ANÁLISIS GERENCIAL EL FIN DE MEJORAR LA SUPERVISIÓN Y CONTROL

DE LA ORGANIZACIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEDIANTE

HERRAMIENTAS ESPECIALIZADAS DENTRO DE LOS PROCESOS DE
TRABAJO.

Proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

El proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección

y control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de
toma de decisiones.

 La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se

siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de
estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto,
medio y largo plazo.
 La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos,
comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran
dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y
coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y
financieros.
 La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella
se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la
supervisión para alcanzar las metas de la organización.
 El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el
desarrollo general de una empresa.

Dentro de esta investigación también encontraremos la opinión de algunos autores

acerca del proceso administrativo.

Qué son las organizaciones

Son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los
organismos de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por
subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio
sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las
organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su
vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.

Grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una
estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes
y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un
entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.
Concepto de organización

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o

más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la
organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo común. Una organización es un conjunto de cargos con reglas y normas
de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el
medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de
disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros).
Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos
propósitos.

Concepto de administración

La Administración (lat. ad, hacia, dirección, tendencia, subordinación, obediencia)

es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección
y control de los recursos, humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del
conocimiento, etc., de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio
posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines
perseguidos por la organización. Administración moderna de una organización,
centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del cliente.

Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de

actividades de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el
aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los
que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva.
Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas
empresariales cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.
Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en
este sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide
conforme el cumplimiento del proceso administrativo.

Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las

diferentes etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se
diferencian de las mismas porque son aplicadas a los objetivos generales de la
organización.
Actividades y funciones del proceso administrativo

1.- Planeación
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la
dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién,
cuándo y cómo lo va a hacer.

Para ello se siguen algunos pasos como:

 Investigación interna y del entorno.

 Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
 Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.

Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas
organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas
metas y la consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.

Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la

empresa, y preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que
llevara a cabo.

De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a

realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta
detalladamente cada característica.

Las actividades más importantes de la planeación son:

1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.

2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
5. Implantar las condiciones de trabajo.
6. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de
desempeñar el trabajo.
8. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
9. Modificar los planes basados en el resultado del control.

2.- Organización
Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la
empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la
coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las
diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo
la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y
el trabajo que debe ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las
tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién
deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe
hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las
actividades y proporcionando los recursos necesarios.

La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e

intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.

La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada

actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de
satisfacción.

Las actividades más significativas de la organización son:

1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los

diferentes puestos.
2. Subdividir las tareas en unidades operativas.
3. Escoger una potestad administrativa para cada sector.
4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por
departamento.
6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
7. Suministrar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización basado en los resultados del control.

3.- Dirección
Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la
comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de
la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la
capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de
trabajo.

Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su
funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal
que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se puede ejercer a través de:

 El liderazgo
 La motivación
 La comunicación.

Las actividades más significativas de la dirección son:

1. Ofrecer motivación al personal.

 2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
3. Considerar las necesidades del trabajador.
4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
5. Permitir la participación en el proceso de decisiones.
6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial
físico e intelectual.
8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
9. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los
resultados del control.

4.- Control
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del
desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar
que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa
que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.

El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de

los altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las
diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las
debilidades y puntos bajos percibidos.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados

obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora
continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir
las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados.
Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas
que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
4. Definir e Iniciar acciones correctivas.
5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y
comparaciones efectuadas.
8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos
futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada.
 Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se
apliquen de manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa,
para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y
beneficio económico.

3. Atributos de un buen sistema administrativo

Un buen sistema administrativo es aquel que está en condiciones de procesar las

operaciones de la empresa cumpliendo las siguientes condiciones:

1. Se ejecuten en el momento en que se necesitan

2. Insuman la menor cantidad de recursos
3. Se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad
4. Produzcan la información necesaria para que los diversos niveles de la
organización puedan actuar frente al curso que tomen los hechos económicos
El sistema administrativo ideal es aquel que permite un funcionamiento organizado
sin intervenciones espectaculares y esporádicas de personas providenciales.

4. Calidad del trabajo administrativo

Tres factores relacionados entre sí determinan la calidad del trabajo

administrativo:

 Formación
 Motivación
 Dirección
Formación. Podría parecer axiomático que los empleados que no han recibido la
adecuada preparación son quienes deberían cometer la mayor cantidad de
errores. Sin embargo, por la frecuente ausencia de procedimientos actualizados y
los inadecuados métodos que se utilizan en la formación del personal
administrativo (por ejemplo, a menudo los empleados enseñan a sus compañeros
lo que deben hacer), esta última constituye un problema grave que da lugar a
deficiencias de calidad. Proporcionar una formación adecuada es, tanto desde el
punto de vista de la calidad como desde el de la producción, una de las mejores
inversiones que puede realizar una empresa.

Motivación. Es un tema muy amplio y sobre el que se ha escrito mucho. No hay

duda de que la ausencia de motivación se refleja tanto en la productividad como
en la calidad.

Dirección. La dirección es un elemento clave a la hora de conseguir que los

trabajadores obtengan resultados de buena calidad. Además de ser responsables
de la formación y la motivación del personal, la dirección fija normas por las que
han de regirse las distintas operaciones y controla estas últimas. El director del
departamento es quien decide, básicamente, cómo va a funcionar el mismo. Si los
empleados saben que se espera que realicen un trabajo de gran calidad,
establecerán sus prioridades de acuerdo con esta premisa. Pero si no es así, no
hay razón alguna para que el personal se esfuerce por lograr una calidad que
nadie les exige. Las expectativas deben aclararse con ejemplos, en lugar de
constituir simples exhortaciones a mejorar la calidad. Los empleados deben saber
que la dirección se preocupa.

El supervisor es la persona más directamente relacionada con la preparación y la

motivación de los empleados de un departamento. Es una figura clave en la
calidad del trabajo administrativo. Si el supervisor no asume un papel activo en el
procesamiento del trabajo, vigilando constantemente y controlando la operación,
los empleados carecerán de incentivos para preocuparse por la calidad de los
resultados. Debe hacerse hincapié en que la función del supervisor no es la de
estar encima del empleado, comprobando y verificando cada una de sus acciones,
sino la de inspirar, capacitar y orientar al empleado dentro de la nueva filosofía y
metodología del empowerment, y la administración participativa.

Principios de supervisión y el supervisor

La supervisión como muchas dentro de nuestra industria, es una actividad basada

en técnicas y especializada que tiene como fin utilizar proporcinadamente los
factores que hacen posible la ejecución de los procesos de trabajo: el recurso
humano, la materia prima, los equipos, la maquinaria, las herramientas, el dinero,
y demás elementos que ya sea de forma directa o no intervienen en la producción
de bienes, servicios y productos realizados para la satisfacción de un mercado
cada día más exigente, y que a través de su utilización contribuye al éxito de la
empresa.

Hoy más en día, requerimos hombres con capacidad de producir en un ambiente

motivador para sus colaboradores.

Para supervisar requiere: planear, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar

constantemente, así mismo, nos pide constancia, perseverancia y dedicación
aunado a la necesidad de contar con habilidades interpersonales.

La Supervisión es la constante observación, identificación, análisis y registro de

todas y cada una de las actividades que se llevan a cabo en un dentro de un área
de trabajo específica. Incluye un proceso de compilación de la información sobre
cada uno de los aspectos de los proyectos diseñados para el logro de objetivos,
asegurando el los avances de todas las actividades realizadas por los integrantes
del equipi de trabajo, haciendo uso de sistemas, trayendo como consecuencia el
registro y una sana comunicación de la información correcta hacia todos los
involucrados dentro del proyecto.

La distribución correcta de la información contribuye a la idónea toma de

decisiones para el funcionamiento de un sistema de trabajo.

Propósito

La supervisión es de vital importancia para el proceso administrativo y nos ayuda a

dirigir nuestros proyectos por la ruta más adecuada hacia nuestros objetivos.

La supervisión proporciona información que puede ser útil para:

1. Analizar la situación de la empresa y de su avance

2. Determinar si los recursos de la empresa se utilizan correctamente

3. Identificar los problemas a los que se enfrenta el sistema y encontrar soluciones

y áreas de oportunidad

4. Asegurar que todas las actividades se llevan a cabo adecuadamente, por las
personas responsables de las mismas y en tiempo proyectado

5. Utilizar las lecciones y la experiencia obtenida en el día a día

6. Determinar si la forma en que se planeo el programa es la mas adecuada para

resolver los problemas y la alcanzar la proyección esperada

Objetivos de la supervisión

1. Mejorar la productividad de los empleados

2. Desarrollar un uso óptimo de los recursos

3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada

4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral

5. Monitorear las actitudes de los subordinados

6. Contribuir a mejorar las condiciones laborales

Papel del supervisor

Una supervisión eficiente exige no solo conocimientos, también habilidades, visión

y previsión.

El éxito del supervisor generalmente determina el éxito de los proyectos y

objetivos de la organización.

El papel del supervisor se divide en dos categorías de responsabilidades que en

sus funciones básicas son facetas diferentes de una misma actividad por lo que no
puede llevar a cabo una al prescindir de la otra. Estas facetas son:

Los principios del supervisor

Aplicación de los métodos de la supervisión

Ambas deben contribuir al logro de los objetivos de la organización.

Herramientas para la mejora de procesos

En la actualidad existen infinidad de instrumentos y herramientas de

apoyo para la gestión de procesos  de mejora en sus distintos ámbitos:
análisis de problemas, generación y organización de ideas o
representación de procesos o flujos de trabajo. Cada herramienta tiene
una especialización y forma de utilización diferentes, así como diversas
ventajas y puntos débiles.
Criterios generales para seleccionar y usar herramientas de mejora
El principal problema a la hora de elegir qué herramienta o herramientas
utilizar durante el desarrollo de un proyecto de mejora es decidirse entre la
amplísima oferta existente. Además, cada profesional tiene sus preferencias y
gustos personales, por lo que en ocasiones es complicado llegar a un
acuerdo.

Algunas recomendaciones en la selección y uso de este tipo de

herramientas serían:

 Realizar una preselección de las que pensemos que mejor se adaptan a

nuestros objetivos y necesidades.
  No es necesario seguir a rajatabla las instrucciones o metodología  de
las herramientas seleccionadas.

 Aprender a utilizar unos pocas herramientas y adaptarlas a las

necesidades de nuestra organización.

Herramientas de análisis de problemas

Dos de las más utilizada son: el diagrama causa-efecto y el diagrama de
Pareto. A continuación, veremos sus características principales y
funcionamiento.

Diagrama causa-efecto

Es una herramienta de análisis que permite obtener un cuadro detallado y de

fácil visualización de las diversos motivos que pueden originar un determinado
efecto o problema. Se utiliza. por lo tanto, cuando se quiere detectar un efecto
indeseable y descubrir sus causas .

Suele aplicarse en la investigación de las causas de un problema, mediante

la incorporación de opiniones de un grupo de personas directa o
indirectamente relacionadas con el mismo.

Al diagrama causa-efecto se le conoce también como diagrama de Ishikawa,

haciendo referencia a  su creador, el profesor japonés Kaoru Ishikawa,
Actualmente está considerada como una de las principales herramientas de
mejora  por su gran sencillez y eficacia

Supervisión y supervisores: definiciones, enfoques, propuestas

¿Qué es Supervisión?

Eltérmino mismo nos da una noción bastante precisa de su alcance: visión

superior. El supervisado espera de quien lo supervisa una visión superior a la

suya (y una acción consistente con ella) acerca de las funciones y actividades que

desarrolla. La organización espera del supervisor una visión superior a la de los

supervisados por él (y una acción consistente con ella), que asegure la mejora

del desempeño de estos y la obtención de resultados consistentes con las metas

trazada.

Ahora bien: la superioridad de la visión esperada del Supervisor no es

solamente de índole jerárquica, o sea, no sólo se vincula con el poder que otorga

un puesto de mayor rango.

ElSupervisor debe ofrecer esa visión superior (y una acción consistente con

ella), porque:

 Debe conocer a fondo y estar más y mejor preparado técnicamente para el

desempeño de las funciones de sus supervisados, que el mejor de estos.

 Debe estar tan motivado o más para un desempeño exitoso y efectivo, que

el más motivado de sus supervisados.

 Debe poder crear y ofrecer un espacio de trabajo motivador y de interacción

humana enriquecedora, que propicie la integración productiva de los

supervisados al equipo y la organización en que laboran.

 Debe ser capaz de detectar, siempre y por diversas vías, las deficiencias y

dificultades en el desempeño de sus supervisados.

 Debe ser capaz de ofrecer soluciones a los problemas de desempeño de

sus supervisados (o incluso mejor, estimular la creación, adopción e

implementación de soluciones propias por parte de ellos) y acompañarlos

constructivamente en su puesta en práctica.

 Debe ser capaz de entrenar a sus supervisados en las diferentes tareas que

desarrollan, para lograr un desempeño superior.

 Debe ser capaz de identificar el potencial de desarrollo y desempeño

superior en cada uno de sus supervisados, estimularlos y prepararlos para la

expresión práctica de ese potencial.

 Debe ser capaz de evaluar de forma diagnóstica, valorativa y desarrolladora

el desempeño de todos y cada uno de sus supervisados, de forma continua y

sistemática.

 Debe ser capaz de comunicar de manera clara, precisa y constructiva, todo

lo que sea importante para proveer a sus supervisados la información oportuna

y completa y la mejor educación laboral posible.

 Debe ser capaz de propiciar y asegurar en sus supervisados la motivación

laboral, la asunción de responsabilidades, la necesidad de la mejora continua,

la proactividad, la adaptabilidad a los cambios y la capacidad de reacción y

respuesta positiva e innovadora ante estos.

 Debe ser capaz de premiar/castigar, estimular y promover en función de los

resultados que alcancen sus supervisados.

De todo esto surgen algunos elementos esenciales a destacar y ampliar:

La supervisión es una función eminentemente gerencial.

Razones:
Quien supervisa es, en la práctica, el administrador del desempeño de un grupo

de personas supervisadas por él, aunque su nombramiento formal diga otra cosa.

Los documentos no siempre definen las realidades. Y en muchos casos, las

realidades van más allá de los documentos.

Cruz Chimal Javier. (2013, julio 18). Proceso administrativo: planeación,

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By Matias Riquelme Last updated Mar 19, 2019 Procesos-administrativos-etapas-y-caracteristicas Recuperado:

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