INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.

Dirección de Administración y Finanzas (DAF)

INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0

Índice

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................2
1 ACCESO AL PORTAL DE BESTPAY 1.0...............................................................................................3
1.1 Generación de usuario y contraseña........................................................................................3
2 INGRESO POR CONTRASEÑA...........................................................................................................4
2.1 Acceso por primera vez............................................................................................................4
2.2 Aceptar términos y condiciones...............................................................................................4
2.3 Cambio de contraseña..............................................................................................................4
2.4 Contacto de Cuentas Por Pagar................................................................................................5
3 USO Y NAVEGACIÓN POR BESTPAY 1.0...........................................................................................5
3.1 Operaciones.............................................................................................................................5
3.2 Envío de documentos...............................................................................................................6
3.3 Consultar documentos enviados..............................................................................................9
4 COMPROBANTE DE PAGO.............................................................................................................11
5 PREGUNTAS FRECUENTES.............................................................................................................12

BEST DAY TRAVEL GROUP 1

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

INTRODUCCIÓN

Debido a los cambios que nuestra compañía está llevando a cabo, surge la herramienta BestPay
1.0 con la finalidad recibir sus facturas de una forma más efectiva. En esta nueva solución
informática podrá enviar y gestionar sus facturas en cualquier momento, disminuyendo así, el
envío de mails para consultar el estatus de sus facturas.

En el primer capítulo nombrado; ACCESO AL PORTAL DE BESTPAY 1.0, se muestra el mail que se le
envía al proveedor con el link de BestPay 1.0, el usuario y la contraseña para que pueda accesar al
sistema. En caso de no haber recibido el mail, tendrá que comunicarse con su contacto de cuentas
por pagar.

En el capítulo dos; INGRESO POR CONTRASEÑA, se explica el proceso para ingresar al sistema por
primera vez, el punto 2.2 únicamente le aparecerá la primera vez que ingrese o cuando cambie su
contraseña. Además, podrá ver la información de su contacto de cuentas por pagar, quien será la
persona responsable de gestionar su cuenta corriente.

El Capítulo tres; USO Y NAVEGACIÓN POR BESTPAY 1.0, como su nombre lo indica, muestra el uso
de la herramienta. Aquí podrá aprender a como enviar una factura y consultar el estatus de la
misma, respetando las reglas de facturación de cada país. Los tipos de estatus que utiliza BestPay
1.0, se describen en este capítulo.

Capítulo cuatro; COMPROBANTE DE PAGO, una vez que haya concluido el periodo de cuenta
corriente, podrá consultar las Ordenes de pago, las retenciones y las facturas pagadas. En este
capítulo se muestra y explican cada una de las partes del comprobante. Es importante mencionar
que los pagos se realizan los días viernes.

Finalmente, el capítulo quinto; es de PREGUNTAS FRECUENTES, donde podrá revisar algunos

puntos que tal vez no fueron explicados en los capítulos anteriores. Si existiese alguna duda que
no se encuentre en todo el documento, podrá comunicarse con su contacto de cuentas por pagar
para que lo asista en su duda.

Por todo lo anterior, le damos la Bienvenida a BESTPAY 1.0

BEST DAY TRAVEL GROUP 2

INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

BEST DAY TRAVEL GROUP 3

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

1 ACCESO AL PORTAL DE BESTPAY 1.0

1.1 Generación de usuario y contraseña

Su contacto de Cuentas Por Pagar le generará el usuario y contraseña para el acceso al portal
BestPay 1.0:

A continuación, le mostramos un ejemplo de mail que recibirá:

De: [email protected]
Fecha: 10/09/2018 10:00:32 a.m.
Para: [email protected] (mail del proveedor)
Asunto: Datos de Usuario
 
Bienvenido al Sistema de Gestión de Comprobantes Fiscales Digitales “BESTPAY”,

Reiterando nuestro compromiso para optimizar y agilizar el proceso de registro de sus facturas
electrónicas presentamos el portal BESTPAY, donde encontrará información referente al estatus
de sus facturas y su pago correspondiente.

Solicitamos amablemente su apoyo para que ingrese al portal y cargue sus facturas en formato
PDF o JPG y números de localizador (ID el cual consta de 8 dígitos y un consecutivo).

Sus datos para accesar son los siguientes:

Url: https://pay.bestday.com/
Usuario: IOH831007542
Contraseña: L9TTSqQl7Y4r

Quedamos a sus órdenes.

Best Day Travel Group

BEST DAY TRAVEL GROUP 4

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

2 INGRESO POR CONTRASEÑA

2.1 Acceso por primera vez
En caso de que sea la primera vez que ingresa al sistema BestPay 1.0, el proceso a realizar es el
siguiente:

Imagen 1.- Ingreso a BestPay 1.0

1) Ingrese su TAX ID
(CUIT, RUT, RUC, etc)

2) Ingrese la contraseña
proporcionada en el correo

2) Click sobre el botón “aceptar”

2.2 Aceptar términos y condiciones

Después de haber dado Click al Botón ACEPTAR, el sistema BestPay 1.0, le pedirá que acepte los
términos y condiciones para el uso del sistema de la siguiente forma.

Imagen 2.- Términos y condiciones.

5) De un Click sobre el Botón

4) Seleccionar la casilla con la
“CONTINUAR”
leyenda “He leído y estoy de
acuerdo con las políticas de
acceso”

2.3 Cambio de contraseña

Por motivos de seguridad el sistema le pedirá que cambie su contraseña 1:

Imagen 4.- Cambiar contraseña

6) Escriba su nueva contraseña.

7) Repita su nueva contraseña.

La contraseña debe de contener mínimo 8 caracteres y máximo 15, los cuales deben de seguir la
8) Click en el botón “Aceptar”
siguiente secuencia:
1
Este paso sólo aplica cuando ingrese por primera vez o cuando haya olvidado su contraseña

BEST DAY TRAVEL GROUP 5

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

a) La primera letra debe de ser mayúscula

b) Y el resto de la contraseña debe de estar conformada por una combinación de letras
minúsculas y números.

2.4 Contacto de Cuentas Por Pagar

Después de terminar el proceso anterior, podrás visualizar a tu Contacto de Cuentas Por Pagar2 de
la siguiente forma; en caso de no localizarlo, deberás de dar Click en la Opción “HOME”

Imagen 4.- Ejemplo: Contacto de Cuentas Por Pagar

3 USO Y NAVEGACIÓN POR BESTPAY 1.0

3.1 Operaciones
Cuando haya ingresado al sistema, de un Click sobre el botón OPERACIONES. Ahí podrá visualizar
dos pestañas con las cuales enviará sus facturas y revisará el estatus de estas.

Imagen 5.- Operaciones

3.2 Envío de documentos

Imagen 6.- Envío de documentos

2
Su contacto de cuentas por pagar es con quien debe comunicarse por temas relacionados con BestPay 1.0 y
el pago de sus facturas.

BEST DAY TRAVEL GROUP 6

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

En este apartado enviará sus facturas y los números de reservaciones que tenga asociado a la
compañía correspondiente de Best Day Travel Group.

Para realizar lo anterior deberá seguir los siguientes pasos:

Imagen 7.- Enviar documentos (Facturas)

10) Una vez seleccionado

el documento, click en
“agregar”

9) Click en “seleccionar
archivo” para buscar su
factura digitalizada

Nota: Para subir algún soporte adicional, además de la FC, deberá repetir los pasos 9 y 10 (Ver
Imagen 7).

IMPORTANTE: Solamente podrá hacer un envío por factura.

Imagen 8.- Formulario

BEST DAY TRAVEL GROUP 7

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

11.- Introduce el serie y folio de la factura (Número de factura)

12.- Introduce la fecha de la factura (fecha de emisión).

13.- Introduce el monto total USD de factura y por defaut aparecerá el mismo monto en total.

14.- Dar un Click sobre el botón “ACEPTAR” (antes de dar Click en ACEPTAR, deberá verificar que
haya ingresado los datos de facturación correctamente).

Antes de continuar, lea las siguientes anotaciones:

 BestPay 1.0 acepta documentos por un peso mínimo de 2 MB.

 El formato de factura aceptada por el sistema son PDF, JPG, XLS y XML

Después de haber capturado los datos de su factura, deberá continuar con los siguientes pasos:

Imagen 9.- Captura de reservación

15.- Introduce los ocho dígitos correspondientes a la referencia

17 18

BEST DAY TRAVEL GROUP 8

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

de la reserva3

16.- Introduce el número consecutivo de la reserva 15

16
17.- Selecciona la moneda: según país del proveedor.

18.- De un Click sobre el botón “AGREGAR”

Lo anterior deberá de apreciarse de la siguiente forma:

19

19.- Finalmente, de un Click sobre el botón “ENVIAR”

Después de enviar la factura, el importe introducido de la reserva se validará de forma automática,

si todo el proceso fue correcto, entonces le aparecerá una ventana con el siguiente mensaje: “Se
creó liquidación”.

IMPORTANTE: Favor de darle un Click al botón ENVIAR, de lo contario NO se podrá visualizar la

factura en nuestro sistema, lo que provocaría un atraso en su pago (Inciso 22, Imagen 9).

Nota7: Cuando el importe ingresado en BestPay 1.0 no coincida con la tarifa que tenemos
cargada en nuestro sistema, aparecerá el siguiente error:

Cuando ocurra lo anterior, deberá comunicarse con su Contacto de Cuentas Por Pagar para revisar
el caso en particular.

3.3 Consultar documentos enviados

Imagen 10.- Consultar documentos Enviados

3
La referencia de la reserva es el código de confirmación de Best Day Travel Group, que podrás encontrarlo en la
Extranet.

BEST DAY TRAVEL GROUP 9

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

Imagen 11.- Consultar documentos

20

21 25 30
27
22 23 24 26 28 29 31

En esta opción se podrá verificar el estatus de las facturas enviadas, así como diversos puntos que
a continuación se describen:

20.- Esta opción funciona como un filtro para buscar las facturas que se hayan enviado.

21.- ID: Este es un folio interno para poder verificar o identificar el movimiento que realizó en
BestPay 1.0. Bajo este ID deberá hacer la consulta

22. Tipo: FC (abreviación de factura)

23.- Folio: Muestra el número de la factura que el proveedor genera directamente de su sistema
de facturación.

24.- Fecha recepción: Muestra la fecha y hora en que el documento fue enviado.

25.- Estatus carga (documento): Son 4 estatus;

 Iniciado: La factura no ha sido enviada.

 Revisión: Las facturas fueron enviadas e ingresaron en proceso de revisión.
 Proceso de pago: Indica que las facturas ya fueron revisadas y están en
programación de pago.

BEST DAY TRAVEL GROUP 10

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

 Pagado: Indica que las facturas ya fueron pagadas.

26.- Total: Muestra el total de la factura.

27.- Documentos: Dando Click sobre el icono en forma de carpeta, podrás visualizar las facturas
enviadas a cobro (PDF, Reserva e Importe).

28.- Referencias: Muestra la validación de las referencias capturadas, si el globo es verde, la

factura esta correcta, en caso de que el globo este en color rojo, significa que la factura presenta
errores.

29.- Liquidación Matrix: Es un número aleatorio que BestPay 1.0 genera de manera automática.

30.- Servicio: Indica el tipo de servicio correspondiente a la reserva;

 HT: Hotel
 TO: Tours
 TR: Traslado
 OT: Otros

IMPORTANTE: Recuerde facturar los servicios de distinta clase por separado.

31.- Comprobante de pago: Muestra la orden de pago generada, donde se integran las facturas
pagadas (Este se mostrará cuanto se visualice el cobro en la tarjeta de crédito con un lapso no
mayor a 7 días por eso es importante cobrar la tarjeta tan pronto sea posible y evitar expire la
misma)

Nota: En la parte de filtros, podrá buscar un documento en específico, puede ser por
Id de Carga o folio. En el caso de Servicio y Estatus, puedes dejar el primero en
“Todos” y el segundo en “Pagado”, en caso de que necesites saber si ya se pagó
alguna factura.

Nota2: Para el filtro por fecha, sugerimos dejar en blanco el rango de inicio, esto con
la finalidad de que pueda buscar la factura que necesite más rápidamente.

4 COMPROBANTE DE PAGO

BEST DAY TRAVEL GROUP 11

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

Cuando aparece el icono del comprobante, usted puede visualizar el comprobante de pago al igual
que los documentos o facturas que se pagaron

Imagen 12.- Relación de facturas pagadas

BEST DAY TRAVEL GROUP 12

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

5 PREGUNTAS FRECUENTES

1. Olvidé mi contraseña

En caso de no haber recibido u olvidado el usuario y contraseña del portal BestPay 1.0, deberás
ingresar al siguiente link: https://pay.bestday.com/ y realizar lo siguiente;

Imagen 14.- Recuperar contraseña

36) De un Click sobre el

link: “¿olvidaste tu
contraseña?”

Imagen 15.- Ingresar su TAX ID (CUIT, RUT, RUC, etc) y Mail

37) Ingrese el TAX ID de su

hotel (Usuario)

38) Ingrese el Mail del contacto que

verifica la facturación electrónica en el
hotel, debe ser el mismo mail que se
asignó la primera vez (la persona que
recibió el mail automático)

39) De un Click sobre el Botón

“ENVIAR”
Nota: Se repite el proceso de “Acceso por primera vez”

2. Me aparece un error a un lado de la reserva ¿Qué puedo hacer?

BEST DAY TRAVEL GROUP 13

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

Globo rojo

Primero debes de revisar que tipo de error te arroja la reserva; para ello debes de dar click en el
“globo” de color rojo, posteriormente te mostrará el tipo de error:

Imagen 16.- Errores comunes en las reservas

En el caso de este ejemplo ocurre lo siguiente:

Tipo de Factura incorrecto: En la imagen anterior podemos apreciar que el error se debe a que
nuestro sistema detectó una reserva de tipo “T” (turista), sin embargo, esa reserva corresponde a
un Pasajero Nacional, por lo cual deberás de refacturar o avisarle a su contacto de cuentas por
pagar para su seguimiento. ( Este error solo se presenta con nuestros hoteles de Argentina y Chile)

Otros errores pueden ser:

 Referencia pagada a proveedor: Significa que, la reserva ya la habías enviado al cobro.

 Referencia localizada: La reserva se encuentra en nuestro sistema
 Estatus de pago del servicio en la reservación (venta): La reserva no tiene afectaciones
desde su venta.
 Referencia comprobante a factura digital (Archivo XML): El archivo XML cumple con los
requisitos fiscales (Aún no aplica)
 Referencia cancelada: Como su nombre lo indica, la reserva aparece como cancelada en
nuestro sistema o en un estatus denominado Parcialmente Pagada, cuando esto suceda,
deberás aclararlo con tu contacto de cuentas por pagar mediante soportes (Papeleta de
Registro, Mail, Extranet, etc.)
 Referencia Incompleta: Significa que te faltaron dígitos en la reserva, recuerda que todas
las reservas están compuestas por una cadena de 8 dígitos más 1 consecutivo (XXXXXXXX-
X).

BEST DAY TRAVEL GROUP 14

 INSTRUCTIVO BESTPAY 1.0 V 1.0

 Pago no valido: La reserva no tiene un pago real, cuando esto suceda, deberás aclararlo
con tu contacto de cuentas por pagar mediante soportes (vaucher, Mail, Extranet, etc.)

3. ¿Qué hago si ingresé un dato incorrecto?

Deberás dar aviso inmediatamente a tu contacto de cuentas por pagar para que te indique que es
lo que deberás hacer.

4. ¿Puedo subir varias reservas con una sola factura?

Si, aunque NO se recomienda ya que, si existiese alguna reserva con error, el envío de la factura no
va a pasar. Se exhorta a que se suba una factura por reserva.

5. Ingresé un importe menor a cobrar, ¿Puedo subir la reserva con una factura por la
diferencia?

No, en esos casos deberás dar aviso a tu contacto de cuentas por pagar para que te indique que es
lo que deberás hacer.

6. ¿Se pueden crear más de un acceso al sistema BestPay 1.0?

Si, únicamente cuando el proveedor sea un corporativo y tenga administraciones diferentes para
cada propiedad. Sin embargo, solo se podrá ingresar un responsable por cada propiedad.

BEST DAY TRAVEL GROUP 15