Alineación
Alineación
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una
forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la
izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno,
la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda
no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro
de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la
entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda
no esté pegado al borde derecho de la celda.
RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito* y elegimos
la opción Rellenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la
derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de
ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabrastanto como sea necesario.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir,
respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado
respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes
opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como
por la inferior.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes.
Si es necesario amplía el tamaño de la celda.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automáticamente
la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas
para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que
visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en
varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su
contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes
que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:
Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en una celda
con texto se marcará la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).
La opción para ajustar el texto en la celda que amplia la celda si el texto no cabe.
1. Seleccionar la pestaña I
nicio.
2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
4. Aparecerá la ficha de la derecha.
5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.
En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más
rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en
amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no
podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de Rellenos.
. Estilos predefinidos
Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opción son los estilos
predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la sección Estilos encontrarás los botones Dar formato como
tabla y Estilos de celda.
Si vas a dar formato a las celdas, deberás seleccionarlas y pulsar el botón Estilos de celda. Verás muchas
opciones entre las que elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicará automáticamente.
Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que si quieres que una celda formateada, ya sea con un
estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato normal, sólo tendrás que elegir esta opción.
Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla, selecciónalas y pulsa Dar formato como tabla.
La forma de proceder es similar a la anterior, elegirás de un listado el estilo que prefieras y se aplicará. La única
diferencia es que aparecerá un pequeño cuadro de diálogo para que selecciones las celdas que quieres que
formen parte de la nueva tabla y elijas si ésta contendrá encabezados.
Una vez finalices el formateo, lo que habrás creado será una tabla, por lo que aparecerá la
pestaña Herramientas de tabla. Profundizaremos en esta ficha y las distintas opciones que contiene
posteriormente, en el tema dedicado a las tablas.
Ambas opciones, los estilos de celda y el formato como tabla, tienen en común que te permiten crear
un Nuevo estilo. Si quieres aprender cómo crear estilos de celda predefinidos, puedes visitar el siguiente
avanzado .
7.6. Copia rápida de formato
Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido muchas veces es copiar el
formato.
La forma de hacerlo es:
1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.
2. Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato . Está situada en la
categoría Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar.
3. Observarás que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el siguiente aspecto .
4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato.
Y ya está. De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a establecer todos y cada
uno de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.
7.7. Formato de los valores numéricos
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número.
Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
Si quieres conocer las diferentes formas de cambiar un formato numérico, es decir, de acceder a la
ventana Formato de celdas, puedes hacerlo desde el siguiente avanzado: .
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una
categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por
defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por
completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también
permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede
escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en
una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre
diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de
hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le
asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y
con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de
decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún
número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono,
etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato. Aprende cómo definir formatos numéricos
personalizados en el siguiente avanzado: .
En la Cinta de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el
formato de los números de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a
formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional
de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Puedes practicar estas operaciones con este Ejercicio de formato Número.
Si deseas información sobre la ficha Proteger del formato celdas: .
Antes de empezar con los ejercicios propuestos puedes practicar lo visto en este tema aquí Ejercicio de
cambiar el formato de las celdas.
. El formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o
no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada
condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar
aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un
formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formap.,to como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato
únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y
de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden
ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese
estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato
con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente
de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor
incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un formato condicional.
7.9. Los temas
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un libro. Engloba los colores,
la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto del documento al completo. Ésto no implica que no se
pueda personalizar las celdas de forma independiente, como hemos aprendido anteriormente, pero sí deberemos
tener en cuenta que, si utilizamos colores del tema al colorear un relleno o un texto, éstos cambiarán si
modificamos el tema.e3xDE”
Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de página, en la sección Temas.
Desde el botón Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que más nos guste.
Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Excel se conectará con la página web de
Microsoft para adquirir más temas cuando éstos estén disponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de nuestra empresa, por
ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y utilizarlo en otros documentos.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar temas... y lo
buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, allá donde lo hayamos guardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearías, puedes cambiar
alguno de sus aspectos mediante los botones Colores, Fuentes y Efectos.
. Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna
fila en medio de los datos ya introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la
seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila
seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 1048576 filas,
lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja,
seguro que las últimas filas contienen algún dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para
poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la imagen desde el cual
podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no
tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando
con la hoja de cálculo.
9.2. Insertar columnas en una hoja
Excel 2010 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la
izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
Elegir la opción Insertar columnas de hoja.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2010 toma la columna donde estamos situados
como columna seleccionada.
Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como
columnas a añadir.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo
16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir
columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón
para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el menú desde el cual podremos elegir si
el formato de la nueva columna seráel mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no
tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando
con la hoja de cálculo.
3. Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de
celdas dentro de la hoja de cálculo.
Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas y pulsa el menú Insertar.
De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas. Si no quieres que sea así deberás:
Seleccionar la flecha del menú Insertar.
Elegir la opción Insertar celdas...
Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de
hojas puede variar de 1 a 255.
Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la
seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar.
Eligir la opción Insertar hoja.
O bien pulsar la combinación de teclas Mayús + F11.
Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior.
En este caso se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha del todo.
Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posición, si quieres verlo ahora, pulsa .
También las hojas se pueden copiar, si quieres verlo ahora, pulsa .
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Insertar elementos en un libro.
. Eliminar filas y columnas de una hoja
Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elige cómo quieres realizar el desplazamiento. Observa como
desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras.
Por último, hacer clic sobre Aceptar.
9.7. Eliminar hojas de un libro de trabajo