CUESTIONARIOS PARA EL ÁREA DE ADQUISICIONES (COMPRAS)

1. ¿Qué papel juegan las adquisiciones en las estrategias de la organización?

2. ¿En qué forma permiten crear valor?
3. ¿Quién es el responsable de realizar las adquisiciones en la organización?
4. ¿De quién depende y qué nivel jerárquico ocupa?
5. ¿Cómo está constituida el área?
6. ¿Están documentadas las funciones de esta área? Incluya copia.
7. ¿Dispone la organización del espacio y equipos adecuados para el manejo de
las adquisiciones?
8. ¿Con qué áreas de la organización mantiene contacto?
9. ¿Existe una coordinación eficaz Entre éstas y el área de adquisiciones?
10. ¿De qué manera se interrelacionan las áreas de ventas y adquisiciones?
Explique su respuesta.
11. ¿Qué criterios prevalecen para la integración de personal al área?
a) formación académica
b) conocimiento de la función
c) experiencia en el campo de trabajo
d) formación de personal de carrera en la organización
e) conocimiento de otras áreas de la organización
f) otros
12. ¿Se capacita al personal de adquisiciones para el desarrollo de sus
funciones?
13. ¿Los proveedores brindan algún tipo de capacitación?
14. ¿Se dispone de un catálogo de artículos y servicios?
15. ¿Existe un programa anual de adquisiciones?
16. ¿Qué criterios se siguen para preparar el programa?
17. ¿En su integración se toman en cuenta factores como:
a) comportamiento histórico de las adquisiciones?
 b) compromisos de venta?
c) situación del mercado?
d) necesidades de los clientes?
e) relaciones con los proveedores?
f) disponibilidad económica?
g) convenios y/o acuerdos de funcionamiento?
h) productos y/o servicios?
i) otros?
18. ¿Forma parte del plan de negocios el programa anual de adquisiciones?
19. ¿De qué manera se interrelacionan? Explique su respuesta.
20. ¿El área de almacén e inventarios cuenta con una copia del programa anual
de adquisiciones?
21. ¿El presupuesto de compras se basa en el programa anual de adquisiciones?
22. ¿Se dispone de un catálogo o directorio de proveedores?
23. ¿Se actualiza permanentemente?
24. ¿Existen procedimientos de compras documentados? Incluya copia.
25. ¿Qué áreas intervienen en su preparación?
26. ¿Se dispone de información legal de la situación de los proveedores?
27. En el caso de organizaciones fuera del país, ¿se tiene información de las
condiciones de operación?
28. ¿Se negocian con los proveedores condiciones de los pedidos tales como:
a) precio?
b) tiempo de entrega?
c) descuentos?
d) otros?
29. ¿Qué proporción de las compras son en efectivo o a crédito?
30. ¿Se dispone de una línea de crédito de los proveedores?
31. ¿La línea de crédito se ha incrementado con el tiempo?
32. ¿Sobre qué bases? 33. ¿Existe un comité de compras responsable de estudiar
y aprobar las condiciones de compra?
34. ¿Está claramente definida la función y alcance del comité?
35. ¿Se dispone de información normativa sobre los productos y/o servicios como:
a) registros?
b) permisos?
c) licencias?
d) certificados?
e) cartas de representación?
f) controles de calidad?
g) otros?
36. ¿El área responsable de las compras revisa el Diario Oficial y las normatividad
en la materia?
37. ¿Las compras que realiza la organización se apegan a todas las disposiciones
legales aplicables?
38. ¿Las compras son nacionales o internacionales?
39. ¿Qué porcentaje corresponde a cada una de ellas?
40. ¿Los proveedores extranjeros mantienen una comunicación adecuada con el
área de compras?
41. ¿Se efectúan compras menores y mayores?
42. ¿Quién las autoriza en cada caso?
43. ¿Es ágil el procedimiento?
44. ¿Existe una forma para la requisición de compras?
45. ¿Es del conocimiento de toda la organización?
46. ¿Se lleva un control consecutivo de las requisiciones de compra?
47. ¿Se verifica la existencia del requerimiento en almacén?
48. ¿Quién autoriza las requisiciones de compra?
49. ¿Quién y cómo se elaboran los pedidos de compras? Descríbalo brevemente.
50. ¿Se parte de una cotización para elaborar los pedidos?
51. ¿Se cuenta con una base de datos de proveedores actualizada?
52. ¿Se dispone de calendarios de producción de los proveedores?
53. ¿Se recibe apoyo de los proveedores para campañas promocionales?
54. ¿Apoyan los proveedores con muestras sus productos que requieren de
registros oficiales?
55. ¿Se cuenta con un registro de las compras:
a) directas?
b) por licitación?
56. ¿Las compras mayores se realizan a través de licitaciones?
57. ¿La información de licitaciones se capta por medio de:
a) Diario Oficial?
b) Internet?
c) fuerza de ventas?
d) áreas de compra?
e) periódicos?
f) servicios de apoyo que compendian licitaciones?
g) contacto personal con directivos o personal de las instituciones que
licitan?
h) proveedores?
i) competencia?
j) otros?
58. ¿Quién calcula y quién autoriza la cantidad y precio de los bienes y/o servicios
a licitar?
59. ¿El contenido de las convocatorias para que los proveedores liciten incluye:
a) fecha de publicación de la convocatoria y bases?
b) costo de las bases?
c) información para la recepción de consultas?
d) fecha para la celebración de juntas de aclaración?
e) publicación de las modificaciones a bases?
f) entrega del acta de la junta de aclaraciones?
g) instrucciones para la preparación de ofertas?
 h) fecha de apertura de ofertas?
i) fecha para la publicación de resultados?
60. ¿Durante la licitación se verifica el estricto cumplimiento de las bases en
cuanto a:
a) requisitos legales?
b) oferta técnica?
c) oferta económica?
d) catálogos de productos y/o servicios?
e) muestras?
f) otros?
61. ¿Qué apoyo se recibe de los proveedores cuando se participa en licitaciones?
a) descuentos especiales
b) entregas extraordinarias
c) producción especial
d) otros
62. ¿Se entrega un acta de resultados a los proveedores?
63. ¿Las asignaciones se hacen verificando el cambio de la fianza de
sostenimiento de oferta por la de cumplimiento de pedido?
64. ¿Se lleva un registro histórico de licitaciones por:
a) institución?
b) localidad?
c) línea?
d) producto?
e) fabricante y/o distribuidor?
f) partidas asignadas?
g) monto?
h) causas por las que no se asignaron partidas?
i) precios de la competencia?
j) otros?
65. ¿Se lleva un registro preciso de los bienes y/o servicios sujetos a
calendarización?
66. ¿Se realiza la asignación o reajuste de precios a productos y/o servicios de
acuerdo con la situación del mercado, condiciones pactadas, volumen de
desplazamiento, etcétera?
67. ¿Se comprueba la funcionalidad de productos y/o servicios con nuevas
características?
68. ¿Se analizan las variaciones en los volúmenes de consumo por pedido para
determinar las causas y prever cambios?
69. ¿Quién y cómo verifica el cumplimiento de compromisos por parte de los
proveedores?
70. Cuando los proveedores no cumplen con sus compromisos o lo hacen en
forma inadecuada, ¿qué medidas toma la organización?
71. Para efectos de pago de impuestos, fletes y seguros, ¿se lleva un control de
los pedidos que se reciben en almacén, los que se entregan en forma directa y de
los que se tiene que tramitar su liberación?
72. ¿Quién verifica que los pedidos directos cumplan con las especificaciones
requeridas por el cliente?
73. ¿Qué acciones se toman en caso de fallas en entrega o problemas con los
pedidos directos?
74. ¿La difusión y preparación de las licitaciones también se llevan a cabo vía
computadora?
75. ¿Forma parte del área de compras o es un área independiente?
76. ¿Qué mecanismos de coordinación existen entre las áreas generadoras de
pedidos, el almacén, compras, ventas, importaciones y exportaciones?
Descríbalos brevemente.
77. ¿Quién revisa el contenido y estado de los productos que ingresan al
almacén?
78. ¿Quién valora la calidad de los servicios que brindan los proveedores?
79. ¿Sobre qué base se realiza esta valoración?
80. En caso de observaciones a los productos y/o servicios que se reciben, ¿quién
se encarga de hacer que los proveedores cumplan con las condiciones pactadas?
81. ¿Existen antecedentes de inconformidades de proveedores por resultados de
licitación?
82. ¿Cómo se han resuelto? Explíquelo brevemente.
83. ¿Las asignaciones directas se realizan considerando por lo menos tres
cotizaciones?
84. ¿Las cotizaciones de proveedores incluyen:
a) productos y/o servicios?
b) cantidad?
c) precio?
d) condiciones de pago?
e) fecha de entrega?
f) catálogos?
g) muestras?
h) otros?
85. ¿La selección se lleva a cabo considerando:
a) folio?
b) fecha de elaboración?
c) partida afectada?
d) clave?
e) descripción del bien y/o servicio?
f) condiciones de entrega y pago?
g) número de requisición?
h) número de pedido?
i) instrucciones especiales?
j) otros?
86. ¿Se lleva un control adecuado de la ampliación o modificación a pedidos?
Descríbalo brevemente.
87. ¿Qué trámite se sigue cuando un producto caducó?
88. ¿Quién autoriza condiciones especiales en la elaboración de pedidos?
89. ¿El área administrativa emite los pagos a proveedores puntualmente?
90. ¿Cómo se coordina con el área de compras para efectuar los pagos?
91. ¿Se cuenta con un sistema computarizado de compras?
92. ¿Está integrado con el resto de los sistemas, particularmente el de pagos?
93. ¿Se consulta el sistema electrónico de compras gubernamentales?
94. ¿Qué beneficios ha traído su consulta a la organización?
95. ¿Qué papel desempeñan las adquisiciones en la posición competitiva de la
organización?