PERLUN LTDA FECHA: 13/08/2020

FLUJOGRAMA PROCESO COMPRAS VERSIÓN: 1

FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES DOCUMENTOS OBSERVACIONES

1. El Director del proyecto debe enviar el formato Plan de Compras debidamente diligenciado al Director del Proyecto
El Formato Plan de Compras se debe elaborar con base
Gerente Técnico y Coordinador de Compras quienes remitiran el mismo a la Junta Directiva para su Gerente Técnico
Formato Plan de Compras en el presupuesto y programacion del proyecto
respectiva aprobación. Una vez este sea aprobado, el Coordinador de Compras iniciara la gestión de Coordinador de Compras
aprobado por la Junta Directiva.
compras. Junta Directiva

Esta solicitud se debe presentar como minimo con 3 dias

de anterioridad a la orden de pedido. Para realizar una
2. El Director del Proyecto o la persona encargada debe enviar la requisición mediante el formato Director del Proyecto o Persona
Formato Pedido de Materiales y/o Servicios solicitud de materiales y/o servicios, el solicitante debe
Pedido de Materiales y/o Servicios. Encargada
tener en cuenta los tiempos de fabricación, despacho y
transporte a la obra.

El Gerente Técnico aprueba la solicitud de pedido de

3 Dias
materiales y/o servicios y procede a enviar al
3. El Gerente Técnico aprueba la solicitud. Gerente Técnico Formato Pedido de Materiales y/o Servicios
Coordinador de Compras el APROBADO para iniciar el
proceso de compras.

•Formato Pedido de Materiales y/o Serivicios

4. Si el Proveedor es nuevo se debe seleccionar y evaluar el proveedor, registrar el proveedor y •Formato Selección de Proveedores
El formato Cuadro Comparativo debe contar con la
elaborar el cuadro comparativo donde se plasman las condiciones en cuanto precio, plazos de pago Coordinador de Compras •Formato Listado Mestro de Proveedores
aprobación del Gerente Técnico.
y calidad de los materiales. •Formato Registro Proveedor
•Formato Cuadro Comparativo y Evaluación de Proveedores

5. El Coordinador de Compras diligencia el formato Orden de Pedido y procede a enviarla al El formato Orden de pedido debe ir con la respectiva
Coordinador de Compras Formato Orden de Pedido
proveedor para el respectivo alistameinto de los materiales. aprobación del Gerente Técnico.

Los formatos deben quedar suscritos y legibles.

•Formato Entradas y Salidas de Almacen El formato Reporte de inventario debe contar con la
6. El material que es entregado en almacen debe relacionarce en el Formato Reporte de Inventario.
Almacenista o Persona Encargada •Formato Reporte de Inventario firma del Almacenista o persona encargada.
Si el material es entregado directamente en obra, se diligencia el formato Remisión.
•Formato Remisión EL formato Remisión debe contar con la firma y nombre
legible de la persona que recibe el material en obra.

•Factura del Proveedor

7. El proveedor hace entrega de la factura al área de Compras. Esta se debe radicar unicamente en La factura se debe radicar unicamente en la Oficina
Coordinador de Compras •Formato Orden de Pedido
la oficina principal junto con la remisión y orden de pedido. Principal de PERLUN LTDA.
•Formato Remisión

•Factura del Proveedor El Coordinador de Compras debe garantizar que el

•Formato Orden de Pedido precio, la cantidad y la calidad de los materiales,
•Formato Remisión productos o servicio, correspondan a la solicitud
8. El Coordinador de Compras verificara la factura con los respectivos anexos, dara visto bueno a la
Coordinador de compras •Formato Entradas y Salidas de Almacen o Formato Reporte de entregada por el Director de Obra o la Persona
misma y procedera a entregarla al área de contabilidad.
Inventario. Encargada.
NOTA: El formato Reporte de Inventario aplica cuando el La factura debe contar con el visto bueno del
material o producto queda en stock en algun almacen. Coordinador de Compras.

•Factura del Proveedor

•Formato Orden de Pedido
•Formato Remisión El comprobante de egreso debe contar con el visto
9. El área de contabilidad contabiliza la factura y genera el respectivo soporte. Contabilidad
•Formato Reporte de Inventario bueno del Contador.
•Comprobante de Egreso
•Aprobación de compra
•Factura del Proveedor
•Formato Orden de Pedido
10. La Gerencia Técnica y la Gerencia Administrativa dan visto bueno a la factura con sus respectivos Gerente Técnico
•Formato Remisión
soportes y aprueban el pago de la misma. Gerente Administrativo
•Formato Reporte de Inventario
•Comprobante de Egreso

Los pagos NO se ralizaran de manera parcial. La Gerencia

•Soporte de Transferencia Electronica o Comprobante de Egreso ha definido que los dias VIERNES en la jornada tarde se
11. El área de contabilidad realiza el pago. Contabilidad
Cheque efecturan los pagos correspondientes a las ordenes
autorizadas de la semana.