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    Plan de Acción para El Desarrollo de Un Evento

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    Valentina Ravelo
    El documento presenta el plan de acción para organizar un evento de inauguración de una empresa y lanzamiento de productos. Incluye detalles sobre la planeación, presupuesto, proveedores, visitas, ensayos y ejecución del evento. El objetivo es presentar nuevos productos al mercado y promocionar la empresa de manera exitosa.

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    El documento presenta el plan de acción para organizar un evento de inauguración de una empresa y lanzamiento de productos. Incluye detalles sobre la planeación, presupuesto, proveedores, visitas, ensayos y ejecución del evento. El objetivo es presentar nuevos productos al mercado y promocionar la empresa de manera exitosa.

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    Plan de acción para el desarrollo de un evento

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    El documento presenta el plan de acción para organizar un evento de inauguración de una empresa y lanzamiento de productos. Incluye detalles sobre la planeación, presupuesto, proveedores, visitas, ensayos y ejecución del evento. El objetivo es presentar nuevos productos al mercado y promocionar la empresa de manera exitosa.

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    4.

    Diseñar plan de acción para el desarrollo de un evento de acuerdo a la empresa


    creada, en el diseño del plan de acción, tener en cuenta todos los aspectos indicados
    en la presente guía, para la preparación, ejecución y cierre del evento programado.

    4.1. PLANEACIÓN:
    El evento que se se llevará a cabo es: “inauguración de eventos y lanzamientos de
    productos”

    4.2. GENERACIÓN DE CONCEPTO: La principal intención de este evento es presentarle al


    mercado y a la industria gastronómica un producto innovador, con productos inusuales que
    están listo para lanzar a los clientes.

    4.3. DESARROLLO CREATIVO DE LA PROPUESTA: Se llevará a cabo una fiesta de


    inauguración tanto de la empresa como de los productos, incluyendo maravillosos
    descuentos para los nuevos clientes. Se realizará el sábado 17 de junio del 2020 en el salón
    del hotel campestre las pampas. Se contratara fotógrafos y recreacionista, también se harán
    sorteos y concursos para aquella persona que comparta más nuestra publicidad y demás
    actividades que promuevan nuestros servicios.

    4.3 PRESUPUESTO: Afortunadamente contamos con patrocinadores de alta confiabilidad


    que nos brindan tanto recursos económicos como apoyo suficiente en la logistas. Contamos
    con un presupuesto de 5.000.000, esto incluye animación, logística, el pago a proveedores,
    publicidad y demás. Tenemos en cuenta que no es un evento que nos produzco dinero
    inmediatamente, sin embargo sabemos que las ganancias serán a corto plazo debido a la
    publicidad que se realizará en el evento.

    4.4 ELECCIÓN DE PROVEEDORES: ​debido a que lo de más valor en nuestra empresa es


    la confianza que aspiramos crear en nuestros clientes, nuestros proveedores serán de la
    mejor calidad a nivel llanero. muchos se preguntaran por qué no elegimos marcas como
    Jumbo o Carulla, bueno pues deseamos apoyar el emprendimiento llanero y solo nuestros
    compatriotas nos dan tal confianza, así como queremos que ellos sean nuestros
    proveedores más preciados, deseamos ser parte del servicio preferido de ellos. Por lo que
    tuvimos contacto con tres proveedores del Meta que fueron: Frutas y Verduras, ​Waru Wa y
    Verfrut, de ellos elegimos a dos para que uno sea nuestra opción principal y el otro
    proveedor sea nuestra opción secundaria si se presentase algún inconveniente.

    4.6 VISITA DE INSPECCIÓN: La visita de inspección se realizará en el Colegio Nuestra


    Señora De La Sabiduría Acacias – Meta, ya que el terreno es más conocido y se presta
    para el ubicar de una mejor manera el sonido, la iluminación y los demas servicios que
    requieren un amplio espacio.
    4.7 NEGOCIACIÓN CON LOS PROVEEDORES: Ya teniendo los proveedores, pasamos a
    la negociación donde elegimos dos de tres proveedores para ser los principales y
    secundarios y fueron: Verfrut y ​Waru Wa, que estarán presentes en nuestro evento,
    para apoyarnos en la logística y brindarnos las mejores frutas y verduras para
    nuestros jugos de todo el llano.

    4.8 JUNTA DE PREPRODUCCIÓN: Realizamos nuestra primer junta el dia 10 de Mayo,


    donde les expusimos a los empleados, proveedores y patrocinadores lo que llevaremos a
    cabo, también les explicamos cuál era la función de cada uno para dejar claro su labor en el
    dia del evento, y finalmente obtuvimos la última reunión el 3 de Junio para realizar el
    recordatorio y solucionar dudas, así facilitaremos más la elaboración de este.

    4.9 PLANEACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS: Debido a la


    publicidad y el alcance de vistas que deseamos lograr, invitamos a programas de radio y
    noticieros para que transmitieran en vivo nuestro evento y así llegar a más personas, al
    igual que en las redes sociales.

    4.10 AVANZADA Y MONTAJE GENERAL: ​Debido a la fecha del evento y su magnitud, el


    montaje se realizará el día 15 de junio, teniendo en cuenta que cada trabajador conoce su
    rol, contamos con dos días para ensamblar equipos, escenografía, luces para hacer de
    nuestro evento algo muy ordenado.

    4.11 ENSAYO DEL EVENTO: ​Realizamos el ensayo del evento donde probamos la función
    de cada dispositivo y la laboral del personal, lo practicamos 5 veces para que saliera
    perfecto y que el dia del evento se tuviese claro que se iba hacer.

    4.12 RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Apartamos un


    lugar VIP para los medios de comunicación presentados en el evento, donde se les dio el
    mejor trato y fueron de la mejor manera atendidos y procuramos que ellos no tuviesen
    disgusto de nada acerca del evento.

    4.13 EJECUCIÓN DEL EVENTO: Aun con los nervios, decidimos mantener la calma,
    siendo muy rigurosos en nuestro plan de acción y procuramos seguir todo al margen para
    evitar desastres.

    4.14 DESMONTAJE: Ya finalizado el evento, lo organizamos y dejamos de la misma


    manera que nos lo entregaron, desarmamos el sonido, las luces, escenografía, maquina de
    humo, cabina fotográfica y demás para procurar el cuidado de dichos elementos.

    4.15 SEGUIMIENTO DE RELACIONES PÚBLICAS: ​Al finalizar el evento observamos la


    reacción de los invitados y principalmente de las relaciones públicas, afortunadamente la
    respuesta de los medios públicos fue muy positiva, todos ellos publicaron y transmitieron de
    manera eficaz nuestro evento, y presupuesto esto fue satisfactorio.
    4.16 DESARROLLO DEL INFORME FINAL: ​Nuestro evento fue principalmente hecho para
    promocionar nuestra empresa y así mismo nuestro producto esencial, los batidos, se basó
    en una feria en la que se presentaban cada una de nuestras especialidades por estands
    decorados según la región de cultivo de los ingredientes para los batidos, con animaciones
    llamativas al público.

    Nuestra se cumplio, incluso superó nuestras expectativas, el objetivo era ver la participación
    de al menos unas 80 personas, hubo alrededor de 150 personas en el evento, por tal motivo
    se recolectó una ganancia superior a la esperada con un total de $400k, cuando la cifra
    estimada de ganancia era de unos $250k , el evento así mismo fue un éxito, la
    ambientación y el trabajo de cada uno de nosotros fue esencial e importante para el
    cumplimiento de este, dejándonos a todos muy satisfechos.

    4.17 CIERRE A PAGO DE PROVEEDORES: Terminado el evento se calificó el evento


    tanto con los proveedores, trabajadores y patrocinadores. se realiza el pago a los
    proveedores según el contrato firmado. Acordamos que el pago se haría al finalizar el
    evento y lo cumplimos, ya que deseamos mantener una buena relación con ellos y eso solo
    se evidencia por medio del cumplimiento y la honestidad.

    4.18 REGISTRO ESCRITO DE EXPERIENCIAS POSITIVAS, NEGATIVAS O DE


    APRENDIZAJE: ​Pudimos visualizar lo positivo y lo negativo de nuestro, tuvimos la
    experiencia de contar con un plan de acción y decidimos seguirlo de manera puntual, por lo
    que esto nos dejó de experiencia repetir esta acción ya que trajo beneficios en nuestro
    evento y sería conveniente reanudar en este plan para un evento futuro.

    FORMATOS IMPORTANTES PARA LA PLANEACIÓN Y REALIZACIÓN DEL EVENTO

    I. GUIÓN DEL EVENTO


    Se tendrá un encargado para inspeccionar el evento donde se debe observar las siguientes
    labores: Junta con el equipo, presupuesto, pago a todos los trabajadores y proveedores, el
    desarrollo y el cierre y por último el informe final.

    II. PRESUPUESTO
    Contamos con $10.250.000, donde se invirtieron en: Maquina de humo, Sonido,
    Animadores, pago a proveedores y trabajadores, escenografía (sillas, mesas, stands, etc),
    cabina de fotos, fotógrafo profesional, Restaurante y Pasteleria, transporte, invitaciones,
    publicidad y demás.

    Cantidad Descripción Costo

    2 Maquina de humo 500.000

    2 Sonido 500.000

    5 Animadores 500.000

    2 pago a proveedores 1.000.000

    30 pago a trabajadores 3.000.000


    1 escenografía 2.000.000

    3 cabina de fotos 500.000

    2 fotógrafo profesional 800.000

    1 restaurante 500.000

    1 pastelería 500.000

    1 transporte 1.000.000

    80 invitaciones 500.000

    1 publicidad 500.000

    1 demás 200.000

    III. CHECK LIST


    Actividad:​ Evento de inauguración de empresa y lanzamiento de productos
    Estado:​ El evento aún no ha sido realizado
    Fecha Final:​ Se llevará a cabo el 17 de junio
    Responsable: Los responsables de la organización del evento son: José Reyes, Paula
    Trujillo, Nicolás Penagos, Leidy Sarria, Maria Herrera y Valentina Ravelo
    Información:
    Responsable Numero de celular

    Jose Reyes 3132822641

    Paula Trujillo 3232292124

    Nicolas Penagos 3107530141

    Leidy Sarria 3114405651

    Maria Herrera 3203907766

    Valentina Ravelo 3102398762


    IV. CUADRO DE PROVEEDORES

    proveedor razón representante dirección NIT teléfono email


    social legal

    Varifrut Varifrut Sofía Reina avenida la 900454 3132822641 varifrut@gmail


    cultura N. 1 0A 036-8 .com
    62

    Wari Wa Wari Sebastian Farfan carrera 17 N 800393 3107530141 wariwa@gmail


    Wa 21-49 269-0 .com

    V. TABLA DE CUANTIFICACIÓN
    Recogemos 400.00 cuando teniamos pensado solo 250.000
    VI. TIME TABLE

    VII. ORDENES DE COMPRA O SERVICIO


    Se le pidió a cada proveedor frutas y verduras necesarias para elaborar lo necesario.

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