Metodología para la Auditoría Administrativa

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MAY

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Metodología para realizar una Auditoría Administrativa.

La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la
administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones
gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando
decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la
organización.
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir
como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de
ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen
criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los
enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y
objetivo de los resultados.
También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y
ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos,
hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones
para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada
una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse
para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
De conformidad con lo que se ha explicado hasta aquí, las etapas que
integran la metodología son:
ü  Planeación.
ü  Instrumentación.
ü  Examen.
ü  Informe.
ü  Seguimiento.

Planeación.
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la
aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los
factores prioritarios.
 ¿Qué cubre la planeación?
1.    Objetivo.
2.    Factores a revisar.
3.    Fuentes de información.
4.    Investigación preliminar.
5.    Preparación del proyecto de auditoría.
6.    Diagnóstico preliminar.

Objetivo.
En esta etapa se define el propósito de la auditoría.  Se establecen las
acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma
secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en
tiempo y forma.

Factores a revisar.
Como primera medida es necesario determinar los factores que se
consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de dos
vertientes:
a)    El proceso administrativo
b)    Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se

definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un
análisis lógico de la organización.
En este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma
objetiva la esencia o “razón de ser” de cada fase.
 Los elementos específicos complementan el proceso administrativo. Estos
elementos específicos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan
su fin y función.
Fuentes de Información.
Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a
las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los
papeles de trabajo del auditor.
• Estas pueden ser Internas o Externas

Fuentes de información Internas

• Órganos de gobierno
• Órganos de control interno
• Socios
• Niveles de la organización
• Unidades estratégicas de negocio
• Sistemas de información

Fuentes de información externas.

• Competidores actuales y potenciales
• Proveedores actuales y potenciales
• Clientes/usuarios actuales y potenciales
• Grupos de interés
• Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas
regulatorias y de calidad.
• Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.

Investigación Preliminar.
El siguiente paso lógico es realizar un “reconocimiento” o investigación
preliminar para determinar la situación de la organización.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda
clase de documentos relacionados y de interés.
Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos,
estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta lo
siguientes criterios:
·         Determinar las necesidades específicas.
·         Identificar los factores que requieren atención.
·         Definir estrategias de acción.
·         Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue
·         Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.
·         Especificar el perfil del auditor.
·         Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparación del Proyecto

Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la
información necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos
apartados:
 Propuesta Técnica
 Programa de Trabajo

Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende realizar.

Alcance: Áreas de aplicación.

Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de
mejoramientos previos.
Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría
administrativa.
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d
recursos.
Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
Resultados: Beneficios que se espera lograr.
Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir
como elementos de apoyo.

Programa de trabajo.
Identificación: Nombre de la auditoría.
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.
Area(s) Universo bajo estudio.
Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada  fase.
Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
Formato: Presentación y resguardo de avances,
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Asignación de la responsabilidad
Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara al auditor o
equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado
de complejidad de la auditoria.
La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de
control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un
directivo de línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la
base de que tenga los conocimientos y experiencia necesarios en la realización
de la auditoria administrativa.

Capacitación
Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo
designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación
que se emplearan para recopilar la información, sino en todo el proceso para
prepara la aplicación e instrumentación de la auditoria.
Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se
persigue, las áreas involucradas, la calendarización de actividades, los
documentos de soporte, el inventario estimado de la información a captar, la
distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de
reportar, y los mecanismo de de coordinación y de reporte establecidos.

Actitud
La labor de investigación tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones
preconcebidas por parte del auditor.
Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a
fin de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la
participación activa del personal de la organización.
Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que
el equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un
sustento, o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo
momento a lasdirectrices de la auditoria en forma objetiva.

Diagnóstico Preliminar.
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la
organización como producto de su visión.
Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a
la realidad y a la cultura organizacional.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia
que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar
Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:
 Génesis de la organización:
ü  Creación de la organización.
ü  Cambios en su forma jurídica.
ü  Conversión del objeto en estrategias.
ü  Manejo de la delegación de facultades.
Infraestructura:
ü  Esquema de operación (procesos/funciones)
ü  Modificaciones a la estructura organizacional.
ü  Programación institucional.
ü  Nivel de desarrollo tecnológico.

Forma de operación:
ü  Desempeño registrado.
ü  Logros alcanzados.

Instrumentación:
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la
auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de
recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias
propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles
de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una
coordinación efectiva.

Recopilación de información
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias
que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en
errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la
información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo
siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.

Técnicas de recolección
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede
emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.
 Investigación documental.
 Observación directa.
 Acceso a redes de información.
 Entrevistas.
 Cuestionarios.
 Cedulas.
Investigación documental
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que
puede aportar elementos de juicio a la auditoría. A las fuentes documentales
básicas a las que se pueden acudir son:

Normativa:
 Acta constitutiva
 Ley que ordena la creación de la organización
 Reglamento interno
 Reglamentación especifica
 Tratados y convenios
 Decretos y acuerdos
Administrativos
 Organigramas
 Manuales administrativos
 Sistemas de Información
 Sistemas de normalización y certificación
 Cuadros de distribución de trabajo
 Plantillas de personal
 Inventarios de mobiliario y equipo
 Auditorías administrativas previas

Mercado:
 Productos y servicios
 Áreas (población ingresos factores limitantes).
 Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada,
característica).
 Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible),
análisis del régimen de mercado.
 Determinación de precios

Ubicación geográfica
 Localización
 Ubicación espacial interna
 Características
 Del terreno
 Distancias y costo de trasporte
 Justificación en relación con el tamaño y los procesos.

Estudios financieros:
 Recursos financieros para inversión
 Análisis y proyecciones financieras
 Programas de financiamiento
 Evaluación financiera
Situación económica
 Sistema económico
 Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economía
 Aspectos sociales
 Variables demográficas
 Relaciones con el exterior

Observación directa.
Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo
de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima
organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida
la observación directa, comente y discuta su percepción con su equipo de
trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las
condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que
deberá sujetarse en todo momento la auditoría.

La entrevista.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas
orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más
empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa,
puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de
obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Cuestionarios.
Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y
separadas por capitulo o temáticas específicas. La calidad de la información
que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.

Cedulas.
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito
de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora
casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su
contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el
rango de respuestas.

Medición.
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así
como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y
con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de
garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los
papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la
veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas
en el informe de la auditoría.

Papeles de trabajo.
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe
hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde
describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la
información obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos,
transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las
desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de
presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual
valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el
informe de auditoría.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que
son el  testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y
conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su
contenido debe incluir:

Identificación de la auditoría.
 El proyecto de auditoría
 Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
 Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la
auditoría
 Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
 Anotaciones sobre información relevante
 Ajustes realizados durante su ejecución
 Reporte de posibles Irregularidades
 Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación

Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su

consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas
sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y
ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que
cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo.
Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los
procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes.  Aunque
los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo
que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o
investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para
auditorías subsecuentes.

Evidencia.
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el
ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para
fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.  Por tal motivo, al
reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda
traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que
debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en
todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los
criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La evidencia se
puede clasificar en los siguientes rubros:

Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las

actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías,
cuadros, mapas o muestras materiales.

Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está

contenida en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase
de comunicación producto del trabajo.

Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante

la aplicación de la auditoría.

Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y

desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea útil y valida, debe cubrir los siguientes requisitos:
 Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones del auditor.

 Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido

validada.
 Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un
hecho de forma lógica y clara.
 Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad
de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las
siguientes situaciones.
 Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros
incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y
documentación inadecuada o alterada:
 Transacciones realizadas fuera del curso normal
 Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
 Registros incongruente con las operaciones realizadas
 Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias
En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia,
preservando su integridad profesional y conservando los registros de su
trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias
detectadas.

Supervisión del trabajo

Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los
auditores, delegando la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento
y capacidad.
De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el
auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el
campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones
obedezcan a una lógica en función de los objetivos de auditoría.
La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría,
comprende:
 Revisión del programa de trabajo
 Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
 Aclaración oportuna de dudas
 Control del tiempo invertido en función del estimado
 Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
 Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de
que están completos y cumplen con su propósito.
Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es
conveniente observar los siguientes criterios.
 Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de
investigación en todo el equipo de auditores
 Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier
duda
 Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes
pertinentes
 Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes
negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
 Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los
auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.
Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:
 Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de
revisión del auditor responsable
 Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a
revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
 Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del
equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones.
 Llevar una bitácora donde se derriba el comportamiento de los auditores.
 Preparara un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a
lo largo de la auditoría.
 Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
En resumen podemos decir que en la instrumentación se determina cómo
recopilar la información a través de las técnicas de recolección como la
investigación documental, observación directa, acceso a redes de información,
entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de
medición como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la
evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisión del trabajo en sus
diferentes modalidades.

Examen
En el examen se establece el propósito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la información captada, y la
formulación del diagnóstico administrativo, en el cual se incorporan los
aspectos que habrán de servir para evaluar los hechos, las tendencias y
situaciones para consolidar un modelo analítico de la organización.
El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus
elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el
origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia
e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de estas con su contexto.

Propósito
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos
con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a
examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los
elementos de decisión óptimos.

Procedimiento
El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos,
diagnóstico de problemas, así como los elementos para evaluar y racionalizar
los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
 Conocer el hecho que se analiza
 Describir ese hecho
 Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles.
 Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento
 Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación,
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías y discrepancias.
 Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado
individualmente y en conjunto.
 Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas
que lo originaron y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una
actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:
 ¿Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan.
 ¿Porque se hace? propósitos que se pretende alcanzar.
 ¿Quién lo hace? Personal que interviene.
 ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.
 ¿Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
 ¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las
preguntas anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo
interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? hasta en cinco ocasiones, de
manera consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna más crítico, y
permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez
mas profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y
juicios del auditor. (Franklin 2003 pp.73).

Técnicas de análisis administrativos.

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar
sus observaciones, y le posibilitan:
 Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo.
 Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.
 Examinar los resultados que está obteniendo la organización.
 Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.
 Verificar los niveles de efectividad.
 Conocer el uso de los recursos.
 Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.
Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un
apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:

Organizacionales
 Administración por objetivos
 Análisis de sistemas
 Análisis de costo beneficio
 Análisis de estructura
 Árbol de decisiones
 Autoevaluación
 Control total de la calidad
 Diagrama de causa y efecto
 Control de calidad
 Diagrama de pareto
 Benchmarking
 Empowerment
 Estudio de factibilidad
 Estudio de viabilidad
 Inteligencia emocional
 Reingeniería organizacional
 Reorganización

Cuantitativas
 Análisis de serie de tiempos
 Cadena de eventos
 Modelo de inventarios
 Modelos integrados de producción
 Muestreo
 Programación dinámica
 Programación lineal
 Teoría de las colas o de líneas de espera
 Teoría de las decisiones. .(Franklin 2003 pp.74).

Formulación del diagnóstico administrativo

El diagnóstico administrativo, parte esencial de la auditoría administrativa, es
un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta,
susceptible de cuantificarse y calificarse. Es también una oportunidad para
diseñar un marco legal de análisis; para sistematizar la información de la
realidad de una organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus
necesidades; para identificar los factores más relevantes de su funcionamiento;
para determinar los recursos disponibles en la resolución de problemas; y,
sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su
atención efectiva.
El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que
fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento
administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para
formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la
organización.(Franklin 2003 pp.79).

Informe
Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe,
en el cual se consignen los resultados de la auditoría; identificando claramente
el área, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la revisión, la
duración, alcance, recursos y métodos empleados.
En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos así como las
conclusiones y recomendaciones de la auditoría, es indispensable que brinde
suficiente información respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con
que se presentan, dependiendo del número de caos o transacciones revisadas
en función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es
importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén
sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada
en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se
desprendan, deberán reunir tributos como:
 Objetividad: visión imparcial de los hechos.
 Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la información.
 Claridad: Fácil comprensión del contenido.
 Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.
 Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad
en materia de servicios.
 Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer  si
los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades
reales, y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la
organización para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se
requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la
aplicación de la auditoría. Así mismo, permite establecer las condiciones
necesarias para su presentación e instrumentación. En caso de una
modificación significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá
que ajustarse.

Aspectos operativos
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en
términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las
acciones que se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
 Introducción: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la
auditoría.
 Antecedentes: Información que enmarca la génesis y situación actual de la
organización.
 Justificación: Elementos que hicieron necesaria su aplicación.
 Objetivos de la auditoría: Razones por las que se efectuó la auditoría y fines
que se persiguen con el informe.
 Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno de
ellos.
 Recursos: Medios humanos, materiales y tecnológicos empleados.
 Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
 Alcance: Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.
 Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
 Metodología: Marco de trabajo, técnicas e indicadores en el que se sustentó
la auditoría.
 Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta.
 Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
 Recomendaciones: Señalamientos para mejorar la operación y el
desempeño.
 Alternativas de implantación: programas y método viables.
 Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas
para la auditoría.
 Opiniones de los responsables de las áreas auditadas: Puntos de vistas
externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
 Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio
profundo. ( Franklin 2003 pp. 82).

Lineamientos generales para su preparación

 No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las
conclusiones y recomendaciones finales.
 Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas prácticas y viables.
 Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos
inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o
correctivas, según sea el caso.
 Homogenizar las integración y presentación de los resultados para que
exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creación.
 Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los
resultados.
 Ofrecer a los niveles de detención los elementos idóneos para una toma de
decisiones objetiva y consistente.
 Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información
permanente.
 Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el
no cumplir, o hacerlo extemporáneamente, con las medidas recomendadas.
 Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y
seguimientos de las acciones.
 Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad,
para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de
resultados.
Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona
independientemente a la aplicación de la auditoría, revise los borradores y los
papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de
auditoría.
Presentación del informe
Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable
de auditoría convocará al grupo auditor para efectuar la revisión de su
contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o
aclarar, realizará los ajustes necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente
con el informe final, se procederá a su entrega y presentación a:
 Titular de la organización
 Órgano de gobierno
 Niveles directivos
 Mandos medios y nivel operativo.
 Grupos de filiación, corporativos o sectoriales
La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de
computación, láminas o material audiovisual.
En el informe se registran los resultados de la auditoría, los aspectos
operativos acordados para orientar su ejecución y los lineamientos generales
para su preparación.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO
El seguimiento consiste en elaborar un plan de trabajo conjuntamente con
los directivos de la empresa, donde se refleje los lineamientos generales para
desarrollar una implementación de mejoras orientadas corregir las debilidades
encontradas para evitar su recurrencia e incumplimiento. En este plan de
trabajo se determinarán las acciones específicas a implementarse, objetivos,
alcance y plazos para el cumplimiento oportuno de las recomendaciones
proporcionadas en el informe de auditoría. Se deberá incluir programas de
información sobre la naturaleza, propósito de las recomendaciones a
implementarse con el fin de eliminar obstáculos y evitar las resistencias al
cambio por parte del personal. La estrategia utilizada para el monitoreo de
recomendaciones se puede enfocar en tres tipos de criterios:


Monitoreo Corporativo.- Cuando las recomendaciones comprometen a los
directivos para su respectiva actuación.

Monitoreo Funcional.- Cuando las recomendaciones involucran a los jefes de
los departamentos de una empresa, para realizar un control de las acciones
correctivas.

Monitoreo Operativo.- Cuando las recomendaciones involucran al personal
operativo debido a su relación y vinculación con las operaciones empresariales.
 Bibliografía

Montes Abigaín.(2012). La Metodología de la auditoría. Disponible en 

http://www.uaeh.edu.mx/docencia/P_Presentaciones/tizayuca/gestion_tecnologi
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Fincowsky. Franklin  y Enrique Benjamín. (2007). Auditoría administrativa. 2da

edición. México: Pearson Educación. Disponible en: 
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Consultado el 12 de mayo de 2013.

Misión Sucre.(2009) Auditoría.  Disponible en:

http://cesarguerra10.files.wordpress.com/2011/04/auditoria.pdf. Consultado el
12 de mayo de 2013.

Publicado Por: Yudimar Díaz

                           Jesús Díaz

Misión Sucre - Aldea "13 de Abril"

Profesora: Xiomara Villasmil

Publicado 19th May 2013 por Auditoría

 
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