La Nueva normalidad: relaciones entre el ayer inmediato y el

futuro presente.

Antonia Heredia Herrera

Doctora en Historia, archivera.

Se insiste hoy en la “nueva normalidad” que se nos avecina, una

vez superada la nefasta estancia del CV-19 entre nosotros.
Normalidad que habremos de asumir y que por nueva no va a
ser la que teníamos antes de iniciarse el proceso virológico y que,
por general, también va a afectar a la Archivística, a los
“archivos” y a los archiveros. De aquí la conveniencia de
reflexionar sobre la situación en la que unos y otra se
encontraban en ese ayer recientísimo para encarar el futuro que
nos ha alcanzado, sorprendiéndonos.

Yo diría que, desde que Schellenberg lo convertimos en principal

punto de referencia, los cambios han venido sucediéndose sin
prisas, siendo lugar común para debates, estando presentes en la
bibliografía, seminarios y congresos a lo largo de un largo trecho
de tiempo. De pocos años a esta parte sin embargo la
aceleración nos va impidiendo la vista atrás porque no hay
tiempo para ello, de tal manera que los cambios más que
cambios son revolución, haciendo suya la denominación de
:transformación digital.

Hagamos hoy una excepción para reflexionar remontándonos en

el tiempo, sin alejarnos demasiado. Recuerdo que en la
celebración del 150 aniversario del Archivo Nacional de Lima, allá
por el año 2011 , me atreví a enumerar un decálogo con los
cambios detectados por mí en la Archivística que no eran otros
que, superada la atención exclusiva por los Archivos históricos,
se podía constatar el doble objeto de la Archivística: los
documentos de archivo y los Archivos, como instituciones,
iniciándose ya el paso de los documentos al primer lugar de
nuestra atención. Consideré un error arrinconar el principio de
procedencia que empezaba a tener detractores activos. Apunté
que el ciclo vital, en cambio, y sus tres edades merecían
repensarse. Reconocí que si la práctica había ido por delante de
la teoría, en ese momento, existía un equilibrio aceptable entre
ellas. Señalé que la atención preferente a los documentos
empezaba a sustituir el tratamiento archivístico por una gestión
documental que sin duda se alejaba de la anglosajona ligada
exclusivamente a los documentos administrativos y al ciclo vital
de los documentos. El contexto junto a las características
documentales/elementos de descripción empezaba a
considerarse esencial para el mejor conocimiento de esos
documentos. Lo funcional frente a lo orgánico era un hecho y
nada más elocuente que los cuadros de clasificación funcional
estimando a las series como lógica representación de las
actividades reconocidas en dichas funciones; el control de los
documentos venía a sustituir la obsesión por su posesión; las
funciones archivísticas se adelantaban al ingreso de los
documentos en los Archivos y por último la amplia y reconocida
autonomía del archivero cedía el paso a la corresponsabilidad,
siendo la valoración la función más corresponsable.

Se me quedó en el tintero la referencia a las nuevas tecnologías

porque su aplicación no había alcanzado plenamente a los
Archivos.

Los cambios han continuado dimensionándose y aumentando los

constatados en Lima. De aquí que de nuevo hace unos meses en
la conferencia inaugural del Master de Archivística de este curso,
en la Universidad de Sevilla volví a reflexionar sobre los actuales
agrupándolos en torno al contexto , al objeto y a la metodología
archivísticos.

Empezando por el entorno hemos pasado –mejor estamos

pasando todavía- de un contexto analógico –al que ahora
atribuyen tradicionalidad y confortabilidad- a otro digital,
totalmente nuevo, pero esto no puede impedirnos olvidar al
primero en el que queda mucho por resolver. Los documentos
en papel siguen estando ahí : muchos no se han recogido, ni se
han organizado, ni se han descrito y por tanto tampoco se han
valorado ¿los destruimos o los digitalizamos?.

Ni lo uno , ni lo otro de forma exclusiva.

Y siguiendo en el contexto, hemos pasado, al menos en España,

de una ausencia de legislación específica a una sobredosis de
leyes y de normas que muchas veces, dado su número, es
imposible leer, conocer y por tanto difícil de aplicar. La primera
ley española de Archivos es de 1984, después se han
multiplicado atendiendo a la división administrativa existente en
España. Pero algo más hay que constatar en este tema: la
legislación de Archivos procedía de órganos de cultura
(Ministerio de Cultura, Consejerías de Cultura o afines) y contaba
con presencia suficiente de archiveros en su elaboración. Hoy
planteada la política de gestión de documentos electrónicos su
normativa procede del Ministerio de Hacienda, responsable de la
implantación de la Administración electrónica. Así, duplicación
de legislación para los documentos y los Archivos que no siempre
es coincidente en conceptos, vocabulario y aplicación y que ha
dado lugar a un doble concepto de gestión documental. Una -
partiendo de que la gestión documental hasta ahora es
aplicación de la Archivística según bastantes archiveros- se
entiende transversalmente como todas las actuaciones sobre el
documento de archivo - excluida la tramitación administrativa-,
desde su origen hasta después de decidida la conservación
permanente, más allá de ese “ largo plazo” del que es habitual
hablar ahora . La otra se entiende solo para los documentos
electrónicos administrativos hasta su selección o transferencia al
Archivo, siendo para ella elocuente la expresión “gestión
documental y Archivo” que parece distinguir entre la gestión
documental y el Archivo en el que la gestión documental parece
no tener cabida. Si en la primera el responsable era el Archivo y
los archiveros, en la segunda la responsabilidad es de la
Organización o entidad administrativa que tras elaborar un
modelo de gestión documental delega su aplicación en gestores
administrativos y documentales e informáticos, incluyendo a los
archiveros entre los gestores documentales. El debate sobre la
gestión documental que ha sido tema común de discusión se ha
intensificado con la política de gestión del documento
electrónico hasta el punto que se habla más de Gestión
documental que de Archivística, considerando algunos a la
primera como una nueva ciencia.

Todo lo dicho no es obstáculo para admitir que en la mayoría de

centros de formación de archiveros, la Archivística sigue estando
relacionada con la Historia, con el Patrimonio, con la Paleografía
y con la Diplomática aunque haya intensificado su relación con la
Administración con la que nunca ha dejado de estar relacionada.

En cuanto al objeto podemos seguir afirmando que la

Archivística sigue siendo la ciencia de los “archivos” en su doble
acepción de conjunto de documentos y de institución gestora,
conservadora y difusora de los mismos. Es importante esta
distinción que no enrarece la relación entre ambas acepciones y
para mantenerla, personalmente, apoyándome en la grafía elegí
la minúscula para los documentos y la mayúscula para la
institución. Práctica que sigo manteniendo.

Esa relación testimoniada en la afirmación de que “no hay

Archivos sin documentos y sí documentos sin Archivo” es la que
va a marcar el orden, ya mencionado, a la hora de fijar el objeto
de la Archivística. Actualmente la acepción tradicional de edificio
ha dejado de tener sentido cuando el espacio está dejando de
ser una necesidad, obviamente para los documentos
electrónicos.

El protagonismo del documento ha multiplicado sus definiciones

que difieren sustancialmente para marcar su identidad: desde la
constancia de ser una unidad de información prueba y
testimonio a estimarse un conjunto estructurado de datos o un
vehículo de datos, hay una distancia considerable. El peligro está
en confundir al documento de archivo con cualquier registro de
información porque existiendo una relación indiscutible entre
documento e información no cabe duda que son realidades
diferentes aunque no faltan los que lo niegan. Entiendo que
importa tener clara la distinción porque es precisamente a la
hora de la tan cacareada transparencia –muchas veces afectada
de opacidad- cuando hay que distinguir a uno de otra porque la
información no siempre es objetiva: se puede crear, inventar,
recortar, ampliar y hasta tergiversar. Ni siquiera la que
pudiéramos llamar información administrativa o pública se libra.
De aquí que la veracidad no le es inherente aunque se la
exijamos. Sí, en cambio, hemos de reconocer la autenticidad de
los documentos de archivo .
El hábitat natural del documento de archivo era el fondo
reconocido por el principio de procedencia que hoy se limita al
repositorio electrónico – que se dice- es donde viven los
documentos electrónicos.

Permanece sin embargo para el documento en papel y para el

documento electrónico el reconocimiento de las cualidades de
autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad aunque sean
distintos los medios para su reconocimiento.

Se mantienen por el momento los Sistemas de Archivos

reconocidos en las leyes de Archivos existentes para los
documentos en soporte papel y está por crear el Archivo
electrónico único en cada Administración para los expedientes
electrónicos finalizados.

A la hora de la metodología los cambios han sido numerosos y

generales. De una dimensión artesana sostenida en tareas que,
tiempo ha, elevamos a la categoría de funciones hemos
desembocado en los procesos archivísticos que con las mismas
denominaciones no hacen sino reconocerlas: identificación ,
clasificación, valoración, descripción, difusión/servicio. De la
aplicación individual, discrecional y arbitraria de las mismas
habíamos asumido su normalización.

Los objetos de dichas funciones se han ampliado, siendo

significativo el caso de la descripción que a los documentos y a
las agrupaciones documentales se han añadido las funciones, los
agentes, las normas, los lugares pasando de los elementos de
descripción a los atributos. De las Normas internacionales hemos
pasado a la búsqueda de un modelo universal de descripción que
está por llegar.
Esas funciones archivísticas se han dinamizado. Es el caso de la
difusión que no espera la demanda, ofreciendo en cambio un
servicio amplio y generalizado al que añade el uso requerido por
los usuarios. Dos versiones diferentes y complementarias de la
utilidad social de los Archivos: ofrecimiento y demanda, siendo la
segunda la que en muchos casos está determinando las
programaciones archivísticas.

Ni que decir tiene que los cambios en la metodología han

trascendido al vocabulario que no ha logrado, a pesar de los
variados intentos, un lenguaje único que facilite la comunicación,
reduzca la interpretación y democratice el conocimiento.

Y hemos llegado hasta hoy.

Ha ocurrido que la Administración electrónica ha descubierto al

“archivo”, indispensable para una gestión de documentos
electrónicos elevada a la categoría de “política”, apreciación que
nunca tuvo la simple gestión documental aplicada desde los
Archivos. La renovada ISO 15489 y la ISO 30.300 venían
favoreciendo decididamente el cambio al hacer responsables de
la gestión de documentos a las Organizaciones.

El descubrimiento ha sido tan impactante que del Archivo

electrónico se dice que es una “idea digital” y salvo que es para
los expedientes electrónicos finalizados, en lugar de los
documentos en soporte papel sigue siendo un espacio cuya
misión es gestionar, conservar, preservar y servir pruebas,
memoria y patrimonio facilitando los derechos humanos y
satisfaciendo la necesidad de información. Sin embargo poco se
ha dicho de su naturaleza: ¿ central, intermedio, histórico?, ¿le
corresponde la selección y la eliminación? ¿la clasificación
funcional de antes del ingreso en el Archivo se mantiene?
¿habrá que completar con atributos la aplicación de metadatos
realizada a lo largo de la tramitación administrativa?.

Con el Archivo, la Administración y el entorno digital están

asumiendo la teoría archivística y usando su vocabulario que a
veces parece hacen suyos, cuando no es así.

En mi entorno, difundida por nuestro Ministerio de Hacienda la

normativa para la política de gestión del documento electrónico,
los modelos para dicha gestión se están multiplicando, dentro de
la interoperabilidad, favorecidos por las empresas informáticas
que ofrecen múltiples plataformas para aplicación de los
procesos archivísticos reconocidos en dicha gestión. La presión
es tan fuerte que los archiveros están dejando de llamarse así
para cambiarse la denominación por otra que venda más, así
“responsable de innovación tecnológica” “gerente de la
transformación digital”, “responsable de la tecnología de
información“. No es exageración andaluza: en una monografía
reciente con 40 autores de los que 14, me consta son archiveros,
creo que solo dos dicen serlo.

En el contexto digital que inevitablemente nos ha tocado vivir y

al que no podemos renunciar, los cambios ya detectados se han
dinamizado. Solo tomaré constancia de algunos.

Los datos ganan terreno al documento. Pero puede resultar

curioso que la responsabilidad de la información a partir de los
mismos para los portales de transparencia no sea elaborada por
los archiveros. Por otra parte la imagen (fotografías, videos) va
quitando protagonismo al estricto documento de archivo, más
riguroso pero menos atrayente.

El archivo, con minúscula, ha dejado de ser exclusivamente

fuente de investigación o de historia priorizando su servicio
social en pro de los derechos humanos y para la exigencia de
información de los ciudadanos auxiliándose cada vez más de las
nuevas tecnologías

.El Archivo con mayúscula se aleja de la tiranía del espacio físico

.El equilibrio entre teoría y práctica no es pleno: la práctica no

corre paralela a los imparables avances de una teoría archivística
“computacional”.

.De los Sistemas de Archivos tradicionales estamos pasando al

Archivo electrónico único

.Se reconocen al menos dos modelos de gestión documental, una

que empezando en la captura termina en la selección o
transferencia y otra más amplia que se adentra y continúa en el
Archivo después de decidida la conservación permanente.

.La gestión documental dimensionada con la información,

traspasada su responsabilidad a las Organizaciones y ubicada en
el marco del gobierno abierto cuenta como instrumento
fundamental con la transparencia que hasta ahora se mueve
entre la bondad de la teoría y la interesada manipulación

.Las funciones archivísticas se corresponden con los

denominados procesos archivísticos, con aumento de alguno
como la captura o con cambio y aumento de funcionalidad como
es el caso de la calificación que definida como valoración añade
el reconocimiento de los documentos esenciales. La clasificación
funcional prevalece. La descripción, en plena vía de desarrollo
hacia un modelo conceptual, puede tener dos espacios, dos
agentes y para su formalización metadatos y atributos, que
aunque identificados conceptualmente sus listados marcan
diferencias,
.El principio de procedencia se ha perdido por el camino, la
creación ha sustituido a la producción y como consecuencia: del
fondo, ni mención.

El CV-19 ha venido a acelerar los cambios y la nueva normalidad

nos sitúa en el futuro. La comunicación se ha hecho más fluida,
facilitando el acceso a múltiples eventos archivísticos
suprimiendo las distancias. El teletrabajo se ha generalizado sin
excesiva regulación, acabando con la producción de los
documentos analógicos. El papel está sobrando, está
molestando. Hay que suprimirlo de oficinas, de armarios y de
mesas. Quizá estemos próximos a esa oficina sin papel de la que
tanto se ha hablado y hasta ahora muchos no han llegado a
conocer. Más difícil por no decir imposible será llegar a los
Archivos sin papel, salvo los Archivos únicos que se nos anuncian.
Hay algo más que el Covid-19 ha puesto de manifiesto la
diferencia entre el documento de archivo y la información.

Además hay algo preocupante de lo que en algún momento ya

he hecho alusión: quedan muchos documentos de archivo en
papel sin tratamiento archivístico, sin gestión documental y no
podemos dejarlos atrás o eliminar sin más.

Mi preocupación no acaba aquí. Durante tres meses no se han

formalizado transferencias que por medidas sanitarias se han
aplazado. Muchos archiveros han incentivado el envío de videos
y fotografías por los ciudadanos que nos permitirán reconocer
calles y plazas vacías , colas para recoger una bolsa con comida,
residencias para mayores,etc. pero también necesitamos los
documentos de la gestión de la pandemia porque los
documentos facilitados por los ciudadanos no son suficientes
para la elaboración de la historia.
Sin lugar a dudas es un momento crítico por difícil: del cambio a
la transformación digital sin trabas sanitarias. El futuro lo
estamos tocando con las manos, y sin haberlo superado ya se
nos anuncia la tecnología blockchain que nos traerá el
documento inteligente que dicen nos solucionará problemas de
valoración y conservación. Ese futuro os pertenece, ese futuro
tiene una buena fecha para empezar: el Dia Internacional de los
Archivos. Y en ese contexto no sé con qué nombre se conocerá a
los archiveros.

Sin alcanzar ese futuro, yo seguiré siendo y llamándome

archivera.

Sevilla 9 junio 2020, Día Internacional de los Archivos