UNIVERSIDAD TÉCNICA DE BABAHOYO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS E INFORMÁTICA

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
Administración Comercial

UNIDAD # 3: El proceso administrativo: La Planificación y la

Organización Administrativa

SEMANA 9
 El proceso administrativo, generalidades, introducción
 Importancia, objetivo.
 Definición y etapas del proceso administrativo

Generalidades de la Administración

La administración es una ciencia social, cuyo interés se centra en

las organizaciones humanas, así como las técnicas y procedimientos disponibles para su
planificación, organización, dirección y control de sus recursos, en pro de obtener de ellos
el mayor beneficio posible.

Hay muchas definiciones posibles de la administración, dependiendo de las perspectivas

empleadas para estudiarla. En líneas generales se la comprende como
el análisis organizacional de grupos sociales, con un enfoque determinado hacia
un objetivo concreto, con requerimientos de eficacia y rendimiento productividad.

Importancia de la Administración

La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos

sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto
explica por qué una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas

dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema
organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los
demás subsistemas.
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Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto
de mantener en equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el
flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado,
estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual.
La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión para
coordinar los esfuerzos y mantener en equilibrio dinámico.

Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de
convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se
verá reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera.

La administración puede darse a donde exista un organismo social, y de acuerdo con su

complejidad, ésta será más necesaria.

Definición de Administración
La administración puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras áreas del
conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fácil
comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del análisis y síntesis de
diversos especialistas en la materia:

* Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con

frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola
unidad.
* George Terry. La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante
el esfuerzo ajeno.
* Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

* Wilburg Jiménez Castro. "El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y
controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos
disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos".
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El Proceso Administrativo.
Generalidades.
La Administración es un arte cuando intervienen los conocimientos empíricos. Sin
embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas,
se denomina Ciencia.
Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función
de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar,
Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y
neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro
Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente
manera:

PLANIFICAR ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR

Introducción.
La Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las
Organizaciones les sirven a las personas que afectan.
El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer
sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan
debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto, se
puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes
cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional
que la diferencia de otras Organizaciones.
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Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso

administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y  Control, son solo funciones administrativas, en cambio  cuando
se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un
enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

El Proceso Administrativo está compuesto por la fase mecánica y la dinámica en donde la:
Mecánica comprende a la planeación (trata más o menos de que cosas se van a realizar en
la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organización (de cómo se
va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones)
Dinámica aquí está la dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello
cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, motivación y por último, encontramos
al control que es el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y
compara los estudios.
Fase mecánica: Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas,
presupuestos, procedimientos. Organización: División del trabajo y de la coordinación;
jerarquización, departamentalización, descripción de funciones.
Fase dinámica: Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y
supervisión.
El proceso administrativo no solo conforma una secuencia cíclica, pues se encuentran
relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es
cíclico, dinámico e interactivo
Importancia del Proceso Administrativo.
Durante la etapa de organización el administrador debe definir las funciones,
responsabilidades y coordinar todos los recursos de la empresa utilizando una estructura de
relaciones entre personas, trabajo y recursos
La importancia del proceso administrativo radica en que sigue siendo utilizado hoy en día
por la mayoría de las empresas en el mundo, debido a la universalidad de sus términos y
funciones las cuales cuentan con su propia importancia.

En la actualidad podemos notar que todas las empresas exitosas utilizan un proceso
administrativo para manejar sus operaciones ya que este proceso compuesto por la
planeación, organización, dirección y control son los procesos sistematizados necesarios
para lograr lo que se proponen. El proceso administrativo es extremadamente importante en
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todo tipo de empresas ya que el uso de este proceso evita improvisaciones en los momentos
más difíciles y en la toma de decisiones importantes.
El proceso administrativo es indispensable para el buen funcionamiento de las empresas y
de esto dependerán los resultados a futuro. The Coca Cola Company es un ejemplo de
cómo el proceso administrativo les ha ayudado a lograr el éxito por más de 120 años.
Ventajas del Proceso Administrativo
Se ofrece un marco de trabajo conceptual.
Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el
entendimiento de lo que es la administración.
Desempeño deseado
Comparación del desempeño real contra los estándares
Medición del desempeño real
Desempeño real
Identificación de las desviaciones
Análisis de las causas de las desviaciones
Programa De acción correctiva
Aplicación De correcciones
Circuito de retroalimentación del control administrativa
Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el
margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de
utilizarlo en una forma práctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del
proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los
objetivos y los medios para alcanzarlos.
Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como
directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las
fases de su aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el
entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.
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Objetivos del Proceso Administrativo.

El proceso administrativo al ser aplicado en las organizaciones, mediante el manejo
administrativo siempre está enfocado a lograr fines y resultados.
EFICIENCIA: la administración no sólo busca lograr obtener resultados, sino optimizarlos
mediante el aprovechamiento de todos los recursos.
GRUPO SOCIAL: Para que la administración exista, es necesario que se dé dentro de un
grupo social.
COLABORACIÓN DEL ESFUERZO AJENO: La administración aparece precisamente
cuando es necesario lograr ciertos resultados a través de la colaboración de otras personas.
COORDINACIÓN DE RECURSOS: Para administrar, se requiere combinar, sistematizar
y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común
Entender la posición y relación de la administración frente a las diferentes disciplinas que
se manejan en las organizaciones.
Saber hacer uso de las herramientas administrativas que se presentan en la dirección de las
organizaciones.

Definiciones.
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El proceso administrativo según varios autores:

HAROLD KOONTZ MICHAEL PORTER

PLANEACÓN

PROCESO ORGANIZACIÓN
CONTROL ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN

O’ DONNELL & WILLIAM NEWMAN

WEYRHCI

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o
lograr un objetivo.
Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se
efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral
El proceso administrativo no solo conforma una secuencia cíclica, pues se encuentran
relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es
cíclico, dinámico e interactivo
Harol Koontz. Define el proceso administrativo como "un enfoque operacional generado
para desarrollar la ciencia y la teoría con aplicación práctica en la administración"
Urwick: Define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con 7
elementos, investigación, planeación, coordinación, control, previsión, organización,
comando.
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Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del
administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación:
Investigación               
Planificación
Coordinación
Control
Previsión
Organización
Comando

Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

Planificación
Designación de Personal
Control
Organización
Dirección

Miner, define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

Planificación
Organización
Dirección
Coordinación
Control
Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso
Administrativo de la siguiente manera.

PLANIFICACIÓN OBJETIVOS
ORGANIZACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN SUBORDINADOS
DIRECCIÓN EMPRESA
CONTROL
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DECISIÓN SOBRE OBJETIVOS

DEFINICIÓN DE PLANES PARA ALCANZARLOS
PLANEACIÓN
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

RECURSOS Y ACTIVIDADES PARA ALCANZAR

OBJETIVOS
ORGANIZACIÓN ÓRGANOS Y CARGOS
ATRIBUCIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

DESIGNACIÓN DE CARGOS
COMUNICACIÓN, LIDERAZGO Y MOTIVACIÓN DE
DIRECCIÓN
PERSONAL
DIRECCIÓN PARA LOS OBJETIVOS

DEFINICIÓN DE STANDARES PARA MEDIR EL

CONTROL DESEMPEÑO
CORREGIR DESVIACIONES Y GARANTIZAR QUE SE
REALICE LA PLANEACIÓN

Planeación: El inicio de un ciclo

Según Koontz, la planeación implica seleccionar misiones y objetivos, y requiere tomar

decisiones para elegir los cursos de acción futuros que la empresa debe seguir,
estableciendo que la planeación y el control están fuertemente ligados, ya que como el
afirma “todo intento de control sin planes carece de sentido” (Koontz & Weihrich, 2004,
pág. 123).

Para Porter, la esencia de la planeación está basada en las estrategias genéricas para
alcanzar ventajas competitivas, donde se crean las acciones que se aplicarán a las diferentes
áreas funcionales de la empresa, ya que como el manifiesta “una estrategia de unidad de
negocios es el medio de conseguir la ventaja competitiva que regirá su desempeño”.
(Porter, Ventaja Competitiva, 2009, pág. 25).

Según Newman la planificación consiste en establecer los pasos a seguir o las rutas de
acción, es decir, es planificar el futuro teniendo una decisión previa de lo que se quiere
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hacer, ya que como él manifiesta, “planificar es decidir por anticipado que es lo que hay
que hacer” (Newman, 1974, pág. 33).

La planeación es la proyección impresa de la acción, toma en cuenta, información del

pasado de la empresa y de su entorno, lo cual le permite organizarla, dirigirla y medir su
desempeño total y el de sus miembros, a través de controles que comparan lo planeado con
lo realizado.

Planear es definir metas que se perseguirán y definir qué acciones serán las adecuadas para
alcanzarlas. Las actividades de planeación incluyen el análisis de la situación actual, la
anticipación del futuro, la determinación de objetivos, decidir en qué actividades la
compañía se verá involucrado, elegir estrategias corporativas y de negocios y determinar
los recursos necesarios para alcanzar las metas organizacionales.

S/ Robins (2010) La planeación parece necesitar mucho esfuerzo. Podemos darle al menos
cuatro razones.

Los gerentes planean por cuatro razones fundamentales

Primero, la planeación proporciona dirección a los gerentes y también al resto de los

empleados. Cuando los empleados saben lo que su empresa o equipo de trabajo intenta
lograr y lo que ellos deben hacer para contribuir en el logro de los objetivos, pueden
coordinar sus actividades, cooperar entre sí y hacer lo necesario para cumplir con los
objetivos. Sin planeación, los departamentos e individuos podrían trabajar en objetivos
diferentes y evitar que la organización logre sus objetivos con eficacia.

Luego, la planeación reduce la incertidumbre, ya que obliga a los gerentes a ver a futuro, a
anticipar el cambio, a considerar el efecto del cambio y a desarrollar respuestas adecuadas.

Aunque la planeación no eliminará la incertidumbre, los gerentes planean para que puedan
responder con eficacia.

Además, la planeación minimiza el desperdicio y la redundancia. Cuando se coordinan las

actividades laborales en torno a planes, las ineficiencias se vuelven obvias y pueden
corregirse o eliminarse.
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Por último, la planeación establece los objetivos o los estándares utilizados para controlar.
Cuando los gerentes planean, desarrollan objetivos y planes. Cuando controlan, ven si los
planes se han llevado a cabo y si se cumplieron los objetivos. Sin planeación, no habría
objetivos con los cuales medir o evaluar el esfuerzo laboral.

El valor es un concepto complejo. Entre mejor se satisfagan las necesidades (en términos de
calidad, rapidez y eficiencia), más valor se estará entregando. El valor es estratégico cuando
contribuye a alcanzar las metas de la organización. Hoy en día y en el futuro, la entrega de
valor estratégico, es un proceso continuo, con el cual los miembros de la organización
emplean sus habilidades, a fin de identificar nuevas oportunidades, que pueden fortalecer y
mantener la ventaja competitiva.

Principios de la planeación.

Constituyen elementos fundamentales que se deben observar al momento de generar planes

exitosos. Entre los más importantes están:

a) Principio de crecimiento gradual o escalar, porque la planeación debe fincar las

bases de futuro crecimientos, permitiendo escalar el desarrollo gradualmente (si se
desea construir una fábrica para que se desarrolle en diez o quince años a un ritmo
anual determinado, la tendencia de invertir en forma inmediata a partir de un plan
rector de desarrollo.

b) Principio de Unidad y Dirección o de Contribución a los objetivos rectores,

todo plan debe estar dirigido hacia objetivos estratégicos precisos, evitar
incrementar el costo de la planeación por incluir elementos no pertinentes a los
objetivos

c) Principio de Programación oportuna y Control, en cuanto más se determinen los

momentos (tiempos y fechas) en que se deben realizar las etapas, mejor programado
estará un plan, facilitando el seguimiento y control. Todo plan será sujeto a control,
por lo tanto, debe generar los parámetros para su evaluación y seguimiento dentro
de lo deseado.
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Tipos de Planes.

La planeación es la proyección impresa de la acción futura está compuesto por misiones o

propósitos objetivos o metas, estrategias, políticas, normas o reglas, procedimientos o
procesos, programas y presupuestos.

En la actualidad, muy pocas organizaciones sin importar su tamaño ofrecen un solo

producto o servicio. Por consiguiente, el desarrollo de un solo plan suele ser insuficiente
para cubrir todas las actividades de una organización.

a) Misión o propósito, finalidad, función o tarea básicas de una empresa o

dependencia o de cualquier parte de ella. (el propósito de una empresa es por lo
general la producción y distribución de bienes y servicios, el de una universidad es
enseñar, investigar y proporcionar servicio a la comunidad.

b Objetivos o Metas, son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades, no solo
representa el final de la planeación, sino también el destino al que se encamina la
organización, la integración de personal, la dirección y el control.

c)Estrategias, Es la forma en la que se determinan los objetivos básicos a largo plazo

de una empresa y la adopción de líneas de acción, así como la asignación de los
recursos necesarios para la consecución de esas metas.

b) Políticas, son declaraciones o interpretaciones generales que orientan las

reflexiones para la toma de decisiones. No todas las políticas son declaraciones,
algunas son inferencias (conclusiones) extraídas de las acciones de los
administradores. Un gerente puede seguir estrictamente la práctica de ascender a los
propios empleados de la empresa; esta práctica se interpreta como una política y los
subordinados la acatan esmeradamente.

c) Procedimientos, son planes que establecen un método de actuación para el manejo

de actividades futuras. Son secuencias cronológicas de alas acciones requeridas,;
son guiase de la acción más que esquemas, detalla la manera exacta en que deben
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cumplirse ciertas muchas veces los procedimientos traspasan las líneas
departamentales, (la cia industrial para el manejo de los pedidos casi siempre debe
relacionarse con el de ventas(para el pedido original), con el de finanzas( para el
recibo de los fondos y la aprobación del crédito del cliente) el de contabilidad para
el registro de la transacción) el de producción (para la orden de producir los bienes
o sacarlos del almacén) y de transporte( para la determinación de las rutas de
embarque.

d) Reglas, establecen las acciones específicas o no acciones específicas necesarias

para evitar que existan desviaciones, son tipos planes sencillos. “No fumar “es una
regla que no acepta ninguna desviación e una línea de acción marcada. Refleja una
decisión administrativa cuya acción debe tomarse o no. Hay que distinguir la regla
de la política, la regla no permite ninguna discreción en su aplicación de sus
administradores.

e) Programas, son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación

de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para
llevar a cabo una línea de acción determinada, apoyados por el presupuesto.

f) Presupuestos, en términos numéricos es el informe de los resultados esperados y

puede considerarse un plan cuantificado, un presupuesto puede expresarse en
términos financieros, en horas laborables, en unidades de producción.

Establecimiento de las metas

El establecimiento de metas es un proceso específico de planeación para administrar el

desempeño. Por lo regular, pensamos en ello en el nivel individual; sin embargo, todos sus
principios son aplicables al establecimiento de metas de equipos, unidades y todo tipo de
organización. El examen de las metas es, desde luego, importante

Específica. Como se mencionó en cuanto a los objetivos organizacionales en el proceso de

planeación, las metas para empresas, unidades, subalternos o para uno mismo, deben ser
específicas. Por ejemplo, quizá usted recibió la retroalimentación de varias personas, o tal
vez sólo sintió que “necesita mejorar sus habilidades de comunicación”
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Medible. Una forma de determinar si una meta establecida es suficientemente específica
consiste en responder si es posible medir tanto su progreso y mejoramiento, como su
resultado final. ¿Podría usted medir el número de veces que interrumpió a los demás, en
comparación con el número de veces que escuchó y esperó a que los demás terminaran de
hablar? Desde luego, podría hacerlo. ¿Podría medir la percepción de los demás respecto de
si usted estuvo interrumpiendo, o si estuvo escuchando y esperó a que ellos dijeran lo que
tenían que decir

Consensuada. Incluso una meta específica que se puede medir será poco probable de
lograr cuando quienes participan en su logro no están de acuerdo con ella. Tratándose de
metas organizacionales, esto significa que una porción sustancial de los empleados debe
estar de acuerdo con la meta de la organización. Sin embargo, cuando se trata de las metas
de una unidad, todos los que forman parte de dicha unidad deben estar de acuerdo en
aceptar las metas. Ahora bien, respecto de las metas de los subalternos, es el individuo
quien debe aceptar la meta. Y, desde luego, con las metas personales, es uno quien debe
aceptarlas y comprometerse con ellas.

Realista. Ahora tenemos una meta específica, consensuada y posible de medir, pero, ¿será
eficaz? No si es poco realista —o demasiado sencilla. Las metas demasiado fáciles no son
eficaces, como tampoco lo son las metas demasiado difíciles. Para entender por qué,
veamos por separado cada caso. Primero, las metas demasiado sencillas no son eficaces por
dos razones. Por un lado, no lo son porque no inspiran motivación alguna.

Límite de tiempo. Para ser eficaces, incluso las metas específicas, consensuadas, factibles
de medir y realistas deben tener un límite de tiempo. En otras palabras, las metas exigen
que se determine el tiempo específico dentro del cual deben lograrse. Para las metas cuya
realización requiere un tiempo considerable, digamos, un año o más, deben plantearse
intervalos más cortos.

Planes estratégicos

Los planes estratégicos centran su atención en el futuro (en su sentido más amplio) de la
organización, e integran las demandas del ambiente externo y los recursos internos con las
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acciones que los administradores necesitan realizar para alcanzar los objetivos que la
organización se propone a largo plazo. Hay cierta evidencia de que el seguimiento riguroso
de los planes estratégicos guarda relación con rendimientos financieros superiores.

Los planes estratégicos se refieren a los principales aspectos de una organización, entre los
cuales se mencionan productos, servicios, finanzas, tecnología y recursos humanos. Aun
cuando la definición del concepto “a largo plazo” no delimita su extensión, la mayoría de
los planes estratégicos se enfocan en cómo lograr ciertos objetivos, en un periodo futuro
que abarca entre uno y cinco años

Planes tácticos. Los planes tácticos traducen los planes estratégicos en metas específicas
para áreas particulares de la organización. Por consiguiente, sus marcos temporales tienden
a ser más breves y su alcance de alguna forma es más reducido. Es decir, en vez de enfocar
toda la organización, los planes tácticos por lo general centran su atención en un solo
negocio dentro de la organización. Si bien el planteamiento de los planes tácticos debería
ser complementario del plan estratégico integral, suelen ser un tanto independientes de los
otros planes tácticos. Por ejemplo, los planes tácticos del departamento de transportes del
estado de Sonora se proponen mejorar las carreteras que van de la frontera con Arizona
hacia los destinos turísticos de playa.

Planes operativos. Los planes operativos centran su atención en el corto plazo y traducen
los planes tácticos en metas y acciones específicas para unidades pequeñas de la
organización. En general, el corto plazo abarca 12 meses o menos. Entre las tres clases de
planes, éste es el menos complejo y sus efectos directos rara vez inciden más allá del
departamento o unidad específica para el cual se desarrolló.