Guia Help Desk
Guia Help Desk
Guia Help Desk
(HELP DESK)
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
3.1. Actividades de Reflexión inicial.
4. ¿Cuál es el costo estimado de implementar un Help desk?(para este proceso, haga una
lista de equipos requeridos, mano de obra y software a usar, de allí saldría el valor
aproximado)
20 equipos de escritorio.
Mano de obra por equipo = 60.000 x ticket generado + Insumos por equipo = 20.000,
TOTAL = 70.000 pesos por equipo.
El valor del Software a utilizar en Help Desk dependerá de la compra o alquiler de la
licencia igual este costo varía de acuerdo al tiempo de utilización.
6. ¿Qué perfil debe tener una persona que trabaja en estas áreas?
Son personas que se encuentran tituladas en áreas de la tecnología tales como los
sistemas de información, mantenimiento de hardware y software, las
telecomunicaciones y redes, además de esto deben cumplir con algunas habilidades
para un buen desempeño en el trabajo:
Están al día en todo lo relacionado con las tecnologías de la información y la
comunicación
Se informan sobre productos y servicios que pueden recomendar a sus clientes
Conocen todos los fallos de funcionamiento de software y hardware
Tienen habilidades de analítica para resolución de problemas
Tienen habilidades sociales para poder empatizar con el cliente y capacidad de
comunicación para explicar el funcionamiento básico de los equipos
Pueden trabajar bajo presión
7. ¿Qué es trabajar bajo presión?
Es la capacidad para realizar un trabajo cuando el tiempo requerido para su
realización, es limitado.
Es una capacidad que necesitan las personas, pues implica
Tomar decisiones.
Reasignar prioridades.
Actuar con rapidez.
Controlar emociones, guardar la calma.
Actuar con cortesía, ejemplo, al atender a clientes.
Normalizar / no afectar el funcionamiento de la empresa o un área específica.
Soportar la presión.
Organizar efectivamente cambios rápidos.
Aprender.
Actuar de forma diferente y mejor en una siguiente ocasión.
8. ¿Qué es servicio al cliente? ¿Qué importancia tiene estar certificado en este tema para
el Help Desk?
El servicio al cliente es el servicio o atención que una empresa o negocio brinda a sus
clientes al momento de atender sus consultas, pedidos o reclamos, venderle un
producto o entregarle el mismo.
Una empresa o negocio brinda un buen servicio al cliente cuando ha trabajado en
varios de estos factores; por ejemplo, cuando trata a sus clientes con amabilidad, les
da un trato personalizado, los atiende con rapidez, les ofrece un ambiente agradable, y
los hace sentir cómodos y seguros.
La importancia de estar certificado en este tema es que
9. ¿Cómo se mide el éxito de un help desk?
Una organización puede medir el éxito de su Help Desk de diferentes maneras. Por lo
general, se consideran cierto número de indicadores, incluyendo:
• El porcentaje de solicitudes por boleta cerrada exitosamente;
• El porcentaje de solicitudes por boleta pasada al siguiente nivel de soporte;
• El tiempo que toma responder a una solicitud por boleta y cerrarla;
• La satisfacción del usuario final (o cliente) con la cortesía, paciencia y ayuda de los
técnicos.
10. ¿Qué es Service desk, describa su función y mencione sus características?
Service Desk a diferencia de un Help desk es la evidencia de que el negocio ha
adaptado a ITIL como framework para sus operaciones, es decir, que ha transformado
al departamento de tecnología para darle una orientación al servicio y acoplándolo
formalmente con procesos relevantes del negocio.
Por lo tanto, no solo se ocupa de los incidentes, sino que además hay otros aspectos
de cara al cliente que puede gestionar y que se relacionan con el departamento de TI,
por ejemplo, la Gestión de problemas (Identificación de las causas de los problemas
reportados), Gestión de Cambios (la forma correcta de llevar a cabo un cambio en los
elementos de TI), Gestión de la Configuración (gestión de la información y las
relaciones de los componentes de la infraestructura de TI), entre otros como:
• Event Management
• Request Management
• Access Management
En resumen, se puede decir que en definitiva el Service Desk no es un sinónimo ni un
cambio de nombre repentino del Help Desk, es más que eso... maneja un rango más
amplio de servicios que son importantes para un negocio que considera proveer un
soporte integral en cada inconveniente, ya que le permitirá no solo mantenerlo y
mejorarlo, aumentando la percepción de valor al cliente sino además, alinearse con la
estrategia corporativa para saber cómo está trabajando y como deberá trabajar el
departamento de TI.
Características
Tickets automatizados
Las reglas de automatización del ITSM pueden ahorrarnos bastante tiempo. Esta
característica asegura que los tickets sean enviados al lugar adecuado, para que así los
técnicos correspondientes puedan atenderlos inmediatamente. Cualquiera de los
siguientes podrá ser un factor para determinar la ruta:
Solicitante individual.
Grupo de solicitantes.
Prioridad.
Palabras clave.
Categoría.
Sitio.
Departamento.
La automatización debe encajar en la organización. Cada uno de los factores previos
son importantes. Las rutas basadas en departamentos son útiles porque nadie querría
que un agente de TI recibiera un ticket por un caso de RH. La prioridad también entre
en juego si se desea escalar los tickets críticos a un grupo de técnicos más
experimentados.
Si ese comentario deja ver algún tipo de insatisfacción o presión, podría ser buena idea
convertirlo en prioridad. El análisis de sentimientos es una característica inteligente
que puede emitir este tipo de alertas.
Cabe destacar que la retroalimentación también es importante y los análisis pueden
ser rechazados, por lo que la solución aprenderá de ello. Con el tiempo, estas
características tendrán un panorama completo de la comunicación entre solicitantes y
proveedores.
Una Mesa de Servicios generalmente incluye elementos como un Catálogo de Servicios, que
formaliza los procesos y recursos requeridos para la entrega de un servicio en particular, y
permite que sea requerido tanto por un usuario final como por un cliente interno o miembros
del departamento de IT.
Una Mesa de Servicios tiene también un alcance ampliado y permite la provisión de servicios
de soporte para toda la organización, conocida como Enterprise Service Management, que
puede incluir Recursos Humanos, Operaciones, Contabilidad, o Departamento Legal. También
pueden ser incluidas otras actividades de mayor alcance, tales como administración y control
de procesos de negocios o infraestructura (Change Management).
es un acuerdo negociado entre dos partes donde una de ellas es el cliente y la otra un
proveedor de servicios. Estos acuerdos pueden estar vinculados legalmente, o ser un contrato
informal (relaciones inter-departamentales). Estos, definen un punto de entendimiento común
sobre servicios, prioridades, responsabilidades y garantías. Cada área de servicio debe tener un
SLA definido, que comprenda los niveles de disponibilidad, servicio, rendimiento u otros
atributos del servicio, como la facturación. El nivel del servicio también puede ser especificado
como objetivo y mínimo, de forma que los usuarios puedan saber que esperar (mínimo),
mientras se ofrece un objetivo que muestra el nivel de rendimiento.
c. Mencione los tipos de Niveles de soporte que se pueden presentar en un Help desk
Nivel I: Este es el nivel de soporte inicial, responsable de las incidencias básicas del cliente. El
principal trabajo de un especialista de ST I es reunir toda la información del cliente y
determinar la incidencia mediante el análisis de los síntomas y la determinación del problema
subyacente. El objetivo de este grupo es manejar entre el 70%-80% del de los problemas del
usuario antes de concluir en la necesidad de escalar la incidencia a un nivel superior.
Este es el nivel básico de soporte técnico. Los conocimientos con los que cuenta son: Formateo
de computadoras, instalación de paquetería y cambios de piezas de computadoras
Nivel II: Está basado especialmente en el grupo help desk, donde sus integrantes hacen
soporte técnico teniendo en cuentas áreas del conocimiento más especializadas en el área
computacional. De esta manera, se deduce que el soporte de segundo nivel lo realizan
personas especializadas en redes de comunicación, sistemas de información, sistemas
operativos, bases de datos, entre otras. Este nivel tiene por lo menos 1 año en el área de
soporte y cuenta con los conocimientos de nivel 1 y con conocimientos de recuperación de
información nivel Software, manejo de paquetería de oficina a nivel básico y configuración de
redes inalámbricas y cableadas en grupos de trabajo. Actualmente se usan manuales o guías
donde se muestran los pasos que el usuario debe seguir para resolver, dicho problema, en
caso de no llegar a la solución se pasara a un soporte en sitio.
Nivel IV: Cuenta con los conocimientos de nivel 1, 2 y 3. Si bien no se utiliza universalmente,
un cuarto nivel representa a menudo un nivel que trasciende a la organización. El nivel 4 es
generalmente un proveedor de hardware o software. Dentro de un sistema de gestión de
incidencias corporativa, es importante continuar el seguimiento de incidentes, y el acuerdo de
nivel de servicio puede tener disposiciones específicas para ello. Dentro de una organización
de la producción, el cuarto nivel también podría representar la investigación y desarrollo.
Cuenta con conocimientos a nivel del fabricante del producto.
La atención al cliente es el servicio proporcionado por una empresa con el fin de relacionarse
con los clientes y anticiparse a la satisfacción de sus necesidades. Es una herramienta eficaz
para interactuar con los clientes brindando asesoramiento adecuado para asegurar el uso
correcto de un producto o de un servicio.
Sé amable
Muestra actitud
Atiende con rapidez
Resuelve las quejas o reclamos
Brinda un trato personalizado
Ofrece un ambiente agradable
Ofrece comodidad
Ofrece seguridad
Ofrece higiene
Los contratos sobre productos y servicios informáticos (de las TI), como todo contrato,
estipulan las obligaciones y derechos de las partes contractuales.
Llave en mano: En este contrato único y complejo, el suministrador, persona jurídica, se obliga
a proporcionar al cliente el sistema informático más adecuado a sus necesidades, que en
general se compone de equipos (hardware, software de base y de aplicación.
Junto con las licencias sobre el software, un aspecto fundamental de este contrato son las
cláusulas relativas a las garantías y limitaciones de responsabilidad del suministrador
informático.
Outsourcing: es un acuerdo de colaboración con una empresa externa que se integra en los
planes estratégicos del cliente, para diseñar una solución informática adaptada a sus
necesidades desde una óptica global.
En esta parte del contrato se describe y obliga a un nivel específico de calidad en el suministro.
Tipo de servicio.
Especificar servicios
Tiempo de respuesta
Disponibilidad de atención
Personal capacitado
Costo del servicio
Deberes del cliente
Garantías
Condiciones de atención y finalización de servicio.
Productividad y ahorro
en costos.
Provisiones para seguridad y datos.
Se tendrá en cuenta:
Mantenimientos y soportes
Indicadores de calidad.
Cumplimiento de obligaciones adquiridas.
El proveedor ajusta los recursos tanto humanos como material.
Mantenimientos y soportes
Indicadores de calidad.
Cumplimiento de obligaciones adquiridas.
El proveedor ajusta los recursos tanto humanos como material.
Se establecerá plazos para la prestación y resolución de incidencias.
Retorno de inversión.
Estabilidad en el servicio.
Respaldo a los datos almacenados.
Disponibilidad del sistema.
Reportes de seguimiento y control de incidencias en tiempo real.
Métricas.
Downtimes
7*24
Conectividad.
Servidores para granjas de quipos
Descuentos por perdida de disponibilidad a los recursos.
Exclusiones según procesos planteados, mantenimientos, errores
cliente.
Localización de conexión.
Rastreo o seguimiento del uso de la red
Realizar una consulta sobre los puntos a cubrir en la empresa, describir en detalle su
significado, cuando aplica, cuál debería ser el alcance(hasta donde llegamos nosotros) y realice
un ejemplo por cada ítem.
TALLER 2
2. Realice la alimentación de la base de datos, colocando allí base de datos con casos tanto
reales como ficticios, para ello se puede apoyar en foros de soporte.
ANEXO ()
3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.
(http://es.wikipedia.org/wiki/Soporte_t%C3%A9cnico)
Escribir un guion que represente el caso (No repetir escena, para ello debe proponerla a su
instructor previamente).
2. La escena debe ser doble, una con un soporte técnico deficiente y otra con un soporte
técnico eficiente.
A) SOPORTE TELEFONICO.
B) EL CLIENTE
C) TECNICO TELEFONICO
D)TECNICO DE CAMPO.
B) HOLA SOY CARLOS JAVIER MORA Y QUERIA SABER COMO CONTRATAR AUN ESPECIALISTA O
QUE ALGUIEN ME DE SOPORTE YA PORQUE EN VERDAD NECESITO QUE MI COMPUTADORA
FUNCIONE!!
A) BUENO MIRE SEÑOR MORA LO COMPRENDO Y SE QUE ES URGENTE ASI QUE LO ESCUCHO,
TRATARE DE ATENDERLO Y AYUDARLO A SOLUCIONAR SU PROBLEMA.
A) DISCULPE SEÑOR MORA USTED TIENE OTRO EQUIPO CERCA DONDE PUEDA CONECTAR ESA
PANTALLA Y ASI PODER DESCARTAR ALGUNA AVERIA DE LA PANTALLA?
B) SI
B) ALO.
B) BUENO, GRACIAS.
C) BUENO SEÑOR CARLOS ENTONCES QUE TENGA UN FELIZ DIA Y RECUERDE CUALQUIER
PROBLEMA O INQUIETUD NO DUDE EN COMUNICARSE CON NOSOTROS, HASTA LUEGO
MAS TARDE…
D)BUENAS TARDES SEÑOR CARLOS SOY DIEGO PARRA, EL TECNICO QUE SOLICITO Y VENGO A
EXAMINAR SU COMPUTADORA.
B) ESTA ES LA COMPUTADORA
C) SEÑOR CARLOS EFECTIVAMENTE SU PANTALLA NO DABA VIDEO POR QUE TENIA UNA FALLA
EN LA MEMORIA RAM QUE TIENE LA BOARD, PERO, REMPLASANDOLA SE PUDO REPARAR Y
AHORA SE ENCUENTRA FUNCIONANDO.
B) A BUENO DIEGO MUCHAS GRACIAS, ESTABA PREOCUPADO POR QUE PENSE QUE PODIA SER
ALGO MAS GRAVE.
C)HASTA LUEGO.
B) HASTA LUEGO.