SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE AUDITORIAS

CODIGO: SGC-PR-05 VERSIÓN: 03 FECHA: 2017-01-11

1. OBJETIVO

Establecer un mecanismo de control para evaluar la conformidad del Sistema Integral de Gestión con los requisitos
normativos, legales, corporativos y otros aplicables a la organización, así como su implementación, mantenimiento y mejora.
De igual formar evaluar la conformidad del Sistema de Gestión del Laboratorio de Ensayo y calibración bajo los lineamientos
de la Norma ISO IEC 17025 y del Organismo de Inspección Técnica con respecto a la Norma ISO IEC 17020.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la gestión de las auditorías internas, y de primera parte contratada con empresas externas,
realizadas en CAM Colombia Multiservicios S.A.S. y de segunda parte realizada a los proveedores de la compañía. Abarca
desde la planificación de la realización de las auditorias hasta el seguimiento de resultados de las mismas.

3. CRITERIOS O CONDICIONES GENERALES

Las auditorías son controladas y administradas en CAM QUALITY, en la carpeta de cada proceso, en la ruta:
http://200.54.234.108/Colombia/camquality/sig/Documentos

Al interior de estas carpetas se organizarán subcarpetas nombradas de acuerdo al tipo de auditoría, así: Primera Parte,
Segunda Parte y Tercera parte, ellas contienen los planes, listas de chequeo e informes de auditorías realizadas. Los planes
de acción elaborados para cerrar no conformidades y/u observaciones resultantes de las auditorías será documentados y
verificados en su eficacia, mediante el registro de SEGUIMIENTO Y CONTROL ACCIONES DE MEJORA Y
CORRECTIVAS (SGC-PR-03-RG-01).

Para el caso de los laboratorios de ensayo y calibración y del organismo de inspección técnica, los informes de resultado de
todas las auditorías internas y externas serán publicados en la plataforma documental CAMQUALITY a partir de la fecha.

Con el propósito de asegurar la objetividad e imparcialidad durante las auditorias se tendrán en cuenta los siguientes
principios:

Conducta ética - En auditoría son esenciales la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción.

Presentación justa - La obligación de informar verazmente y con exactitud los obstáculos significativos, los
aspectos no resueltos y los hallazgos de la auditoría.

Debido cuidado profesional - La aplicación de diligencia y juicio en la auditoría teniendo en cuenta la

importancia de la tarea y la confianza depositada por los clientes de la auditoría y las partes interesadas.

Independencia - Los auditores deben ser independientes de la actividad auditada, no estar parcializados ni
tener conflictos de intereses. Implica mantener un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditoría.

Evidencia - La evidencia de la auditoría es verificable, se basa en muestras de información disponible. Los

hallazgos y conclusiones se basarán solamente en evidencias.

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3.1. AUDITORIAS INTERNAS

Son aquellas realizadas a los procesos de la Compañía por parte de auditores internos de CAM Colombia Multiservicios
S.A.S, o en su nombre, para verificar que el Sistema Integral de Gestión:

 Es conforme con las disposiciones planificadas e incluyendo los requisitos de las versiones vigentes de las normas NTC-
ISO- 9001, NTC-ISO 14001, NTC-OHSAS 18001, ISO-IEC 17025, ISO-IEC 17020, evaluación técnica del Registro
Unificado de Contratistas (RUC), los requisitos legales, contractuales, corporativos y otros aplicables.

 Ha sido planificado, mantenido y mejorado en forma apropiada.

Todos los procesos de la compañía deben ser auditados por lo menos una vez al año y dependiendo de la criticidad e
importancia que presenten en sus actividades. Para el caso de Organismo de Inspección Técnica y Laboratorio Ensayo y
calibración se realizará una vez cada 12 meses. La programación de auditorías anuales se realizará teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:

 Prioridades de la dirección expresas en las directrices estratégicas.

 Resultados de las auditorias previas.
 Riesgos para la compañía.
 Solicitudes de la alta dirección.
 Necesidades del cliente (quejas, reclamos y otros).
 Cambios normativos o reglamentarios.

Para el caso de Organismo de Inspección, Laboratorio de Ensayo y Calibración el programa de auditorías debe considerar
el atestiguamiento de pruebas, para todos los elementos del sistema incluidas las actividades del alcance de acreditación
(ensayos, calibraciones, inspecciones, etc).

El programa anual de auditorías podrá ser modificado cuando: por solicitud de los Gerentes de la compañía o
representantes del SIG ante la alta dirección, se hayan producido cambios significativos en el sistema o se deban realizar
ajustes para su adecuada ejecución y cuando amerite de acuerdo a resultados en la valoración de riesgos de la compañía.

Si el jefe o líder de proceso que se auditará solicita la verificación de algún aspecto en particular, esto se registrará en el
campo “alcance especial” del formulario plan de auditoría.

Los procesos que estén siendo parte de una reingeniería serán auditados en un plazo no mayor a un año una vez finalizada
la misma.

Para este tipo de auditorías, se podrá contar con auditores internos o externos para la realización de las mismas, su
selección seguirá los lineamientos establecidos en el Instructivo para la calificación de auditores (SGC-IN-02).

3.2. AUDITORIAS DE SEGUNDA PARTE

Para la aplicación del presente procedimiento se contemplan las siguientes auditorías de segunda parte:

a. Ejecutadas por CAM Colombia Multiservicios S.A.S:

Aquellas realizadas por auditores de CAM Colombia Multiservicios S.A.S o en su nombre, a las empresas contratistas y
colaboradoras en el marco de la evaluación de proveedores definida en la guía para la evaluación de desempeño de
proveedores (AP-GU-01).

En la ejecución de auditorías a contratistas se aplica la lista de chequeo para proveedores y contratistas (AP-GU-01-RG-
01).

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE REGISTROS
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DE ACTIVIDAD GENERADOS
1. Definir el programa de auditorías a ejecutar indicando los criterios y requisitos
a tener en cuenta, el equipo auditor y la programación. Esta actividad debe
asegurar que se cubra el alcance del sistema (procesos y requisitos).
Programa
2. Para asignar el código de auditoría se debe tener la siguiente nomenclatura: general de
1. Elaboración AAAA-T-NN.
del Especialista auditorías
AAAA: Cuatro dígitos de año SGC-PR-05-RG-
programa Excelencia T: Tipo de auditoría (Primera parte 1, segunda parte 2 (por cam A,
anual de Operacional 03
NN: Consecutivo de la auditoría por año.
auditorias Correo
3. El Especialista de Excelencia operacional debe comunicar al personal de la
compañía el programa de auditoria Interno. Electrónico

4. El Especialista de Excelencia operacional enviará un correo al Auditor Guía

asignado informándole sobre la programación de la auditoría
1. Elaborar Plan de Auditoria especificando, criterios, objetivo y alcance de Plan de auditoría
auditoria correspondiente al respectivo proceso
SGC-PR-05-RG-
2. Preparar la auditoria, teniendo en cuenta los requisitos exigidos por las 04
normas ISO-IEC 17025, ISO-IEC 17020 (proyectos que aplique) ISO 9001,
Equipo auditor 14001, OHSAS 18001, RUC, los requisitos legales, contractuales,
corporativos y otros aplicables.
2. Elaboración Correo
3. Notificar por correo electrónico al proceso auditado y al Excelencia electrónico
plan de
operacional el plan de la auditoría con dos semanas de anticipación a la
auditoria
fecha programada.
Correo
Especialista electrónico Plan
Excelencia 1. Verificar que el plan de auditoría contemple todo lo necesario y sea acorde de Auditoría
Operacional con el objetivo de la auditoría. aceptado o
Rechazado
1. Preparar la auditoria con base en los criterios definidos en el Programa
general de auditorías (SGC-PR-05-RG-03) y teniendo en cuenta los Lista de
3. Preparación
resultados de auditorías previas. chequeo
de la Equipo auditor
SGC-PR-05-RG-
auditoria 2. Elaborar la lista de chequeo, la cual servirá como guía para conducir la 01
auditoria.
1. Realizar reunión de apertura entre el equipo auditor y el proceso a auditar,
abarcando los siguientes puntos:
 Presentación del equipo auditor.
 Revisión de los objetivos, alcance y criterios de la auditoria.
 Presentación breve de los métodos y criterios que se emplearán para la
ejecución de la auditoria.
 Confirmación de la disponibilidad de los recursos que requiera el equipo Acta de Reunión
auditor. SG-MG-01-RG-
4. Ejecución  Confirmación de la fecha y hora de la reunión de cierre. 01
de la Equipo auditor  Aclaración de otras inquietudes que se tengan sobre el plan de la Lista de
auditoria. auditoria. chequeo
2. Recoger e identificar las evidencias de auditoría a través de entrevistas u SGC-PR-05-RG-
observación, examen de registros y visitas a las instalaciones. 01
3. Si en el curso de la auditoría se encuentra alguna no conformidad, tomar
nota de lo encontrado y la evidencia correspondiente.
4. Realizar reunión de Cierre, informando los resultados del proceso de
auditoria
1. Evaluar todos los resultados y evidencias de la auditoria para determinar los Informe de
5. Preparación
hallazgos de la misma, de acuerdo con el procedimiento de No auditoría SGC-
del informe Equipo auditor
conformidades, acciones correctivas y de mejora (SGC-PR-03). PR-05-RG-05
de auditoria
2. Realizar el informe de auditoría (SGC-PR-05-RG-05) donde quedan
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RESPONSABLE REGISTROS
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DE ACTIVIDAD GENERADOS
documentados los hallazgos generados, evidencias, aspectos a tener en
cuenta y las conclusiones (debilidades, fortalezas, cumplimiento del objetivo Acta de Reunión
de la auditoria y del proceso). SG-MG-01-RG-
01
Programa
general de
1. Verificar que la auditoría realizada cubra el alcance solicitado y la idoneidad auditorías
de los resultados reportados, según los criterios de la guía para evaluación SGC-PR-05-RG-
6. Evaluación Especialista de auditores (SGC-PR-05-RG-03) y actualizar el Programa general de 03
de la Excelencia auditorías (SGC-PR-05-RG-03). Correo
auditoria Operacional 2. Si el informe es aprobado se debe envíar un correo al auditor guía, al electrónico
responsable del área auditada y al representante del sistema de gestión ante Informe de
la alta dirección informando la publicación del informe en CAMQUALITY. Auditoría
publicado
CAMQUALITY
7. Realización 1. Presentar a cada Gerente los resultados de las auditorías realizadas a los Control de
Especialista
del informe procesos de su gestión. asistencia
Excelencia
de GHR-PR-03-RG-
Operacional
auditorias 07
1. Analizar y tratar los hallazgos se realizan según lo establecido en el
Seguimiento y
8. Tratamiento procedimiento de No conformidades, acciones correctivas y de mejora
Responsable del Control
de los (SGC-PR-03).
área auditada Acciones
hallazgos 2. Evaluar e implementar los aspectos a tener en cuenta reportados en el Preventivas y
generados informe de auditoría. Correctivas
de las Especialista SGC-PR-03-RG-
auditorias Excelencia 1. Hacer seguimiento de la implementación de los aspectos reportados por el
01
Operacional equipo auditor por medio de reuniones con los procesos.

5. REGISTROS GENERADOS

RESPONSABLE ALMACENAMIENTO Y TIEMPO DE DISPOSICIÓN

CÓDIGO NOMBRE PROTECCION
DE REGISTRO RECUPERACIÓN RETENCIÓN FINAL
SGC-PR-05-RG- Lista de Magnético: Restricción Contra
Equipo auditor Indefinido N.A
01 chequeo CAMQUALITY Escritura

SGC-PR-05-RG- Programa Excelencia Magnético: Restricción Contra ARCHIVO AÑO

general de Operacional 1 año
03 CAMQUALITY Escritura ANTERIOR
auditorías
SGC-PR-05-RG- Plan de Equipo auditor Magnético: Restricción Contra ARCHIVO AÑO
Indefinido
04 auditoría CAMQUALITY Escritura ANTERIOR
SGC-PR-05-RG- Informe de Equipo auditor Magnético: Restricción Contra ARCHIVO AÑO
Indefinido
05 auditoría CAMQUALITY Escritura ANTERIOR
GHR-PR-03-RG- Control de Excelencia Físico:Carpeta de Restricción contra Archivo muerto
1 año
07 asistencia Operacional auditorías del proceso escritura. (3 años)
Acta de Magnético:
Reunión CAMQUALITY
Excelencia Restricción contra ARCHIVO AÑO
SG-MG-01-RG-01 (Apertura y 1 año
Operacional escritura. ANTERIOR
Cierre de la Físico: Carpeta de
Auditoría). Auditorias del Proceso

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

SGC-PR-03 Procedimiento no conformidades, acciones correctivas y de mejora

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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE AUDITORIAS

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CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

SGC-IN-02 Instructivo para la Calificación de Auditores Internos
N.A. NTC-ISO 9001 Versión actual.
N.A. NTC-ISO 14001 Versión actual.
N.A. NTC-OHSAS 18001 Versión actual.
N.A. NTC-ISO-IEC 17020 Versión actual.
N.A. NTC-ISO-IEC 17025 Versión actual.
N.A. Registro único de contratistas – RUC

Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Profesional de Calidad Cargo:

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