CODIGO PR-10-01

GESTION DE CALIDAD VERSIO 01

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PROCEDIMIENTO 0 FECHA 11-10-2019
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1. OBJETIVO

Establecer las directrices para la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de PROYECT YOUR LIFE.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos internos que se generen y hagan parte del Sistema de Gestión
Integrado.

3. RESPONSABLES

Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad.

4. NORMAS

 Norma NTC-ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

 Norma NTC-ISO 9000:2015. Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y vocabulario.
 Norma NTC-ISO 10013: 2002 Directrices para la documentación del sistema de gestión de
calidad.

5. DEFINICIONES

5.1. ANEXOS

Son los documentos tales como tablas, gráficos, flujogramas, listados, guias o cualquier similar
que pueda ser parte de una actividad relacionada con el sistema de gestión de calidad o
cualquier otro proceso. Se iniciará su control con AX (ejemplo AX-01 Flujograma).

5.2. FORMATOS

Son los documentos realizados en cualquier procesador de palabras y/o hoja de cálculo, estos
se identifican con un código según se describe en el presente procedimiento. Se iniciará su
control con FR (ejemplo FR-01-01 Registro de inducción).
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5.3. INSTRUCTIVO

Es un documento que describe detalladamente la forma “cómo” debe ejecutarse una actividad o
tarea, para asegurar su realización. Se iniciará su control con IN.

5.4. PROCEDIMIENTO

Es un documento que describe la secuencia de pasos necesarios para estandarizar la correcta

ejecución de actividades de tipo administrativo o técnico. En general, un procedimiento define
“qué se debe hacer”, "quién lo debe hacer", “cuándo” y “en dónde” se debe hacer el registro de
lo realizado. Se iniciará su control con PR.

5.5. REGISTRO

Son los documentos en los cuales reposan los resultados de una actividad desarrollada,
diligenciando un formato de registro.

6. DESARROLLO

6.1 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

La estructura general de la documentación se ilustra en la siguiente imagen:

Tipo de Documento Documento

Caracterización
Documentos Gerenciales
Documentos de planeación
Planes
Programas
Procedimientos
Manuales
Documentos Descriptivos
Guías
Instructivos
Documentos de control Formatos

6.2 CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS

6.2.1 Títulos y subtítulos del texto.

En los títulos, cualquiera que sea su importancia, no se dejarán espacios entre letras ni se
utilizará subrayado, se seguirán las siguientes pautas:
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 Primer Nivel: Los títulos pertenecientes a este nivel, se escriben en mayúscula

sostenida, en negrilla, alineados a la izquierda con respecto a la hoja, con una
separación anterior de tres renglones y posterior de dos renglones.

Ejemplo:
8. PROCEDIMIENTO

 Segundo nivel: Los títulos pertenecientes a este nivel, se escriben en mayúscula

sostenida, al margen izquierdo de la hoja, numeración respectiva, con una separación
anterior de dos renglones y una separación posterior de un renglón.

Ejemplo:
1.1 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN

 Tercer Nivel: Los títulos pertenecientes a este nivel, se escriben en mayúscula inicial, al
margen izquierdo de la hoja, numeración respectiva y el texto continuará en el mismo
renglón.

Ejemplo:
1.1.1 Procedimientos:

6.2.2 Viñetas

El uso de viñetas es exclusivo para textos que conformen listas y para textos de carácter
explicativo, se entienden como títulos de cuarto nivel, utiliza el siguiente tipo de viñeta:

 Viñeta. Redonda y rellena.

Ejemplo:
 Segundo nivel

6.3 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN

Se deben tener en cuenta los siguientes elementos como mínimos en la presentación de un

documento:
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6.3.1. Procedimientos

 Lenguaje de edición. El lenguaje de edición que se utiliza en la elaboración de

documentos para el sistema de gestión de PROYECT YOUR LIFE es Microsoft Word o
cualquier otro lenguaje compatible.
 Tipo de letra: Arial, 11 puntos.
 Interlineado. Espacio de una línea.

6.3.2 Encabezado

 División geométrica y esquema del encabezado de todas las páginas.

CASILLA 2 CASILLA 4
CASILLA 5
CASILLA 1
CASILLA 6
CASILLA 3 CASILLA 7

 Posición: 1 cm desde el borde superior de la hoja

 Tabla:
Número de columnas: 3
Número de filas: 1 fila, en columna 1
1 fila, en columna 2
4 filas, en columna 3
 Bordes
Borde exterior tabla: Línea continua ancho a 1 ½
Bordes internos: Línea sencilla continua

Contenido del encabezado:

 Casilla 1. Logotipo de PROYECT YOUR LIFE

Alineación: El cuadro de imagen está centrado tanto horizontal como verticalmente.
 Casilla 2. Nombre del Proceso al cual pertenece el documento.
Se escribe el nombre del proceso, en mayúscula sostenida, letra Arial, 10 puntos y
alineación centrada.
 Casilla 3. Titulo del documento
Se escribe el nombre del procedimiento, en mayúscula sostenida, en negrilla, letra Arial,
11 puntos y alineación centrada.
 Casilla 4. Código del documento
Se escribe la palabra CODIGO, seguida de la codificación asignada al respectivo
documento. Todo escrito en mayúscula y negrilla, tipo de letra Arial, 11 puntos y
alineación superior izquierda.
 Casilla 5. Número de la Edición del documento.
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Se escribe la palabra VERSION en mayúscula y negrilla, seguida por el número de la

misma, tipo de letra Arial, 11 puntos y Alineación superior izquierda.
 Casilla 6. Número de página del documento.
Se escribe la palabra PAGINA en mayúscula y negrilla, seguida por el número de la
misma, la palabra “de” y el numero de páginas totales, tipo de letra Arial, 11 puntos y
alineación superior izquierda.
 Casilla 7. Fecha.
Se escribe la palabra fecha en mayúscula y negrilla, seguida de la fecha de la última
revisión del documento, en números arábigos con el formato día, mes y año (dd-mm-
aaaa), tipo de letra Arial, 11 puntos y alineación superior izquierda.

6.3.3 Pie de Página

 División geométrica y esquema del pie de página de la ultima página.

ELABORO REVISO APROBO

 Posición : 1 cm desde el borde inferior de la hoja

 Tabla :
Número de columnas: 2
Número de filas: 1 fila, en columna 1
1 fila, en columna 2
 Bordes
Borde exterior tabla: Línea continua ancho a 1 ½
Bordes internos: Línea sencilla continua

Contenido del Pie de Página

 Casilla 1. Elaboró.
Cargo de la persona que elabora el procedimiento, tipo de letra Arial, 11 puntos y
alineación superior izquierda.
 Casilla 2. Revisó.
Cargo de la persona que revisa el procedimiento, tipo de letra Arial, 11 puntos y
alineación superior izquierda.
 Casilla 3. Aprobó.
Cargo de la persona que aprueba el procedimiento, tipo de letra Arial, 11 puntos y
alineación superior izquierda.

6.3.4 Revisó y aprobó. Cada procedimiento debe tener los responsables de su revisión y
aprobación dependiendo del proceso que describan, como se indica a continuación:
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PROCESO CODIGO REVISO APROBO

01 Gerente
PLANEACION ESTRATEGICA Coordinador Gestion de Calidad
General
02 Gerente
GESTION DE CALIDAD Gerente General
General
03 Gerente
EVALUACION Y MEJORA Coordinador Gestion de Calidad
General
04 Gerente
COMERCIAL Coordinador Gestion de Calidad
General
05 Gerente
ADQUISICIONES Coordinador Gestion de Calidad
General
06 Gerente
LOGISTICA Coordinador Gestion de Calidad
General
07 Gerente
FINANCIERA Coordinador Gestion de Calidad
General
08 Gerente
TALENTO HUMANO Coordinador Gestion de Calidad
General
09 Gerente
SG-SST Coordinador Gestion de Calidad
General
10 Gerente
GESTION DOCUMENTAL Coordinador Gestion de Calidad
General

6.3.5 Registro. Referencia los registros que se utilizan en el desarrollo del procedimiento
correspondiente, en una tabla que contiene el código del documento, título, localización
y tiempo mínimo de retención.

Ejemplo:

 En la primera columna se anota el código del documento del registro.

 En la segunda columna el título o nombre del registro que tiene relación con el
procedimiento que se está elaborando.
 En la tercera columna la localización o el sitio donde se encuentran.
 En la cuarta columna se establece el tiempo mínimo que deben conservarse los
registros.

RETENCIÓN
Cod. DOC. TITULO LOCALIZACIÓN
MÍNIMA
Listado Maestro de
FR-01-03 Gestion Documental 1 año
Documentos
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6.3.6 Registro de cambios. Un procedimiento debe ser actualizado cada vez que:

 Los responsables o personal inherente al proceso solicite un cambio

 Se genere una modificación o actualización.
 Se realice una revisión.

En todos los casos se usa el cuadro “Registro de cambios” ubicado en la ultima página del
documento, en el cual se registra la fecha, el(los) punto(s) de cambio, la versión y el encargado
de aprobar las modificaciones realizadas en el documento.

Ejemplo:

RESPONSABLE
FECHA VERSION MODIFICACION O CAMBIO
DEL CAMBIO

6.4 CODIFICACION DOCUMENTACION

La codificación de los documentos se realizará de acuerdo con la siguiente tabla:

NOMBRE DEL CODIFICACION

SIGLA
DOCUMENTO RESPONSABLE DEL CAMBIO
Manual de
MQ Sigla + Código del proceso + Consecutivo (A partir del 01)
Calidad
Procedimientos PR Sigla + Código del proceso + Consecutivo (A partir del 01)
Instructivos IN Sigla + Código del proceso + Consecutivo (A partir del 01)
Formato FR Sigla + Código del proceso + Consecutivo (A partir del 01)
Documento
N/A Conserva su codificación Original
Externo
Caracterización CR Sigla + Código del proceso + Consecutivo (A partir del 01)
Documentos de
Planeación PE Sigla + Código del proceso + Consecutivo (A partir del 01)
Estratégica
Planes PL Sigla + Código del proceso + Consecutivo (A partir del 01)

6.5 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

El contenido de los documentos se establece de acuerdo con la siguiente tabla:

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MANUAL DE CALIDAD

CARACTERIZACION

PROCEDIMIENTO
ESTRATEGICA

INSTRUCTIVO
PLANEACION
CONTENIDO

FORMATOS

PLANES
PORTADA X
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ENCABEZADO X X X X X X X
TABLA DE X X
CONTENIDO X
OBJETIVO DEL X X
DOCUMENTO X
ALCANCE X X X
RESPONSABILIDAD X X X
DOCUMENTOS DE X X
REFERENCIAS X
TERMINOS Y X X
CONDICIONES X
DESARROLLO X X X
CONTROL DEL X X X
DOCUMENTO X X
CONTROL DE LOS X X X
CAMBIOS X X

6.6 CODIGOS DE PROCESOS

Los procesos se encuentran codificados de acuerdo al mapa de procesos:

No PROCESO
01 PLANEACION ESTRATEGICA
02 GESTION DE CALIDAD
03 EVALUACION Y MEJORA
04 COMERCIAL
05 ADQUISICIONES
06 LOGISTICA
07 FINANCIERA
08 TALENTO HUMANO
09 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
10 GESTION DOCUMENTAL

6.7 OBJETIVO DEL DOCUMENTO

El objetivo describe el propósito y finalidad del documento. Su redacción inicia con un verbo en
Infinitivo. Los objetivos deben incluir qué y para qué se realiza el documento según sea el caso.

6.8 ALCANCE

El alcance describe el escenario o ámbito de aplicación de los documentos.

6.9 RESPONSABILIDAD

Indica el cargo de la persona o personas responsables de garantizar el desarrollo e

implementación de las actividades descritas en el documento.
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6.10 NORMAS Y DOCUMENTOS EN REFERENCIA

Hace referencia a la normatividad relacionada con el documento.

6.11 TERMINOS Y DEFINICIONES

En este apartado se presenta en orden alfabético, los principales términos técnicos o aquellos
que tienen una connotación particular dentro del contexto del documento.

6.12 DESARROLLO

En el desarrollo se describe la forma específica de realizar las actividades o proceso. Cuando el

documento así lo requiere, se pueden incluir los siguientes apartados:

6.12.1 Condiciones generales: Cuando sea necesario, se presentan algunos aspectos

generales que se consideren relevantes para una mayor claridad del documento y que no se
describan en la matriz detallada.
6.12.2 Matriz detallada: En ella se describen siguiendo el orden secuencial en forma clara, cada
una de las tareas y actividades planteadas en el documento. Se utilizan las siguientes
columnas.

No DIAGRAMA EXPLICACION RESPONSABLE REGISTRO

 Actividad: Breve descripción en diagrama de flujo que muestra gráfica y secuencialmente las
actividades del procedimiento desde su inicio hasta su final. Las actividades de toma de
decisión corresponden a los puntos de control del procedimiento. Se utilizarán los siguientes
símbolos en los Diagramas de Flujo:

SIMBOLO NOMBRE OBSERVACION

La palabra INICIO o FIN se escribe dentro
Inicio o Fin
del símbolo

Tarea Al interior del rectángulo se redacta la tarea

Toma de decisión Tiene por lo menos dos salidas (Sí/No)

Conector de Se utiliza para indicar que el Diagrama

páginas continúa en otra página
Flecha de conexión Indica la conexión entre dos tareas u otros
entre actividades, elementos del
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o de destino Diagrama de Flujo.

 Descripción: explicación de las actividades que se llevan a cabo.

 Responsable: cargo de la persona encargada de ejecutar la actividad.
 Registro: referencia del documento donde se evidencia el cumplimiento de la actividad.

6.13 CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

En él se describen los cambios correspondientes realizados al documento, frente a su versión

precedente y se indica quién solicitó el cambio. Los ajustes a los documentos, solo podrán ser
realizados por el responsable de la elaboración del documento.

Para el control de cambios se utilizará el siguiente cuadro:

RESPONSABLE DEL
FECHA VERSION MODIFICACION O CAMBIO
CAMBIO

7. REGISTRO DE CAMBIOS

RESPONSABLE DEL
FECHA VERSION MODIFICACION O CAMBIO
CAMBIO
GESTION
18/12/2019 01 Elaboración del procedimiento
DOCUMENTAL