Control de gestión y rendición de cuentas

Control de gestión

Instituto IACC

26 de abril de 2020
 Introducción

El gerente general de la empresa Las Flores S.A., solicitó nuestra asesoría para conocer cómo

implementar el control de gestión y la evaluación de desempeño, porque necesita saber si se

puede realizar un cambio en la cultura de su organización y qué herramientas puede utilizar que

sus empleados trabajen de manera comprometida con los objetivos de empresa.

A través de este informe podrá identificar los beneficios del control de gestión y la evaluación de

desempeño para su empresa.

Desarrollo

Cada persona se comporta en la sociedad según su forma de ser, esto se expresa en las conductas

que realiza para enfrentar las distintas situaciones que debe resolver en su vida personal y

laboral. Para comprender porque una persona se comporta de una u otra forma, frente a la misma

situación, es necesario considerar que todos respondemos a factores sociales, culturales y

psicológicos que se basan en muestras experiencia de vida.

Las empresas pueden modificar el comportamiento de sus empleados descubriendo qué los

motiva, para buscar satisfacer sus necesidades y que se sienta realizando, así en su

comportamiento reflejará esa satisfacción. El control de gestión se debe hacer cargo de apoyar a

los empleados para modificar su comportamiento dando respuesta a sus expectativas, esto se

realiza a través de programas de mejora continua.

Una organización que ha identificado las motivaciones de sus empleados, podrá modificar su

comportamiento a través de la asignación de responsabilidades y desafíos, que respondan a sus

motivaciones, esto se traduce en mayor compromiso con el éxito de la empresa.

Una herramienta que permite conocer las capacidades, motivaciones y necesidades de los

empleados es la evaluación de desempeño, porque permite evaluar la gestión de sus empleados e

implementar las mejoras necesarias, desde la necesidad de capacitación, ascensos o

desvinculaciones, pero también le permiten al empleado autoevaluar su desempeño favoreciendo

la mejora continua, que va de la mano con el control de gestión.

Existen varios tipos o técnicas para evaluar el desempeño, las más utilizadas son las siguientes:

 Evaluación 360°

 Evaluación 180°

Para esta empresa, que está comenzando con procesos de control de gestión y evaluación de

desempeño, les recomendaría la evaluación 180° porque es corta y como es un proceso que no

involucra a los subalternos, generará menos resistencia del empleado. La información

recolectada le permitirá al jefe directo evaluar a cada empleado para entregarle información

valiosa, respecto a los objetivos de su cargo para que comprenda que su aporte contribuye al

éxito de la empresa.

Con este proceso la empresa podrá medir el cumplimiento de sus empleados y el cumplimiento

de sus objetivos además de establecer metas a futuro.

Las evaluaciones de desempeño permiten obtener información muy relevante para la toma de

decisiones en el área de recursos humanos, pero también con la planificación estratégica de la

empresa, por lo que es muy importante entender la relación del control de gestión y está

herramienta, porque permitirá que el jefe directo pueda identificar las fortalezas y debilidades de

cada empleado, para establecer un plan de mejora en estas áreas.

Si un empleado no obtiene una buena evaluación es necesario elaborar un plan con acciones para

que mejore sus debilidades. Por ejemplo, si la secretaria no tiene una buena evaluación respecto

a una competencia como la comunicación, podría realizar una capacitación para mejorar. Tal

como lo establece el control de gestión, la evaluación permanente permite avanzar y mejorar de

manera eficiente y eficaz.

Si un empleado es mal evaluado, es un desafío para el jefe directo, porque el rol de un líder es

motivar y acortar las brechas entre sus empleados, por lo que es necesario que el jefe desarrolle

un plan de intervención para él mejore su desempeño.

Para implementar una evaluación desempeño se deben realizar las siguientes etapas:

 Preparación elaborar perfiles de cargos y cuestionarios

 Sensibilización informar a todos los involucrados para que entiendan el proceso.

 Proceso de evaluación se implementa la evaluación como tal.

 Recolección de datos se aplican los cuestionarios, se recolectan los datos y se analizan.

 Reporteo presentar tablas con los datos

 Retroalimentación se le entrega la información recolectada al evaluado indicando las

fortalezas y debilidades. Es muy importante entregar los resultados de la evaluación en
una reunión presencial, para que el empleado pueda compartir sus aprensiones y que la
jefatura demuestre interés en la mejora.
 Planes de desarrollo con los datos recolectados se realiza un plan de mejora para superar
las brechas.

Una evaluación de desempeño 360° considera que el empleado sea evaluado por las tareas y

competencias asociadas a su cargo. Para conocer el proceso presentamos el siguiente ejemplo de

evaluación del cargo de secretaria-o:

Se comienza con un detalle de las tareas y competencias:

Perfil de cargo secretaria-o

Aspectos técnicos
 Formación formal en estudios de administración y secretariado
 Manejo de programas computacionales
 Conoce los procedimientos de la organización
Competencias (comportamiento y habilidades)
 Orden y claridad
  Trabajo en equipo
 Iniciativa
 Orientación al servicio y la excelencia
 Compromiso con los Valores Institucionales
Aspectos operativos
 Coordinar las reuniones y actividades de la jefatura.
 Archivar y organizar documentos
 Atender a público en general
 Escribir comunicaciones formales

Con esta información se establecen indicadores y los rangos de evaluación:

RANGOS
CARGO SECRETARIA-O Excelent Muy bueno Bueno Regular Malo
e (5) (4) (3) (2) (1)
Desempeño técnico
Cumple con los requisitos
técnicos
Responsable con sus
funciones
Cumplimiento con los
procedimientos
Reporta avances de sus
actividades
Desempeño competencias
Compromiso con la
organización
Relación con sus jefes
Relación con sus pares
Trabajo en equipo
Manejo de conflicto
Desempeño operacional
Planifica las actividades
Optimiza recursos para
lograr los objetivos
Entrega informes
Cumple con su plan de
trabajo
El cuestionario es completado por todos los que participan en la evaluación 360° el empleado, la

dirección, su jefatura, pares, subalternos y clientes.

Para efectos de recolección de datos y su análisis, los rangos se asocian a una escala, de

manera de facilitar el reporteo:

RANGOS ESCALA
Excelente 91% a 100%
Muy bueno 76% a 90%
Bueno 51% a 75%
Regular 21% a 50%
Malo 0% a 20%

Una vez aplicada las evaluaciones se entregan reportes, que nos muestran las debilidades y

fortalezas, con esta información se realiza el plan de mejoras:

EVALUADORES
CARGO SECRETARIA -O AUTOEVALUACI DIRECCIÓ JEF PA SUBORDINAD CLIENTE TOTA
ÓN N E R OS S L
70 70
DESEMPEÑO TÉCNICO 100% 60% % % 70% 80% 75%
DESEMPEÑO DE 69 60
COMPETENCIAS 91% 80% % % 85% 87% 79%
68 64
DESEMPEÑO OPERACIONAL 96% 65% % % 80% 80% 76%
69 65
TOTAL 96% 68% % % 78% 81% 76%

Para establecer el plan de mejora, es necesario que el equipo directivo establezca las acciones

que se deben realizar según el rango o porcentaje de cumplimiento obtenido por el empleado.

RANGOS ESCALA ACCIONES A EJECUTAR

Excelente 91% a 100% 1 acción de mejora
Muy bueno 76% a 90% 3 acciones de mejora
Bueno 51% a 75% 6 acciones de mejora
Regular 21% a 50% 4 acciones correctivas y 6 de mejora
Malo 0% a 20% 6 acciones correctivas y 10 de mejora
Con esta información se entrega el feedback y las etapas de las acciones futuras.

Como la secretaria evaluada obtuvo un puntaje bajo en los aspectos técnicos, en específico el

conocimiento de los procedimientos de la organización, por lo que su plan de mejora es el

siguiente:

ACCIÓ
ACCIONES A EJECUTAR META INDICADOR N TIEMPO
Capacitarse para Conoce los procesos de la Porcentaje de
Conocer los organización e incorporarlo en asistencia a la
Mejora 3 meses
procedimientos de la sus tareas capacitación
organización

La evaluación de desempeño 180° en la estructura e implementación es igual a la evaluación

360°, pero es más corta, participan menos evaluadores y no se incluye en la evaluación a los

subordinados. Para efectos del ejemplo, podemos utilizar la información indicada en los puntos

anteriores en relación al perfil de cargo, cuestionario, rangos y escalas, repostes y el plan de

mejora. Solo cambiaría el cuadro con los evaluadores, porque en este caso participan solo 3

actores de la empresa:

EVALUADORES
CARGO SECRETARIA -O
PAR JEFE CLIENTES TOTAL
DESEMPEÑO TÉCNICO 70% 70% 80% 80%
DESEMPEÑO DE COMPETENCIAS 60% 69% 87% 77%
DESEMPEÑO OPERACIONAL 64% 68% 80% 77%
TOTAL 65% 69% 81% 71%

Conclusión

Para comprender la importancia del control de gestión en una empresa, es necesario identificar y

evaluar los procesos en todas las áreas, ya que, es la única forma de orientar el trabajo de manera
eficiente y eficaz. Dentro de este proceso es esencial contar con los mejores empleados, porque

un empleado comprometido es un aliado que nos ayudará a cumplir con los objetivos.

La evaluación de desempeño es una herramienta para realizar el control de gestión en RRHH y

mejorar los desbalances entre los distintos empleados, para que todos trabajen a favor de la

empresa.

Bibliografía

IACC (2018). Sistemas de control y comportamiento organizacional. Control de gestión. Semana