CICLO DE VIDA Y REINGENIERÍA DE

PROCESO Código CVSF05

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Anexo Técnico para Reporte de
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REPORTE DE INFORMACION DE RIPS COVID

Los prestadores de servicios de salud (IPS), enviarán al Ministerio de Salud y Protección Social los archivos planos con la información
de datos básicos sobre los servicios de salud prestados, acorde con la Resolución 676 de 2020, la resolución 992 de 2020, la
Resolución 3374 de 2000 y mediante la plataforma PISIS.

El reporte de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud –RIPS se relacionan con las atenciones de las personas
con enfermedades respiratorias y causas relacionadas con el COVID19, a través de la plataforma PISIS, con las especificaciones de
este anexo (RIP165COVI).

Este reporte es independiente del que realizan las IPS a las EAPB para el reporte mensual al Ministerio de Salud Y Protección Social
de acuerdo con la resolución 3374 de 2000.

Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a. Estructura y especificación del nombre del archivo.

El nombre de los archivos de la información de atenciones en salud RIPS de las personas afectadas con COVID 19 debe ser
enviada por las todas las IPS que atiendan pacientes con los diagnósticos definidos en la resolución 992 de 2020 y los demás
relacionados con COVID 19, debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente Valores
Longitud
del Nombre de Permitidos o Descripción Requerido
Fija
Archivo Formato
Módulo de RIP Registro del Sistema de Prestaciones de Salud
3 SI
información
Tipo de Fuente 165 Fuente de la Información RIPS de pacientes afectados
3 SI
con COVID
Tema de COVI Información de Registros Individuales de prestaciones
4 SI
información de Salud
Fecha de Corte AAAAMMDD Fecha de reporte del RIPS 8 SI
Tipo de Tipo de identificación de la entidad reportadora de la
identificación de información.
la entidad ZZ - Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se 2 SI
reportadora debe especificar NI correspondiente al tipo de
identificación NIT.

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Fecha de Versión: 19 jun 2020 de 2020
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Componente Valores
Longitud
del Nombre de Permitidos o Descripción Requerido
Fija
Archivo Formato
- Si corresponde a una Dirección Territorial del orden
Departamental: se debe especificar DE
- Si corresponde a una Dirección Territorial del orden
Distrital: se debe especificar Dl
- Si corresponde a una Dirección Territorial del orden
Municipal: se debe especificar MU
Número de Número de identificación de la entidad que envía los
identificación de archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del
la entidad campo anterior:
reportadora - Número de Nit sin incluir el digito de verificación
para tipo de Identificación NI.

NOTA: En caso de que las entidades territoriales

reporten, en este campo va el código DANE.
- Si es DE en este campo va el código DANE del
departamento.
Ejemplo 000000000025
999999999999 12 SI
- Si es DI en este campo va el código DANE del
Distrito.
Ejemplo 000000011001
- Si es MU en este campo va el código DANE del
municipio.
Ejemplo 000000025001

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la

izquierda si es necesario para completar el tamaño del
campo.
Ejemplo: 000860999123

Extensión del .DAT Extensión del archivo plano .DAT

4 SI
archivo

NOMBRE DE ARCHIVOS COMPRIMIDOS

Tipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud

Reporte de información de RIPS para
RIP165COVIAAAAMMDDZZ999999999999.DAT 32
pacientes afectados con COVID 19

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Fecha de Versión: 19 jun 2020 de 2020
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b. Contenido del archivo comprimido

El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes características:

- Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensión cambiada a .DAT.
- Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, cuyas estructuras son las descritas en el Anexo Técnico
1, numeral 2, de la Resolución 3374 de 2000, así:

Nombre Archivo Tipo de Archivo

Periodo del archivo
Plano
CTMMAAAA CT Archivo de control El nombre del archivo contiene el mes y año de reporte, así:

USDDMMAA US Archivo de usuarios DD: Día MM: mes AA: año

AFDDMMAA AF Archivo de
Transacciones (Facturas) El mes y año de estos archivos debe ser coherente con el año y
APDDMMAA AP Archivo de mes de la fecha de corte del nombre del archivo comprimido que
procedimientos los contiene.

ACDDMMAA AC Archivo de consultas Ejemplo:

Nombre del archivo comprimido:
RIP165COVI20200531NIXXXXXXXXXXXX.DAT
AHDDMMAA AH Archivo de
hospitalización
El archivo anterior contendrá los siguientes archivos planos,
AUDDMMAA AU Archivo de urgencias
según el ejemplo:
ANDDMMAA AN Archivo de recién US310520.txt
nacidos AF310520.txt
AMDDMMAA AM Archivo de AP310520.txt
medicamentos AC310520.txt
AH310520.txt
OTDDMMAA OT Archivo de otros servicios AU310520.txt
AN310520.txt
AM310520.txt
AT310520.txt

Los RIPS reportados deben ser de diagnósticos relacionados con pacientes afectados con COVID 19.

La plataforma PISIS, permite validar localmente los archivos en las instalaciones de cada entidad y retroalimentarlas sobre sus
inconsistencias a fin de que los archivos que sean enviados cumplan con las validaciones de estructura de los archivos, propendiendo
por la calidad de la información reportada y la oportunidad en la corrección de inconsistencias. Posteriormente los archivos correctos
deben ser enviados al Ministerio mediante la misma plataforma PISIS Cliente Neo.

La funcionalidad implementada en PISIS Cliente Neo para apoyar el procesamiento de RIPS, consiste en recibir los archivos
comprimidos RIP165COVI de extensión .DAT (según resolución 676 de 2020) y automáticamente convertirlos a archivo plano en el
formato del nuevo anexo técnico RIP185COVI de extensión .TXT, cuya estructura se encuentra publicada en el sitio de Aplicativos
Misionales de SISPRO web.sispro.gov.co, el cual cumple con los estándares de PISIS. Este Anexo es validado en PISIS Cliente
Neo a nivel de estructura, y una vez la estructura es correcta se envía a Ministerio, donde se realizan las validaciones de reglas de
negocio y el resultado de estas validaciones se envía a la entidad reportadora mediante correo electrónico. También se dispone una

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Fecha de Versión: 19 jun 2020 de 2020
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opción web a la entidad para que consulte los resultados de validación como contingencia en caso de que el servidor de correo falle
o el buzón se llene o cualquier caso de excepción con su cuenta de correo.

El componente de validación de reglas de negocio de RIPS implementado en SISPRO, cargará los registros correctos a la base de
datos y descartará los registros incorrectos, retroalimentando a la entidad para que realice las correcciones pertinentes. La entidad
tiene posibilidad de enviar nuevamente el archivo corregido (completo) tantas veces como se requiera el día de reporte o también
puede incluir los registros corregidos en el reporte del siguiente día.

En referencia a las correcciones, estas pueden ser realizadas sobre los archivos que conforman el archivo comprimido RIP165COVI
de extensión .DAT (según resolución 676 de 2020) o sobre archivo plano RIP185COVI de extensión .TXT, el cual PISIS Cliente Neo
genera y almacena en la misma carpeta de donde se subió el archivo .DAT, según la elección del usuario de la entidad, dado que,
PISIS Cliente Neo está en capacidad de procesar archivos RIP165COVI de extensión .DAT o RIP185RIPS de extensión .TXT.

Los detalles del uso de la plataforma de PISIS, se encuentran en el documento SIMG01 Guía de Instalación y uso Pisis Cliente V4.0
20200520.PDF que se encuentra disponible en la página de web.sispro.gov.co.

Es importante tener en cuenta, que las estructuras de datos y las validaciones sobre los campos, de este anexo técnico RIP165COVI
son iguales al anexo RIP165RIPS que se usa para el reporte de IPS al Ministerio de las atenciones en salud de la población migrante,
definida en la circular 19 de 2017. De manera similar, las estructuras del anexo técnico RIP185COVI (al cual es convertido el anexo
RIP165COVI) es idéntica al anexo RIP185RIPS conocido por las IPS.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:

A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales
b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt
c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y
sin tildes.
d. El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a
descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).
e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no
llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3,
el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3.
f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores
decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen
parte del nombre de los archivos.
i. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño
máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con
ceros ni espacios.

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Fecha de Versión: 19 jun 2020 de 2020
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k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter
diferente a cero.
l. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como
fin de registro
m. Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS

El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de
Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Primero se
registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad.

Registrar entidad:
https://web.sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro

Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexo técnico por PISIS.

Registro de usuarios institucionales en línea:

https://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEG500USIN por PISIS:

El procedimiento se encuentra detallado en la Guía de Usuario de Seguridad en https://web.sispro.gov.co

Control de calidad de los datos.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto
administrativo y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al
reportante.

• Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de
contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda.
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el
Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente
enlace:

https://www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx
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Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:

https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Tratamiento de la información.

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de
protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley
Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 del 2015, y
las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad,
confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

Seguridad de la información.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente,
lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe
usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO

La periodicidad del envío de información es diaria, a excepción del primer reporte que debe incluir los RIPS desde el 1 de enero de
2020 a la fecha.

Periodo de información a reportar Fecha de reporte a través de PISIS

Reporte periódico Semanal Los días jueves

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