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    Casos Prácticos Atención Al Cliente y Servicios

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    Camy Zúñiga E.
    Este documento presenta varios casos prácticos relacionados con el servicio al cliente. El primer caso trata sobre un cliente difícil, el segundo sobre un cliente fácil de tratar, y el tercero sobre un cliente que no entiende fácilmente el producto o servicio. Otro caso involucra a un cliente coqueto y otro presenta la situación de un empresario que debe decidir si aceptar o no una solicitud de descuento por parte de un importante cliente. El último caso presenta una serie de notas entre un cliente de hotel y el personal de limpieza sobre jabones en

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    Casos Prácticos Atención Al Cliente y Servicios

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    Camy Zúñiga E.
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    Este documento presenta varios casos prácticos relacionados con el servicio al cliente. El primer caso trata sobre un cliente difícil, el segundo sobre un cliente fácil de tratar, y el tercero sobre un cliente que no entiende fácilmente el producto o servicio. Otro caso involucra a un cliente coqueto y otro presenta la situación de un empresario que debe decidir si aceptar o no una solicitud de descuento por parte de un importante cliente. El último caso presenta una serie de notas entre un cliente de hotel y el personal de limpieza sobre jabones en

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    Casos prácticos atención al cliente y servicios

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    Casos Prácticos Atención Al Cliente y Servicios

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    Camy Zúñiga E.
    Este documento presenta varios casos prácticos relacionados con el servicio al cliente. El primer caso trata sobre un cliente difícil, el segundo sobre un cliente fácil de tratar, y el tercero sobre un cliente que no entiende fácilmente el producto o servicio. Otro caso involucra a un cliente coqueto y otro presenta la situación de un empresario que debe decidir si aceptar o no una solicitud de descuento por parte de un importante cliente. El último caso presenta una serie de notas entre un cliente de hotel y el personal de limpieza sobre jabones en

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    CASOS PRÁCTICOS

    SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE

    CASO 1:
    El cliente difícil: habla fuerte, no deja hablar, tiende a buscar su beneficio,
    manipula y le gusta que hagan lo que usted desea, le encanta impresionar.
    CASO 2:
    El cliente Dócil: fácil de tratar, le gusta respetar y ser respetado, trata bien a
    las personas, aunque esté enojado es una persona agradable, escucha
    atento.
    CASO 3:
    El cliente no tiene mucho conocimiento sobre el producto o servicio que
    vende la empresa, pregunta mucho y siempre solicita que le expliquen otra
    vez, no entiende con facilidad y hace gestos de estar perdidos.
    CASO 4:
    El cliente coqueto:
    Ceder o no ante un cliente: Habla con palabras de doble sentido, le pretende
    permanentemente, no mira mucho el producto si no al vendedor (a), trata ed
    sobar la mano con la suya.

    CASO 5:
    Julio es propietario de una empresa y está preocupado porque en los últimos
    meses las ventas han bajado, aunque aparentemente había hecho todo lo
    necesario para lograr que éstas subieran.
    Un día, uno de sus mejores clientes -pero que en las últimas semanas había
    disminuido su nivel de compras- le comenta que puede volver a los niveles
    anteriores de pedidos, a condición de que le ofrezca un descuento superior al
    20 por ciento.

    Julio no sabe qué responder. De aceptar la propuesta de su cliente, habría


    consecuencias importantes para las finanzas de su negocio. Pero si se niega,
    podría perder a su cliente más importante. El emprendedor decide no dar
    una respuesta inmediata y lleva esta situación a la sesión de coaching. Y
    comenzamos a trabajar.

    El objetivo para Julio está claro: dar a su cliente la respuesta más conveniente
    para su negocio. Al preguntarle respecto a la definición de convenientes e
    inconvenientes de vender en estas condiciones, le pido que haga un listado
    de las ventajas y las desventajas de ceder a las peticiones del cliente.

    Le pregunto qué le impidió dar una respuesta inmediata y me contesta que


    tuvo miedo de equivocarse, de que no estaba seguro de qué era lo correcto.
    Además, hay algo que lo hace sentir muy inquieto.

    Analizando las consecuencias de acceder a las peticiones de su cliente se da


    cuenta de que realmente se siente molesto con él, de que considera su
    petición como un abuso de su parte. Descubre que eso es lo que realmente lo
    tiene mal, lo hace sentir incómodo y lo impulsa a buscar alguna forma de
    enfrentar la situación.

    Con la ayuda de su coach, Julio descubre que tiene que tomar acción al
    respecto y encuentra la estrategia que buscaba:

    - Encontrar más clientes, seguramente de menor tamaño, que juntos


    sumarán incluso una mayor cantidad de ventas que las del cliente abusivo.

    - Enviar a su fuerza de ventas a desarrollar este nuevo segmento de mercado


    y notificarle a su “gran cliente" que no puede bajar más el precio.

    Con esta decisión, basada en una estrategia, Julio se siente aliviado y


    reconfortado. Y seguro de que ahora cuenta con las herramientas necesarias
    para lograr no sólo la supervivencia, sino el crecimiento de su negocio.

    CASO 6:
    INTERCAMBIO DE NOTAS ENTRE UN CLIENTE EN UN HOTEL Y EL SERVICIO
    DE HABITACIONES

    Estimada Sra. De la limpieza:

    Por favor, no vuelva a dejar más de esos jaboncillos en mi cuarto de baño.


    Tengo mi propia pastilla de jabón de tamaño normal y no utilizo esos
    jaboncillos. Por favor llévese los 6 jaboncillos que están junto al grifo del
    lavabo y los otros tres en la jabonera de la ducha, solo sirven para molestar.

    Muy Agradecido.
    Antonio Rodríguez

    Estimado cliente:

    No soy la señora de la limpieza que atiende su habitación habitualmente, hoy


    es su día de fiesta y mañana ella podrá atenderle. Sin embargo, siguiendo sus
    instrucciones he retirado los 6 jaboncillos de su lavabo y los otros 3 de la
    jabonera de la ducha y los he puesto encima del aparatito de toallitas
    Kleenex por si cambia de opinión. Así que sólo observará los 3 jaboncillos que
    he dejado hoy siguiendo las órdenes del jefe de servicio del Hotel. Espero que
    sea satisfactorio para Usted.

    Kathy, señora de la limpieza de apoyo.

    Estimada señora de la limpieza:

    Espero que sea mi señora de la limpieza habitual, parece ser que Kathy no le
    comunicó mi nota referente a los jaboncillos. Cuando regresé a mi habitación
    me encontré que había usted añadido 3 jaboncillos al estante de debajo del
    botiquín. Voy a estar 20 días en el hotel y no necesito para nada esos 6
    jaboncillos del estante, me molestan cuando me afeito o me lavo los dientes.
    Por favor lléveselos de ahí.

    Antonio Rodríguez.

    Estimado Sr. Antonio Rodríguez:

    El pasado miércoles fue mi día libre, por lo que la doncella suplente dejó los 3
    jaboncillos como mandan los jefes de servicio del Hotel que se haga a diario.
    He recogido los 6 jaboncillos del estante que al parecer le molestaban en su
    aseo personal, y los he puesto en la jabonera de la ducha dónde había una
    pastilla de jabón que, al parecer, le pertenece. Esa pastilla la he guardado en
    el botiquín por la falta de espacio en la jabonera. No he movido los 3
    jaboncillos que habitualmente se guardan en el botiquín para el caso de
    entrada de un nuevo cliente en la habitación, y que al parecer a usted no le
    molestan. Por favor dígame si puedo serle de alguna otra ayuda.
    Su doncella habitual.
    Dotty

    Querido Sr. Antonio Rodríguez:

    El Gerente, Sr. Kensedder, me ha informado esta mañana de que usted llamó


    la pasada noche y dijo que no estaba satisfecho con la atención del servicio
    de limpieza de habitaciones. Le hemos asignado una nueva doncella y espero
    que acepte nuestras disculpas por cualquier molestia.

    Si desea presentar cualquier otra queja me gustaría poder atenderle


    personalmente. Llame a la extensión 1108 de 8:00 a 17:00 y le atenderé muy
    gustosamente.

    Gracias.

    Elaine Carmen. Recepción.

    Estimada Srta. Carmen:

    Me es imposible ponerme en contacto con usted por teléfono porque tengo


    que abandonar el hotel cada mañana a las 7:30 por cuestiones de negocios y
    no regreso hasta las 19:00 horas, más o menos. Por ese motivo llamé al Sr.
    Kensedder ayer noche. Usted ya había terminado su jornada laboral. Tan solo
    solicité del Sr. Kensedder si podía hacer algo con mi problema de jaboncillos.
    La nueva doncella que han asignado a mi habitación ha debido de pensar que
    acabo de llegar al hotel, y por ello ha dejado 3 jaboncillos en el botiquín de
    mi habitación y los otros 3 que diariamente reparten por cada habitación. En
    5 días llevo amontonados 24 jaboncillos. ¿Porqué me hacen esto?.

    Sr. Antonio Rodríguez

    Estimando Sr. Antonio Rodríguez

    Su doncella Kathy ha recibido ordenes de dejar de repartir jabón en su


    habitación y de llevarse todos los jaboncillos. Si podemos serle de más ayuda
    Llame a la extensión 1108 de 8:00 a 17:00 y le atenderé muy gustosamente.
    Gracias. Elaine Carmen. Recepción.

    Estimado Sr. Kensedder:

    Mi pastilla de jabón - tamaño normal - ha desaparecido, se han llevado todas


    las pastillas de jabón de mi habitación, incluyendo la mía. Ayer noche llegué
    tarde y tuve que llamar al botones que regresó con 4 botecitos de champú y
    un bote grande de gel de baño.

    Sr. Antonio Rodríguez.

    Estimado Sr. Antonio Rodríguez:

    He informado a la recepcionista Elaine Carmen de su problema con el jabón.


    Sinceramente no puedo imaginar el motivo de su problema ya que todas las
    doncellas tienen ordenes estrictas de repartir diariamente 3 jaboncillos por
    habitación. He cursado las ordenes necesarias a fin de resolver su problema.
    Por favor, acepte mis más sinceras disculpas por las molestias ocasionadas.

    Martin L. Kensedder. Gerente.

    Estimada Srta. Carmen:

    ¿Quién demonios ha dejado 54 jaboncillos en mi habitación?, esto es lo que


    me encontré anoche al llegar a mi habitación. No quiero para nada 54
    jaboncillos, tan sólo quiero mi maldita pastilla de jabón tamaño normal,
    corriente y moliente. Le ruego que me la devuelvan.

    Antonio Rodríguez

    Estimado Sr. Antonio Rodríguez:

    Usted se quejó de demasiado jabón en su habitación y por ello mandé que lo


    retirasen todo. Entonces usted se quejó al Sr. Kensedder de que todo su
    jabón había desaparecido, y personalmente me ocupé de restituirle los 24
    jaboncillos que habían sido retirados y los 3 que le corresponden
    diariamente. No se nada de un jabón tamaño normal, en este hotel no se usa
    ese tipo de jabón porque resultaría demasiado derroche, aparte de ser
    antihigiénico que los clientes compartan pastilla. A cambio le dejé 3 botecitos
    de gel de ducha que he dejado en su botiquín. Al parecer, Kathy la doncella,
    no sabía que había llevado personalmente los 27 jaboncillos y ella también le
    llevó a la habitación otros 24 jaboncillos y los 3 que le corresponden
    diariamente. Espero que no tenga más motivo de ulterior queja.

    Elaine Carmen. Recepción.

    Estimada Srta. Carmen:

    Le remito esta breve nota para ponerle al día de mi actual inventario


    jabonero. Al día de hoy tengo en mi poder:

    En el estante del baño: 18 jaboncillos en 4 montoncitos de 4 y un montoncito


    de 2.

    Encima del aparato de toallitas Kleenex: 11 jaboncillos en 2 montoncitos de 4


    y un montoncito de 3.

    En el estante del armario ropero: 3 botecitos de gel de baño; 1 montoncito


    de 4 jaboncillos y 3 botecitos de champú.

    Dentro del botiquín: 12 jaboncillos en 3 montones de 4.

    En la Jabonera de la ducha: 6 jaboncillos cuasi-convertidos en sopa de jabón.

    En la esquina noroeste de la bañera: un bote de gel de baño a medio usar.

    En la esquina noreste de la bañera: 6 jaboncillos en 2 montones de 3.

    Por favor, pida a Kathy que cuando limpie mi habitación que procure quitar el
    polvo a los montoncitos de jabón y que los deje bien ordenados. Dígale
    también que si los apila en montones de más de 4 tienen cierta tendencia a
    caerse. ¿Podría sugerir que los futuros aprovisionamientos de jabón se
    almacenaran en el marco de la ventana? A mi humilde parecer es un sitio
    ideal y todavía sin usar.
    Una cosa más, he comprado otra pastilla de jabón de tamaño normal que
    deposito a diario en la caja fuerte del hotel.

    Sr. Antonio Rodríguez

    Cuestiones:

    En el ejemplo anterior se observan numerosos errores por parte del hotel en


    el servicio prestado a su cliente. Analiza dichos errores.

    ¿Qué medidas propondrías para evitar una situación similar?

    CASO 7:
    Con la participación de todos/as, realizar una dramatización de acuerdo a los
    aspectos que debe cuidar el/la vendedor/a. Donde cada personaje tendrá
    que escoger un tipo de aspecto, que los/as demás compañeros/as deben
    reconocer.
    Además debe existir un/a vendedor/a y comprador/a en cada actuación.

    CASO 8: El caso de Marcelo Guevara


    Un joven de 20 años, estudiante de sexto semestre de Hotelería y Turismo,
    quien trabaja en una empresa dedicada a viajes y turismo, además de ser
    vendedor, atiende el cargo de servicio de quejas y reclamos. Le sucede que
    un día en el que la agencia se encontraba bastante saturada de clientes, tuvo
    que atender, casi que al mismo tiempo, a dos clientes, el primero, un cliente
    que ya conocía la empresa y quería hacer un par de recomendaciones y
    preguntar por un viaje; el segundo, un cliente nuevo, no tenía mucho
    conocimiento de los servicios de la agencia y se quejaba porque nadie lo
    atendía.
    Marcelo al ver esto decide escuchar primero al cliente nuevo, pues nota que
    es el más ofuscado y piensa que atenderle lo tranquilizará; mientras lo
    atiende el cliente empieza a hacer una serie de preguntas técnicas sobre el
    viaje, que Marcelo desconoce cómo contestar, pues él se sabía de memoria
    cada uno de los planes de turismo, tal y como aparecían en las pautas
    publicitarias; el cliente al verse sin respuestas claras insulta a
    Marcelo y le resalta la ignorancia que del tema tiene.
    Visiblemente molesto, Marcelo argumenta que “las políticas de la empresa”
    le impiden entregar ese tipo de información a los clientes y no puede hacer
    nada al respecto; luego le exige al cliente que abandone el lugar,
    amenazándolo con el personal de seguridad.

    El cliente acepta irse por sí mismo, no sin antes decirle a Marcelo que en toda
    la pauta publicitaria de la agencia, le prometían un excelente servicio y buen
    trato y que eso no fue lo que encontró Una vez el cliente se va Marcelo se
    calma y busca al otro cliente que no atendió, pero es demasiado tarde, él ya
    se ha ido sin que nadie lo atendiera.

    Preguntas de retroalimentación del caso:

    1. ¿Cuáles son las posibles fallas que tuvo Marcelo al momento de


    atender a los clientes?
    2. ¿Qué responsabilidad tiene la empresa en los errores que cometió
    Marcelo?
    3. ¿Qué es lo primero que debe hacer al momento de atender a un
    cliente?
    4. ¿Cuál es la forma correcta de Atender al cliente?, ¿existe más de una
    forma?, ¿cuáles?
    5. ¿Cuáles son las consecuencias de no hacer un adecuado uso de las
    normas de atención y el protocolo al momento de atender al cliente?
    6. ¿Cómo puede Marcelo optimizar el servicio para mejorar la atención?,
    ¿Qué beneficio trae para una empresa un buen servicio al cliente?

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