INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE GG-LEG-GC-INS-001

CONTRATOS DE SERVICIOS Revisión 01

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Página
AL AL GG 03/11/2017 1 de 5

1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos, responsabilidades y tiempos para el correcto control de los contratos
desde su generación hasta su almacenamiento en Proyecto y Oficina Principal.

2. ALCANCE:

Aplicable para todos los proyectos y oficina principal, donde CONCAR S.A. es el titular o se
encuentra consorciado.

3. DEFINICIONES:

Contrato: Es el acuerdo de dos o más personas naturales o jurídicas que crea, regula, modifica o
extingue obligaciones.

Firmantes: Se denomina así a todas las personas que firman los contratos, sea persona natural o
jurídica.

Persona Natural: Es la persona que interviene por sí misma y se debe indicar su número de DNI.
En este caso no es necesario incluir el RUC y si lo incluyen en el contrato, se tiene que considerar
como documento nacional de identidad al DNI.

Persona Jurídica: Se entiende como aquella empresa conformada por dos o más personas que
ejercen obligaciones y derechos sobre la misma y que la conforman con la finalidad de aportar
bienes o servicios para el ejercicio en común de actividades económicas.

Apoderados: Son las personas que representan a la EMPRESA y que se encuentran facultados
para poder firmar los contratos. Las facultades tienen que estar inscritas en los Registros Públicos.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento de Gestión de servicios AF-ADM-SERV-PRO-001

Procedimiento de alquiler de equipos GO-EQ-PRE-PRO-001

5. RESPONSABILIDADES:

GP/Gerente de Unidad de Negocio (Vial o Ferroviario)

Responsable de revisar, aprobar visar y firmar los contratos antes de su envío a OFP

Administrador de proyecto (servicios generales) /Responsable de Oficina Técnica (servicios

para la operación y alquiler de equipos) / Comprador (servicios oficina principal) /
Coordinador logístico.

o Genera los contratos de prestación de los servicios relacionados a la operación, alquiler de

equipos y los asociados a los servicios generales.
o Coordina con el prestador de servicios la documentación requerida de acuerdo a los requisitos
establecidos en el contrato, y sus anexos así como en los procedimientos de gestión de
servicios.
o Asegura que la documentación relacionada al servicio se encuentre completa y vigente de
acuerdo a los requisitos establecidos antes de ser firmada y enviada a oficina principal.
o Verifica que el contrato se encuentre firmado por el GP y el proveedor antes del envío a OFP.
Tanto el gerente como el prestador deberán de visar cada una de las hojas del contrato y de
sus anexos.
o Tratándose de Proyectos en los cuales el GP no tenga poderes (por ejemplo en el caso de
algunos consorcios), el GP nombrado para dicho proyecto deberá visar los contratos que se
generen y sus anexos. En caso de ausencia del GP, será el Administrador o el Jefe de Oficina
Técnica quien deberá visar los contratos y sus anexos. Tratándose de OFP, los contratos
deberán ser visados por el Jefe de Área.
Toda copia impresa de este documento que no tenga sello de copia controlada, será considerada como
documento no controlado por el SIG
 INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE GG-LEG-GC-INS-001
CONTRATOS DE SERVICIOS Revisión 01
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Página
AL AL GG 03/11/2017 2 de 5

o Coordina el envío de los contratos a oficina principal adjuntando a los documentos el GG-LEG-
GC-FOR-002 Check list de contratos.
No se deberán remitir contratos para regularización. En caso se requiera remitir estos
contratos, deberán contar con el visto bueno previo del Gerente de Proyecto y de la
Gerencia de Unidad de Negocio Vial.
o Coordina con el prestador del servicio la subsanación de las observaciones realizadas por el
área legal como resultado de su revisión.
o Almacena los contratos firmados, así como todos los registros que sustenten el cumplimiento
de éstos. Asimismo, deberá almacenar los contratos digitalmente y remitirlos por correo
al área legal para el archivo correspondiente.

Asesor Legal:

o Genera los contratos para los servicios solicitados en oficina principal y proyectos.
o Revisa, verifica y valida la información contenida en los contratos y anexos provenientes de
proyectos y Oficina Principal y da la conformidad a los mismos en caso estos cuenten con su
visto bueno.
o En caso se determine que el contrato se encuentra observado, el Asesor Legal le comunicará
al Proyecto la necesidad de completar información o modificar el contrato, remitiendo por correo
las observaciones.
o Realiza el seguimiento al levantamiento de las observaciones por parte del proyecto. En caso
transcurran 5 días hábiles y el Proyecto no subsane las observaciones indicadas, el Asesor
Legal devolverá el contrato al Proyecto.

Responsable de Alquileres de OFP

o Gestiona el visado del contrato por el Jefe de equipos antes de ser remitido al área legal.
o Visado el contrato, lo remite al Área Legal para la revisión correspondiente.
o Coordina con el proyecto la subsanación de las observaciones realizadas por el Asesor Legal
como resultado de la revisión correspondiente.
o Se encarga de gestionar las firmas a los apoderados de la EMPRESA y/o consorcios en OFP.
o Almacena en físico los contratos de alquiler de equipos y sus anexos.
o Informa al Proyecto sobre el estado de los contratos.
o Remite al Proyecto un ejemplar del contrato y sus anexos firmado. De igual forma procederá a
su devolución en caso el contrato haya sido observado y no subsanado en el tiempo
establecido.

Secretaria de Oficina Principal

o Recibe los contratos de los Proyectos.

o Registra el seguimiento de los contratos en el GG-LEG-GC-FOR-001 Seguimiento del estado
de los contratos. Este cuadro deberá ser actualizado en el Portal semanalmente para que los
Proyecto tengan acceso al Estado de los contratos.
o Entrega los contratos al Área Legal para su revisión.
o Coordina las firmas de representantes legales para contratos provenientes de proyecto.
o Realiza el seguimiento de los contratos recibidos de proyecto hasta la entrega del documento
firmado.
o Informa al Proyecto sobre el estado de los contratos.
o Remite al Proyecto un ejemplar del contrato y sus anexos firmado. De igual forma procederá a
su devolución en caso el contrato haya sido observado y no subsanado en el tiempo
establecido.
o Almacena un ejemplar de los contratos y sus anexos.

Toda copia impresa de este documento que no tenga sello de copia controlada, será considerada como
documento no controlado por el SIG
 INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE GG-LEG-GC-INS-001
CONTRATOS DE SERVICIOS Revisión 01
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Página
AL AL GG 03/11/2017 3 de 5

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. Generación de contratos

Cada vez que se apruebe la contratación de un servicio, la compra de agregados o compra de

suministros donde se amerita generar un contrato, el Responsable de oficina técnica /
Administrador de proyecto/Comprador/Coordinador logístico elabora los contratos de los
servicios, agregados o compra de suministros solicitados por el usuario de acuerdo a los
modelos de contratos vigentes establecidos por el área legal y que se encuentran colgados en
el Portal Concar

Para el caso de servicios requeridos en Oficina principal el responsable de generar los contratos
es el Asesor Legal o las Áreas correspondientes.

Posteriormente los responsables de generar el contrato coordinan con el proveedor la entrega

y recepción de documentación relacionada al servicio (anexos, poderes, políticas, seguros, etc.).

Revisan la documentación proporcionada por el prestador del servicio asegurándose que el

contenido de la información sea válido de acuerdo al servicio a prestar.

La generación de los contratos específicos se realiza de acuerdo al Cuadro N° 01 y estos son:

Cuadro N° 01
Tipo de contrato Elabora el contrato
Contrato de Locación de Servicios, servicios varios (asesoría, Responsable / Jefe de
consultoría, capacitación, servicios realizados por única vez etc.). área
Contrato de Locación de Servicios de Vigilancia, de Alimentación Responsable de OT /
(para montos mayores a S/5 000 y a 6 meses), Transporte de Administrador de
Personal, Contrato de Hospedaje, Contrato de Arrendamiento. proyectos
Contrato de Transporte de Suministros, Equipos y MAPTEL,
Analista de Transporte
Contrato de Transporte de Asfalto y Emulsiones

6.1.1. Caracteristicas específicas de los contratos y responsabilidades para su

cumplimiento
Tipo de Características especificas Responsables
Contrato
Contrato de 1. Tener en consideración lo siguiente: Administrador
Hospedaje Este contrato se celebrará en caso no se encuentre de proyecto /
viviendas adecuadas para el hospedaje del personal o ROT
este resulte más rentable.
Se debe cumplir con el “estándar para la elección de
alojamiento” descrito en el RH-BS-PRO-001
Procedimiento para la elección, implementación e
inspección de alojamientos.
Contrato de 1. Tener en consideración lo siguiente: Administrador
Arrendamiento Para el caso de oficinas y almacenes se deberá contar de proyecto
con licencia de funcionamiento.
En caso de almacenes debe cumplir con el estándar
mínimo de gestión de almacenes.

6.2. Solicitud de documentación

De acuerdo a lo descrito en el Cuadro N° 1, los responsables de generar la orden de servicio

deberán coordinar la entrega y solicitar al Prestador de servicios los sustentos requeridos de
acuerdo a lo descrito en el GG-LEG-GC-FOR-002 Check list de contratos por tipo de contrato.

Toda copia impresa de este documento que no tenga sello de copia controlada, será considerada como
documento no controlado por el SIG
 INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE GG-LEG-GC-INS-001
CONTRATOS DE SERVICIOS Revisión 01
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Página
AL AL GG 03/11/2017 4 de 5

Los documentos que debe entregar el sub contratista se detalla en el AF-ADM-SERV-PRO-001

Gestión de servicios, en el cual también se debe llevar el control de estos antes, durante y al
finalizar la ejecución de su servicio, así como la fecha o plazo con que cuenta para dicha entrega
y almacenarlos en el file del prestador del servicio.

Para servicios en OFP el Supervisor de Administración de Proyectos deberá almacenarlos en

el file del sub contratista.

6.3. Coordinación de firmas en proyecto

En caso se encuentre conforme el administrador de Proyecto/ Responsable de Oficina Técnica

para el caso de la Linea 1 el comprador, coordina la revisión y aprobación de los contratos con
el GP y Prestador del servicio.

El GP firma el contrato revisando el alcance, tiempo y costo del servicio. Luego de ello, el
prestador del servicio legalizará su firma solo para el caso de arrendamiento y entregarán el
contrato al Administrador de Proyecto/Responsable de Oficina Técnica quienes elaboraran el
AF-ADM-GEN-FOR-009 Manifiesto de envío de documentos para su respectivo envío a OFP.

6.4. Recepción, y revisión de los contratos

El área Legal recibe los contratos de acuerdo a las fechas definidas en el cuadro N° 2 y 3.
Así mismo verifica que la información anexa se encuentre completa debiendo contener lo
siguiente:

 Deben estar firmados por el prestador del servicio (persona Natural) o su representante
(Persona Jurídica).
 Deben de estar firmados por el GP en caso el titular del servicio sea Concar, con excepción
de los Consorcios en cual debe tener el V°B° del GP.
 Si es persona Jurídica deben adjuntar vigencia de poder con una antigüedad no mayor a
30 días.
 Deben estar debidamente firmados o visados todas las hojas y los anexos por el GP o Jefe
de área a quien corresponda el contrato.
 Y los documentos anexos descritos en el GG-LEG-GC-FOR-002 Check list de contratos,
el cual también será adjuntado al contrato y enviado a OFP.

En caso no esté completa la información el Área Legal comunica al responsable de proyecto u

oficina principal la necesidad de completar la información pendiente del prestador del servicio.

Cuadro N°2: Programación para la revisión y aprobación de contratos de servicios /

Alquileres para proyectos de Concar

Día de la semana
Viernes Lunes Martes Miércoles Jueves
Envío a proyecto Revisión Revisión Revisión Firma de Gerencia de
/entrega a Área Legal Área Legal Área Legal Operaciones y Gerencia
logística General y/o de
Administración y Finanzas

Cuadro N°3: Programación para la revisión y aprobación de contratos de servicios /

Alquileres para proyectos de Concar en consorcio con empresa del Grupo

Día de la semana
Viernes Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
Envío a Revisión Revisión Revisión Firma de Gerencia de Firma de
proyecto Área Área Área Operaciones y Gerencia Gerencia
/entrega a Legal Legal Legal de Administración y General
logística Finanzas

Toda copia impresa de este documento que no tenga sello de copia controlada, será considerada como
documento no controlado por el SIG
 INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE GG-LEG-GC-INS-001
CONTRATOS DE SERVICIOS Revisión 01
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Página
AL AL GG 03/11/2017 5 de 5

6.5. Revisión:

En caso de estar conforme la documentación El Asesor Legal procede con el visto bueno
respectivo y entrega los contratos para la coordinación de firmas.

6.6. Coordinación de firmas:

Aprobados los contratos la Secretaria de OFP, procederá a solicitar la firma de las Gerencias
de OFP, y actualizará el GG-LEG-GC-FOR-001 Seguimiento del estado de los contratos.

Para la firma de los contratos se deberá tener en cuenta el siguiente orden de los firmantes:

CONTRATOS DE CONCAR: Todos los contratos deben de ser firmados por el GP y Gerente
de Operaciones, en caso falte alguno de los dos el orden de prelación es el siguiente:

 GP y Gerente de Unidad de Negocio

 GP y Gerente General
 Gerente General y Gerente de Unidad de Negocio (En caso de Ausencia del GP)
 Gerente de Unidad de Negocio o Gerente General con el Gerente de Administración y
Finanzas (En caso de ausencia del Gerente General o del Gerente de Unidad de
Negocio).

CONTRATOS DE CONSORCIOS CUYOS SOCIOS SON CONCAR Y GyM: Todos los

contratos deben de ser firmados por el Gerente General, el Gerente de Unidad de Negocio y el
Gerente de Administración y Finanzas, en caso falte alguno de los dos el orden de prelación es
el siguiente:

 Gerente General y Gerente de Unidad de Negocio

 Gerente de Unidad de Negocio o Gerente General con el Gerente de Administración y
Finanzas (En caso de ausencia del Gerente General o del Gerente de Unidad de
Negocio).

6.7. Envío a los contratos

La secretaria una vez que haya completado las firmas de los contratos los envía a los proyectos
realizando el manifiesto para la devolución de los contratos a los respectivos proyectos. (Solo
para el caso de proyectos).

6.8. Control y Seguimiento de los contratos

Semanalmente la Secretaria actualizará el estado de los contratos en el cuadro de - GG-LEG-

GC-FOR-001 Seguimiento del estado de los contratos y lo subirá al Portal de CONCAR a fin
de que los proyectos conozcan el estado de los documentos.

6.9. Almacenamiento de la documentación asociada al contrato

Las responsabilidades para el almacenamiento de la documentación referente a la Gestión de

servicios se encuentran definidas en el procedimiento de gestión de servicios y alquiler de
equipos.

7. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Sección(es)
Rev. Fecha Breve descripción del cambio
afectada(s)
00 30/09/2015 -- --
03/11/2017 Se incluyó la generación de contratos y
01
responsabilidades

Toda copia impresa de este documento que no tenga sello de copia controlada, será considerada como
documento no controlado por el SIG
 INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE GG-LEG-GC-INS-001
CONTRATOS DE SERVICIOS Revisión 01
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Página
AL AL GG 03/11/2017 6 de 5

8. HISTORIAL DE REVISIONES

Rev. Fecha Elaborado por Revisado por Aprobado por

Carlos Pimentel/Alexander
Rolando Luna/Ricardo Alcocer/Katherina Katherina
García / Milagros Patiño Gamarra/Walter Gamarra
Wong/Rafael Su-Nobrega
00 30/09/2015
Jefe de administración de
Gerente de
proyecto/Jefe del Área de
Gerentes de Área Administración
Administración /Asesor
y Finanzas
Legal
Milagros Patiño Milagros Patiño Oscar Pando
01 03/11/2017 Gerente
Asesor Legal Asesor Legal
General

Toda copia impresa de este documento que no tenga sello de copia controlada, será considerada como
documento no controlado por el SIG