Gestión de Compras - Alumno: Yonatan Vásquez Cáceres 1

Gestión de Compras

Índice
GESTION DE COMPRAS................................................................................................................................. 3
1. Gestión y coordinación de compras................................................................................................... 3
2. Programación y planificación............................................................................................................... 5
2.1. Organización del departamento de compras..........................................................................5
3. Lotes y módulos de compras................................................................................................................ 6
4. Control del flujo de los proveedores.................................................................................................. 8
4.1. Relación cliente-proveedor.............................................................................................................. 8
5. Sistemas informáticos............................................................................................................................. 9
5.1. Descripción de procesos............................................................................................................... 9
BIOGRAFIA:................................................................................................................................................... 10
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UNIVERSIDAD
TECNOLOGICA DE LOS
ANDES
TEMA:
Gestión de Compra

DOCENTE:
Ing. Luis A. Portugal Morales

ALUMNO:
Yonatan Vásquez Cáceres

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GESTION DE COMPRAS

1. Gestión y coordinación de compras

Comprar es una función que tiene como objeto adquirir aquellos bienes y servicios que la
empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas
en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio. Aunque
esta función pueda constituir una actividad de vital importancia para la empresa, como
puede verse, sólo es una parte de todas las operaciones que debe realizar para
aprovisionarse.

La compra comienza en el momento que un producto o servicio debe ser buscado en el

exterior, finalizando cuando cesan las obligaciones y derechos mutuos establecidos.

Sin embargo, el aprovisionamiento comienza con la tarea de detectar las necesidades de la

empresa y situarlas en el tiempo: siendo, por tanto, una función mucho más amplia que la de
comprar.

Al tener que adaptarse a un entorno económico altamente cambiante, el aprovisionamiento

se ha convertido en una función estratégica, algunas veces de importancia capital para
conseguir los objetivos generales que la empresa desea alcanzar.

Las características de ese entorno que más están influyendo en la función de

aprovisionamiento son:

 Globalización de los mercados.

 Variaciones cualitativa y cuantitativa en la demanda de los productos.
 Escasez de capitales y crecimiento de los costes financieros.
 Reducción de los márgenes de beneficio.

De otra parte. Los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de

calidad también están obligando a los departamentos de compras a introducir
transformaciones profundas en sus habituales formas de trabajo.

Bajo estas perspectivas, es fácil comprender que una óptima gestión de aprovisionamientos
puede llegar a constituir un centro de beneficios para la empresa.

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LA FUNCION COMPRAS. FASES

En términos globales, esta función se inicia en el momento en que un bien o servicio debe
ser buscado en el exterior de la empresa y finaliza al cesar los derechos y obligaciones
mutuamente establecidos con el proveedor del bien o servicio.

A lo largo de todo este proceso se pueden distinguir diferentes fases:

 Operaciones previas.

o Conocimiento detallado de las necesidades.

o Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben ser

satisfechas.

 Preparación.

o Investigación del mercado.

o Preselección de los posibles proveedores.

 Realización.

o Análisis y comparación de las ofertas.

o Negociación con los ofertantes.

o Elección del proveedor.

o  Elaboración del pedido.

 Seguimiento.

o Vigilancia y reclamación de las entregas.

o Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos.

o  Disposición de las facturas.

PRINCIPIOS BASICOS DE LA FUNCION COMPRAS

Tres son los principios en los que deben basarse todas las actividades orientadas a la compra de
bienes y servicios:

Organización

 Organizar el servicio de compras con el fin de ejercer su función de una forma eficaz.
Para ello, cada componente deberá tener definidas:
o Sus misiones y tareas.

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o Sus objetivos y responsabilidades.

Previsión

 Definir y desarrollar las técnicas de compra siguientes:

o Prospecciones del mercado y análisis económico del entorno con el fin de

determinar el nivel de precios del mercado y su evolución.

o Marcar las políticas de proveedores y los objetivos de ahorro.

Control

 Establecer un sistema de control sobre la actividad del servicio de compras que permita
contrastar los logros con los objetivos establecidos:

o Analizar los costes generados.

o Constituir un banco de datos sobre:

2. Programación y planificación

2.1. Organización del departamento de compras

El servicio de compras deberá estar organizado de forma tal que se puedan sistematizar
y racionalizar al máximo las tareas que deben realizarse, a fin de conseguir la mejor
gestión al mínimo coste posible.
La organización del servicio deberá tener siempre presente el aspecto operativo ligado a
esta función y que comprenderá:
 Las operaciones que deben realizarse.
 Los documentos que intervienen en cada operación.
 La conexión con los demás departamentos de la empresa.

FUNCIONES DE UN JEFE DE COMPRAS

Como responsable máximo, el jefe de compras es el directo responsable de todas las

actividades relacionadas con la gestión del servicio de compras, así como de su
organización, coordinación y control.
El conjunto de funciones asignadas a un jefe de compras pueden agruparse en:

 FUNCIONES DIRECTIVAS:
o Dirigir la compra hacia los proveedores capaces de proporcionar la calidad,
precios y servicios adecuados para satisfacer las necesidades de la empresa.
o Crear y dirigir un programa para la selección y evaluación de las mejores
fuentes de suministro.

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o Analizar el entorno de los proveedores a fin de proponer, si procede, un posible

cambio en la política de aprovisionamiento.
o Mantener unas eficaces relaciones con el resto de servicios y departamentos de
la empresa.
o Dirigir a las personas que componen su departamento de acuerdo con las
políticas establecidas por la empresa.
o Fomentar y recomendar los programas de formación para el personal a su
cargo, supervisando la adecuada y oportuna aplicación de los nuevos
conocimientos.
o Valorar periódicamente al personal y proponer las promociones y revisiones
salariales procedentes.
o Confeccionar el presupuesto anual del departamento.

 FUNCIONES ORGANIZATIVAS:

o Organizar los trabajos a realizar en su departamento a fin de que sean

efectuados de forma eficiente y eficaz.

o Señalar los objetivos a conseguir en cada período y los medios disponibles para
conseguirlos.

o Orientar y responsabilizar al personal bajo su mando para que se negocie con

los proveedores según las normas de ética y cordialidad establecidas.

 FUNCIONES DE CONTROL.

o Dirigir un programa de evaluación constante de los proveedores existentes.

Informando sobre los cambios importantes en su capacidad o comportamiento
que puedan afectar a la calidad, precios o continuidad del servicio.
o Controlar el cumplimiento de las fechas de entrega por parte de los
proveedores.
o Controlar periódicamente el grado de consecución de los objetivos marcados,
aplicando las acciones correctoras adecuadas.

3. Lotes y módulos de compras

UNIDAD DE COMPRA, DE ENTREGA, DE ALMACENAJE, DE TRANSPORTE

Atendiendo a los aspectos logísticos. Conviene estudiar con atención la forma en que el
comprador desea le sea entregada la mercancía.

Habitualmente la cantidad a adquirir de un artículo ha sido establecida solamente según las

necesidades estrictas de la demanda de ese artículo. Pudiendo no haberse tenido en cuenta otros
aspectos relacionados con el modo de embalaje, de transporte ni de almacenaje del artículo. El
comprador debe, en el momento de la compra, tener presente estos aspectos y determinar con
precisión la forma en que desea que el artículo le sea entregado.

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A tal efecto, conviene diferenciar entre:

• Unidad de compra

Unidad en que generalmente se ha expresado la demanda interna de ese artículo y que sirve de
base para determinar su precio.

o Líquidos:
 unidades
 litros
 m3
 kg
o Sólidos:
 unidades
 kg
 ni
 m3
• Unidad de entrega

Si se atiende a las diversas formas y volúmenes en que un artículo puede ser embalado, se hace
preciso determinar las unidades de entrega o de embalaje que contiene la cantidad total solici-
tada.

o Paquetes
o Garrafas
o Botellas
o Cajas
o Bidones
o Bobinas
o Sacos

• Unidad de almacenaje

Establecidas las unidades de entrega es preciso determinar cómo se desea que se agrupen esas
unidades a fin de atender a las necesidades de almacenamiento y manutención de esa mercancía,
considerando los medios de que la empresa dispone.

Así pues, se determinarán los tamaños de las unidades de almacenaje y las unidades de entrega
y de compra contenidas en una unidad de almacenaje.

o Cajas
o Retráctiles
o Paletas
o Contenedores

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• Unidad de transporte

La frecuencia y la importancia de las expediciones, así como las diversas posibilidades de carga
ofrecidas por los camiones, hacen que se tenga cada vez más en cuenta la posibilidad de adquirir
artículos en base a unidades completas de transporte.

o Camión
o Contenedor
o Remolque
o Semirremolque

Puede considerarse como bien utilizada una unidad de transporte si el coeficiente de llenado es
superior al 80 %.

4. Control del flujo de los proveedores

4.1. Relación cliente-proveedor

FILOSOFIA DE COMPRAS

 Pasar de una actitud de enfrentamiento a una actitud de cooperación.

 El proveedor es un socio en su proceso de fabricación.

 Los beneficios a largo plazo exigen proveedores con beneficios que puedan invertir y
aumentar su productividad.


PRINCIPIO DE LAS RELACIONES DE COLABORACION

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RELACION CLIENTE-PROVEEDOR

5. Sistemas informáticos

5.1. Descripción de procesos

5.1.1.Compras

 INPUT DE PEDIDOS
o Motivos proceso compras:
— Plan anual: Presupuesto anual de suministros por departamento de
artículos de consumo fijo.
— Pedidos departamentos: Pedido de artículos de consumo variable o
de consumo esporádico durante un período determinado.
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— Reposición de stock según los consumos de puntos de venta.

 PROPUESTAS DE COMPRAS
o Análisis por parte del departamento de compras de aquellos socios más
favorables en función de la cantidad pedida, plazos de entrega, condiciones del
proveedor, nivel de urgencia del pedido. Relación con los pedidos planificados
y con los que genere automáticamente en función de unos mínimos indicados

 GENERACION PEDIDO

o Procesos de generación del pedido en firme al proveedor.

o Configuración por parte del proveedor de cantidades, plazos de entrega, precio,

así como del concepto de la recepción.
o Será obligatorio que todos los pedidos a proveedores sigan este proceso de
generación y de confirmación.
o Control de proceso de pedidos a nivel de consultas interactivas desde las
opciones oportunas así como listados de situación.

SISTEMAS DE INFORMACION LOGISTICA

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BIOGRAFIA:
Manual de logística integral - Jordi Pau i Cos, Ricardo de Navascués y Gasca

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