Guía de uso de la Suite Ekipu Net Contraloría General de la República

GUÍA DE USO
SUITE EKIPU Net
Vs.2.0

Ítem Fecha Versión Autor Descripción

01 18-04-2012 2.0 Joel Enrique Mercado Rojas Guía de Uso

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Guía de uso de la Suite Ekipu Net Contraloría General de la República

CONTENIDO

I. INGRESAR A LA SUITE EKIPU ........................................................................................................................ 4

1.1. ACCEDER A LA SUITE EKIPU ............................................................................................................. 4
 Opción 1: CGR ............................................................................................................................................. 4
 Opción 2: LOCAL......................................................................................................................................... 4
 Opción 3: RED ............................................................................................................................................. 4
II. EKP PLANTILLAS.............................................................................................................................................. 5
2.1. Creación de Plantillas. .......................................................................................................................... 5
 Plantilla de Incidencias ............................................................................................................................. 6
 Plantilla de Papeles de Trabajo ............................................................................................................. 6
 Plantilla de procedimientos ..................................................................................................................... 7
III. EKP PROYECTOS ....................................................................................................................................... 10
3.1. Seleccionador de Proyectos: ............................................................................................................ 10
3.2. Etapa de Planificación......................................................................................................................... 11
A. Datos de la Orden de Servicio......................................................................................................... 11
B. Estructura del Proyecto...................................................................................................................... 12
B.1. Administración de documentaría ............................................................................................... 13
B.2. Crear Programa del proyecto ...................................................................................................... 13
B.3. Asignación de procedimientos .................................................................................................... 14
B.4. Ponderación........................................................................................................................................ 14
3.3. Etapa de Ejecución .............................................................................................................................. 15
A. Desarrollo de procedimientos .......................................................................................................... 15
B. Papeles de Trabajo (PT) .................................................................................................................... 16
B.1. Agregar PT.......................................................................................................................................... 16
B.2. Exportar PT......................................................................................................................................... 17
B.3. Borrar PT ............................................................................................................................................. 18
C. INCIDENCIA ........................................................................................................................................... 18
C.1. Agregar Incidencia .......................................................................................................................... 18
C.2. Agregar Presuntos responsables................................................................................................ 19
C.3. Incluir preseuntos responsables en una incidencia............................................................ 20
D. Nota de Seguimiento .......................................................................................................................... 21
E. Firmar ....................................................................................................................................................... 22
E.1. Firma de procedimientos. ............................................................................................................. 22
E.2. Firma de PT........................................................................................................................................ 23
F. Hiperenlace............................................................................................................................................. 24
F.1. Hiperenlace desde un Procedimiento a un PT. ..................................................................... 24
F.2. Hiperenlace desde un Procedimiento a una Atingencia. ................................................... 24

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F.3. Hiperenlace desde un PT a Oto. ................................................................................................. 24

F.4. Marcas .................................................................................................................................................. 26
3.4. ETAPA INFORME/CIERRE................................................................................................................... 26
A. Generación de Informes .................................................................................................................... 26
B. Resumen del proyecto........................................................................................................................ 27
IV. FUNCIONES ADICIONALES........................................................................................................................ 28
4.1. Administración de correspondencia. ............................................................................................. 28
4.2. Copia de Seguridad............................................................................................................................. 28

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I. INGRESAR A LA SUITE EKIPU

1.1. ACCEDER A LA SUITE EKIPU

En el escritorio de su computador se
visualiza un Incono de acceso directo
al Software al Suite EkipuNet (en
adelante Ekipu)

A continuación se muestran 03 opciones de conexión al Ekipu

 Opción 1: CGR
Sirve para conectarse a los
proyectos que se encuentran
en la Base de datos de la CGR.

 Opción 2: LOCAL
Sirve para conectarse a los
proyectos instalados o
almacenados en su
computador.

 Opción 3: RED
Sirve apara conectarse a los proyecto alojados en otro computador.

Para cualquiera de los caso de conexión el usuario es el código de personal de la CGR (Ej.
U19456) y la contraseña es la misma del sistema SICGR.

Una vez ingresado el usuario y

contraseña se muestran los
módulos conformantes del EKIPU.
1. EKP Plantillas
2. EKP Proyectos
3. EKP Indicadores

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II. EKP PLANTILLAS

Este módulo permite crear plantillas de procesos, procedimiento e incidencias y formatos de

papeles de trabajo de auditoría.

Ingresar al módulo EKP Plantillas.

2.1. Creación de Plantillas.

Las plantillas de auditoría creadas se almacenarán directamente en la computadora del
personal; en el servidor sólo podrán almacenarse aquellas plantillas aprobadas por la CGR

Para la creación de las plantillas realizar lo siguiente:

1. En la pestaña “
Nueva
Plantilla”completar los datos
(nombre y descripción de la
plantilla del proceso de
auditoría a registrar) y hacer
click en el botón grabar.

2. Luego se mostrará la
pantalla “
Gestión de
Procedimientos”
, en la cual
se deberán crear los
procedimientos, formatos de
papeles de trabajo y
plantillas de incidencias.

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3. Posteriormente empezar a crear las plantillas de incidencias, procedimientos y papeles de

trabajo, tal como se detalla a continuación

 Plantilla de Incidencias

Para crear una plantilla de incidencia,

hacer click derecho sobre “
Atingencias”
,
luego click sobre “
agregar atingencia”y
en la pantalla de “
Atingencia”
seleccionar el tipo y escribir el
enunciado del incidente.

Posteriormente,
completar los
campos de
acuerdo al tipo
de incidencia y
hacer click en el
botón “
Grabar”

 Plantilla de Papeles de Trabajo

Para crear una plantilla de

papel de trabajo seleccionar
“
Papeles de trabajo” y hacer
click el botón “
Nuevo”

Luego hacer click en el botón para buscar la carpeta en la cual se encuentran los
formatos de papeles de trabajo.

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Luego Seleccionar la
plantilla de papel de
trabajo a añadir,
cambiar el título de la
plantilla de ser
necesario y hacer click
en el botón “
Aceptar”
.

Para agregar más

plantillas de
papeles de trabajo,
repetir lo pasos
indicados.

 Plantilla de procedimientos
La estructura de plantillas de procedimientos tiene 03 niveles, como se indica a
continuación:

Nivel 1: Proceso
Para crear un proceso, hacer
click derecho en “
Grupo de
procesos” y luego click sobre
“
Agregar Proceso” y en la
pantalla de “
Proceso”escribir el
nombre del proceso.

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Nivel 2: Etapa
Para crear una etapa, seleccionar
el proceso en el que se creará la
etapa, hacer click derecho sobre
el proceso, luego click sobre
“
Agregar Etapa”y en la pantalla
de “
Etapa”escribir el nombre de
la Etapa.

Nivel 3: Procedimiento
Para crear un procedimiento,
seleccionar la etapa en la que se
creará el procedimiento, hacer
click derecho sobre la etapa,
luego click sobre “
Agregar
Procedimiento” y en la pantalla
de “
Procedimiento” escribir el
nombre del procedimiento.

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Luego en la pantalla del procedimiento, redactar el detalle del procedimiento y la base

legal, luego hacer click en el botón “
Grabar”
.

Finalmente al hacer click en el botón “

salir de plantilla”se muestra la relación de
Plantillas creadas.

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III. EKP PROYECTOS

Este módulo permite gestionar la información de los proyectos de labores de control,

desarrollar procedimientos, elaborar o importar papeles de trabajo e incidencias y generar
reportes.

Ingresar al módulo EKP Proyectos.

3.1. Seleccionador de Proyectos:

En esta pantalla se visualizan los proyectos correspondientes a labores de control de tipo:
proceso, actividad y apoyo. Así como el resumen del estado de incidencias, procedimientos y
papeles de trabajo del proyecto seleccionado.

Hacer doble click sobre el

proyecto que se desea
desarrollar o seleccionar el
proyecto y click en el Relación de proyectos
botón “
Abrir”
.

Resumen

Al ingresar al proyecto se
muestra la pantalla del
explorador del proyecto, la
cual muestra 03 partes: la
barra de herramientas
(parte superior), el
explorador (parte
izquierda) y el contenido
(parte derecha)

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Para iniciar el trabajo debe iniciar completando la información necesaria para el desarrollo de
cada una de sus etapas: Planificación, Ejecución e Informe.

3.2. Etapa de Planificación

A. Datos de la Orden de Servicio

En la barra de herramientas del explorador del proyecto hacer click en el icono “
Inf. O.S.”

Se muestra la siguiente pantalla, en la cual se debe completar cada uno de los Ítems de la
izquierda.

Los datos a completar son:

 Cronograma: ingresar las fechas reales de acuerdo a como se desarrollan las etapas
de proyecto.
 Origen: ingresar la información relacionada al inicio del proyecto.
 Antecedentes: ingresar la información relacionada al historial del ente sobre el que
se desarrolla el proyecto.
 Objetivos: ingresar el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto;
asimismo, asignar un valor de importancia a los objetivos específicos de tal manera
que la suma de los valores asignados sea igual a 100%.
 Alcance: ingresar el periodo del proyecto.
 Bases Legales. Ingresar el sustento legal normativo referido al proyecto.
 Contactos: ingresar datos de personas con las que se contactaron o a quienes les
solicitaron información durante la gestión del proyecto.

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Una vez ingresados los datos, hacer click en el icono “

Explorador”para retornar a la
pantalla del explorador del proyecto.

B. Estructura del Proyecto

Todo proyecto cuenta con una estructura de enfoque de procesos.

Insumos Proceso Resultados

(DA) (PP) (RP)

DA: DOCUMENTACIÓN TÉCNICO, ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTAL.

En esta parte se almacenará la documentación del proyecto, como es:
Documentos de planificación, Comunicaciones enviadas, comunicaciones recibidas,
documentos legales, etc.
Asimismo, deben crear carpetas para
el almacenamiento de las
verificaciones realizadas.

RP: RESUMEN DEL PROYECTO.

En esta parte se almacenará las
Atingencias (Aspectos de
Importancia, Debilidades de Control,
Hallazgos y observaciones), reportes,
borradores de informe e informe final
y anexos.

PP: PROGRAMA DEL PROYECTO.

En esta parte se ingresará el programa del proyecto.
La estructura es la siguiente:
 Proceso
o Etapa
 Procedimiento

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B.1. Administración de documentaría

Ubicarse en cualquiera de
las carpetas contenidas en
DA y en la barra de
herramientas hacer click
en el icono “
Agregar PT”
.
(ver punto 3.3 (B))

B.2. Crear Programa del proyecto

Para crear el programa realizar lo siguiente:

Crear Procesos: seleccionar la carpeta “

PP:
PROGRAMA DEL PROYECTO”
, hacer Click
derecho y seleccionar la opción “
Nuevo
Proceso”
, a continuación se muestra una
ventana para ingresar el nombre del proceso.

Crear Etapas: seleccionar la carpeta del

proceso en el que se van a crear sus etapas,
hacer click derecho y seleccionar la opción
“
Nueva Etapa”
, a continuación se muestra una
ventana para ingresar el Nombre de la Etapa.

Crear Procedimientos: seleccionar la carpeta

de la etapa en la que se van a crear los
procedimientos, hacer click derecho y
seleccionar la opción “
Nuevo Procedimiento”
, a
continuación se muestra una ventana para
ingresar el Nombre del Procedimiento.

Finalmente se puede
ver la estructura del
proyecto completa.

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Luego de crear el programa del

proyecto ubicarse en cada uno de
los procesos creados, hacer click
derecho y seleccionar la opción
“
Editar”
, a continuación se muestra
una ventana para relacionar el
proceso con el Objetivo del
proyecto y el Proceso General a evaluar.

B.3. Asignación de procedimientos

Una vez creado el programa se deberán asignar un responsable a cada procedimiento,
para lo cual en la parte barra de herramientas hacer click el icono “
Estado de
Procedimientos”
.

A continuación se
muestra un listado
de procedimientos
y en cada uno se
debe seleccionar al
integrante
responsable de la
ejecución del
procedimiento.

B.4. Ponderación
Por último se deberá ponderar los objetivos y procesos, para lo cual en la parte barra de
herramientas hacer click el icono “
Ponderación”
.

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A continuación se
muestran las etapas y
procesos agrupados
por objetivo, en la
cual se deben
establecer valores a
los procesos de
acuerdo por objetivo y
a las etapas por
proceso.

Ponderar por Objetivo:

Ubicarse en un objetivo y hacer
click en el botón “
Ponderar
Objetivo” y en la pantalla
mostrada establecer los valores
por nivel de importancia.

Pondera por Proceso:

Ubicarse en un proceso y hacer
click en el botón “
Ponderar
Proceso” y en la pantalla
mostrada establecer los valores
por nivel de importancia.

Finalizada la estructura del proyecto, ponderados los procesos y objetivos y asignados

todos los procedimientos, los integrantes del equipo deberán realizar el desarrollo de cada
uno de los procedimientos asignados.

3.3. Etapa de Ejecución

A. Desarrollo de procedimientos
Ubicarse en el procedimiento a desarrollar y en parte inferior derecha de la pantalla
(pestaña detalle o conclusión) ingresar la información necesaria, para lo cual puede utilizar
las funciones de edición de texto, fuentes, alineación, Hiperenlace, agregar PT y agregar
Incidencia de la barra de herramientas.

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Nota: para utilizar cualquiera de estas funcionalidades se debe ubicar el cursor en el

campo de detalle.

B. Papeles de Trabajo (PT)

B.1. Agregar PT
Esta opción tiene la funcionalidad de agregar papeles de trabajo (PT) de la siguiente
manera:
 En Blanco: permite agregar PT en formatos Ms Word, Ms Excel y Ms PPoint en blanco.
 Plantillas personalizadas: permite agregar PT en formato Ms Word, trabajados como
plantillas, como por ejemplo: memorando de Planificación, carta de presentación,
acta de reunión, etc.
 Importar desde Archivo: permite agregar PT en diferentes formatos ubicados en
cualquier carpeta de nuestro computador, memoria USB, CD, DVD entre otros. Es
necesario tener el Software de creación del PT para poder visualizarlo.
 Copiar desde los PT. Permite hacer copia de un PT en otro parte del proyecto.

Elegir cualquiera de las

opciones (en blanco,
Plantillas personalizadas,
importar desde archivo y
copiar desde los PT), luego
ingresar el título del PT
que se va a ingresar,
asignar el PT a un TÍTULO DEL PT
integrante y por último
hacer click en el botón
“
Agregar”
.

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El contenido se visualiza de la siguiente manera:

Nota: para abrir un PT, hacer doble click sobre el icono del PT

B.2. Exportar PT
La opción exportar nos permite
llevar los papeles de trabajo
que se seleccionen a una
carpeta especifica de su PC ó a
un dispositivo externo (USB).

En la siguiente ventana se
muestran 2 opciones:
1
1. Exportar Archivo
seleccionado: se
exportará el PT de
origen. 2
2. Exportar múltiples
papeles de trabajo: se
exportarán todos los PT
seleccionados de una
o varias carpetas.

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B.3. Borrar PT
Para borrar un PT, se
debe seleccionar el PT a
ser eliminado, hacer click
derecho y Luego elegir la
opción “
Borrar”
.

C. INCIDENCIA

C.1. Agregar Incidencia

Esta opción permite agregar una incidencia (Debilidad de control, Aspecto de
Importancia, Hallazgo, Observación o Riesgo) en el contenido del detalle del
procedimiento, para lo cual debe hacer click en el icono de incidencia.

En la ventana mostrada se debe

ingresar los siguientes datos
Descripción: Nombre de la
incidencia.
Tipo:
o Debilidad de control Interno
o Aspecto de Importancia
o Hallazgo
o Observación
o Riesgo

Luego de completar los campos solicitados de acuerdo al tipo de Incidencia.

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Luego de ingresar los datos, se muestra un enlace para acceder a la Atingencia.

Todas las incidencias

creadas en el proyecto
se almacenan en la
dirección “
RP: Resumen
del Proyecto -> RP1:
Atingencias/Riesgos”
.

C.2. Agregar Presuntos responsables

Ubicados en la carpeta RP1, hacer click en
el icono “
Presuntos Responsables” de la
barra de herramientas

En la pantalla a
continuación, hacer click
en el botón “
Nuevo” y
completar los datos
necesarios para registrar
en presunto
responsable.

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Finalmente se mostrarán la relación de Presuntos responsables registrados.

C.3. Incluir preseuntos responsables en una incidencia.

Crear o ingresar a una incidencia existente de
Tipo Observación, ubicados en cualquiera de
los campos de la incidencia hacer click en el
icono “
Seleccionar Responsables”
.

De la relación mostrada seleccionar los presuntos responsables involucrados en la

incidencia y hacer click en el botón “
Aceptar”
.

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Luego de agregar los presuntos responsables completarlos campos requeridos.

D. Nota de Seguimiento
Sirve como medio de comunicación entre los integrantes y/o participantes registrados en el
proyecto. Para la creación de una nota desde un PT o procedimiento hacer click en el Icono
“
Notas”de la barra de herramientas.

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En la siguiente ventana completar los campos “

Dirigido A”
,“Prioridad”
,“Tema”y “
Mensaje”
y por último hacer click en el botón “
Enviar”
.

La persona que recibe la Nota deberá llenar el campo “

Respuesta”y hacer click en el botón
“
Responder”
.

E. Firmar
Esta Opción permite firmar todos los elementos ingresados y desarrollados en el EKIPU.
Los estados de las firmas son:
En Proceso Ejecutado Supervisado

E.1. Firma de procedimientos.

Los procedimientos se firman como Ejecutado y supervisado a un determinado
porcentaje.

Ejecutado Supervisado
% de avance

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Nota: Para finalizar un proyecto los procedimientos deberán estar firmados como supervisados
al 100%

E.2. Firma de PT.

Los PT se pueden firmar desde:

1) La opción “
Firma” de la pestaña complementos de la barra de herramientas del
documento de Ms Office (MS Word y MS Excel).

2) De manera directa seleccionamos el PT y en la barra de herramientas o en el menú

de opciones del documento hacer click en el botón “
Firmar”
, en la ventana que se
muestra firmar como ejecutado o supervisado a un determinado porcentaje de
avance según sea el caso.

Todos los elementos firmados cuentan con un Historial de firmas, en el cual se muestra la
fecha, hora, integrante y estado del elemento.

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F. Hiperenlace
Esta opción permite enlazarse a cualquier PT o Incidencia desde cualquier procedimiento o
PT.

F.1.Hiperenlace desde un Procedimiento a un PT.

Ubicar el cursor en campo
“
detalle” del procedimiento,
hacer click en el icono
“
Hiperenlace” de la barra de
herramientas y en la siguiente
ventana seleccionar el PT que
se quiere incluir y por último
hacer click en el botón
“
Aceptar”
.

F.2.Hiperenlace desde un Procedimiento a una Atingencia.

Ubicar el cursor en el campo
“
detalle” del procedimiento,
hacer click en el icono
“
Atingencia” de la barra de
herramientas, luego en la
pestaña “
crear un hiperenlace
a uno existente”
, debe
seleccionar la atingencia que
se quiere incluir y por último
hacer click en el botón
“
Aceptar”
.

F.3.Hiperenlace desde un PT a Oto.

Existen 2 opciones de crear hiperenlace entre PT
 Hiperenlace Simple. El vínculo se coloca en uno de los PT
 Hiperenlace Doble. Se crea un vínculo en ambos PT
Los vínculos en lo que corresponde a PT se crean desde el icono hiperenlace del menú
complementos de la barra de herramientas de los documentos de MS Office.

Nota: Para crear un hiperenlaces en PT, estos deben estar abiertos.

Ejemplo:

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En el menú complementos de la barra de herramientas del primer documento hacer click

en la opción “
Copiar para hiperenlace”
.

Luego en el segundo documento ubicar el cursor donde desea pegar el hiperenlace y

dependiendo del vínculo que se desea realizar se hace click en la opción “
Hiperenlace
pegar”(hiperenlace Simple) o “
Hiperenlace pegar 2 vías”(hiperenlace doble).

De ser Hiperenlace doble se visualizará un vínculo en ambos documentos.

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F.4.Marcas
Esta funcionalidad sirve para indicar y explicar los procedimientos ejecutados en los
papeles de trabajo, estas marcas se pueden modificar desde la barra de herramientas.

Esta funcionalidad se habilita al abrir un PT en formato Ms Word o Ms Excel.

Para agregar una marca en un PT primero ubicar el cursor donde se desea agregar la
marca, luego hacer click en el icono marcas del menú complementos de la barra de
herramientas, finalmente seleccionar la marca a ser insertada y hacer click en el botón
aceptar.

3.4. ETAPA INFORME/CIERRE

A. Generación de Informes
Para generar los informes predefinidos en el EKIPU, en la barra de herramientas hacer click
en el icono “
Informes”
.

En la ventana mostrada a
continuación, seleccionar el
tipo de informe a realizar

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Ejemplo: Reporte de Desarrollo de Procedimientos.

Hacer click en el icono “
Informes” de la barra de herramientas, seleccionar la opción
“
Reporte de Desarrollo de Procedimientos”y hacer click en el botón “
siguiente”
.

Luego seleccionar los

procedimientos que se van a
incluir en el reportes y hacer
click en el botón siguiente

Por ultimo ingresar el título del

reporte, seleccionar el destino
donde se desea guardar el
reporte y hacer click en el
botón “
Finalizar”

Nota: el tiempo de creación del

reporte depende de la cantidad
de información que se ha
incluido.

B. Resumen del proyecto

En la barra de herramientas hacer click en el icono “
Resumen”
, esta opción muestra datos
cuantitativos según el estado de los procedimientos, PT, Notas y Incidencias.

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IV. FUNCIONES ADICIONALES

4.1. Administración de correspondencia.

Esta funcionalidad permite relacionar la correspondencia recibida con la emitida, así como
llevar el control numérico de los documentos emitidos y las respuestas de los mismos.

Para la administración de correspondencia se debe realizar lo siguiente:

 Añadir PT (oficios, memorando, correos electrónicos, entre otros) en comunicaciones
enviadas y recibidas.
 Ingresar a la opción editar de cada PT y completar los datos solicitados.
 Posteriormente, en la barra de herramientas hacer click en el icono “
Comunicaciones”

En la pantalla mostrada a continuación establecer el estado de la correspondencia emitida y

relacionarla con la correspondencia enviada de ser el caso.

Comunicación Enviada Comunicación Recibida

4.2. Copia de Seguridad.

Esta funcionalidad sirve para crear una copia total del proyecto a manera de respaldo ante
cualquier incidente que dañe el proyecto original.

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Las copias de seguridad se crean en cada

una de las computadoras de los
integrantes del proyecto siempre y
cuando se acepte realizar la copia.

Nota: De manera automática las copias de

seguridad se almacenan en la siguiente
dirección: C:\EKIPU\BACKUP\ COPIA DE
SEGURIDAD.

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