Recepcion de Documentos

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO “RIOJA”
R.M. Nº 167-86-ED
REVALIDADO CON R.D. Nº 099-2005-ED
Km. 1,5 Carretera a Pósic Telf. (042) 559242
Recepción
de
documentos
DOCENTE: Luz Mery Malca Becerra
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO “RIOJA”
R.M. Nº 167-86-ED
REVALIDADO CON R.D. Nº 099-2005-ED
Km. 1,5 Carretera a Pósic Telf. (042) 559242
Recepción
De la
documentación
oficial
֍ La documentación Oficial, es la que es recibida de escalones
superiores y, que por su naturaleza requieren de pronta
solución y deben tener un tramite muy corto por lo que en
muchas empresas, tanto publicas como privadas a esta
correspondencia no la hacen ingresar como expediente, sino
que se da otro tratamiento.
֍ Esto también se hace cuando la cantidad de expedientes
presentados son de mayor escala y con el fin de no
mezclarlos.
LA RECEPCIÓN
 Consiste en recibir la documentación que es presentada en la entidad, de manera

sencilla, sin tantas anotaciones.
 La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que

compromete a la dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite
institucional.
 Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean
competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de
dar inicio a los trámites correspondientes.
 Se debe observar que cada documento reúna los requisitos para la tramitación, para
evitar la demora, la devolución, las citaciones al interesado requiriendo documentos
que sean complementarios al principal. Los datos a verificar son: destinatario, plazos,
vencimientos, folios, anexos, firmas, etc
El documento recibido debe ser sellado con la fecha,
firma y hora de recepción, colocando en la parte superior
derecha para su registro correspondiente.
LA RECEPCIÓN
Ω Cuando Mesa de Partes advierte que el documento no contiene todos los requisitos
mínimos, deberá informar de manera verbal lo observado al administrado e invitarlo a
complementarlos antes de presentarlo.
Ω Si el administrado persiste en su intención de ingresar el documento, el personal de
mesa de partes en un solo acto y por única vez, deberá hacer constar en el
documento y el cargo de recepción, la observación de incumplimiento del requisito,
otorgándole al administrado el plazo necesario para subsanarlo. En tanto a dichos
documentos, no se les dará trámite.
Ω Los documentos que ingresan a Mesa de partes, serán registrados en el cuaderno de
registro o en el sistema de tramite documentario según el asunto.
REGLAS PARA LA CELERIDAD EN LA RECEPCION
Las entidades adoptan las siguientes acciones para facilitar la recepción

personal de los escritos de los administrados y evitar su aglomeración:
• La puesta en vigencia de programas de racionalización del tiempo de atención

por usuario y la mayor provisión simultánea de servidores dedicados
exclusivamente a la atención de los usuarios.
• El servicio de asesoramiento a los usuario para completar formulario o modelo
de documentos.
• Adecuar su régimen de horas hábiles para la atención al público, a fin de
adaptarlo a las formas previstas.
• Estudiar la estacionalidad de la demanda de sus servicios y dictar las medidas
preventivas para evitarla.
• Instalar mecanismos de autoservicio que permita a los usuarios suministrar
directamente su información, tendiendo al empleo de niveles avanzados de
digitalización.
REGLAS PARA LA CELERIDAD EN LA RECEPCION
Los escritos que los administrados dirigen a las entidades pueden ser
presentados de modo personal o a través de terceros, ante las unidades de
recepción de:
1. Los órganos administrativos a los cuales van dirigidos.
2. Los órganos desconcentrados de la entidad.
3. Las autoridades políticas.
4. En las oficinas de correo en la manera expresamente prevista en esta ley.
5. En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares en el extranjero.
6. Tratándose de administrados residentes en el exterior. Quienes derivan los
escritos a la entidad competente, con indicación de la fecha de presentación.
OBSERVACIONES DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA
 Deben ser recibidos todos los formularios o escritos presentados, no obstantes

incumplir los requisitos establecidos, que no estén acompañados de los recaudos
correspondientes o se entren afectados por otro defecto u omisión formal previsto en el
TUPA, que amerita corrección.
 En un solo acto y por única vez, la unidad de recepción al momento de su

presentación realiza las observaciones por incumplimiento de requisitos que no
puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un
plazo máximo de dos días hábiles
 La observación debe anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que
conservará el administrado, con las alegaciones respectivas si las hubiere, indicando
que, si así no lo hiciera, se tendrá por no presentada su petición.
Mientras este pendiente la subsanación, son aplicables las siguientes reglas:
No procede el computo de plazos para que

1 opere el silencio administrativo, ni para la
presentación dela solicitud o el recurso.
No procede la aprobación
2 automática del procedimiento
administrativo, de ser el caso
La unidad no cursa la solicitud o el formulario a

3 la dependencia competente para sus
actuaciones en el procedimiento.
Transcurrido el plazo sin que ocurra la subsanación, la entidad

considera como no presentada la solicitud o formulario y la
4 devuelve con sus recaudos cuando el interesado se apersone a
reclamarles, reembolsándole el monto de los derechos de
tramitación que hubiese abonado
SUBSANACIÓN DOCUMENTAL:
Ingresado el escrito o formulada la subsanación debidamente, se

considera recibido a partir del documento inicial, salvo que el
procedimiento confiera prioridad registral o se trate de un
procedimiento trilateral, en cuyo caso la presentación opera partir de la
subsanación.
Ingresado el escrito o formulada la subsanación debidamente, se

considera recibido a partir del documento inicial, salvo que el
procedimiento confiera prioridad registral o se trate de un
procedimiento trilateral, en cuyo caso la presentación opera partir de la
subsanación.
PLAZOS MÁXIMOS PARA REALIZAR LOS ACTOS
PROCEDIMENTALES:
A falta de plazo establecido por ley Para recepción y derivación de un
expresa, las actuaciones deben escrito a la unidad competente dentro
producirse dentro de los siguientes: del mismo día de su presentación
Para emisión de dictámenes, peritajes,

informes y similares dentro de siete días
Para actos de mero trámite y decidir después de solicitados; pudiendo ser
peticiones de ese carácter en tres prorrogado a tres días más si la diligencia
días. requiere el traslado fuera de su sede o la
asistencia de terceros
Para actos de cargo del administrado requeridos por la

autoridad, como entrega de información, respuesta a
las cuestiones sobre las cuales deban pronunciarse
dentro de los diez días de solicitados
REGLAS PARA EL CÓMPUTO DE PLAZOS
El plazo expresado en días es contado a partir del día

hábil siguiente de aquel en que se practique la notificación
o la publicación del acto, salvo que éste señale una fecha
posterior, o que sea necesario efectuar publicaciones
sucesivas, en cuyo caso el cómputo es iniciado a partir de
la última.
El plazo expresado en meses o años es contado a partir
de la notificación o de la publicación del respectivo acto,
salvo que éste disponga fecha posterior.
Cuando el plazo es señalado por días, se entenderá por hábiles
consecutivos, excluyendo del cómputo aquellos no laborables
TRANSCURSO DEL PLAZO

del servicio, y los feriados no laborables de orden nacional o
regional.
Cuando el último día de plazo o la fecha determinada es inhábil
o por cualquier otra circunstancia la atención al público ese día
no funcione durante el horario normal, son entendidos
prorrogados al primer día hábil siguiente.
Cuando el plazo es fijado en meses o años, es contado de fecha
a fecha, concluyendo el día igual al del mes o año que inició,
completando el número de meses o años fijados para el lapso.
Si en el mes de vencimiento no hubiere día igual a aquel en que
comenzó el cómputo, es entendido que el plazo expira el primer
día hábil del siguiente mes calendario.
Las entidades disponen el empleo de formularios delibre reproducción
y distribución gratuita, mediante los cuales los administrados o algún
servidor a su pedido, completando datos o marcando alternativas
EMPLEO DE planteadas, proporcionan la información. Usual que se estima
suficiente sin necesidad de otro documento de presentación.
FORMULARIOS
Particularmente se emplea cuando los administrados deban
suministrar información para cumplir exigencias legales y en los
procedimientos de aprobación automática.
Para el cumplimiento de los requisitos correspondientes a los
procedimientos administrativos, las entidades están obligadas a recibir
los siguientes documentos e informaciones en vez de la
EMPLEO DE documentación oficial, a la cual reemplazan con el mismo mérito
probatorio:
FORMULARIOS
Estimad@ estudiante:
∞ Lee detenidamente la información proporcionada.
∞ Luego responde las siguientes preguntas con tus
propias palabras. (0-5 puntos c/u)
¿Que entiendes por recepción de documentos y en que
consiste?
¿menciona las reglas de celeridad en la recepción?
¿Cuáles son los plazos máximos para realizar los actos • E-mail:
procedimentales? [email protected]
¿Cuáles son la reglas para el cómputo de plazos? • Facebook: Luz Malca Becerra
• WhatsApp: 978494909
∞ Enviarlo por el medio que sea mas accesible:
• Fecha de entrega: hasta el
martes 02 de junio (8:00 p.m)
• Anotar con claridad sus
nombres y apellidos completos.

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