UNIVERSIDAD SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE ORIENTE

CIENCIAS ECONÓMICAS
CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA
UNDÉCIMO SEMESTRE

LIC. JUAN OCTAVIO DÍAZ SANTIAGO

CONTABILIDAD X

TEMA:
“ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS”

INTEGRANTES:

CARNÉ NOMBRES Y APELLIDOS

201445502 HADDY NOHEMÍ PÉREZ SALGUERO
201542729 TAYDE YOLEIDY SOSA BARRIENTOS
201544118 BEBERLIN GABRIELA CORDÓN Y CORDÓN
201544531 JONATHAN JOSUÉ HERNÁNDEZ FRANCO
201546101 ANGIE YAMILETH ALVAREZ SOSA
201547614 MARÍA LUISA DUARTE CASTAÑEDA

GUATEMALA, ABRIL DE 2020

 RESUMEN

La organización es una forma indispensable que se debe tomar en cuenta para

administrar los recursos de una empresa, estos recursos pueden ser físicos,
tecnológicos, financieros, humanos o legales. El método es el conjunto de
procedimientos que se ejecutan para logran un resultado.

En el ámbito económico y financiero surgen cambios inesperados que podrían

afectar a cualquier empresa de no estar preparada con protocolos para atender
dichos cambios, de aquí la importancia del departamento de Organización y
Métodos, ya que su función es estudiar los problemas, analizarlos y dar las
mejores soluciones para la empresa, adaptando a la misma para el nuevo
escenario en el que se encuentra ejerciendo sus actividades.

El departamento de Organización y Métodos surgió hace un par de décadas, se

sabe que Gran Bretaña en las primeras décadas del siglo pasado ordeno que se
creara una división dependiente del tesoro, la cual iba a tener como función
investigar asuntos referentes a la administración y los métodos de trabajo que se
utilizaban. En américa latina con el desarrollo de las economías surge la idea de
aplicar las técnicas de esta división surgió en el año 1950.

La división de Organización y Métodos siempre ha tenido la finalidad de asesorar

a los órganos o direcciones sobre cómo mejorar los procedimientos para reducir
los costos y evitar los esfuerzos innecesarios en las actividades que se realicen
dentro de la empresa.

El analista, que es la persona que trabaja en la división de Organización y

Métodos se encarga de recopilar toda la información necesaria para poder evaluar
las deficiencias que se encuentran en los procesos y métodos actuales de cada
función y actividad que se realiza y con dicha información obtener el diagnostico
actual de la empresa para tomar la decisión sobre la técnica o la metodología que
se va a utilizar para encontrar las posibles soluciones a dichas deficiencias y poder
presentar un informe final a la gerencia de la empresa y que esta misma ponga en

ii
marcha las recomendaciones y de seguimiento al arduo trabajo que realizó la
división junto con el analista de la misma.

iii
 ÍNDICE

RESUMEN.................................................................................................................ii

ÍNDICE......................................................................................................................iv

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................5

OBJETIVOS...............................................................................................................6
CAPÍTULO I
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

1.1.La Organización...................................................................................................8

1.2.Los Métodos........................................................................................................8

1.3.Importancia de la Aplicación de Organización y Métodos en las

Organizaciones..........................................................................................................9

1.4.Antecedentes a Nivel Mundial...........................................................................10

1.5.Existencia y Evolución de la Unidad de Organización y Métodos....................12

1.5.1.Ubicación de la Unidad dentro de la Organización y su estructura interna...12

1.5.2.El perfil del Analista de Organización y Métodos...........................................13

1.6.Instrumentos de Organización y Métodos.........................................................13

1.6.1.Representaciones Graficas............................................................................14

1.6.1.1.Organigramas..............................................................................................14

1.6.1.2.Flujogramas.................................................................................................16

1.6.1.3.Diagrama de Grantt.....................................................................................17

1.6.1.4.Cuadro de distribución del Trabajo.............................................................17

1.6.1.5.Matriz de Riesgos y Controles.....................................................................18

1.6.2.Manuales........................................................................................................19

1.6.3.Formularios.....................................................................................................21
iv
1.6.3.1.Formularios Pre-Impresos...........................................................................23

1.6.3.2.Formularios Electrónicos.............................................................................23

1.7.Estudios de Organización y Métodos................................................................24

1.7.1.Diagnóstico de la Empresa.............................................................................24

1.7.2.Auditoría Administrativa..................................................................................25

1.7.2.1.Tipos de Auditoría Administrativa................................................................26

1.7.2.2.Metodología de una Auditoría Administrativa..............................................26

1.7.3.Planificación del estudio.................................................................................27

1.7.3.1.Recopilación de información.......................................................................28

1.7.3.2.Análisis de la información............................................................................30

1.7.3.3.Elaboración y presentación del informe final...............................................30

1.7.3.4.Implementación y seguimiento....................................................................32

CONCLUSIÓN.........................................................................................................36

RECOMENDACIONES............................................................................................37

LITERATURA CONSULTADA.................................................................................38

v
 INTRODUCCIÓN

En cada empresa existen lineamentos que son fundamentales para llegar al éxito
o al fracaso, estos son la Organización y los Procedimientos Administrativos que
se realizan para poder llevar a cabo las operaciones necesarias que tienen en
constante movimiento a la empresa.

Para poner en marcha los lineamientos mencionados se han desarrollado técnicas

que requieren de especialistas que orienten a la administración de la empresa y
así obtener resultados eficientes y eficaces en la realización de las actividades que
nos llevan al cumplimiento de los objetivos establecidos con anterioridad. Dicha
técnica se llama Organización y Métodos.

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia

y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es
incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios
técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos,
métodos y sistemas de trabajo.

El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa, el

cual comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que
se encuentran establecidos dentro de la empresa, de los que destacan objetivos,
políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, entre otros.

Del análisis de dichos elementos administrativos debe surgir una propuesta para la
optimización de los recursos y puede emplearse desde la simplificación de
trámites hasta la reforma total de la organización. Dicha propuesta surge después
de haber realizado los estudios necesarios a los procedimientos que se utilizan
dentro de la empresa para tratar de hacerlos más sencillos y efectivos, reducir
costos y esfuerzos innecesarios y lograr la simplificación en el trabajo

Organización y Métodos, surge con un criterio de eficiencia y eficacia en el uso de

los recursos, a fin de racionalizar gastos en las áreas de la empresa, orientándose
hacia la Productividad y la Calidad Total.
 OBJETIVOS

Objetivos Generales:

 Maximizar el uso de los recursos de la institución para el logro de metas,

políticas y objetivos de esta y así lograr un servicio eficiente tanto hacía los
usuarios internos como externos.
 Contribuir al mejoramiento administrativo de la empresa, asesorando a sus
funcionarios y empleados en todos aquellos aspectos de organización y
procedimientos que permitan elevar de manera sistemática y permanente,
la eficacia de la empresa.

Objetivos Específicos:

 La correcta organización de los recursos materiales.

 Disminuir gastos generales.
 CAPÍTULO I
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
1.1. La Organización1

Se hace indispensable en toda empresa desde el momento en que surge la

necesidad de administrar los recursos, que en una empresa se pueden identificar
como: Físicos, técnicos o tecnológicos, financieros o económicos, humanos,
legales o normativos, se presenta el problema de determinar quién los va a
combinar; a quién corresponde asignarlos a los diversos programas de la
empresa; cómo se van a interrelacionar para lograr su óptimo rendimiento; en qué
forma se van a emplear, con el fin de que no permanezcan ociosos y, en fin, qué
decisiones se van a tomar con relación a ellos, con quién y en qué momento.

Es una función administrativa que consiste en ordenar y agrupar los recursos que
se deben aplicar para determinar el grado de eficacia y rentabilidad del servicio o
actividad, así como su facultad de adaptación al medio externo.

La organización empresarial se concibe para hacer algo, para alcanzar metas de

manera eficiente.

1.2. Los Métodos

El método es un orden que debe imponer a los diferentes procesos necesarios

para lograr un fin dado o resultados. En la ciencia se entiende por  método,
conjunto de procesos que el hombre debe emprender en la investigación y
demostración de la verdad.

1
Universidad Nacional Abierta a Distancia-UNAD-Escuela de Ciencias Administrativas,
Contables, Económicas y de Negocios. Módulo del Curso Académico: Organización y
Métodos. Bogotá Colombia. Editorial Universitaria, 2007.
 9

1.3. Importancia de la Aplicación de Organización y Métodos en las

Organizaciones2

Las organizaciones experimentan influencias del exterior de esta, ya sea a

partir de clientes, proveedores o competidores. Las características del
mercado donde se inserte condicionarán su ritmo de vida e impactarán en
la toma de decisiones. Citando las palabras de Miguel Penengo: “El marco
socioeconómico en el que actúa la empresa, el incremento de sus
actividades comerciales y la complejidad de la naturaleza humana de los
integrantes de esta, son algunas de las variables que determinan la
dinámica empresarial. Ejemplos como el cambio en los gustos de los
consumidores que hacen variar el diseño de los productos, la modificación
en las políticas crediticias de las fuentes de financiamiento que obligan a
establecer nuevas estrategias financieras, la innovación tecnológica que
hará variar los métodos de producción o administrativos, permiten
visualizar claramente lo expresado”.

Estamos viviendo una realidad mundial de cambios vertiginosos a nivel

económico y financiero. Más aún, en muchos casos, de magnitud
impredecible para el economista más experimentado. La velocidad con que
los acontecimientos se suceden y las noticias se propagan, era impensable
en otros tiempos.

La increíble escalada en los precios de las materias primas en el año 2007

y su abrupta caída al año siguiente, también es una muestra de lo
mencionado. Pero, si nos referimos al caso más extremo, el impago de los
créditos hipotecarios de alto riesgo otorgados en Estados Unidos fue lo que
desencadenó, hacia fines del 2008, una crisis mundial, la que se inició con
la quiebra de varias instituciones y luego se propagó al resto de los
sectores de las economías desarrolladas; crisis que, para muchos
2
Diego del Castillo, Ana Victoria Martínez, Dallyana Plá. Organización y Métodos y su
aplicación en una Institución Financiera Privada. Trabajo de Investigación Monográfico para la
obtención del título de
Contador Público (Plan 90). Facultad de Ciencias Económicas y de Administración : Universidad
de la República Oriental del Uruguay, 2009.
 10

Analistas, es la más grande de la historia, incluso más severa que la de

1929. Estos acontecimientos dejan muy en claro que el cambio llega, nos
impacta de una u otra manera y no se hace esperar.

Este dinamismo internacional, afecta a nuestra economía nacional e

implica la toma de decisiones, tanto a nivel institucional como de los
individuos en particular. Las empresas deben reaccionar frente a ello y
adaptar su estructura organizativa y los procesos existentes para enfrentar
las nuevas condiciones.

El departamento de Organización y Métodos está al servicio de la

Organización, para que ésta pueda acompasar las nuevas circunstancias
en tiempo y forma. Esta unidad es parte del complejo engranaje de una
Organización, pero es una pieza fundamental a la hora de analizar y revisar
formas novedosas de hacer mejor el trabajo. A su vez, debe contemplar los
requerimientos de los reguladores y de la Dirección de la empresa, sin
desatender las necesidades de los clientes.

El tamaño y la complejidad de la Organización son dos elementos que

determinan la existencia o no de dicha unidad. Asimismo, la función de
Organización y Métodos debe cumplir con la ecuación de costo/ beneficio,
al igual que los demás departamentos dentro de la Organización. Nos
referimos al hecho de que el beneficio de contar con este departamento y
teniendo en cuenta los problemas que sea capaz de atender y resolver,
deben ser necesariamente mayor al costo de tener este departamento
activo (considerando gastos tales como: sueldos de los empleados, cargas
sociales, materiales, equipamiento y consumos varios).

Es por eso, que generalmente este departamento se encuen tra

inmerso en organizaciones de tamaño considerable, donde es necesario
contar con él para resolver ciertos asuntos, que otro departamento o grupo
de individuos no podría lograr sin dedicarse exclusivamente a ello.

1.4. Antecedentes a Nivel Mundial

 11

En Gran Bretaña, durante las primeras décadas del siglo pasado, su

gobierno recomendó la creación de una división especial dependiente del
Tesoro, cuyo cometido era la investigación de asuntos relacionados con la
administración y los métodos de trabajo. Pero esta unidad comenzó a
desarrollar programas integrales de Organización y Métodos luego de la
Segunda Guerra Mundial. En base al éxito obtenido, los diferentes
ministerios fueron incorporando unidades estables de Organización y
Métodos en sus distintas dependencias. Con el paso del tiempo, a la
iniciativa de Inglaterra se fueron sumando otros países del mundo
desarrollado como Estados Unidos, Francia, Canadá, entre otros.

A nivel de América Latina, el origen de la aplicación de técnicas de

Organización y Métodos se remonta al año 1950 con el desarrollo de las
economías y la aplicación de nuevas y más sofisticadas tecnologías.

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los

evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes
de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para
sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

En la actualidad en la mayoría de las empresas han sido creadas unidades

de organización y métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; organización y métodos es uno de los términos que integran
la labor general de la racionalización.

Sobre la teoría de organización y métodos se manifiesta que es “una forma

de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y
como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de
esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados.

Organización y Métodos estudia los problemas de estructura y

funcionamiento de la administración, cumpliendo como función en
aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y los
 12

métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una

unidad de organización y métodos es asegurar el máximo de eficiencia en
los procesos administrativos, y mediante la aplicación adecuada de
métodos científicos de organización conseguir economías en el costo de la
producción y en la utilización de mano de obra.

1.5. Existencia y Evolución de la Unidad de Organización y Métodos

Desde su origen, en las grandes organizaciones que formaron parte de la

Revolución Industrial, Organización y Métodos siempre fue una herramienta
cuya finalidad es aconsejar sobre cómo mejorar los procesos, buscando
reducir los costos, sin dañar la estructura de la empresa y evitando
aumentar los esfuerzos innecesarios.

Taylor es considerado el pionero del desarrollo de las técnicas

administrativas apoyadas en su “Administración Científica”, que fue la base
de las técnicas de Organización y Métodos.

1.5.1. Ubicación de la Unidad dentro de la Organización y su estructura

interna

Realizar el diseño organizacional o departamentalización, es una etapa por

la cual se deberá transitar, ya que con ella se podrá cumplir con los
objetivos de la Organización. La estructura organizacional servirá como
sustento donde apoyar todas las tareas, actividades e interconexiones entre
los actores internos y externos de la misma.

Por naturaleza la unidad de Organización y Métodos cumple con una

función de apoyo o línea-staff, en particular con una función de asesoría, ya
que el objetivo es pensar, planear, recomendar, sugerir y asesorar a los
órganos de línea que son los encargados de decidir, hacer y mandar.

Esto implica que las recomendaciones que realice no obligan al Directorio o

Gerente General. Éste tiene la potestad para aceptarlas o rechazarlas. Pero
 13

una vez aceptadas, dichas sugerencias deberán ser cumplidas

obligatoriamente por toda la Organización.

La ubicación jerárquica adoptada, determina una manera particular de

visualizar a la Organización, y afecta en la forma que se realizarán las
tareas.

En cuanto a su estructura interna la unidad de Organización y Métodos

estará condicionada por diferentes variables, tales como el tamaño de la
Organización, la fase del ciclo de vida en que ésta se encuentre y la
demanda de trabajos de racionalización que se le plantee.

1.5.2. El perfil del Analista de Organización y Métodos

Al funcionario que trabaja en el sector de Organización y Métodos se lo

conoce como Analista de Organización y Métodos. Éste se encarga de
recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones
alternativas a problemas, así como asesorar en la implementación de las
modificaciones propuestas. El Analista puede ser un técnico o profesional y
requiere de determinados conocimientos.

El puesto de Analista tiene un aspecto particular, ya que el mismo se

enfrenta diariamente a desafíos que le imponen las tareas que debe realizar
y a determinados obstáculos que deberá superar para poder cumplir con su
trabajo de manera exitosa.

En el desempeño de su puesto, el Analista tendrá ocasión de ponerse en

contacto con funcionarios de todas las categorías, y cuanto más estrecho
sea ese contacto, mejores serán los resultados. La eficacia de su trabajo
dependerá del grado de colaboración que consiga de estos últimos.

Es fundamental que la Organización comprenda que la tarea del Analista

tiene como finalidad el mejorar el trabajo, y no el descubrir deficiencias. Una
vez que este punto está claro, la colaboración de los involucrados será
completamente diferente.
 14

1.6. Instrumentos de Organización y Métodos

Cualquiera sea la técnica o metodología utilizada por los Analistas de

Organización y Métodos, ésta debe estar sustentada mediante la creación
y/o utilización de diversos tipos de herramientas auxiliares. En estos casos,
las herramientas son elementos gráficos o narrativos que respaldan las
investigaciones operativas realizadas por los Analistas de Organización y
Métodos.

A continuación, describimos las principales herramientas separándolas en

tres agrupaciones: representaciones gráficas, manuales y formularios.

1.6.1. Representaciones Graficas

1.6.1.1. Organigramas

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de

una Institución o de una de sus áreas o unidades, en la que se muestran las
relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen, los niveles
de jerarquía, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones quien lo
ocupa y las principales funciones que desarrollan.

Los organigramas son instrumentos útiles para la Organización, puesto que

nos proporcionan una imagen formal de la misma, facilitando el
conocimiento de esta y constituyendo una fuente de consulta oficial.

El uso de este instrumento proporciona una serie de ventajas entre las que
podemos mencionar las siguientes:

 A simple vista, permite visualizar la estructura general y las relaciones de

trabajo en la Organización de forma más clara y esquemática de lo que
podría lograrse mediante un extenso documento narrativo.
 Obliga a sus autores a ejercitar su poder de síntesis.
 Sirve como medio de información al público acerca de las relaciones de
trabajo dentro de la Organización.
 15

Por otro lado, podemos señalar como una desventaja el hecho de que,
dado que el organigrama muestra los niveles jerárquicos, en algunos casos
esto puede llevar a que determinadas personas se sientan superiores o
inferiores a otras en función de esta representación gráfica, lo cual
perjudica el trabajo en equipo.

Asimismo, los organigramas presentan una serie de limitaciones las cuales

detallamos a continuación:

 Omiten representar las relaciones informales dado que únicamente

muestran las relaciones de autoridad formal.
 Debido al dinamismo en la vida de las organizaciones, frecuentemente los
organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o
solían ser, y no cómo son en realidad. Esta herramienta debe ser
continuamente revisada y actualizada para representar fielmente la realidad
de la Organización.

Algunas de las consideraciones que se deben tener en cuenta a la hora de

confeccionar un organigrama son:

 Deben ser claros.

 No contener un número excesivo de cuadros.
 Deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea
que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con
una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la
persona que lo ocupa.
 incluir principalmente los siguientes datos:
o Fecha de elaboración.
o Referencias acerca de líneas y símbolos especiales.

Existen diversos tipos de organigramas. A continuación, señalamos los de

mayor uso:
 16

a) Organigrama por funciones: La división se realiza basándose en las

funciones que cada departamento realiza, a modo de ejemplo podemos
mencionar: Compras, Ventas, Administración, Marketing, Contabilidad,
Recursos Humanos. Es la división más común y de mayor generalización
entre las empresas de nuestro país.
b) Organigrama por área geográfica: En este caso la división se realiza
basándose en las divisiones que existen en la Organización en función del
área geográfica a la cual pertenece. Es aplicable en los casos en que las
diferentes regiones realmente requieran una atención particular por las
distancias o atomicidad del mercado en cuestión. Por ejemplo, una
empresa puede estar dividida entre los diferentes departamentos de un
país, los barrios de una ciudad y/o agrupaciones de estos sectores.
c) Organigrama por productos: Las empresas que disponen de líneas de
productos muy diferentes y que requieren tratamientos diferentes relativos a
su producción, comercialización y/o distribución, pueden optar por utilizar
un formato de organigrama en el cual la división de su estructura se base
en las diferentes líneas de productos que dispone la Organización. A modo
de ejemplo, una empresa que comercialice productos alimenticios y de
limpieza podría dividirse entre estos dos sectores para luego dentro de
cada uno organizar los diferentes sectores que correspondan de acuerdo
con las funciones que se desempeñen.

d) Organigrama por procesos: Esta división aplica por lo general dentro de

un mismo departamento debido a que la división se realiza considerando
los diferentes procesos que se realizan dentro de una misma función. A
modo de ejemplo podemos mencionar que dentro del sector Producción, la
división por procesos podría incluir los procesos de fundición, laminación,
extrusión.

1.6.1.2. Flujogramas

Los Flujogramas son la representación gráfica de los procedimientos, son

una expresión sintética y visual de éstos. Representan una secuencia de
 17

operaciones en determinado circuito, incorporando sus elementos

componentes y la ubicación geográfica y funcional del mismo.

Esta herramienta permite gráficamente:

 Establecer un claro entendimiento del procesamiento de los procedimientos

utilizados.
 Detectar más fácilmente las deficiencias del circuito, debilidad o ausencia
de controles necesarios.
 Asistir en la identificación de riesgos.
 Identificar duplicación de trabajo.
 Detectar fallas en el relevamiento de procesos.

Para ser completo, un flujograma debería identificar las fuentes de cada tipo
significativo de transacción. Asimismo, debería ser claro en definir como las
transacciones son: iniciadas, autorizadas, registradas, procesadas y
reportadas.

1.6.1.3. Diagrama de Grantt

Es una gráfica que muestra el cronograma de las etapas que componen un

proyecto. El gráfico se forma con un conjunto de barras horizontales las
cuales representan las diferentes etapas que constituyen el proyecto. La
longitud de cada una es directamente proporcional al tiempo requerido para
ejecutarla. El objetivo de este gráfico es el de poder planificar el proyecto,
realizar un seguimiento del cronograma de este y verificar su cumplimiento.

Es recomendable enlazar las tareas indicando cuáles son predecesoras de

cuáles, de forma de ver cuáles tareas se deben cumplir para poder
comenzar otras. De esta forma también es posible visualizar como afecta el
atraso en el cronograma de una tarea a otra y al proyecto en general.

1.6.1.4. Cuadro de distribución del Trabajo

 18

Es la representación gráfica del conjunto de actividades y tareas que se

realizan en una Unidad en un momento determinado.

El Cuadro de Distribución del Trabajo o de Reparto de Tareas nos muestra

en forma esquemática y sistematizada toda la información obtenida
mediante la Lista de Actividades y las Listas de Tareas correspondientes a
cada puesto de trabajo. Este cuadro permite conocer la naturaleza y razón
de ser de cada tarea, el grado de participación de los funcionarios que las
realizan y el volumen de trabajo, razonable o no, que representan.

Este cuadro adquiere mayor relevancia en procesos complejos y por lo

general en procesos de tipo industrial. Su utilización no es frecuente en
procesos administrativos.

En el cuadro se debe dejar establecido quien es el responsable de ejecutar

la tarea, la tarea que debe ejecutar y si se tienen datos el tiempo que
implica el desarrollo de esta.

El mismo contiene los siguientes datos:

 Fecha de elaboración.
 Identificación de la unidad a la cual se refiere.
 Identificación de quien lo confeccionó.
 Ciclo al que se refieren las tareas.
 Especificar si la distribución representada es la actual o si nos referimos a
una propuesta.
 Incluir una columna con las actividades y tiempos totales de dedicación a
cada una, la cual debe ser fiel reflejo de la Lista de Actividades.

 Incluir columnas para cada puesto de trabajo especificando las tareas y

tiempos de dedicación parcial estimados.

1.6.1.5. Matriz de Riesgos y Controles

 19

La matriz de riesgos y controles es una planilla que se debe generar para

cada proceso y en la cual se establecen por un lado los controles que se
realizan en el proceso y por otro todos los riesgos que existen en el mismo.

Luego se deben cruzar los controles con los riesgos indicando qué
controles mitigan cada riesgo. En general esta tarea se realiza mediante
una planilla en la que en una columna se establecen los controles mientras
que, en una fila superior, se establecen los riesgos, luego se marca
mediante una cruz los controles que mitigan cada riesgo.

De esta forma podemos analizar gráfica y claramente si todos los riesgos

están suficientemente cubiertos por los controles existentes, si existen
controles innecesarios porque no mitigan ningún riesgo, si existen riesgos
que no son mitigados por ningún control y cuáles controles son
fundamentales debido a la gran cantidad de riegos que mitigan y por lo
tanto se requiere que los mismos sean testeados periódicamente para
asegurarse su correcto funcionamiento.

1.6.2. Manuales

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son, fundamentalmente, un instrumento de comunicación.

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos

de necesidades, puede calificarse a los manuales como un cuerpo
sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de una Organización y los procedimientos a
través de los cuáles esas actividades son cumplidas.

Ventajas del uso de manuales en una Organización:

 20

 Permiten instruir y capacitar al personal nuevo, así como al personal

existente en caso de que hayan cambiado sus funciones.
 Ayudan a organizar las tareas y funciones de los empleados de un sector o
departamento en un documento disponible para su consulta en el momento
en que se entienda necesario.
 Colaboran con la ejecución uniforme de los procedimientos de la
Organización evitando que cada empleado realice sus tareas de acuerdo
con su criterio personal por causa del desconocimiento de las normas
vigentes. Esto evita la duplicidad de tareas y ayuda a detectar omisiones en
los procedimientos aplicados por el personal.
 Permite evaluar objetivamente las tareas realizadas por el empleado,
comparando las tareas realizadas por éste con respecto a sus
responsabilidades establecidas en el manual.
 Constituyen una recopilación de las funciones desarrolladas en la
Organización, así como de los responsables de su ejecución, formando un
documento que contiene todas las prácticas de esta.
 Facilita las labores de auditoría y la evaluación del control interno.
 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo, guiándolos en los pasos a seguir ante situaciones que
de no estar documentadas deberían ser analizadas y resueltas en cada
oportunidad.
 Colabora con la interrelación de los diferentes departamentos de la
Organización con el objetivo de logar una efectiva coordinación entre los
mismos, determinando las competencias y el alcance de las tareas de cada
uno.
 Constituye un elemento que sirve para incorporar las mejoras realizadas en
el tiempo a los procedimientos de la Organización que surgen del rediseño
de los procesos y/o de la solución de problemas detectados.
 Ayuda a la consecución de los objetivos de la Organización constituyendo
un apoyo a la Organización formal.
 21

Las organizaciones que no utilizan manuales comunican sus instrucciones

a través de comunicados internos lo cual dificulta conocer el total de
disposiciones registradas a través de este medio, así como el poder ubicar
rápidamente determinada instrucción.

Limitaciones y desventajas de los manuales:

 Algunas organizaciones de pequeño tamaño consideran que es innecesaria

su aplicación debido a que la comunicación entre su personal es muy fluida
y el volumen de tareas es reducido.
 La confección y documentación de los manuales puede representar costos
elevados que muchas empresas no están dispuestas a asumir, además del
tiempo que podría requerir.
 En determinadas organizaciones, existe la idea de que el documentar los
procedimientos puede conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de
las operaciones.
 Representan aspectos formales de la Organización sin incorporar los
aspectos informales que existen.
 El nivel de síntesis o detalle de un manual es un aspecto difícil de
determinar. Los manuales no deberían ser extremadamente sintéticos para
no perder vigencia ante un pequeño cambio en el procedimiento, ni
demasiado genéricos como para no poder ser seguidos por personas que
desconocen la operativa.
 Los manuales deben ser actualizados periódicamente para no perder
vigencia ni efectividad.

 Dependiendo del nivel de detalle de un manual y los cambios que se

produzcan en la Organización, los costos de mantenimiento de estos
pueden ser elevados y difíciles de costear.

1.6.3. Formularios
 22

Una de las principales tareas del Departamento de Organización y Métodos

es el análisis, diseño y control de formularios, ya que los mismos
constituyen los elementos en los cuales se plasma el sistema de
información de las instituciones. Estos son la materialización de la
comunicación tradicional en las empresas.

Según la definición de Lardent et al, un formulario “es el elemento base

insustituible de las operaciones de informaciones formales existentes dentro
y fuera de una Organización, es decir es la materialización de las
comunicaciones internas y externas de una Organización”.

Son un elemento base, debido a que un procedimiento sin formularios tiene

poca probabilidad de lograr el éxito. Esto es así ya que no quedaría
evidencia de las tareas y/o controles realizados con respecto a determinado
procedimiento. Por ejemplo, si un funcionario debe realizar un control de
firmas de un cliente y lo realiza, pero no queda evidencia de ello, el
mencionado control no tiene validez porque no puede demostrarse si
realmente se realizó.

Toda Organización debe contar con una metodología de análisis, diseño y

control de formularios para evitar los problemas que surgen a consecuencia
de la creación informal de los mismos. Algunas consideraciones para
tenerse en cuenta al momento de desarrollar la metodología de análisis,
diseño y control de formularios son:

 Departamentos de la Organización que deben analizar y validar los

formularios. Por ejemplo, los formularios a entregar a los Clientes deben ser
validados por los departamentos de Legales y Marketing.
 Confección de formularios eficientes que faciliten su llenado e
interpretación. El concepto del campo debe ser lo suficientemente claro
para que el usuario identifique claramente con que dato debe ser
completado.
 23

 A la hora de crear un nuevo formulario, se deben analizar los existentes

para verificar que no existan otros cuya finalidad sea la misma o similar. En
determinados casos puede ser conveniente modificar un formulario
existente, de forma que el mismo cumpla la función por la cual fue creado y
contemple la nueva necesidad de información.
 Analizar y determinar la cantidad necesaria y suficiente de vías o copias
que debe tener cada documento. Se debe analizar el proceso para
garantizar que solamente los sectores que necesitan realmente recibir una
copia cuenten con ella. El exceso de copias provoca la destrucción de estas
lo cual trae aparejados costos económicos o el archivo innecesario de
documentación.
 Se debe realizar una revisión periódica de los formularios en uso, para
eliminar los formularios que han sido remplazados por otros o que ya no
son utilizados, comunicando estos cambios a los usuarios de estos.

Por lo tanto, es recomendable que las organizaciones cuenten con un

departamento encargado de estas tareas, lo que es una función natural del
departamento de Organización y Métodos por tener personal preparado y
capacitado en estas funciones.

Esto adquiere mayor importancia en organizaciones que prestan servicios,

ya que es en los formularios donde quedan plasmadas las transacciones
que se realizan.

En la actualidad consideramos que podemos diferenciar los formularios en

dos categorías, los formularios pre impresos y por otro los formularios
electrónicos.

1.6.3.1. Formularios Pre-Impresos

Estos formularios son los de uso más común. Se trata de formularios que
tienen su texto previamente impreso y únicamente se debe completar con
los datos del caso en cuestión, por ejemplo: el día y lugar de la operación,
datos del cliente, firma de este y autorizaciones correspondientes. El sector
 24

o departamento que los utilice tendrá que contar con el stock necesario de
los mismos para su uso habitual y realizar el pedido correspondiente a
Organización y Métodos cuando no cuenten con la cantidad suficiente.

Dichos formularios tienen, por lo general, numeración correlativa impresa.

Esta característica se debe a la importancia que su utilización representa
para el control interno que se pretenda tener sobre determinado proceso.

1.6.3.2. Formularios Electrónicos

En los últimos años han adquirido mucha importancia los formularios

electrónicos, debido fundamentalmente a su practicidad. Dichos formularios
se pueden consultar en cualquier momento, estando siempre a disposición
del usuario en un sitio web donde tiene acceso toda la Organización.
Tienen una búsqueda muy sencilla mediante palabras claves y luego
cuando se despliega en la pantalla, su llenado puede hacerse directamente
desde la PC y luego proceder a la impresión de este.

De esta manera nos olvidamos del hecho de tener que estar haciendo el
pedido de nuevos formularios y además se encuentran permanentemente
actualizados, ya que el departamento de Organización y Métodos se
encarga de publicarlos en el sitio cuando lo estima conveniente, ya sea
porque se trata de un formulario nuevo o de una modificación de uno ya
existente.

Por otro lado, también existen los formularios que se completan en la PC y

que directamente se graban en el sistema central de contabilidad y gestión
administrativa de la Institución. Esta variante de formularios electrónicos
permite, luego de ingresados todos los campos obligatorios, la consulta vía
sistema de cierta información, como ser: nombre del cliente, número de
cliente, documento y demás datos como dirección particular, laboral,
contractual y legal. De esta manera un funcionario que atiende al público
puede hacer el reconocimiento a un cliente o recabar datos que necesita,
 25

simplemente realizando una consulta en el sistema y si desea podrá

imprimirlo.

Estos formularios también permiten realizar modificaciones en los datos, los

cuales quedan automáticamente ingresados luego de la autorización por
parte de un superior.

Estudios de Organización y Métodos3

3
. “Diagnóstico de una empresa. ¿Por qué y para qué?” Autor: David Polo Moya. De: Madrid.
Para: Diagnóstico. De. Disponible en: https://www.gestionar-facil.com/diagnostico-de-una-empresa/
Consultado: 01 de abril de 2020.

Fuente: https: https://www.gestionar-facil.com/diagnostico-de-una-empresa/