MANIFIESTOS DE LA CARGA – 5.4 DISCREPANCIAS EN LA CARGA – 5.5
VERIFICACION DE LA CARGA VS DOCUMENTOS DE EMBARQUE)
Para los clientes que participan en las actividades del comercio exterior, se les asigna
personal competente para la prestación del servicio conforme haya sido contratado.
CONTROL Y SEGURIDAD
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Cuando el cliente así lo considere, se procederá a controlar la documentación

verificando que los documentos estén completos y claros según los despachos tanto
de importación como de exportación; Estos deben coincidir con la información física
que se observa en las unidades de transporte y en los sellos de seguridad de las
mismas. Este ítem en la actualidad no se aplica por que en los contratos Cooviporfac
CTA no establece el servicio de cargue, transporte y descargue de despachos tanto
de importación como exportación; pero en el evento que el cliente así lo requiere se
procederá de acuerdo con los estándares establecidos.
6.6 NUMERAL ESTANDAR 6 SEGURIDAD FÍSICA (6.1 SEGURIDAD DEL PERIMETRO

– 6.2 PUERTAS Y CASETAS – 6.3 ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS – 6.4
ESTRUCTURA DE LOS EDIFICIOS – 6.5CONTRO DE CERRADURAS Y LLAVES –
6.6 ILUMINACION – 6.7 SISTEMAS DE ALARMAS Y VIDEO CAMARAS DE
VIGILANCIA – 6.8 OTROS)
COOVIPORFAC CTA, Cuenta con barreras perimétricas en sus instalaciones;

adicionalmente el control de acceso no permite el ingreso de personal no autorizado,
controlando así el riesgo de intrusión, de otra parte se cuenta con medidas de
seguridad tales como cámaras y sensores.
El jefe de seguridad de las instalaciones verifica mensualmente las barreras

perimétricas y su registro queda evidenciado en el formato de inspección de
seguridad.
Además las áreas sensibles se encuentran identificadas como áreas restringidas, a

las que solo se pueden ingresar con autorización del directo responsable y la puerta
de entrada asegura que por el sitio donde se ingresa por ahí mismo se deben retirar
las personas.
En la organización no se cuenta con estacionamientos razón por la cual no aplica

este numeral.
Las instalaciones son de difícil acceso ya que a su alrededor hay edificaciones, y se

cuenta con cámara de video para su vigilancia.
COOVIPORFAC C.T.A, cuenta con buena iluminación, al interior y afuera de la

compañía.
La cooperativa, cuenta con videocámaras, sensores de movimiento y alarma de

seguridad, con el fin de detectar o anunciar la intrusión de personas ajenas a la
empresa y a sus diferentes áreas.
Todas las cerraduras están debidamente controladas y aseguradas, existe un listado

de llaves registrado en el formato planilla control de llaves, de la empresa junto con
el responsable de cada una de ellas, además existe un juego de copias de llaves
aseguradas en la oficina de Gerencia por si se llegaran a necesitar.
CONTROL Y SEGURIDAD
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La oficina tiene como horario de atención al público de lunes a viernes de 7 am a 12

m y de 1:30 a 5 pm. Los asociados y empleados administrativos permanecen en las
oficinas en el horario de 7 am a 5 pm incluyendo los sábados de 8 am a 12 m y el
personal operativo en turnos de 6 am a 6 pm y en la noche de 6 pm a 6 am. De
domingo a domingo.
6.7 NUMERAL ESTANDAR 7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION

(7.1 PROTECCION CON CONTRASEÑA – 7.2 RESPONSABILIDAD – 7.3
PROTECCION A LOS SISTEMAS Y DATOS)
Cada persona es responsable del manejo que se le dé a su equipo de informática,

rigiéndose en un procedimiento de seguridad informática y toma de copias de
seguridad. Donde se expone el cómo se identifica el abuso de los sistema de
computación y de tecnología de informática y adicionalmente para detectar el acceso
inapropiado y la manipulación indebida o alteración de los datos comerciales y del
negocio, incluyendo las medidas disciplinarias para los infractores de los sistemas de
información.
Se cuenta con un sistema antivirus y anti spy con el cual se controla la infiltración.
La información de la empresa se encuentra protegida por medio de contraseñas y

back ups, además existe para su control
 procedimiento para la seguridad informática (toma de copias de seguridad);

 planilla de control de copias.
 listado de claves – computadores
6.8 NUMERAL ESTANDAR 8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIACION

SOBRE AMENAZAS (8.1 CAPACITACION – 8.2 ENTRENAMIENTO PARA LOS
EMPLEADOS SOBRE SEGURIDAD DE LA CADENA DE SUMINISTRO)
COOVIPORFAC C.T.A, cuenta con un Cronograma de capacitaciones en el cual

incluye, (procedimientos de seguridad, buenas prácticas de seguridad, controles de
acceso, fraude en documentos, seguridad con la información, conspiraciones internas
y tecnología) y todo lo concerniente a la seguridad y formación del personal. Estas
capacitaciones las reciben tanto el personal administrativo como operativo.
Se cuenta con un documento llamado “carta de compromiso con la seguridad”

donde cada persona se responsabiliza con los temas vinculados a las buenas
prácticas de seguridad.
Se brinda concientización sobre amenazas y mantenimiento permanente para

reconocer y crear conciencia sobre financiación del terrorismo y todas las actividades
ilícitas en cada uno de los puntos de la cadena de suministro, el cual incluye
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capacitaciones en modus operandis de la delincuencia, y el cómo identificar y reportar

las actividades ilícitas.
Se establece un procedimiento para el manejo de la correspondencia el cual es
difundido al personal que interviene en el mismo con el fin de asegurar el manejo de
esta información.
6.9 NUMERAL NORMA 4.1 GENERALIDADES – 4.2 POLITICA DE CONTROL Y

SEGURIDAD – 4.3 PLANEACION
COOVIPORFAC C.T.A, cuenta con un listado de requisitos legales actualizados y

disponibles para el momento que se necesiten el cual se registra en la matriz de
requisitos legales y de otra índole.
La empresa según la programación de capacitaciones difunde periódicamente la

política integrada (Ver numeral 1.7.3 del presente .0) de la Cooperativa; además ésta
también se Comunica en las minutas que se encuentran en cada puesto.
COOVIPORFAC C.T.A, tiene determinados los objetivos de seguridad (ver numeral

1.7.5 del presente manual) los cuales toman como referencia la política integrada de
la compañía para garantizar su cumplimiento; estos son difundidos periódicamente.
La empresa cuenta con un manual de funciones y perfiles en el que se define y

documenta las responsabilidades y autoridades de todo el personal que afecta la
seguridad.
La compañía cuenta con una caracterización donde se describen los procesos,

identificando entradas y salidas, indicadores de medición, requisitos a cumplir,
documentos a utilizar y responsables del proceso. Este se consigna en el documento
Planificación del sistema integrado de gestión.
Se cuenta con un mapa de procesos en el cual se identifican los procesos de la

organización.
6.10 NUMERAL NORMA 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN
COOVIPORFAC C.T.A, tiene un representante por la dirección, (Jefe de gestión

humana) con unas responsabilidades y funciones asignadas, estas se pueden ver en
el manual de Funciones y Perfiles.
La organización cuenta con el director de operaciones y seguridad como jefe de

seguridad y sus funciones están expuestas el manual de funciones y perfiles.
6.11 NUMERAL NORMA 4.5 VERIFICACION

CONTROL Y SEGURIDAD
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Se realizan Auditorías internas cada año de ciclo total Para revisar el cumplimiento
del sistema de gestión en control y seguridad BASC.
COOVIPORFAC CTA, cuenta con un equipo de auditores internos capacitados para

ejecutar las funciones como auditor, la cuales están expuestas en el Manual De
funciones y Perfiles.
6.12 NUMERAL NORMA 4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SGCS
Se realiza la Revisión y Mejora del Sistema integrado de Gestión anualmente, Para

asegurarse de su cumplimiento.
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ANEXO 2
PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
CONVENCIONES:
N COLOR ASPECTO ASOCIADO AL SISTEMA DE GESTIÓN
1 SISTEMA CALIDAD (ISO 9001:2015)
2 SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD (BASC)
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
3
TRABAJO
4 ASPECTOS INTEGRADOS PARA LOS SISTEMAS
REVISO WILSON GERMAN LARA APROBÓ: MARIO VÁSQUEZ
CARGO: REPRESENTANTE POR LA DIRECCIÓN CARGO: GERENTE GENERAL

CONTROL Y SEGURIDAD
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CONTROL Y SEGURIDAD
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PROCESO GESTION DE LA ALTA DIRECCIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO: Planear para el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (BASC, ISO 9001, SST) la política de la
SISTEMAS DE GESTIÓN RESPECTIVOS, los objetivos de SISTEMAS DE GESTIÓN RESPECTIVOS, indicadores que generen datos
NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.
para medir los objetivos de SISTEMAS DE GESTIÓN RESPECTIVOS, las metas de los mismos y la definición de cada uno de los procesos
del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (BASC, ISO 9001, SST).
NOMBRE DEL SUB PROCESO: PLANIFICACIÓN DIRECTIVA RESPONSABLE: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA GENERAL
OBJETIVO DEL SUB PROCESO: Determinar el rumbo organizacional de la Cooperativa, a través de la definición del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (BASC, ISO 9001), el cual incluye la fijación de las
metas organizacionales, política y objetivos de SISTEMAS DE GESTIÓN RESPECTIVOS, además de realizar los ajustes a estos aspectos en caso de necesitarlos
Norma ISO 9001:2015: 4.1-4.2--5-6-7-10
Norma BASC: 4.1-4.2-4.3-4.4.3-4.4.4-4.4.5-4.5.3-4.6 / Estd: 1.1-5.1
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.1 – 2.2.4.6.2 – 2.2.4.6.3 - 2.2.4.6.4 – 2.2.4.6.5 – 2.2.4.6.6-
2.2.4.6.7- 2.2.4.6.14 – 2.2.4.6.15. – 2.2.4.6.16 - 2.2.4.6.17 - 2.2.4.6.18 –2.2.4.6.19-
2.2.4.6.20- 2.2.4.6.21 – 2.2.4.6.22 – 2.2.4.6.31 -2.2.4.6.34
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNNecesidades y Expectativas del
ClienteClienteCada añoCoordinador de la agencia
gerenteExperiencia de asociados y . Determinación Definir la política
de las integrada.
Encuesta al clienteDOFAPlanificación DirectivaCada añoJefe Sistemas de GestiónMatrizResultados del Desempeño del Sistema de Necesidades del Definir los
GestiónRevisión por la direcciónCada año para CALIDAD, BASC y SSTJefe Sistemas de Gestión cliente. SALIDAPROCESO CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNPlanificación DirectivaTodos
objetivos del
Definición del los procesosIncluya compromisos de mejoramiento del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (BASC, ISO 9001), procesos y
sistema integrado
Representante por la dirección del sistemasRevisión por la direcciónPlan de MejoramientoMedición y análisisMejora de procesos y de DOFA de la
serviciosConsejo de AdministraciónEscrito
organización
serviciosJefe Sistemas de GestiónEvidencia de mejorasDisposiciones legalesCliente, Normatividad y Legislación vigente aplicables a la Organización
GobiernoCada añoAsesor JurídicoMatriz requisitos legalesEstatutos cooperativosAsamblea GeneralVigentesConsejo de Todos los procesosActualizado y emitidoAsesor JurídicoMatriz de requisitos legales EscritoIdentificación y evaluación de
riesgosAlta direcciónCon enfoque a seguridad física cadena de suministro a personas , operación e instalacionesJefe de sistemas
AdministraciónEscritoIdentificación amenazas y evaluación de riesgos cadena de suministro / Alta dirección Con enfoque a seguridad física
de gestiónIdentificación y evaluación de riesgos COOVIPORFAC CTA.Identificación peligros y evaluación de riesgos sstAlta
cadena de suministro a personas , operación e instalacionesJefe de sistemas de gestión Identificación y evaluación de riesgos COOVIPORFAC Tomar acciones Confirmar el
de mejora para cumplimiento de direcciónCon enfoque de sstResponsable del sstMatriz de identificación de peligros valoración de riesgos Planificación del
CTA.Identificación peligros y evaluación de riesgos sstAlta direcciónCon enfoque de sstResponsable del sstMatriz de identificación de
desarrollar la la política. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (BASC, ISO) CaracterizaciónTodos los Procesos
cultura de los Verificar el Difusión a todos
peligros valoración de riesgos Necesidad de documentos externos exigidos por el cliente, la legislación y cambios en los
sistemas cumplimiento y los niveles de la
integrados de eficacia de los organización
sistemasClienteClaramente especificadosJefe de OperativaEscrito, verbal
gestión. objetivos.
Mejoras de la Cumplimiento deRevisado cada añoJefe de Sistemas IntegradosEscritoDocumentos aprobadosProcesos que los requieranMáximo 1
planeación acciones
estratégica estratégicas semanaJefe de Sistemas Integrados Escrito (control de distribución copias)Listado Maestro de documentos y registrosMedición y
análisisActualizado y emitido Jefe de Sistemas IntegradosEscrito (listado)
SEGUIMIENTO:
Durante la Revisión Gerencial
Auditorías Internas de ciclo total o puntuales al proceso DOCUMENTACIÓN APLICABLE
El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso
RECURSOS: Estatutos de la Cooperativa
Legislación y Normatividad vigente
Personal Calificado Procedimiento de gestión de riesgos
Equipos de Oficina OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 MEDICIÓN: INDICADORES: Planificación directiva
Equipos de Computo OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 porcentaje de acciones preventivas y correctivas Manuales del sistema
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 eficaces (acciones preventivas y correctivas eficaces /
total acciones por 100)
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PROCESO GESTION DE LA ALTA DIRECCIÓN

NOMBRE DEL PROCESO Y SUBPROCESO: REVISIÓN Y MEJORA
RESPONSABLE: GERENCIA GENERAL Y CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONTINUA
OBJETIVO DEL PROCESO Y SUBPROCESO: Revisar el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (BASC, ISO 9001, SST) de la Cooperativa en cuanto a los procesos y servicios de tal forma que
se asegure su conveniencia, adecuación y eficacia continúa.
Norma BASC: 4.1-4.2-4.3-4.4.3-4.4.4-4.4.5-4.5.3-4.6 / Estd: 1.1-5.1

Norma ISO 9001:2015: 4.1-4.2--5-6-7-10 Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.4 – 2.2.4.6.5 – 2.2.4.6.6- 2.2.4.6.7- 2.2.4.6.14 – 2.2.4.6.15. – 2.2.4.6.16
-2.2.4.6.17 - 2.2.4.6.18 – 2.2.4.6.20- 2.2.4.6.21 – 2.2.4.6.22 – 2.2.4.6.31 -2.2.4.6.34
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNInforme de Auditorías internas

SALIDAPROCESO
Definir los Llevar a cabo los
CombinadasAuditorías internas CombinadasÚltimos resultadosJefe de Sistemas IntegradosEscritoEvaluación del
mecanismos de controles y los CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNInforme
control para mecanismos de Revisión por la direcciónRevisión y Mejora ContinuaIncluir mejora
clienteSatisfacción del clienteRealización de encuestasJefe de Sistemas IntegradosEscritoNo conformidades Procesos /
confirmar el establecidos de del sistema
ServiciosPrestación del servicioAplicables a la prestación del servicio y los procesos de las Cooperativa Jefe de Sistemas cumplimiento de revisión para el
la capacidad de Incluir mejora
IntegradosEscritoSolicitud de acciones correctivas y preventivasRevisión y Mejora ContinuaEstado actualJefe de Sistemas sistema del servicio
procesos (auditoria,
IntegradosEscritoRevisiones Gerenciales anterioresRevisión por la dirección Acciones de seguimientoJefe de Sistemas revisiones, etc.) Incluir
Necesidad
IntegradosEscritoCambios, recomendaciones y mejorasTodos los procesosQue afecten al SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
de recursosGerenteEscritoResultados del desempeño del sistema de GestiónPlanificación DirectivaCada Año calidad y 6 meses
(BASC, ISO)Jefe de Sistemas IntegradosEscritoResultados de la encuesta de evaluación del servicioSatisfacción del Acciones de Revisar que los BASCJefe de Sistemas IntegradosEscritoSolicitud de acciones correctivas
mejora para mecanismos de
y preventivas
clienteReferentes a la prestación del servicioJefe de Sistemas IntegradosEscrito volver más control son Revisión
eficiente los eficaces y logran GerencialDefinir acciones para eliminar causas
mecanismos de revisar o reales potenciales
control. eficientemente las
Ejecutar mejores actividades en la Jefe de Sistemas IntegradosEscritoPlan de MejoramientoPlanificación
auditorias y organización. DirectivaQue incluya todos los procesos del sistema
de gestión de la calidad, enfocado a los servicios prestados por la
revisiones
Cooperativa
Jefe de Sistemas IntegradosEscrito
RECURSOS: SEGUIMIENTO: DOCUMENTACIÓN APLICABLE

Personal Calificado Auditorías Internas de Calidad de ciclo total o puntuales al proceso Consolidados de auditorías internas
Equipos de Oficina El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso Consolidados de acciones preventivas y correctivas
Equipos de Computo Consolidados de Quejas del cliente
Indicadores de Gestión
Información del cliente
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 MEDICIÓN: INDICADORES:
Evaluación del servicio
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 porcentaje de acciones preventivas y correctivas
Informe de revisión por la dirección
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 eficaces (acciones preventivas y correctivas eficaces / total
acciones)
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PROCESO COMERCIAL
NOMBRE DEL PROCESO Y SUB PROCESO: COMERCIAL (OFERTA Y CONTRATOS) RESPONSABLE: ASISTENTE DE OFERTAS Y CONTRATACIONES
OBJETIVO DEL PROCESO Y SUB PROCESO: Garantizar para la cooperativa una eficaz determinación y revisión de los requisitos del cliente. E identificación con el cliente de los peligros y
amenazas que pueden surgir para la prestación del servicio con el fin de planear operativamente el servicio para todos los sistemas de gestión.
Norma BASC: 4.4.3-4.6.1-4.6.2/ Estd:1.2
Norma ISO 9001:2015: 4-6-7-9-10 Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.23- 2.2.4.6. 24
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
SALIDAPROCESO
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNSolicitud del servicio Cliente
CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNPropuesta ClienteDebe cumplir los requisitos
Referente a servicios ofrecidos por la CooperativaAsistente de Ofertas y Contrataciones Escrito Oferta Ofertas y Definir las Cumplir los del servicio
Contrataciones Cumplimiento de condiciones internas y legales Asistente de Ofertas y estrategias procedimientos
comerciales. comerciales.
ContratacionesEscritoNormatividad AplicableGestión Documental Normatividad actual Asesor Jurídico EscritoAceptación Planear los Revisada por el jefe de operativa Asistente de Ofertas y ContratacionesEscrito Visita Inspectiva Planeación del
Ejecutar las
de la propuesta Cliente Debe contener los aspectos del objeto del contrato Asistente de Ofertas y recursos servicio
estrategias
requeridos para comerciales.
ContratacionesEscritoNecesidad de cambios en los contratos Prestación del servicio vender Ofertas y contrataciones Se debe llevar a cabo antes de la firma del contrato Jefe de Operativa EscritoContrato
Definir
Cliente
procedimientos
ClienteClaramente especificados Asesor jurídico EscritoVisita Inspectiva Ofertas y contrataciones Debe llevarse a cabo
Planeación del servicio Firmado por las partes interesadas Asistente de Ofertas y ContratacionesEscritoCarta de
antes de la firma del contrato Jefe de Operativa EscritoInvitación DirectaClienteVigenteAsistente de Ofertas y
Mejorar las Hacer
Aceptación ClienteFirmado Asistente de Ofertas y ContratacionesEscrito Evaluación al cliente contra lista Clinton
Contrataciones EscritoAviso prensaClienteVigenteAsistente de Ofertas y cotizaciones u seguimiento a las
ofertas. cotizaciones.
Planeación del servicioConfirmación de socios y clienteAsistente de oferta y contrataciónescritoIdentificación de
ContratacionesEscritoPliegosClienteCorrespondienteAsistente de Ofertas y ContratacionesEscritoTérminos de Mejorar las Realizar
estrategias verificaciones de
peligros y valoración de riesgos Medición y análisisGeneración de matriz de identificación Medición y análisis Escrito
referenciaClienteVigenteAsistente de Ofertas y ContratacionesEscrito comerciales y requisitos del
portafolio de cliente
negocios

Personal Calificado Auditorías Internas de Calidad de ciclo total o puntuales al proceso Procedimiento para Ofertas y
Equipos de Oficina El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso contrataciones
Equipos de Computo Decreto 4950
MEDICIÓN: INDICADORES:
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 Nº de contratos nuevos en el bimestre
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015
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PROCESO COMERCIAL
RESPONSABLE: ASISTENTE DE OFERTAS Y
NOMBRE DEL PROCESO Y SUB PROCESO: COMERCIAL (PLANEACIÓN DEL SERVICIO)
CONTRATACIONES
OBJETIVO DEL PROCESO Y SUB PROCESO: Garantizar para la cooperativa una eficaz determinación y revisión de los requisitos del cliente. E identificación con el cliente
de los peligros y amenazas que pueden surgir para la prestación del servicio con el fin de planear operativamente el servicio para todos los sistemas de gestión.
Norma BASC: 4.4.3-4.6.1-4.6.2/ Estd:1.2
Norma ISO 9001:2015: 4-6-7-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.23- 2.2.4.6. 24
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
SALIDAPROCESO
. Confirmar Ejecutar las CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNConsignas GeneralesInstalación del servicio

antes de entrega actividades de
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNRequisitos del cliente Cliente del servicio los consecución y el Prestación del Servicio Contener la totalidad de las funciones según el sector Coordinadores de Agencias
requerimientos asegurarse que
Respecto a la prestación de los servicios que Ofrece la Cooperativa Jefe de Sistemas Integrados Escrito Requisitos del cliente. se cumple con la Jefe de Operativa Escrito Determinación de Recursos para el servicio Instalación del Servicio De acuerdo con lo
Comunicar a las totalidad de los establecido en el contrato Jefe de Operativa
legalesSuperintendencia de vigilanciaActualesAsesor Jurídico EscritoVisita Inspectiva Ofertas y contrataciones Se debe áreas requisitos del
involucradas. cliente. Jefe de Gestión Humana
llevar a cabo antes de la firma del contrato Jefe de OperativaEscritoContrato Ofertas y Contrataciones Firmado por las
Jefe de Logística
partes interesadas Jefe de OperativaEscrito
Mejorar Verificar que se EscritoInforme de Planeación del servicio Instalación del Servicio De acuerdo con lo establecido en el contrato,
mediante tienen todos los
acciones la requisitos del Firmado por los responsables Asistente de Ofertas y Contrataciones
calidad y cliente antes de
seguridad de los la entrega del Jefe de Operativa
servicios antes servicio al Jefe de Gestión Humana
de entregárselos cliente
al cliente Jefe de Logística
Escrito

Personal Calificado Auditorías Internas de Calidad de ciclo total o puntuales al proceso Decreto 2535
Equipos de Oficina El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso Decreto 356
Equipos de Computo
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 Nº de vigilantes colocados en nuevos puestos de
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 trabajo en el bimestre
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PROCESO OPERATIVO Y DE SEGURIDAD

RESPONSABLE: JEFE DE OPERATIVA Y COORDINADOR DE
NOMBRE DEL PROCESOS Y SUBPROCESO: SEGURIDAD (INSTALACIÓN DEL SERVICIO)
AGENCIA
OBJETIVO DEL PROCESO Y SUB PROCESO: Instalar los nuevos puestos de trabajo, asegurando la adecuación de los mismos, además de garantizar el cuidado de los bienes suministrados por el
cliente y por la cooperativa.
Norma BASC: 4.3.3-4.4.3-4.4.6-4.4.7-4.5.1-4.6.1-4.6.2 / Estd: 1.1-1.2-2-6.8.
Norma ISO 9001:2015: 4-7.1-8-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6 25 – 2.2.4.6.26
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
SALIDAPROCESO
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNConsignas
GeneralesPlaneación del servicio Contener la totalidad de las funciones según el sector Coordinadores de Definir el Instalar el servicio. CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNActa de instalación del servicio
Agencias procedimiento para Entregar las Prestación del servicioFirmada por el representante de la cooperativa y por el cliente Jefe de operativa
instalar el servicio. consignas del
Establecer que se puesto.
Jefe de Operativa Escrito Equipos y elementos para la prestación del servicio Gestión Logística Coordinadores de agencias Escrito Entrega de Armamento Prestación del servicioFirmado en la minuta de
encuentra Definir la
completas los control por el asociado y por el representante de la cooperativaJefe de operativa
Planeación del Servicio Instalar lo estipulado en el contratoCoordinadores de Agencias propiedad del
requerimientos del cliente y de la
cliente cooperativa Coordinadores de agenciasEscritoNovedades en la instalación Supervisión y Control Descripción especifica
Jefe de OperativaEscritoVigilantes y supervisores del puesto de trabajo Gestión HumanaSegún lo estipulado en el
de la novedad Jefe de operativa
contrato
Los estipulados en el proceso selección y vinculación de personal Jefe de Operativa

Llevar a cabo Verificar el estado Coordinadores de agenciasEscritoApertura del nuevo puesto Prestación del servicio Apertura de la minuta
acciones que de la propiedad que
Jefe de Gestión HumanaEscritoEstudio de seguridadseguridadA consideración de la cooperativaJefe de operativa y mejoren la se instala. Coordinadores de agenciasEscritoConsignas especificas Prestación del servicioDeben estar dentro del marco
instalación de los Confirmar que se
asesor de seguridadescritoAccidentes ocurridosOperaciones y seguridadSituación con lesión Jefe inmediatoRepote requisitos del tienen los de las funciones del vigilante Coordinadores de agenciasEscritoValidación del servicioInstalaciónVerificar los
cliente para reducir requerimientos del
riesgos en la cliente antes de resultados del dispositivo de seguridadCoordinadores de agenciaescritoFuratOperaciones y seguridad Causa
prestación. prestar el servicio
lesión Medición y análisisEscrito
SEGUIMIENTO:
Auditorías Internas de Calidad de ciclo total o puntuales al proceso
RECURSOS: El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso DOCUMENTACIÓN APLICABLE
Personal Calificado
Medios estipulados para la prestación del Decreto 2535
servicio en el frente de trabajo Decreto 356
Porcentaje de quejas (Nº de quejas presentadas por
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015
bimestre / Total Clientes)
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4
porcentaje de Siniestralidad (número de siniestros /
total puestos)
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NOMBRE DEL PROCESO Y SUBPROCESO: SEGURIDAD (PRESTACIÓN DEL SERVICIO)
AGENCIA
OBJETIVO DEL PROCESO Y SUB PROCESO: Llevar a cabo la prestación del servicio, dándole cumplimiento a lo pactado en el contrato, y propendiendo por la satisfacción del cliente.
Norma BASC: 4.3.3-4.4.3-4.4.6-4.4.7-4.5.1-4.6.1-4.6.2 / Estd: 1.1-1.2-2-6.8.
Norma ISO 9001:2015: : 4-7.1-8-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6 25 – 2.2.4.6.26
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNActa de instalación del servicioInstalación

del servicioFirmada por el representante de la cooperativa y por el cliente Jefe de operativa
Definir las Ejecutar las

Coordinadores de agencias EscritoActa de entrega de ArmamentoInstalación del servicioFirmado por el asociado y por el representante de
consignas a actividades
la cooperativaJefe de operativa SALIDAPROCESO
cumplir. previstas en las
Establecer las consignas. CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNComunicaciones Internas y/o ExternasCliente, Prestación del
Coordinadores de agenciasEscritoApertura del nuevo puesto Instalación del servicio Apertura de la minuta Coordinadores de pautas para Manejar de
manejo de manera segura servicio, liquidación del servicio Funciones DefinidasJefe de OperativaEscritos (Cartas)Necesidad de cambios en los contratosPrestación
agenciasEscritoConsignas especificas Instalación del servicio Deben estar dentro del marco de las funciones del vigilante Coordinadores de armas. las armas
Estudios de del Servicio/ ClienteClaramente definidas Jefe de OperativaEscritoNovedades en la prestación del servicioSupervisión y ControlPor
agenciasEscritoConsignas GeneralesPlaneación del servicioContener la totalidad de las funciones según el sectorCoordinadores de seguridad
Agencias personal, equipos, armamento, cumplimiento de consignas, vehículos y siniestrosJefe de OperativaEscrito (minuta) Gestionar los nuevos
Tomar acciones . Verificar el riesgos Medición y análisis En el alcanceCoordinadores de agenciaescrito

Jefe de Operativa Escrito Documentación del servicioGestión documentalQue esté la documentación actualizadaJefe de Sistemas
para reducir el cumplimiento
riesgo en las de las
IntegradosListado Maestro de DocumentosCambios de operaciones de trabajoOperacionesEn el alcance del sistema de gestión
actividades con disposiciones
Coordinadores de agencia
el fin de reducir planificadas en
Supervisoresescrito los siniestros las consignas
SEGUIMIENTO: DOCUMENTACIÓN APLICABLE

RECURSOS:
El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso Minuta para el registro de las novedades
Personal Calificado
Medios asignados al frente de trabajo
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 Porcentaje de quejas (Nº de quejas presentadas por bimestre / Total
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 Clientes)
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 porcentaje de Siniestralidad (número de siniestros / total puestos)
CONTROL Y SEGURIDAD
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NOMBRE DEL SUBPROCESO: SEGURIDAD (TERMINACIÓN DEL SERVICIO)
AGENCIA
OBJETIVO DEL SUB PROCESO: Levantar los servicios actuales, asegurando la entrega del puesto y de los bienes utilizados en la prestación del servicio tanto del Usuario como de la Cooperativa.
Norma BASC: 4.3.3-4.4.3-4.4.6-4.4.7-4.5.1-4.6.1-4.6.2 / Estd: 1.1-1.2-2-6.8.
Norma ISO 9001:2015: : 4-7.1-8-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6 25 – 2.2.4.6.26
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
Procedimiento Llevar a cabo los SALIDAPROCESO

para levantar el pasos de
servicio. levantamiento del CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNActa de levantamiento del servicioRevisión y Mejora Continua
Establecer antes servicio. Firmas del representante de COOVIPORFAC y del ClienteJefe de Operativa
de levantar que Confirmar que se
elementos existen han retirado los
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNCarta terminación del
en puesto. elementos de la Coordinadores de AgenciaEscrito (acta) Recolección de armamento y equiposSuministro de bienes y serviciosEl armamento entregado
servicioCliente, Prestación del ServicioConfirmar la fecha de terminación del servicioCliente, Jefe de OperativaEscrito
cooperativa. corresponda al asignado y en correcto estado de funcionamientoJefe de Operativa
(carta)Comunicaciones Internas y/o ExternasCliente, Prestación del servicio,Funciones DefinidasJefe de Coordinadores de AgenciaEscrito
OperativaEscritos (Cartas) (libro de armamento)Recolección de documentaciónGestión documentalDocumentos en buen estado para conservaciónJefe de Operativa
Tomar acciones Verificar que se
para mejorar el cumpla con las
levantamiento del disposiciones de Coordinadores de AgenciaverbalNovedades en el levantamiento del servicioSupervisión y Control Descripción de la novedad y acuerdo con
servicio. Tomar levantamiento del el clienteJefe de Operativa
acciones para servicio
evitar el Coordinadores de Agencia Escrito (acta)
levantamiento de
servicios
SEGUIMIENTO:
RECURSOS: Auditorías Internas de Calidad de ciclo total o puntuales al proceso DOCUMENTACIÓN APLICABLE
Personal Calificado Minuta para el registro de las novedades
Equipos de Oficina
Equipos de Computo MEDICIÓN: INDICADORES:
Porcentaje de quejas (Nº de quejas presentadas por
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 bimestre / Total Clientes)
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 porcentaje de Siniestralidad (número de siniestros /
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 total puestos)
CONTROL Y SEGURIDAD
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VERSIÓN 09 05/04/2018

NOMBRE DEL PROCESO Y SUBPROCESO: SEGURIDAD (CONTROL)
AGENCIA
OBJETIVO DEL PROCESO Y SUB PROCESO: Definir los controles necesarios en la instalación del servicio, en la prestación del servicio y la liquidación del mismo, con el fin de garantizar el
cumplimiento de los requisitos del cliente, estipulados en el contrato, además de definir los aspectos del servicio susceptibles de mejora.
Norma BASC: 4.3.3-4.4.3-4.4.6-4.4.7-4.5.1-4.6.1-4.6.2 / Estd: 1.1-1.2-2-6.8.
Norma ISO 9001:2015: : 4-7.1-8-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6 25 – 2.2.4.6.26
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNActa de instalación del

servicio Instalación del servicio Firmada por el representante de la cooperativa y por el cliente Jefe de operativa
Coordinadores de agencias EscritoActa de entrega de Armamento Instalación del servicio Firmado por el asociado y Procedimiento Llevar a cabo los
por el representante de la cooperativa Jefe de operativa para levantar el pasos de SALIDAPROCESO
servicio. levantamiento del
Establecer antes servicio. CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNProgramación de supervisión a frentes de trabajo Supervisión y
Coordinadores de agenciasEscritoApertura del nuevo puesto Instalación del servicio Apertura de la minuta de levantar que Confirmar que se
elementos existen han retirado los Control Mensual, por zonas y horarios diurnos y nocturnosJefe de OperativaEscrito (programación)Comunicaciones Internas y/o
Coordinadores de agenciasEscritoConsignas especificas Instalación del servicio Deben estar dentro del marco de en puesto elementos de la
cooperativa. ExternasCliente, Prestación del servicio, liquidación del servicio Funciones DefinidasJefe de OperativaEscritos (Cartas)Novedades en la
las funciones del vigilante Coordinadores de agenciasEscritoConsignas GeneralesPlaneación del servicio Contener
la totalidad de las funciones según el sector Coordinadores de Agencias prestación del servicioSupervisión y ControlPor personal, equipos, armamento, cumplimiento de consignas, vehículos y siniestrosJefe de
OperativaEscritoControl del Servicio no Conforme Revisión y Mejora Continua Existir evidencia de cierre, en caso contrario se remite a
Jefe de Operativa EscritoDocumentación del servicioGestión documentalQue esté la documentación actualizadaJefe de Tomar acciones Verificar que se
para mejorar el cumpla con las Revisión y Mejora Continua Jefe de Operativa Escrito
Sistemas Integrados Listado Maestro de DocumentosNo Conformidades DetectadasPrestación del Servicio Respecto al levantamiento del disposiciones de
servicio. Tomar levantamiento del
cumplimiento de las consignas generales y especificas Supervisores Escrito acciones para servicio
evitar el
levantamiento de
servicios

Personal Calificado El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso Planilla de supervisión y control
Vehículos Procedimiento para el control del servicio no
conforme
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 Porcentaje de no conformes técnicas (Nº de no
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 conformidades presentadas / Total Hombres)
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 porcentaje de Siniestralidad (número de siniestros / total
puestos)
CONTROL Y SEGURIDAD
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OBJETIVO DEL SUB PROCESO: Definir para el cliente mecanismos para determinar el tratamiento de sus
NOMBRE DEL PROCESO: SEGURIDAD (ATENCIÓN AL CLIENTE) quejas y para determinar cómo percibe el cumplimiento de los requisitos de SISTEMAS DE GESTIÓN
RESPECTIVOS del servicio.
NOMBRE DEL SUBPROCESO: QUEJAS DEL CLIENTE Y
RESPONSABLE: JEFE DE OPERATIVA Y COORDINADOR DE AGENCIA
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
OBJETIVO DEL SUB PROCESO: Establecer los mecanismos para darle tratamiento a las quejas provenientes del cliente.
Norma BASC: 4.3.3-4.4.3-4.4.6-4.4.7-4.5.1-4.6.1-4.6.2 / Estd: 1.1-1.2-2-6.8.

Norma ISO 9001:2015: : 4-7.1-8-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6 25 – 2.2.4.6.26
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
SALIDAPROCESO CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNTratamiento de Quejas del
ClienteClienteSolución adecuada y oportuna Evidencia satisfacción del ClienteJefe de Operativa Escrita (formato) Consolidado
Definir el método de Quejas del ClienteClienteSolución adecuada y oportuna Evidencia satisfacción del ClienteJefe de OperativaEscritaEvaluación
Ejecutar los
para medir la del servicioSatisfacción Cliente del Cliente
mecanismos de Revisión y Mejora Continua Recoger encuesta máximo dos meses después de entregada al usuarioJefe de OperativaEscrito
percepción del satisfacción del
cliente. cliente. (encuesta)Informe de evaluación del servicioRevisión por la direcciónAprobado por GerenteJefe de OperativaEscrito
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNRequerimientos del Definir el método Captura de las
ClienteClienteReferente a cualquier proceso llevado a cabo en la cooperativa Representante del clienteCarta, verbal, para el manejo de quejas (informe)Necesidad de MejoramientoRevisión por la dirección Aprobado por GerenteJefe de OperativaEscrito (Informe)
las quejas del
personal, telefónicaUsuarios actualesPrestación del servicioRealizar una evaluación anual Jefe de OperativaEscrito servicio.
(oficio)
Tomar acciones Verificar el

para reducir las cumplimiento de
quejas de los los mecanismos de
cliente y para recolección y
incrementar la acciones de la
satisfacción de los satisfacción.
clientes. la recolección y
tratamiento de
quejas.
SEGUIMIENTO:
RECURSOS: DOCUMENTACIÓN APLICABLE
Personal Calificado Procedimiento para el tratamiento de
Equipos de Oficina las Quejas del Cliente
Equipos de Computo
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 Porcentaje de quejas (Nº de quejas presentadas por bimestre / Total
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 Clientes)
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 Calificación del servicio (promedio de la calificación otorgada por el
cliente al servicio)
CONTROL Y SEGURIDAD
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VERSIÓN 09 05/04/2018
PROCESO MEDICION Y ANALISIS

RESPONSABLE: JEFE DE SISTEMAS DE GESTIÓN
NOMBRE DEL PROCESO Y SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS
RESPECTIVOS
OBJETIVO DEL PROCESO Y SUB PROCESO: Establecer métodos de revisión, medición y seguimiento que garanticen la eficacia en la implementación y mantenimiento del SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN (BASC, ISO 9001, SST), además de identificar oportunidades de mejoramiento.
Norma BASC: 4.4.1-4.6
Norma ISO 9001:2015: 4-5.1.2-5.2-5.3-6-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.29 – 2.2.4.6.30
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
Procedimiento de Llevar a cabo el

ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNDocumentación del SISTEMA auditorías procedimiento de
INTEGRADO DE GESTIÓN (BASC, ISO)Gestión DocumentalActualizada y completaJefe de Sistemas internas. auditorías SALIDAPROCESO CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNPrograma de
Lineamientos de internas. AuditoriasProcesos
IntegradosEscritaRequisitos del cliente Cliente Respecto a la prestación de los servicios que proporciona la Cooperativa Jefe la norma ISO Informe de
19011. auditorías. AuditadosDar a conocer, 15 días de anticipación, cubrir requisitosJefe de Sistemas IntegradosEscritoPlan de AuditoriaProcesos
de Sistemas IntegradosEscrito Requisitos internos de AuditoriasAuditorías InternasLas Auditorias deben llevarse a cabo cada seis
Correcciones y
meses Jefe de Sistemas IntegradosEscrita Resultado de Auditorías ExternasCliente y Ente CertificadorComunicación rápida de
acciones Auditados8 días de anticipación, cubrir requisitosJefe de Sistemas IntegradosEscritoInforme de AuditoriaProcesos Auditados15
correctivas
días después de que se reflejen hallazgosJefe de Sistemas IntegradosEscrito
resultadosJefe de Sistemas IntegradosEscrita (Informe)
Desarrollar las Confirmar que el

acciones de procedimiento de
mejoras para las auditorías se
auditorías cumpla acorde
internas de los con los requisitos
sistemas establecidos.
integrados
RECURSOS:
Personal Calificado Durante la Revisión Gerencial
Equipos de Oficina Auditorías Internas de Calidad de ciclo total o puntuales al proceso Procedimiento para Auditorías
Equipos de Computo El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso internas
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 porcentaje de acciones correctivas de
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 auditorías eficaces (acciones correctivas eficaces
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 / total acciones)
CONTROL Y SEGURIDAD
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VERSIÓN 09 05/04/2018
PROCESO GESTIÓN DE LOGÍSTICA

NOMBRE DEL PROCESO Y SUBPROCESO: GESTIÓN DE LOGÍSTICA (SERVICIOS Y PRODUCTOS) RESPONSABLE: JEFE DE LOGÍSTICA
OBJETIVO DEL PROCESO Y SUB PROCESO: Garantizar el adecuado funcionamiento y las condiciones de los bienes muebles e inmuebles suministrados por la Cooperativa
para la prestación del servicio de vigilancia fija – móvil, además de la infraestructura de apoyo/ Asegurar la eficacia en la adquisición de los recursos físicos y servicios que requiera
la cooperativa, mediante la selección y evaluación de los proveedores, la verificación de sus requisitos y las condiciones para su adecuado almacenamiento.
Norma BASC: 4.4.3-4.6.1-4.6.2/ Estd: 1.1-1.2-3.2-5.2-5.3
Norma ISO 9001:2015: 4-7-8-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.27 – 2.2.4.6.28 – 2.2.4.6.13.numeral 5
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
Procedimiento Ejecutar los SALIDAPROCESO CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNFacturaGerente

ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNDetectar la necesidad de mantenimiento para selección, procedimientos
Preventivo Prestación del servicio, control del servicioRegistrar en minuta y en servicio no conformeCoordinadores de agencia evaluación y re para controlar
evaluación de los proveedores Consejo de Administración Cumpla especificaciones y/o necesidades detectadasJefe de LogísticaEscritoPrograma de
proveedores de de servicios. mantenimiento preventivo de vehículos armamento y equipos de comunicaciónJefe de logísticaActualizado Jefe de logística
Jefe de OperativaEscrito o verbalSolicitudPrestación del servicioCumplir con el programa de mantenimientoCoordinadores de agencia
servicios. Orden de
servicio EscritoEvaluación de seguridad del proveedor logísticaActualizadoJefe de logísticaEscritoAcuerdo de responsabilidad
Jefe de OperativaEscrito (memorando)Registro de ProveedoresCompras de recursos físicos y servicios Calificados mayor puntaje a
logísticaActualizadoJefe de logísticaEscritoInspección de insumosGestión LogísticaProducto conformeJefe de
convenienciaJefe de LogísticaEscrito (registro)Solicitud de elementos (requisición)Ofertas y Contrataciones Acorde a las
LogísticaEscritoOrden de pedido o servicioGestión LogísticaFirma de las partes, concordancia con lo solicitadoJefe de Logística
necesidadesJefe de OperativaEscrito (memorando)Registro de proveedores calificadosGestión LogísticaÚnicamente calificadosJefe de Tomar acciones Verificar el
para mejorar el cumplimiento de
Consejo de AdministraciónEscritoFactura de compra o servicioContabilidad Aprobadas Jefe de Logística
Logística Escrito (registro)Plan de inspección de insumosGestión LogísticaDe acuerdo a especificacionesalmacenistaEscrito (Plan de desempeño de los requisitos de
los prestadores compra.
Inspección) de servicios en Seguimiento a Consejo de AdministraciónEscrito Conservación de registros sstAlmacén documentosCumplir ley 20 años de
la cooperativa. contratistas.
almacenamientoJefe de logísticaRegistro entrega EPP
SEGUIMIENTO:
RECURSOS:
Personal Calificado
Equipos de Oficina
Equipos de Computo
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 MEDICIÓN: INDICADORES:
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 Porcentaje de no conformidades técnicas(Nº de DOCUMENTACIÓN APLICABLE
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 no conformidades técnicas presentadas en los
frentes de trabajo por bimestre / Total puestos) Estatutos de la Cooperativa
calificación de la re evaluación por proveedor Procedimiento para compras físicas y servicios
(resultado de la re evaluación hecha al proveedor
en el año)
CONTROL Y SEGURIDAD
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VERSIÓN 09 05/04/2018
PROCESO GESTIÓN HUMANA

OBJETIVO DEL PROCESO: Desarrollar para el sistema de gestión de SISTEMAS DE GESTIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN HUMANA RESPECTIVOS las competencias del talento humano. Determinándolas formándolas y midiendo la
eficacia de esta formación
NOMBRE DEL SUBPROCESO: SELECCIÓN PERSONAL RESPONSABLE: JEFE DE GESTIÓN HUMANA
OBJETIVO DEL SUB PROCESO: Suministrar el personal competente para la correcta prestación del servicio de vigilancia fija – móvil, cumpliendo con las disposiciones legales en cuanto a la
protección del trabajador y cumplimiento de los estatutos de la cooperativa.
Norma BASC: 4.4.1-4.4.2-4.6.1-4.6.2/ Estd: 3.1-4-8.1-8.2
Norma ISO 9001:2015: 4-5.3-7.1.2-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.8 – 2.2.4.6.9-2.2.4.6.10- 2.2.4.6.11 – 2.2.4.6.13 – 2.2.4.6.32 – 2.2.4.6.33 – 2.2.4.6.35 – 2.2.4.6.37
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
SALIDAPROCESO CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNContrato Control de

Procedimiento Ejecutar el DocumentosPersonal calificado, firmas de las partes, cumplimiento de aspectos legalesJefe de Gestión HumanaEscrito (acuerdo
para la procedimiento
selección de de selección y cooperativo)Personal incorporado competente y confiableInstalación del servicio, gestión logísticaEl personal requerido y con el
personal. vinculación de
Manual de personal. perfil establecido para el cargoJefe de Gestión HumanaEscrito (acuerdo cooperativo)Reportes de accidentes de trabajoGestión de
perfiles y Educación.
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNSolicitud de personalPlaneación del funciones. Formación competenciasmensualARPEscrito Visita domiciliariaSelección y vinculaciónCuando ingrese un candidatoJefe de gestión
Experiencia
servicio Servicio adjudicadoJefe de Operativa Escrito (Memorando)Descripción de cargosGestión Selección y vinculación de personal humanaEscritoEstudio de seguridad personalSelección y vinculaciónCuando ingrese un candidatoJefe de gestión
Habilidades.
Funciones específicasJefe de Gestión HumanaEscrito Hojas de vidaGestión de CompetenciasQue cumplan el perfilJefe de Gestión humanaEscritoActualización de datosSelección y vinculaciónCuando ingrese un candidatoJefe de gestión humanaEscritoCarta de
HumanaEscrito
Realizar las Verificar que se
acciones de cumpla con el compromisoSelección y vinculaciónCuando ingrese un candidatoJefe de gestión humanaEscrito
mejora para procedimiento
lograr de selección de
efectividad en personal
la selección del
personal para la
cooperativa
RECURSOS:
Personal Calificado SEGUIMIENTO:

Equipos de Oficina Auditorías Internas de Calidad de ciclo total o puntuales al proceso
Equipos de Computo El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso DOCUMENTACIÓN APLICABLE
Procedimiento para Selección y

Vinculación de Personal
Estatutos de la Cooperativa
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015 MEDICIÓN: INDICADORES: Circular 06 del superintendente de
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 Rotación del personal (total retirados con fecha vigilancia y seguridad privada,
OBJETIVOS SST DECRETO 1072/2015 de ingreso menor a 6 meses / total asociados por
100)
CONTROL Y SEGURIDAD
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VERSIÓN 09 05/04/2018
PROCESO GESTIÓN HUMANA

OBJETIVO DEL PROCESO: Desarrollar para el sistema de gestión de SISTEMAS DE GESTIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN HUMANA RESPECTIVOS las competencias del talento humano. Determinándolas formándolas y midiendo la
eficacia de esta formación
NOMBRE DEL SUBPROCESO: FORMACIÓN DE PERSONAL RESPONSABLE: JEFE DE GESTIÓN HUMANA
OBJETIVO DEL SUB PROCESO: Establecer las disposiciones que aseguren la correcta formación de personal para la ejecución de las actividades propias de la cooperativa.
Norma BASC: 4.4.1-4.4.2-4.6.1-4.6.2/ Estd: 3.1-4-8.1-8.2
Norma ISO 9001:20: : 4-5.3-7.1.2-9-10
Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.8 – 2.2.4.6.9-2.2.4.6.10- 2.2.4.6.11 – 2.2.4.6.13 – 2.2.4.6.32 – 2.2.4.6.33 – 2.2.4.6.35 – 2.2.4.6.37
ENTRADAS SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS
Programa de Ejecutar lo
capacitación. programado en
Directrices para para desarrollar
inducción, SALIDAPROCESO CLIENTEREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNPersonal
las
entrenamiento competencias con formación requerida.Todos los procesos del Sistema de .Gestión de CalidadCumplir lo programadoJefe de
y capacitación del personal.
del personal Gestión HumanaEscritoEficacia de la formaciónTodos los procesosAl finalizar periodo de prueba o posterior a
Registros de
ENTRADAPROVEEDORREQUISITORESPONSABLEMEDIO DE COMUNICACIÓNNecesidad de
asistencia.
formación de acuerdo a las competencias de cada cargoTodos los procesos del Sistema de Gestión de la formaciónResponsable de procesoEscrito Capacitación de sensibilización en seguridadTodos los
CalidadFormación del servicio y Sistema de Gestión de CalidadJefe de Operativa
procesosMejorar la cultura en seguridadResponsable de proceso y jefe de gestión humanaEscrito
Jefe de Gestión Humana
Tomar acciones Verificación del
para mejorar cumplimiento
Jefe de Sistemas Integrados EscritoCertificados de academiaAsociado Ultimo curso las del cronograma
competencias de capacitación
Jefe de Gestión Humana
del personal y cumplimiento
Escrito (certificado)Presupuesto de la CooperativaPlanificación Directiva Anual que afecte los del programa
requisitos del
cliente.
Aprobado ConcejoConsejo de Administración Escrito

RECURSOS: Auditorías Internas de Calidad de ciclo total o puntuales al proceso
El ejercido por el dueño del proceso a la ejecución de las actividades propias del proceso Estatutos de la Cooperativa
Personal Calificado Procedimiento para Formación de Personal
Equipos de Oficina Norma ISO 9001:2015
Equipos de Computo BASC 2014
Decreto 1072/2014
porcentaje de no conformes de personal (No. De no Circular 465 de 2 de Noviembre de 2017
COMPLEMENTARIA A LA CIRCULAR EXTERNA
OBJETIVOS CALIDAD ISO 9001/2015
OBJETIVOS SEGURIDAD BASC V4 conformes de personal / total de personal ) N°008 DEL 01 DE MARZO DE 2011. SIPLAFT
(Sistema Integral de Prevención y Lavado de
Activos y Financiación del terrorismo)

GD-CD-MN-003 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD V 10 Agosto 2020

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN GD-CD-MN-003

REVISO WILSON GERMAN LARA APROBÓ: MARIO VASQUEZ

CARGO: REPRESENTANTE POR LA DIRECCIÓN CARGO: GERENTE GENERAL

1.3 MODALIDAD Y ALCANCE DE COOVIPORFAC CTA.........................................................................6

1.4 REPRESENTANTE POR LA DIRECCION...............................................................................................7

1.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS....................................................................................................................8

1.6 MARCO LEGAL.........................................................................................................................................11

1. LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO EXPEDIDA POR LA SUPERINTENDENCIA

2. LICENCIA DEL MINISTERIO DE COMUNICACIÓNES PARA UTILIZAR EL

3. CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO. RENOVADA EL

4. RESOLUCIÓN AUTORIZANDO COLORES Y ESTILO DE UNIFORMES

5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD

c. NUMERAL ESTANDAR 3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO (3.1 EMPLEADOS – 3.2

d. NUMERAL ESTANDAR 4. SEGURIDAD DE PERSONAL PROPO, SUBCONTRATADO Y

e. NUMERAL ESTANDAR 5. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD (5.1 ASEGURAR LA

f. NUMERAL ESTANDAR 6 SEGURIDAD FÍSICA (6.1 SEGURIDAD DEL PERIMETRO – 6.2

g. NUMERAL ESTANDAR 7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION (7.1

h. NUMERAL ESTANDAR 8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIACION SOBRE

i. NUMERAL NORMA 4.1 GENERALIDADES – 4.2 POLITICA DE CONTROL Y SEGURIDAD –

j. NUMERAL NORMA 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN........................................................21

k. NUMERAL NORMA 4.5 VERIFICACION..............................................................................................21

l. NUMERAL NORMA 4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SGCS....................................................21

La Cooperativa de trabajo asociado, COOVIPORFAC C.T.A. tiene dentro de sus

Ante esta directriz, la organización ha definido la necesidad de implementar una

Es de acuerdo con esta intención que se hace necesario implementar y sostener

Considerando que se ha tomado la decisión de implementar y mantener este sistema

1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA COOPERATIVA

La cooperativa de trabajo asociado de servicios de seguridad de agentes de la

Se inicia la prestación del servicio de seguridad privada con un vigilante en un taller

En razón del crecimiento tanto social como comercial de la cooperativa se daba la

Para el desplazamiento de sus funcionarios se empezó adquiriendo un campero

Las actividades de la Cooperativa se rigen a partir de la expedición del decreto 2250

Mediante Resolución No. 1424 de mayo de 2005 se cambia el tipo de sociedad

Hoy la Cooperativa en razón de su cumplimiento, responsabilidad, dedicación ha

La cooperativa se encuentra localizada así:

 Sede Principal: Dirección: Carrera 1 N 8-154, Facatativa Cundinamarca.

1.3 MODALIDAD Y ALCANCE DE COOVIPORFAC CTA.

COOVIPORFAC CTA, cooperativa de Vigilancia y Seguridad Privada en las

Es de anotar que la cooperativa cuenta con una licencia de funcionamiento acorde

CERTIFICACIONES DE COOVIPORFAC C.T.A

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – ISO 9001:2008.

SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC

 Vinculada a la Red de Apoyo y Solidaridad Ciudadana de la policía

1.4 REPRESENTANTE POR LA DIRECCION

La Gerencia como responsable de llevar a cabo las tareas relacionadas con la

1.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS

COOVIPORFAC CTA. es una Cooperativa prestadora de servicios de vigilancia

Afianzar el liderazgo y reconocimiento de Cooviporfac CTA como una Cooperativa

1.5.3 POLÍTICA INTEGRADA ( INCLUYE POLÍTICA DE SEGURIDAD )

1.5.4 PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN.

A través de un continuo proceso de sensibilización se da a conocer la Política

1.5.5 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS.

COOVIPORFAC CTA. mantiene para la eliminación de las causas de la no

1.5.6 MEJORA CONTINUA.

Se busca como objetivo de la mejora continua el incrementar el desarrollo y

Se pueden hacer acciones destinadas a la mejora mediante:

 Análisis y evaluación de situaciones existentes para identificar áreas y/o

De acuerdo con la Planificación estratégica se han definido los