Descripcion y Analisis de Puestos..

TEMA DESCRIPCION Y ANALISIS DE PUESTOS
 DESCRIPCION DE PUESTOS
 ANALISIS DE PUESTOS
 ESTRUCTURA DE ANALISIS DE PUESTO
 METODO PARA LA DESCRIPCION Y ANALISI DE
PUESTOS
DESCRIPCION DE PUESTOS
Los subsistemas de Gestión de personal
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
La descripción de puestos
representa la descripción
Para conocer el contenido detallada de las atribuciones
Es más que nada una
de un puesto es necesario o tareas del puesto (lo que
enumeración por escrito de
describirlo ,su descripción es hace el ocupante), la
los principales aspectos
un proceso que consiste en periodicidad de su
significativos de esto, y de
enunciar las tareas o realización (cuándo lo
las obligaciones y
responsabilidades que lo hace), los métodos para el
responsabilidades
conforman y distinguen del cumplimiento de esas
adquiridas.
resto de los puestos en la responsabilidades o tareas
organización (cómo lo hace) y . objetivos
(por qué lo hace)
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
En esencia, las tareas o responsabilidades "son los

elementos que componen una función de trabajo y el
ocupante debe realizar".' Las diversas fases del trabajo
constituyen el puesto completo
De este modo, un puesto "es el conjunto de todas ; las

actividades desempeñadas por una única persona que
pueden considerarse en un concepto unificado y ocupan
un lugar formal en el organigrama".
En resumen, la descripción de puestos se refiere a su

contenido.
ANÁLISIS DE PUESTOS
 Una vez hecha la descripción,
sigue el análisis de puestos.
 En otras palabras, ya identificado
el contenido (aspectos intrínsecos)
se analiza el puesto en relación
con los requisitos que pone a su
ocupante (aspectos extrínsecos).

ANÁLISIS DE PUESTOS
Aunque guardan una estrecha relación con los propósitos

procesos de obtención de información, la descripción y el
análisis de puestos son dos técnicas muy distintas.
Mientras la descripción se preocupa por el contenido del

puesto (qué hace ocupante, cómo y por qué),
el análisis estudia y determina todos los requisitos,

responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su
adecuado desempeño, por medio del análisis se valoran los
puestos posteriormente y se clasifican para efectos de
comparación
ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
Mientras la descripción de puestos es un

simple inventario de las tareas o
responsabilidades de su ocupante, el
análisis de puestos es la revisión
comparativa de las exigencias
(requisitos)que imponen esas tareas o
responsabilidades
es decir, cuales son los requisitos

intelectuales y físicos que debe tener el
ocupante para desempeñar exitosamente el
puesto, cuales son las responsabilidades
que el puesto le impone y en qué
condiciones debe desempeñarse.
Por lo general, el análisis de puestos se concentra en cuatro

tipos de requisitos que se aplican a todo tipo o nivel de
puesto:
1 Requisitos intelectuales
2 Requisitos físicos.
3 Responsabilidades que adquiere
4 Condiciones de trabajo.
• Cada uno de estos requisitos se divide en varios

factores de especificaciones
• Más adelante, en el capitulo sobre administración de

sueldos y salarios, los factores de especificación se
transformarán, mediante un tratamiento estadístico, en
factores para la evaluación de puestos
• En el fondo, los factores de especificación funcionan

como puntos de referencia que permiten estudiar de
manera objetiva una gran cantidad de puestos.
• Constituyen verdaderos instrumentos

de medición construidos de acuerdo
con la naturaleza de los puestos de la
organización.
• Al variar la naturaleza de los puestos

para analizarse, no sólo cambian los
factores de especificaciones, sino
también su amplitud de variación y sus
características de comportamiento
Veamos por separado cada factor de especificaciones
Comprenden las exigencias del

puesto en lo referente a los
requisitos intelectuales que
Requisitos intelectuales
debe tener el ocupante para
desempeñar adecuadamente
el puesto
1. Escolaridad indispensable.
Entre los requisitos
intelectuales están 2. Experiencia indispensable.
los siguientes factores
de especificaciones: 3. Adaptabilidad al puesto.
4 Iniciativa requerida.
5. Aptitudes requeridas.
Requisitos físicos  Comprenden la cantidad y la

continuidad de la energía y del esfuerzo
físico e intelectual que se requieren y la
fatiga que ocasionan.
 Consideran también la complexión física

que debe tener el ocupante para el
buen desempeño.
1 Esfuerzo físico requerido.

Entre los requisitos
físicos se encuentran los 2. Concentración visual.
siguientes factores de
especificaciones: 3. Destrezas o habilidades.
4. Complexión física requerida

Responsabilidades adquiridas
Consideran las
tiene el ocupante del
responsabilidades que
puesto en relación con
además del
la supervisión directa
desempeño normal de
de sus subordinados
sus atribuciones
del material, de las pérdidas o ganancias

herramientas o equipo, de la empresa,
el patrimonio de la relaciones internas o
empresa, dinero, títulos externas e información
o documentos, confidencial.
1. Supervisión de personal.
Comprenden las 2. Material herramientas y equipo

responsabilidades
por: 3. Dinero títulos o documento
4. Relaciones internas o externas.
5. Información confidencial.
Condiciones de trabajo
Comprenden las
si exige del ocupante
condiciones del Evalúan grado de
una sólida adaptación
ambiente en que se adaptación de la
para mantener
realiza el trabajo, si lo persona al ambiente y al
productividad y el
hace desagradable, equipo de trabajo para
rendimiento en sus
adverso o sujeto a facilitarle su desempeño.
funciones.
riesgos
Comprenden los 1. Ambiente de trabajo.

siguientes factores
de especificación 2. Riesgos de trabajo
Desde el punto de vista de los

factores de especificación, el
análisis de puestos puede
colocarse en un esquema de
estandarización que facilite al
máximo la obtención de
información y que ofrezca una
base aceptable para las
comparaciones de puestos.
Descanso
MÉTODOS PARA LA DESCRIPCIÓN
Y
EL ANÁLISIS DE PUESTOS
mientras que la prestación
La descripción y el de los servicios para
La responsabilidad de
análisis de puestos recopilar y organizar la
proporcionar la
constituyen una información es
información sobre el
responsabilidad de linea y responsabilidad de la
puesto es sólo de línea,
una función de staff. función de staff,
representado por el
analista de puestos..
De este modo
el analista de
puestos puede
ser un
empleado
especializado
del staff,
así como el jefe

del
departamento
en el que se
encuentra el
puesto que se
va a describir y
analizar
e incluso el
Eso depende del
propio grado de
ocupante del
puesto.
calificación de los
interesados
MÉTODOS PARA LA DESCRIPCIÓN Y EL ANÁLISIS DE
PUESTOS
Los métodos más utilizados para la descripción y

análisis de puestos suelen ser los siguientes
1 2 3 4
Observación Entrevista Métodos

Cuestionario
directa. directa. mixtos
 Método de observación directa
Es uno de los más comunes, tanto por su eficiencia como por ser
históricamente de los más antiguos.
Su empleo es muy eficaz en estudios de micromovimientos, asi como

de tiempos y métodos
El análisis del puesto se realiza con la observación directa y dinámica

del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista
de puestos anota en una "hoja de análisis de puestos" los puntos
clave de sus observaciones
Método de observación directa
Es lo más adecuado para trabajadores que realizan

operaciones manuales o de carácter sencillo y
repetitivo.
Algunos puestos rutinarios y repetitivos permiten el

método de observación directa debido a que el
amplio contenido de tareas manuales se verifica
fácilmente por medio de la observación visual
Como la observación no siempre proporciona todas las

respuestas ni aclara todas las dudas, por lo general se
recomienda complementar con una entrevista al
ocupante o a su superior
Características del método de observación
directa
• Los datos sobre un puesto se

obtienen mediante la
a) observación visual de las
actividades del ocupante, a
cargo del analista especializado
• La participación que tiene el

analista en la obtención de los
b) datos es activa, y la del
ocupante, pasiva
Ventajas del método de observación directa
a)
b)
Veracidad de los datos, c)
en virtud de la unidad
de origen (el analista de No requiere la
puestos) y de que sea paralización del
Método ideal para
ajeno a los intereses de ocupante del puesto puestos sencillos y
quien realiza el trabajo repetitivos
Ventajas del método de observación directa
¿qué hace?,
¿cómo lo hace?,
¿para qué lo hace?.
d) Correspondencia
adecuada entre los datos y la
formula básica del análisis de
puestos
DESVENTAJAS
• Costo elevado, pues para que

b)
el método sea completo se • Contraindicado para puestos
requiere un tiempo • La simple observación, que no sean sencillos y
prolongado en el análisis de sin el contacto directo y repetitivos.
puestos verbal con el ocupante del
puesto, no permite la
obtención de datos de
verdad importantes para
el análisis.
a) c)
Método del cuestionario
El análisis se efectúa al solicitar por escrito al

ocupante del cargo que conteste un
cuestionario para el análisis del puesto, que
analizará su supervisor
Cuando se trata de un gran número de puestos

similares de naturaleza rutinaria y burocrática,
es más económico y rápido distribuir un
cuestionario a todos los ocupantes
Método del cuestionario
• Un requisito de • asi como para

• Debe ser este cuestionario
confeccionado eliminar los
es que se someta
a la medida detalles
primero a uno de
que permita los ocupantes y a innecesarios,
obtener su supervisor distorsiones,
respuestas para probar la lagunas o
correctas e pertinencia y dudas en las
adecuación de las preguntas.
información
preguntas
útil.
Características del cuestionario
a) b)
La participación del analista

Los datos se obtienen por
de puestos en la obtención
medio de un cuestionario
de los datos (llenado del
que contesta el ocupante o
cuestionario) es pasiva, y la
su superior para el análisis
del ocupante (quien lo
del puesto
contesta), activa
Ventajas del cuestionario
a) Pueden contestar el cuestionario los ocupantes

o sus jefes directos, de manera conjunta o
secuencial, con lo que se obtiene' una visión más
amplia del contenido y sus características,
b) Es el método más económico para el análisis

de puestos.
c) Es el método mas completo, el cuestionario

puede distribuirse a todos los ocupantes, quienes
lo contestan y devuelven con relativa rapidez
Ventajas del cuestionario
d) Es el método ideal para
analizar puestos de alto nivel,
sin afectar el tiempo ni las
actividades de los ejecutivos

Desventajas del cuestionario
a)El cuestionario
está
contraindicado
para puestos de
bajo nivel, en los b)Exige planeación c)Tiende a ser
cuales los y realización superficial y
ocupantes tengan cuidadosas distorsionado.
dificultad para
interpretarlo y
responderlo por
escrito
Método de la entrevista
El método mas flexible y

productivo es la entrevista
que el analista de puestos
le hace al ocupante del
Si la entrevista está bien
puesto.
estructurada, se obtiene
información sobre todos los
aspectos del puesto, la
naturaleza y secuencia de
las tareas que lo componen,
y los porqués y los cuándos.
 Se puede desarrollar en relación

con las habilidades que se
requieren para el puesto,
 y es posible cruzar la
información de ocupantes de
otros puestos similares para
verificar discrepancias en la
información;
 si es necesario, se pueden realizar

consultas al supervisor inmediato
para asegurarse de la validez de las
declaraciones.
 Garantiza una interacción directa

entre analista y empleado, lo que
permite resolver dudas.
 Es el método preferido entre los

responsables de la planeación
del análisis de puestos.
 Se basa en el contacto directo y

en los mecanismos de
colaboración y participación.
El método de la entrevista directa consiste en

obtener los dalos relativos al puesto que se
desea analizar por medio de un contacto directo
y verbal con el ocupante del puesto o con su
jefe inmediato. Se puede hacer sólo con uno de
ellos o con ambos, juntos o separados.
Características de la entrevista directa
b) La participación es activa
tanto del analista como del

a) Los datos sobre el puesto
ocupante del puesto.
se obtienen de una
entrevista, con preguntas y
respuestas Verbales entre el
analista y el ocúpame del
puesto.
Ventajas de la entrevista directa
Recopilación de
los dalos del Posibilidad de
puesto por las comentar y
a) personas que b) aclarar todas
mejor lo las dudas
conocen
Ventajas de la entrevista directa
Es el método de • No tiene
mayor contraindicación,
conveniencia y se puede aplicar
c) el que d) a puestos de
proporciona un cualquier tipo o
mayor resultado nivel.
en el análisis,
Desventajas de la entrevista directa
Una entrevista mal dirigida puede

generar reacciones negativas en
a el personal que provoquen falta
de comprensión y no aceptación
de sus objetivos
Posibilidad de una confusión

entre opiniones y hechos. b
Pérdida de tiempo si el
c analista de puestos no se
prepara bien.
Costo operacional elevado: se

necesitan analistas con
experiencia y detener el d
trabajo del ocupante
Métodos mixtos
• Es evidente • Para • Se trata de

que cada neutralizar las combinaciones
método de desventajas y eclécticas de
análisis tiene aprovechar las dos o más
ciertas ventajas, la métodos de
características, opción es análisis
ventajas y utilizar
desventajas métodos
mixtos
Los métodos mixtos más comunes son:
• Cuestionario y entrevista ambos con el ocupante

del puesto, quien llena el cuestionario y después se
somete a una entrevista rápida, con el cuestionario
1 como referencia.
• Cuestionario con el ocupante y entrevista con el

superior, para ampliar y aclarar los datos
2
• Cuestionario y entrevista, ambos con el superior

3
Los métodos mixtos más comunes son:
• observación directa con el ocupante

y entrevista con el superior
4
• Cuestionario y observación directo,

ambos con el ocupante.
5
• Cuestionario con el superior y

observación directa ton el ocupante.
6
ETAPAS EN EL ANÁLISIS DE PUESTOS
De manera resumida, un programa de
análisis de puestos comprende tres fases
o etapas:
 Planeación,
 Preparación
 Realización.
Etapa de planeación
 Es la etapa en la que se
planea todo el trabajo para el
análisis de puestos.
 Es una etapa de trabajo de
escritorio y de laboratorio
. La planeación exige los siguientes pasos:
1. Determinar los puestos por

describir, analizar e incluir en el
programa de análisis, sus
características, naturaleza,
tipología, etc
2.Elaborar el organigrama de los

puestos para ubicarlos. Al hacerlo,
se definen los siguientes aspectos:
nivel jerárquico, autoridad,
responsabilidad y área de acción.
3.Elaborar el Se puede iniciar con los

cronograma de trabajo niveles superiores para
para especificar por descender poco a poco
dónde empezará el a los inferiores, o
programa de análisis viceversa
así como en los niveles

intermedios, o se puede
seguir una secuencia
horizontal, por áreas de
la empresa.
4. Elegir el o los métodos de análisis
A partir de la en general se el método elegido

naturaleza y de las utilizan varios será el que
características de métodos, pues es presente más
los puestos por difícil que los ventajas, o por lo
analizar, se eligen puestos presenten menos las menores
los métodos de naturaleza y desventajas en
análisis adecuados. características función de los
similares. puestos
5. Seleccionar los factores de análisis para estudiar los

puestos, con base en dos criterios conjuntos:
los factores de análisis

deben estar presentes en
la totalidad o por lo
a) Criterio de la generalidad: menos en 75% de los
puestos por estudiar,
para comparar las
características ideales de
los ocupantes.
Con un porcentaje menor, el factor desaparece y deja de ser

un instrumento de comparación adecuado
b) Criterio de la variedad o discriminación:
los factores de análisis deben

variar de acuerdo con el puesto.
Es decir. no pueden ser constantes ni uniformes, el factor de

escolaridad necesaria, por ejemplo, atiende al criterio de la
generalidad —todos los puestos exigen cierto nivel de
escolaridad o de instrucción— y también al de la variedad, pues
todos los puestos exigen una escolaridad diferente, desde
primaria incompleta hasta estudios profesionales
Para atender al criterio  Puestos de supervisión,

de generalidad, los
 Obreros,
puestos suelen dividirse
en varios sistemas  Trabajadores por hora
porque son todos los factores de especificaciones que

consiguen atender una amplia gama de características
de los puestos.
6. Dimensionar los factores de especificación
la amplitud de variación
corresponde a la
es decir, determinar la distancia entre el limite Un factor se
amplitud de variación inferior (o minimo) y el dimensiona para
de cada factor dentro limite superior (.o adaptarlo o ajustarlo
del conjunto de puestos máximo) que abarca un como instrumento de
que se pretende factor en relación con medición al objetivo que
analizar un conjunto de puestos. se pretende medir
En el fondo, los factores de análisis constituyen un

conjunto de elementos de medición para estudiar
un puesto
Es necesario dimensionarlos para establecer los

segmentos de su totalidad útiles para analizar
determinado conjunto de puestos
El factor de análisis educación básica necesaria, por

ejemplo, cuando se aplica a puestos por horas no
calificados, puede tener como limite inferior la
alfabetización y como limite superior la educación primaria
completa
En este caso, para puestos de supervisión, el

limite inferior y el superior son mucho más
elevados.
7. Graduación de las factores de especificación,
es decir, transformar cada factor de una

variable continua (que puede asumir
cualquier valor dentro de su intervalo o
amplitud de variación)
en una variable discreta o discontinua (que

solo asume determinados valores que
representan segmentos o franjas dentro de
su amplitud o intervalo de variación)
7. Graduación de las factores de especificación,
Los factores de especificación se

gradúan para facilitar y simplificar su
empleo. Por lo general, los grados en los
factores de análisis son cuatro, cinco o
seis.
Así, en lugar de asumir un numero infinito

de valores continuos, cada factor tendrá
sólo cuatro, cinco o seis grados de
variación
Etapa de preparación
la etapa en la que los analistas
debidamente entrenados
preparan los esquemas y los
materiales de trabajo, a saber:

• Reclutamiento, selección y capacitación

1 de los analistas de. puestos que
conformarán el equipo de trabajo
• Preparación del material de trabajo

2 (formularios, impresos, materiales, etc ),
• Preparación del ambiente (aclaraciones a

la dirección, gerencia. supervisores y a
3 todo el personal relacionado con el
programa de análisis de puestos),
• Obtención de datos previos

(nombres de los ocupantes de los
puestos que se van a analizar,
4 relación de
herramientas,
los equipos,
materiales,
formularios utilizados por los
ocupantes de los puestos).
La etapa de preparación puede realizarse en

forma simultánea a la etapa de planeación.
Etapa de realización
Es la fase en la que se obtienen los datos de los puestos que se

,van a analizar y en la que se redacta el análisis:
Obtención de los datos sobre los puestos mediante el(los)

1 método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o
con el supervisor inmediato
2 Selección de los datos obtenidos
Redacción provisional del análisis a cargo del analista de

3 puestos.
Etapa de realización
• Presentación de la redacción provisional

al supervisor inmediato. para que la
4 ratifique o la rectifique.
• Redacción definitiva del análisis del

puesto
5
• Presentación de la redacción definitiva
del análisis del puesto para su
6 aprobación
TRABAJO EN EQUIPO
METODO PARA EL ANALISIS DE PUESTO
CASOS
GRUPO: METODO OBS DIRECTA

GRUPO: METODO CUESTIONARIO
GRUPO: METODO MIXTA

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TEMA DESCRIPCION Y ANALISIS DE PUESTOS

 ESTRUCTURA DE ANALISIS DE PUESTO

 METODO PARA LA DESCRIPCION Y ANALISI DE

En esencia, las tareas o responsabilidades "son los

De este modo, un puesto "es el conjunto de todas ; las

En resumen, la descripción de puestos se refiere a su

 Una vez hecha la descripción,

sigue el análisis de puestos.

 En otras palabras, ya identificado

el contenido (aspectos intrínsecos)

se analiza el puesto en relación

con los requisitos que pone a su

ocupante (aspectos extrínsecos).

Aunque guardan una estrecha relación con los propósitos

Mientras la descripción se preocupa por el contenido del

el análisis estudia y determina todos los requisitos,

Mientras la descripción de puestos es un

es decir, cuales son los requisitos

Por lo general, el análisis de puestos se concentra en cuatro

3 Responsabilidades que adquiere

• Cada uno de estos requisitos se divide en varios

• Más adelante, en el capitulo sobre administración de

• En el fondo, los factores de especificación funcionan

• Constituyen verdaderos instrumentos

• Al variar la naturaleza de los puestos

Veamos por separado cada factor de especificaciones

Comprenden las exigencias del

Requisitos físicos  Comprenden la cantidad y la

 Consideran también la complexión física

1 Esfuerzo físico requerido.

4. Complexión física requerida

del material, de las pérdidas o ganancias

Comprenden las 2. Material herramientas y equipo

4. Relaciones internas o externas.

Comprenden los 1. Ambiente de trabajo.

Desde el punto de vista de los

así como el jefe

Los métodos más utilizados para la descripción y

Observación Entrevista Métodos

Su empleo es muy eficaz en estudios de micromovimientos, asi como

El análisis del puesto se realiza con la observación directa y dinámica

Es lo más adecuado para trabajadores que realizan

Algunos puestos rutinarios y repetitivos permiten el

Como la observación no siempre proporciona todas las

• Los datos sobre un puesto se

• La participación que tiene el

¿para qué lo hace?.

• Costo elevado, pues para que

El análisis se efectúa al solicitar por escrito al

Cuando se trata de un gran número de puestos

• Un requisito de • asi como para

La participación del analista

a) Pueden contestar el cuestionario los ocupantes

b) Es el método más económico para el análisis

c) Es el método mas completo, el cuestionario

d) Es el método ideal para

analizar puestos de alto nivel,

sin afectar el tiempo ni las