Programa de Auditoria para el área nómina de la empresa Comidas Rápidas Nominadas

SAS-Principal

Presenta:

Manuela Chica

Elizabeth Cristina Ortega

Asignatura:
DOCUMENTACIÓN DEL TRABAJO DEL AUDITOR E INFORME DE
RESULTADOS

Fundación Universitaria Del Área Andina

Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoria Forense
Florencia, Caquetá
2020

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 INTRODUCCION

En el presente trabajo se analizan algunos de los riesgos de carácter internos y externos que
afectaron directamente el área de nómina de una determinada empresa con el fin de dar uso a la
documentación que son elementos claves para el proceso de auditoría.

Por lo anterior la intensión es tener la claridad de qué manera se administran cada una de la
documentación registrada en las actividades que se desarrollan diariamente en una empresa u
organización, teniendo en cuenta los procedimientos utilizados para la obtención de evidencias y
a partir de allí producir recomendaciones, Además, el ejercicio de la Auditoria consiste
básicamente en detectar oportunamente los diversos riesgos que pueden afectar a la empresa y de
esta forma generar estrategias que se anticipen a ellos, con el objetivo de convertirlos en
oportunidades sostenibles para la organización a fin de cumplir los objetivos estratégicos y la
misión de la empresa.

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 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Verificar el procedimiento de nómina en los aspectos inherentes a: vacaciones, liquidación de

seguridad social y la funcionalidad del aplicativo de nómina; así como el licenciamiento,
documentación, actualización, modificación, mantenimiento, respaldo y seguridad lógica del
módulo de nómina.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Determinar si se encuentran identificados formalmente y actualizados los procesos y

procedimientos del área de nómina.
 Evaluar la liquidación de la nómina mensual de la Compañía.
 Verificar el seguimiento realizado por los líderes de proceso a los planes de
mejoramiento suscritos durante el primer semestre

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 ALCANCE

En la empresa de Comidas Rápidas Nominadas SAS, se realizó Auditoría Interna de Gestión

al Proceso de Nómina, verificando la consistencia de las actividades desarrolladas en dicho
proceso de conformidad al objetivo de la auditoría, bajo las técnicas de entrevista, verificación
ocular y confrontación de documentos suministrados por el proceso, con el fin de detectar riegos
y realizar las recomendaciones.

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 HALLAZGOS

 En la auditoría realizada se evidencia la falta de control en los libros contables

nomina, como algunos empleados que han sido liquidados pero no se ha registrado su
liquidación en el sistema.

 Se evidencia que la prima de servicios no han sido pagadas en las fechas

correspondientes

 En los libros auxiliares de nómina no existen algunos trabajadores creados los cuales
han ingresado recientemente a la empresa, sin embargo, las afiliaciones a la seguridad
social se encuentran al día.

 Al momento de revisar la nómina de pago se aprecia que no se ha realizado los

comprobantes de egreso.

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 DOCUMENTACIÓN AUDITORIA

DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL ÁREA DE NOMINA

PRESENTADO A LA EMPRESA COMIDAS RAPIDAS NORMANDIA SAS - PRINCIPAL

Área Nomina
COMIDAS RAPIDAS NORMANDIA SAS -
Sociedad: PRINCIPAL
Auditoras que la ejecutan Cristina Ortega y Manuela Chica
Fecha de ejecución: Julio de 2020
Fecha corte de información: 30 de AGOSTO 2020
 
Sistemas de información: pocos controles de
acceso, atribuciones para modificaciones y
cambios de datos
Error en los cálculos para los diferentes
conceptos de nómina
Riesgos Identificados: Auxiliares de nómina desactualizados
 
 
Determinar si las seguridades lógicas del
aplicativo permiten conservar la integridad y
confidencialidad de la información registrada
allí. Asimismo, establecer la adecuada
segregación
de funciones entre los usuarios y el
Objetivos de la auditoría: administrador del aplicativo.
Evaluar la liquidación y pago de los aportes
parafiscales, aportes a los fondos de pensiones
  y aportes a la seguridad social.
Verificar la continuidad y efectividad de los
controles internos ya establecidos para el área
  de nomina
Determinar si el módulo de nómina es
compatible o no, con los aplicativos y
dispositivos
  disponibles en la Organización
Establecer si existen procedimientos de
respaldo que aseguren la continuidad del
proceso de
  nómina.
Determinar si la información operacional y
financiera sobre los gastos de personal es
  fiable e íntegra

Evaluar la periodicidad, tiempos de respuesta y

Alcance:

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 eficacia del proceso de mantenimiento realizado
al módulo de nómina, así como del
cumplimiento de la normatividad interna
respectiva.
Revisión de los procedimientos y de los
sistemas de información utilizados para el
registro de los datos personales de los
trabajadores y la elaboración de la nómina.
Verificar por medio de una muestra, el
cumplimiento de la evaluación de desempeño
con corte 30 de julio

           

1- Gerencia
2- Nomina
3- Área Administrativa
4- Área de personal
Fuentes de información: 5- Colaboradores

Entrevista con empleados

Revisión de los auxiliares de nomina
Revisión en la existencia, actualización y
utilidad del manual de usuario de la aplicación.
Revisión del software donde se ejecuta el
cálculo y el pago de la nómina, accesos,
permisos y atribuciones.
Revisión a la liquidación y pago de las cesantías
a los diferentes fondos.
Revisión en la liquidación y pago de los
intereses de cesantías a los servidores de la
entidad.
Evaluación a la gestión documental del proceso
de nómina.
Validaciones realizadas: Verificación de los controles presupuestales y
de gestión adecuados
sobre los gastos de personal que facilite la toma
de decisiones.
Evaluar la liquidación y pago de los aportes
parafiscales, aportes a los fondos de pensiones
y aportes a la seguridad social.
Verificar los controles existentes en el proceso
de nómina mediante el levantamiento del flujo
del proceso.
Revisión de los expedientes que a nivel
informático y documental mantiene RRHH
de cada uno de los trabajadores con la
información relativa a los empleados, como
identificación, funciones, beneficios, salarios,
experiencia laboral dentro de la empresa, etc.
 

Los sistemas de información son altamente

Hallazgos: vulnerables y manipulados sin previa

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 autorización, además se encuentran permisos
de acceso a diferentes personas
Error en la liquidación de nómina de una
funcionaria en encargo con factores de
  su cargo original
En la auditoría realizada evidencia falta de
control en los movimientos contables respecto
a los libros auxiliares de nómina y en varios
  casos no se encontraron empleados creados
En algunas ocasiones la persona que realiza el
cálculo de la nómina es la misma que ejecuta
los pagos, lo cual no es permitido.
No se encontraron algunos expedientes y falta
de documentación de ex empleados
  pensionados
No se cuenta con una política escrita que
soporte las decisiones y aseguren la viabilidad,
lo que afecta directamente a la jefatura y
  personal del área de personal.
       
La información sobre los datos personales y de
nómina y de los trabajadores no
Conclusiones: está debidamente protegida y asegurada.
Se requiere que el funcionario encargado de la
liquidación de la nómina conozca
adecuadamente la funcionalidad del aplicativo y
además cuente con los elementos suficientes
  para el uso
No se realizan las supervisiones y obligaciones
  a los trabajadores de los procesos que ejecutan
No existe una continuidad y efectividad de los
controles internos ya establecidos para el área
  de nomina
Los devengos de los empleados y los sistemas
de información utilizados en su gestión y control
son eficaces y aseguran que las obligaciones de
pago contraídas con
  los trabajadores se registran correctamente.
Se presentan debilidades en el procedimiento
de gestión de nómina, frente a
las verificaciones y los controles que se deben
adoptar para garantizar la
correcta liquidación de los conceptos inherentes
  a la nómina.
           
           
Gerencia
Jefaturas de Nomina
Usuarios impactados en la auditoria

Plan de acción: Se debe realizar un manual de procedimientos

para cada empleado del área de nómina; para
que el personal se guie en la toma de
decisiones y tomar la más viable sin afectar el

Pá gina 8
 objetivo principal de la actividad.
Área/ Responsable plan de acción Nomina
Fecha de realización Inmediato

Se deben asignar personas responsables y con

únicos accesos a los sistemas de información,
cada una con permisos diferentes, para ejecutar
el pago, el cálculo, la contabilización y las
funciones y permisos deben quedar claramente
Plan de acción: especificados con acuerdos de confidencialidad
Área/ Responsable plan de acción Nomina
Fecha de realización Inmediato

Se sugiere a la administrativa que el personal

sea capacitado para ampliar los conocimientos
en el cargo que desempeña y evitar futuras
Plan de acción: equivocaciones.
Área/ Responsable plan de acción Gestión Humana
Fecha de realización Inmediato

Auditora 1 Auditora 2
Elizabeth Cristina Ortega Manuela Chica

RECOMENDACIONES

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 Se recomienda incluir más auditorías en todos los ambientes de la empresa como una
herramienta muy importante que ayuda a eliminar hechos de corrupción y malos
manejos y ayuda a mejorar con eficacia y eficiencia la empresa en general en pro de su
economía haciéndola más competitiva.
 Se recomienda realizar análisis de las actividades claves que se ejecutan en los
procesos de ingresos de personal, cambios de posición y salario, salidas de personas y
cálculo de nóminas e identificar las actividades de control existentes para formalizarlas
a través de políticas, procedimientos y lineamientos internos que rijan el
funcionamiento de dichos procesos.
 Realizar una revisión a las cuentas contables de activos, pasivos que tienen
relacionados terceros para verificar los saldos y ajustarlos a la realidad de las cuentas
por cobrar y pagos por terceros, antes del cierre del periodo contable.
 Se sugiere establecer un mecanismo de control que garantice la integridad de
información generada por el aplicativo de nómina a fin de minimizar posibles errores
en la trasmisión de estos archivos que son base para alimentar aplicativos internos
como el contable.
 Se recomienda al proceso de Gestión Humana y Mejoramiento Continuo documentar
el procedimiento correspondiente al proceso de nómina de tal forma que le permita a
cualquier funcionario seguir una secuencia lógica de las actividades allí descritas,

CONCLUSIONES

Pá gina 10
 - La información sobre los datos personales y de nómina y de los trabajadores no está
debidamente protegida y asegurada.
- Se presentan debilidades en el procedimiento de gestión de nómina, frente a las
verificaciones y los controles que se deben adoptar para garantizar la correcta
liquidación de los conceptos inherentes a la nómina.
- Se deben tener mayores oportunidades de comunicación con todo el personal lo cual
puede ayudar en el avance positivamente de un plan sostenible y no subestimar la
planeación que implica el cambio y el tiempo que se requiere para ello

¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS CLAVES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA A

LA HORA DE ESTABLECER UN INFORME DE AUDITORÍA? ¿POR QUÉ?

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Al presentar un informe de auditoría, este debe mostrar aspectos que reflejen un resultado de
excelencia y que tanto para el auditor como para la entidad auditada represente un proceso
exitoso.

Podría de decirse que el informe de auditoría es el aspecto más importante de todo el proceso del
trabajo. Igualmente se puede afirmar que la opinión presentada en un informe de auditoría, es el
resultado de un examen técnico, concienzudo, profesional, estudiado y desarrollado sobre
información ajena, pero con conocimientos propios del quehacer profesional, que de acuerdo con
lo informado conlleve a decisiones administrativas, financieras, legales y en ocasiones hasta
penales.

El periodo auditado, el alcance de la auditoria y la opinión del auditor son tres elementos que se
destacan en los informes de auditoría. Son un insumo fundamental para el respaldo de las
decisiones, en consideración de que la información financiera y contable es la herramienta para
determinar el direccionamiento de la empresa para el periodo que inicia a la certificación es el
respaldo de verificabilidad y razonabilidad de los estados financieros.

Por último, cabe destacar que el informe de auditoría es el mecanismo de las organizaciones para
asegurar la información presentada y brindar veracidad a las afirmaciones y cifras contenidas en
los estados financieros.

Pá gina 12