Planificacion Implementacion Sistema de Gestion Ambiental
Planificacion Implementacion Sistema de Gestion Ambiental
Planificacion Implementacion Sistema de Gestion Ambiental
Circular 005 de 11 de septiembre de 2012 Recomendaciones Se aplica a todos los procesos que manejan archivos que pueden ser
para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones digitalizados. Para cumplir con la digitalización de archivos el AGN creó la
oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel en la
cartilla "Pautas para la utilización de la digitalización" y en la circular establece
Superintendencia Nacional de Salud los elementos mínimos que debe contener un proyecto de digitalización.
Resolución 293 de 2014 Por la cual se modifica el Comité Deroga Resolución 544 de 2008, e Integra el Comité del PIGA al Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo en la Superintendencia Institucional de Desarrollo Administrativo
Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones. Aplica Todo. Sin embargo, es necesario ajustar el Comité a la nueva estructura
de la Superintendencia Nacional de Salud. Art. 1. Parágrafo 1, señala que los
demás representantes asistirán con derecho a voz.
Art. 2. Numeral 4. Cumplimiento de objetivos en Eficiencia Administrativa,
Numeral 5. Seguimiento Trimestral, el comité se reúne una vez al mes.
Numeral 11. Seguimiento a Planes entre ellos al Plan Institucional de Gestión
Ambiental.
Resolución 000678 de 2014 Por la cual se adopta el Sistema Responsabilidades frente al Subsistema de Gestión Ambiental
Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y
se dictan otras disposiciones.
Resolución 002116 de 2014. Por medio de la cual se modifican el
artículo 1° y 8° de la Resolución 00678 de 2014 y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 1076 de 2015. Por medio de la cual se expide el Decreto Aplican los títulos, que contienen los diferentes temas regulatorios
Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo especialmente el de Residuos peligrosos.
Sostenible.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1- Los funcionarios y partes interesadas que desarrollen actividades dentro de la operación de la Superintendencia, deben generar acciones para
la reducción y mitigación de los impactos ambientales producto de sus actividades.
2- Este procedimiento debe aplicarse a toda la gestión propia de la Superintendencia Nacional de Salud, así como a las actividades y productos
(bienes y/o servicios) que son desarrollados por las partes interesadas a nombre de la entidad.
3- La consolidación de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales de la Superintendencia Nacional de Salud, código ASFT17, se debe
construir de manera participativa con las diferentes dependencias de la Entidad que integran los diferentes procesos en la Sede Bogotá, para
las otras sedes se hará uso de la información manejada por el Grupo de Recursos Físicos y una visita a cada una de las sedes.
4- La Oficina Asesora de Planeación es el líder metodológico en la administración de la documentación del Subsistema, sin embargo el Líder
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Operativo del Subsistema de Gestión Ambiental es la Secretaría General. (Resolución 002116 de 2014). El jefe de cada dependencia es el
responsable del control de los aspectos e impactos ambientales correspondientes a sus procesos.
5- Este procedimiento, la revisión y/o actualización del análisis de contexto y partes interesadas, la revisión y evaluación del cumplimiento de
requisitos legales y la revisión de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales, código ASFT17, se realizarán por lo menos una vez en el año
o cuando ocurran cambios que lo ameriten, previa definición del plan de trabajo por parte de la Secretaría General. Los Aspectos ambientales
están sujetos a revisión cada vez que se presenten cambios nuevos o planificados en cualquier actividad o situaciones anormales de
emergencia, que afecten e influyan en el Subsistema de Gestión Ambiental.
6- Para los Aspectos Ambientales identificados como Significativos, la organización debe establecer “Programas de Gestión” que incluyan los
controles operacionales necesarios para minimizar el impacto ambiental identificado y permitir estabilizarlo. En general, se han identificado
como aspectos ambientales significativos: consumo de papel, consumo de agua, consumo de energía y generación de Residuos
incluyendo Aparatos Eléctricos y Electrónicos; estos aspectos deben tenerse en cuenta siempre para el establecimiento de programas de
gestión a través del Despliegue de objetivos y plan gerencial FPFT03.
7- Para los Aspectos Ambientales NO Significativos, la organización puede establecer controles operacionales que permitan mantener el aspecto
monitoreado para que no se convierta en “Significativo”, sin necesidad que se encuentren enmarcados dentro de un programa de gestión. Las
actividades de los controles operacionales pueden estar incluidas dentro de cronogramas, procedimientos o criterios operacionales, con
frecuencias, fechas y responsables establecidos.
ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
La Secretaría General, como líder operativo Registros
Oficina Asesora
del Subsistema de Gestión Ambiental, realiza fotográficos
Secretaría Coordinador de
la socialización de la Política Ambiental de la
Socializar la Política General Grupo Comunicaciones
1 Superintendencia Nacional de Salud, con Lista de
Ambiental - Grupo Recursos Recursos Estratégicas e
apoyo de la Oficina Asesora de asistencia
Físicos Físicos Imagen
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Código
Institucional
Institucional. ASFT04
2 Conformar grupos de El Grupo de Recursos Físicos debe determinar Secretaría Coordinador Todas las Correo
trabajo para la metodología para la determinación de General Grupo dependencias de electrónico
determinar acciones acciones para el manejo de riesgos y Grupo Recursos Recursos la entidad
para el manejo de amenazas. El Grupo de Recursos Físicos, a Físicos Físicos
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
través de reunión o correo electrónico, puede
solicitar a las dependencias designar Gestores
riesgos asociados ambientales, para hacer que el proceso sea
con amenazas y participativo.
oportunidades El grupo de recursos físicos también puede
designar funcionarios o equipos de trabajo
para la realización de la actividad.
Realizar la
identificación de
3 amenazas y
oportunidades
ambientales
Cuando se hagan reuniones, éstas serán
presididas y orientadas por un funcionario de
la Secretaría General, quien debe socializar la
metodología a los gestores ambientales de
cada dependencia Mediante la metodología
que seleccione a su criterio, el grupo de
trabajo diligencia la identificación del Contexto Contexto
Secretaría Coordinador
Determinar el organizacional ambiental, código ASFT21 organizacion
General Grupo Gestores todas
3.1 contexto de la incluyendo siempre las cuestiones externas e al ambiental,
Grupo Recursos Recursos las dependencias
organización internas. código
Físicos Físicos
El producto de esta actividad es el formato ASFT21
Contexto organizacional ambiental, código
ASFT21 diligenciado. Es importante tener en
cuenta el contexto de la organización para
diligenciar posteriormente la Matriz de
Aspectos e Impactos ambientales, código
ASFT17.
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Mediante la metodología definida en la Guía
de Planificación Ambiental, código ASGU04, el
grupo de trabajo realiza la identificación y
evaluación de los Aspectos Ambientales
Identificar, evaluar, Matriz de
generados por los procesos de la Entidad.
valorar y controlar Secretaría Aspectos e
También se procede a identificar las prácticas, Todas las
los Aspectos e General Impactos
3.2 actividades, procedimientos, etc. que aseguran Profesional dependencias de
Impactos Grupo Recursos Ambientales
que los Aspectos e Impactos Significativos se la entidad
Ambientales de la Físicos código
mantienen en un nivel permitido, se
entidad ASFT17.
disminuyen o se evitan. El producto de esta
actividad es el diligenciamiento del Formato
Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales,
código ASFT17.
La identificación de requisitos legales y otros Matriz de
requisitos se realizará con base en el Secretaría Obligaciones
Determinar las
procedimiento Obligaciones de Cumplimiento, General Secretaría de
4 Obligaciones de Profesional
código ASPD06. Donde se diligenciará el Grupo Recursos General. Cumplimient
cumplimiento
formato Matriz Obligaciones de cumplimiento, Físicos o. Código
código ASFT20. ASFT20
El Profesional del Grupo de Recursos Físicos
asignado consolida el formato Matriz de
Matriz de
Aspectos e Impactos Ambientales, código
Estructurar la matriz Secretaría Aspectos e
ASFT17, con base en los resultados obtenidos
de Aspectos e General Secretaría Impactos
5 de las actividades 4, 5 y 6, y lo envía Profesional
Impactos Grupo de General Ambientales
diligenciado a los profesionales responsables
Ambientales. Recursos Físicos Código
en la Secretaría General, quien se encargará
ASFT17
de revisar los documentos enviados y de
aprobar el documento.
6 Formular el Plan Posterior a la construcción de la Matriz de Secretaría Coordinador Secretaría Plan Integral
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Aspectos e Impactos Ambientales, código
ASFT17, se formula el Plan integral de Gestión
ambiental, especificando los resultados del
análisis del contexto, así como los elementos
de gestión
principales del Subsistema de Gestión
ambiental,
Ambiental.
código
Integral de Gestión ASPL01
Posteriormente se elaboran los Programas de
ambiental y definir General Grupo
Gestión y/o los controles operacionales para la
Programas y/o Grupo de Recursos General Despliegue
mitigación de cada uno de los aspectos
controles Recursos Físicos Físicos de objetivos
ambientales identificados como significativos.
operacionales y plan
gerencial
La determinación de Programas o Controles
FPFT03
se deben realizar de acuerdo con las Políticas
de Operación establecidas en el presente
procedimiento. Los Programas de Gestión se
consignan en el Despliegue de objetivos y plan
gerencial FPFT03.
Plan Integral
La Secretaría General hace revisión del Plan
de gestión
Integral de Gestión Ambiental, código ASPL01,
ambiental,
Articular el Plan y el Plan Gerencial Ambiental de la entidad, y Secretaría Coordinador Secretaría
código
Integral de Gestión y realiza los ajustes pertinentes para el General Grupo General
7 ASPL01
el Plan Gerencial cumplimiento del mismo. Grupo de Recursos Oficina Asesora
Ambiental El Plan Gerencial Ambiental debe ser remitido Recursos Físicos Físicos de Planeación
Plan
a la Oficina Asesora de Planeación para su
gerencial
consolidación.
Ambiental
8 Realizar seguimiento La Secretaría General a través del Grupo de Secretaría Profesional Secretaría Seguimiento
a los controles Recursos Físicos verifica de manera continua General General Al Control
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
el desarrollo de la programación contemplada
operacionales en el Plan Gerencial Ambiental, y en el Plan Operacional
establecidos en el Integral de Gestión Ambiental, código ASPL01; Grupo de Ambiental,
Gestores.
Plan Integral de y a su vez recopila y alimenta el formato Recursos Físicos código
Gestión Ambiental Seguimiento Al Control Operacional Ambiental, ASFT25
código ASFT25.
La Secretaría General, a través del Grupo de
Recursos Físicos, realiza la evaluación de
eficacia del Plan Integral de Gestión
Analizar el avance y
Ambiental, código ASPL01, a través de la Hoja
cumplimiento del Hoja de vida
de vida del indicador, código ASFT02. Secretaría
Plan Integral de del
Como consecuencia de este análisis, el Grupo General Secretaría
9 Gestión Ambiental. Profesional indicador,
de Recursos Físicos, puede detectar hallazgos Grupo de General
Identificando código
y sugerir planes de acción para las Recursos Físicos
oportunidades de ASFT02.
oportunidades de mejora detectadas, con el fin
mejora
de prevenir la desviación para el logro de los
resultados previstos del Subsistema de
Gestión Ambiental.
Dentro del Cronograma de Gestión Ambiental
Oficina Asesora Registro de
PIFT07, se incluye la realización de Secretaria
Coordinador de comunicacio
Comunicar el avance socializaciones de las actividades y General
Grupo Comunicaciones nes
10 del Subsistema de desempeño ambiental, para lo cual la
Recursos Estratégicas e informativas.
Gestión Ambiental Secretaría General se apoyará en la Oficina Grupo de
Físicos Imagen
Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Recursos Físicos.
Institucional
Imagen Institucional.
PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
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/ TAREA
Contexto
Anual o cada
Identificación de partes externas e internas Secretaría General organizacional
Determinar el contexto de la vez que se
3.1 influyentes al Subsistema de Gestión Grupo de Recursos ambiental,
organización presenten
Ambiental, sus necesidades y expectativas Físicos, Gestores código
cambios
ASFT21
Matriz de
Anual o cada Obligaciones
Identificación de requisitos legales otros
Determinar las Obligaciones de vez que se Secretaría General de
4 requisitos aplicables al Subsistema de Gestión
cumplimiento presenten Grupo de Recursos Cumplimiento.
Ambiental, su cumplimiento y evaluación.
cambios Código
ASFT20
Matriz de
Anual o cada Aspectos e
Estructurar la matriz de Aspectos e Identificación de aspectos ambientales, vez que se Secretaría General Impactos
5
Impactos Ambientales. valoración y significancia. presenten Grupo de Recursos Ambientales
cambios Código
ASFT17
Seguimiento al desarrollo de las actividades
Seguimiento Al
contempladas en el Plan integral de gestión
Control
ambiental (programas de gestión y controles
Analizar el avance y cumplimiento Operacional
operacionales establecidos). Recolección de
del Despliegue de objetivos y plan Secretaría General Ambiental,
9 información, análisis de datos, identificación Trimestral
gerencial FPFT03. Identificando Grupo de Recursos código
de oportunidades de mejora. Cuando la
oportunidades de mejora ASFT25
organización lo determine, presentar los
Acta de comité
resultados del avance en el comité de revisión
(opcional)
por la dirección.
ANÁLISIS DE TIEMPO
La revisión del Contexto organizacional ambiental, código ASFT21, se revisará o modificará ante la presencia de cambios significativos (cambio de
instalaciones de cualquiera de las sedes, cambios de proveedores críticos para el sistema, emergencias, etc.). Sin embargo, debe revisarse mínimo
una vez al año.
La revisión de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales, código ASFT17, de la entidad se debe realizar anualmente, o cada vez que se
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presenten cambios nuevos o planificados en cualquier actividad o situaciones anormales de emergencia, que afecten e influyan en el Subsistema
de Gestión Ambiental.
La revisión de las obligaciones de cumplimiento se realizará en los tiempos definidos en el procedimiento. Obligaciones de cumplimiento, código
ASPD06
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2015; Sistema de Gestión Ambiental
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
RESPONSABLE DE LA
CAMBIARON EN EL DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS CAMBIO VERSIÓN
SOLICITUD DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
Aprobación del documento mediante Acta No.
1093 de 2015, Acta 1050 de 2015 y memorando
Adopción del documento Secretario General 01/07/2015 1
NURC 3-2015-013743 y NURC 3-2015-012957.
Se cambia el nombre, alcance, referencias
normativas, políticas de operación, actividades,
Ajuste del Documento puntos de control, análisis de tiempo, formatos y Secretario General 29/06/2016 2
registros ante requerimiento NURC: 3-2016-
012530
Mediante memorando NURC. 3-2017-016848 se
solicita actualización de la parte legal, se
incluyen definiciones de AAS, AANS, programa
de gestión y control operacional, se actualizan
responsabilidades, se establece directrices para
Ajustes del documento Secretario General 01/11/2017 3
el programa de gestión el control operacional. y
ajuste de la actividad 10.
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