Manual Chasqui CC 19 PDF

Descargar como pdf o txt
Descargar como pdf o txt
Está en la página 1de 20

SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL CHASQUI

Guía de Usuario

Julio 2019
Contenido
1. GUÍA DE USUARIO ........................................................................................................................................... 3
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 3
2. INSTALACION DE PROGRAMAS ............................................................................................................... 3
1. INSTALACION DE MOZILLA FIREFOX ................................................................................................ 3
2. INSTALACION Y CONFIGURACIÓN DE LA CONSOLA DE JAVA ..................................................... 5
3. VERIFICACIÓN DE LA INSTALACIÓN Y ELMINACION DE ACTUALIZACIONES. ........................ 9
4. INSTALAR EL TOKEN DE FIRMA ELECTRÓNICA ADQUIRIDO EN LA AUTORIDAD
CERTIFICADORA DEL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR ...................................................................... 10
3. INGRESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CHASQUI ........................................................ 14
4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA ................................................................................................................... 15
1. CREACION DE DOCUMENTOS ............................................................................................................ 15
1. GUÍA DE USUARIO
1. INTRODUCCIÓN
Este documento está dirigido al usuario del Sistema de Gestión Documental Chasqui (SGDCh), que
tendrá la responsabilidad de administrar las opciones de elaboración, envío, reasignación e impresión de
documentos, conocidas con el título de Bandeja de Salida.
El presente documento describe las funcionalidades de dichas opciones, mismas que permiten a un
Reparto de Fuerzas Armadas, generar sus propios documentos y poder realizar su posterior envío a los
miembros del mismo, para el respectivo conocimiento interno; a otra Reparto o también a un
ciudadano, como respuesta al documento que se ha recibido.

2. INSTALACION DE PROGRAMAS
Para ingresar al SGDCh se lo debe hacer siempre desde el navegador de internet Mozilla Firefox hasta la
versión 50 y de 32 bits sin importar si el ordenador es de 32 o 64. Y del mismo modo la consola de JAVA.
AMBOS PROGRAMAS NO DEBEN SER ACTUALIZADOS Y SE DEBEN USAR LAS VERSIONES PROVISTAS CON
ESTA GUIA DE USUARIO A FIN DE EVITAR ERRORES EN LA CONVALIDACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.

Con el presente guía se están remitiendo los instaladores.

1. INSTALACION DE MOZILLA FIREFOX

Damos doble click sobre el archivo de instalación adjunto a la guía.


A continuación de la figura 1 a la figura 6 se muestra el proceso de instalación.
Al ejecutar el programa nos preguntará si queremos que el explorador sea por defecto el navegador
principal, opción que debemos aceptar para trabajar únicamente con este explorador.

2. INSTALACION Y CONFIGURACIÓN DE LA CONSOLA DE JAVA

Damos doble click sobre el archivo de instalación adjunto a la guía.


Una vez descargado el instalador, inicia automáticamente la instalación del software.
Aparece la ventana de configuración de JAVA indicando que el software se ha instalado correctamente.
Presionar el botón Cerrar.
Para configurar java en su computador abrimos el panel de control y hacemos doble clic sobre el icono
denominado Java
Al abrirse la ventana del Panel de Control de Java, seleccionar la viñeta seguridad.

La configuración debe estar en ALTA y debemos editar la listas de sitios seguros en los cuales debemos
agregar la siguiente lista:

http://autentichasqui.ffaa.mil.ec
http://chasqui.ffaa.mil.ec/chasqui
http://chasquipdf.ffaa.mil.ec
https://autentichasqui.ffaa.mil.ec
https://chasqui.ffaa.mil.ec/chasqui
https://chasquipdf.ffaa.mil.ec
http://firmaelectronica.gobiernoelectronico.gob.ec/
Posterior en la pestaña AVANZADO configuramos de acuerdo a los siguientes parámetros:

1.-
2.-

3.-
3. VERIFICACIÓN DE LA INSTALACIÓN Y ELMINACION DE
ACTUALIZACIONES.
Una vez realizada las instalaciones procedemos a verificar si el explorador Mozilla activa el
complemento de JAVA.

Abrimos el explorador y damos click al costado derecho de las opciones del explorador sobre
complementos:

El completamente debe estar en la opción activar siempre:

Nuevamente vamos a las opciones y seleccionamos nuevamente opciones:


Debemos desactivar las actualizaciones, si esta opción no se realiza el explorador se actualiza
automáticamente y el sistema Chasqui no funciona con versiones nuevas como ya se indicó anterior mente.
Las Opciones deben quedar como se muestra en la siguiente figura:

Lo mismo debemos hacer con la consola de JAVA


Dentro de la consola en la opción de actualización debemos desactivar la opción y tener como se
muestra en la siguiente figura:

Ejecutadas las Instalaciones el programa está listo para ser utilizado, en caso de cual sopor técnico,
ponerse en contacto con la C.C 19 “NAPO”.
Con estas opciones la persona que dispone firma digital por archivo esta listo para codificar y firmar
documentos, en el caso de que usted disponga TOKEN continúe con los siguientes pasos, caso contrario
diríjase a la opción 3 de este manual, INGRESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CHASQUI.

4. INSTALAR EL TOKEN DE FIRMA ELECTRÓNICA ADQUIRIDO EN


LA AUTORIDAD CERTIFICADORA DEL BANCO CENTRAL DEL
ECUADOR
Primero debemos instalar los certificados de raíz y subordinado que están incluidos en los archivos de
instalaciones de la presente guía:
Paso A.- Certificado Raíz
Paso 1: Haga clic aquí para descargar el archivo de actualización.
Paso 2: Guarde el archivo en un directorio
Paso 3: Haga clic en el botón derecho del ratón sobre el archivo guardado
Paso 4: Seleccione "Instalar Certificado"
Paso 5: En el asistente cuando le muestre las opciones de almacén de certificados. Seleccionar la opción:
Colocar todos los certificados en el siguiente almacén. Pulse examinar y seleccione la opción Entidades
emisoras raíz de confianza
Paso 6: Continuar con los pasos por defecto de la instalación.

Paso B.- Certificado Subordinado


Paso 1: Haga clic aquí para descargar el archivo de actualización.
Paso 2: Guarde el archivo en un directorio
Paso 3: Haga clic en el botón derecho del ratón sobre el archivo guardado
Paso 4: Seleccione "Instalar Certificado"
Paso 5: En el asistente cuando le muestre las opciones de almacén de certificados. Seleccionar la opción:
Colocar todos los certificados en el siguiente almacén. Pulse examinar y seleccione la opción Entidades
emisoras de certificados intermedias
Paso 6: Continuar con los pasos por defecto de la instalación.
Realizado esto procedemos a instalar en controlador de acuerdo al sistema operativo que utilice su
computador (32 bits o 64 bits). Los archivos están adjuntos a la presente guía.
A continuación de la figura 1 a la figura 6 se muestra el proceso de instalación.
Para comprobar que se ha instalado correctamente el software, dirigirse a la parte inferior derecha del
escritorio y hacer clic derecho en el icono SafeNet Authentication Client

Seleccionar la opción Herramientas.


Se abre la ventana de inicio del software. Por lo tanto, el software ha sido instalado correctamente.
3. INGRESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CHASQUI

Para ingresar al SGDCh se lo debe hacer siempre desde el navegador de internet Mozilla Firefox. El
sistema CHASQUI funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox versión 25 hasta la 51. En
otros navegadores no se certifica un adecuado funcionamiento. Una vez ahí, digite la siguiente dirección
URL:
https://chasqui.ffaa.mil.ec
Una vez ingresada la dirección URL, se presentará una pantalla que muestra la siguiente información:

Además se encuentra visible y habilitado el botón Ingresar al Sistema. Si hace clic sobre el mismo, se
abrirá la pantalla de ingreso al sistema

Esta pantalla le permite la autentificación como usuario del sistema y validará su usuario y contraseña.
Si es la primera vez que ingresa al sistema u olvido su contraseña debe ingresar
a la opción olvido contraseña en donde le remitirá un formulario que lo debe
llenar con su cedula de identidad, y le enviará las opciones para ingreso y
actualización de contraseña a través de un link a su correo institucional, por ello
es indispensable que cuenta con una cuenta habilitada de ZIMBRA.
4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA
Al ingresar al sistema se pueden visualizar tres secciones, en las que se encuentran distribuidas las
funcionalidades para el usuario:

1. CREACION DE DOCUMENTOS
Este manual está dirigido al usuario del Sistema de Gestión Documental Chasqui (SGDCh), que tendrá la
responsabilidad de administrar las opciones conocidas como Bandeja de Salida, mismas que se
encuentran agrupadas en la opción de menú NUEVO y que se presenta como un link:

Esta opción de menú le permite a una institución de la Administración Pública generar sus propios documentos en el
SGDCh para difusión interna entre sus propios Miembros o para envío externo, sea para un Ciudadano o para otras
instituciones. Esta opción debe ser usada cuando no existe un documento antecedente en la Bandeja Recibidos, es decir
que se necesita generar un documento nuevo. Para acceder deberá hacer cl ic izquierdo sobre el link “NUEVO”.

Al ingresar a esta opción de menú, se visualiza el formulario que permite la generación de documentos
internos de la institución. La generación de documentos se realiza a través de dos pestañas: “Información del
Documento” y “Anexos”; la pestaña “Opciones de Impresión” servirá para configurar la impresión del
documento generando, que será de utilidad cuando se haga envíos físicos de documentación.

Se encuentran además visibles y habilitados los siguientes botones: Buscar De/Para, Vista Previa, Aceptar y Cancelar.

A continuación se detalla la funcionalidad de cada pestaña y de cada botón:

1. Pestaña Información del Documento


Esta pestaña permite el ingreso de la siguiente información: Remitente (De), Destinatario principal (Para)
y Destinatario adicional (Copia a), siempre a través del uso de la funcionalidad del botón Buscar De/Para.
Primero seleccionamos el Remitente y Destinatario(s).
Seleccionamos el Botón “Buscar De/Para”:

Luego de ingresar información en los campos Datos Usuario y/o Institución, debe hacer clic izquierdo sobre el
botón Buscar para iniciar el proceso de búsqueda y presentar los resultados encontrados en la Sección Central.

Y seleccionamos DE la persona u oficina que genera el documento y PARA el remitente del documento y
aceptamos, en el caso de ser una CIRCULAR podemos seleccionar en el PARA más usuarios y del mismo
modo podemos generar el documento con COPIA para conocimiento de quien lo requiera.
Cuando se haya escogido al Remitente y Destinatario(s), visualizará los datos antes descritos:

A continuación seleccionamos el tipo de Documento en donde se nos permite seleccionar de la lista


desplegable que dispone este campo, el tipo del documento que se va a generar en el SGDCH. Los tipos
posibles son Memorando, Mensaje Militar y Oficio, por defecto se visualiza “Oficio”

Posteriormente seleccionamos la Categoría que permite clasificar al documento que se va a generar a


travésdel SGDCH. Una categoría define la urgencia de tiempo en que se deberá tramitar el documento.
Las opciones posibles son: Extemporáneo, Normal y Urgente y deben ser escogidas de la lista
desplegable que dispone este campo. Por defecto se visualiza la categoría Normal.

A continuación detallamos el Asunto que del documento que se está generando. El asunto de un
documento describe en una frase corta, la materia que se trata en el mismo; dispone de un máximo de
250 caracteres en este campo.

Finalmente en el cuerpo del documento se nos permite el ingreso del texto del documento generado
por la institución a través del SGDCH. Este campo es un editor de textos como WORD.

En caso de necesitar anexos que son archivos agregados, inherentes o concernientes al documento que
se está generando a través del SGDCh, ingresamos a la pestaña ANEXOS e incluimos el archivo, se
recomienda que sean documentos en PDF, los mismos que también pueden ir firmados digitalmente, o
en su defecto documentos escaneados, que no superen los 20 MB.

Realizado el documento debemos guardar la información, haciendo clic izquierdo sobre el botón Aceptar.
Este formulario visualiza los siguientes campos para el ingreso de los archivos anexos al documento:
Archivo, Descripción, Tipo de Anexo y Acción; además se encuentran visibles y habilitados los botones
Examinar, y link “Firma Digital”. A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno:

Archivo: visualiza el nombre del archivo que se ha seleccionado como anexo del documento generado.
Botón Examinar: permite seleccionar el archivo en cualquier dispositivo de almacenamiento, entre ellos se tiene:
discos duros, memorias flash, etc.
Descripción: permite ingresar un texto corto que describa el contenido del archivo anexo.
Link “Firma Digital”: Este link permite firmar electrónicamente los archivos que se van a anexar. Para
este efecto está dispuesta la aplicación Firma Digital, la misma que le permitirá realizar las siguientes
acciones: Verificar Documento Firmado, Validar Certificado Digital y Firma Electrónica de Documentos.

Usted puede visualizar su documento para lo cual al hacer click sobre la opción debe habilitar por una
sola vez la opción de ventanas emergentes. Dando click en la parte superior derecha sobre el punto rojo
en la barra de ventanas emergentes.

Una vez que puso aceptar se va a desplegar la siguiente información:

RECUERDE
En donde se debe manipular la opción de carpetas virtuales y archivar el
documento en la carpeta de la sección de la unidad que generó el documento,
no puede dejarse esta opción por defecto.

En esta opción usted está en condición ya sea de eliminar el documento acción que registrara en el
sistema, de reasignar para su revisión o firma electrónica al comandante, de firmar el documento para
codificarlo, opción habilitada únicamente para los Sres. Comandantes de Unidad.
2. Firma electrónica (Opción para codificar exclusiva de los
Sres. Comandantes y Segundos Comandantes)
Este botón permite Firmar manualmente y electrónicamente (si tiene el permiso asignado
y un Certificado Digital) el documento generado en el SGDCh y Enviarlo al Destinatario.
Puede tener un acceso rápido con la combinación de las siguientes teclas Shift+Ctrl+E.

Si activa este botón con un clic izquierdo del mouse, visualizará el formulario que permite realizar esta
acción con el ingreso de un comentario, si así lo cree pertinente.

Solamente el usuario Remitente puede firmar el documento, existiendo dos formas para hacerlo: con
firma electrónica y con firma manual .

Documento firmado electrónicamente


Se podrá firmar electrónicamente un documento cuando el Remitente tiene su certificado digital y los
destinatarios son de tipo Servidor Público. El procedimiento es el siguiente:
Activar la casilla de verificación “¿Firmar digitalmente el documento?”.
• Al hacerlo con un clic izquierdo del mouse, el ícono de la casilla cambiará de a .
• Si desea puede ingresar un Comentario.
• Haga clic izquierdo sobre el botón Aceptar.
• Dependiendo del tipo de Certificado Digital que tenga, el sistema realiza lo siguiente:
o Archivo BCE La pantalla que se presentará al usuario cuando firme digitalmente, le
permitirá seleccionar el archivo que contiene el respectivo Certificado Digital y luego
deberá ingresar la clave del mismo.
o Token BCE.- La pantalla que se presentará al usuario cuando firme digitalmente, le
solicitará la clave del token para firmar con dicho dispositivo.

Si hace clic izquierdo sobre el botón Regresar, no se habrá firmado y enviado el documento a su
Destinatario y regresará a la pantalla anterior.

Si hace clic izquierdo sobre el botón Aceptar, se habrá firmado y enviado el documento a su
Destinatario, visualizará el respectivo mensaje de confirmación, a la par que se enviará el correo
electrónico de notificación al Destinatario del documento:
Documento firmado manualmente
Un documento se deberá firmar manualmente cuando el Remitente no dispone de un Certificado Digital
o cuando los destinatarios son de tipo Ciudadano. El procedimiento a seguir es el siguiente:
• Desactivar la opción “¿Firmar digitalmente el documento?”.
• Si desea puede ingresar un Comentario.
• Haga clic izquierdo sobre el botón Aceptar y habrá ejecutado la acción de envío de documentos
con firma manual.
• El documento firmado manualmente se almacenará en la Bandeja Por Imprimir, en donde se
deberá concretar la acción de imprimir el documento para obtener el documento físico y que el
Remitente proceda a firmarlo manualmente.

Al igual que en el caso de la firma electrónica visualizará el respectivo mensaje de confirmación, note
que el número de documento de estado en “En Edición”, cambia cuando un documento se ha enviado a
su Destinatario y se encuentra en el nuevo estado de “Enviado”.

“La mejor forma de aprender un programa es utilizándolo”

También podría gustarte