Formatos para Adquisicion de HW y SW

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “SAN
GABRIEL”
SEXTO SEMESTRE - INFORMÁTICA
ADMINISTRACION DE CENTROS DE
COMPUTO
Docente: Ing. Juan Pablo Romero
Alumno: Jaasiel Baldospino
Periodo: 2019-2020
Formato de la Propuesta
Es importante definir estándares de las propuestas de los diferentes proveedores de
soluciones, con el fin de facilitar la evaluación técnica y financiera de estas propuestas y,
por ende, de la decisión final.
* Sistemas o solución configurada. Aquí se debe incluir detalladamente la descripción

técnica detallada de la solución propuesta y las capacidades de crecimiento del sistema.
Esta información debe contener manuales técnicos de hardhawe y del software
configurado, así como diagramas esquemáticos de la configuración propuesta.
* Requerimiento de instalación. Aquí es donde se puede modificar una decisión
determinada, ya que afecta el costo total de la solución. Esta información debe incluirse
en los requerimientos:
* Espacio físico que ocupa el equipo.
* Instalaciones eléctricas y equipos reguladores de voltaje.
* Temperatura ambiental y equipos de refrigeración.
* Requerimientos especiales tales como piso falso, equipo de control de humedad, y todos
los demás requerimientos de instalación.
* Soporte del proveedor.
* Soporte para el entrenamiento de personal en el nuevo equipo y calendario de cursos,
incluyendo su costo.
* Personal de soporte para el hardware, software y, en general para el mantenimiento del
equipo.
* Inventario de equipos de respaldo compatibles con el equipo configurado en la
propuesta.
* Apoyo y experiencia para convertir las aplicaciones y los programas de aplicación al
nuevo equipo computacional.
* Información de costos. en este punto debe incluirse toda la información económica y
financiera de las propuestas del equipo computacional.
* Condiciones de contrato. Por lo general las condiciones de contrato se especifican en
formaos fijos que el proveedor anexa en la mayoría de las propuestas, los cuales
comúnmente son elaborados por el departamento legal de la compañía.
* Nivel o grado de cumplimiento de los requerimientos obligatorios y opcionales del
cliente que tiene la solución presentada por el proveedor. Este punto es importante
insistir a los proveedores que esta información debe incluirse en la propuesta entregada
en forma expresa por separado.
Abrir concurso con los proveedores: una vez que se elaboro el RFP, es necesario abrir
formalmente el concurso de los proveedores que deciden concursar o competir por el
contrato. Durante esta fase del proceso es importante elaborar un documento que
contiene todas las especificaciones descritas antes de entregarlo formalmente a cada uno
de los proveedores que desean concursar y se debe considerar e invitar a todos los
proveedores posibles.
Un error frecuente que se comete es invitar solamente a aquellos proveedores que
consideramos adecuados y no se permite una franca competencia entre ellos.
Descartar propuestas: en este proceso se descartan las propuestas que no cumplan con
los requerimientos obligatorios. El análisis y evaluación de todas puede resultar lento y
costoso. Es por eso que un proveedor puede ser descartado si no cumple con el tiempo de
entrega del equipo o no se ajusta al presupuesto máximo autorizado.
Factores que deben evaluarse: la evaluación técnica de las propuestas debe realizarse
exclusivamente sobre las soluciones que satisfacen todos los requerimientos obligatorios
y que cumplen mejor los requerimientos opcionales.
* Factores de hardware.
* Factores de software: los softwares de sistemas el cual se compone de programas de
control, lo cual incluye el sistema operativo, software de comunicaciones y administrador
de base de datos. Además se considera paquetes especiales, tales como simuladores,
análisis financieros, programación lineal, control de proyectos, análisis estadísticos y
paquetes que se enfocan a resolver problemas funcionales a los usuarios, tales como
contabilidad, cuentas por pagar, facturación, entre otros.
* Factores de proveedor: proveedor es toda aquella información relacionada con la
imagen que este tiene en el mercado local, regional mundial.
* generalidades
* Representación mundial y regional del proveedor.
* Tiempo de entrega del equipo y futuras ampliaciones.
* Profesionalismo y preparación de los vendedores.
* Su situación económica y financiera.
* Calidad de la documentación y manuales disponibles.
* Apoyo a la capacitación: Existen proveedores que no tienen disponibles los cursos
dentro de la localidad en la que será instalado el equipo, situación que modifica Ia
estructura integral de costos de las diferentes alternativas de equipo computacional.
* Capacitación al personal de las aéreas de investigación y soporte técnico.
* Capacitación en el área de análisis y programación.
* Capacitación de operadores.
* Capacitación de usuarios.
* Mantenimiento de hardware y software: siendo la capacidad de un proveedor para
proporcionar un soporte y servicio, para asegurar el funcionamiento continuo e
ininterrumpido del sistema computacional.
* Calidad y cantidad de personal capacitado de tiempo completo disponible en hardware y
software.
* Tiempo promedio que tarda el proveedor en atender las fallas reportadas.
* Tiempo o porcentaje de sistema funcionando, que es el tiempo que trabaja el sistema
sin que ocurra un problema.
* Tiempo promedio que el sistema permanece caído, durante cada falla.
* Existencia de una bodega cercana con partes y repuestos para responder con mayor
oportunidad a fallas.
* Existencia de horario extendido, siete días a las semanas y 24 horas diarias para atender
fallas.
* Equipos de respaldo: estos equipos pueden garantizar las operaciones de la empresa del
cliente durante las fallas prolongadas. Algunos de estos factores puede incluir:
* cantidad de equipo de respaldo existente.
* Facilidad de trasladar procesos a los equipos de respaldo.
* Grado de satisfacción de estos usuarios en relación con el proveedor.
* Apoyo durante la conversión de aplicaciones: en este el proveedor apoya al cliente
durante el proceso de conversión y traslado de las aplicaciones y programas al nuevo
equipo, como por ejemplo convertir nuevos programas de lenguaje Cobol a Visual Basic.
En la actualidad, debido a las plataformas abiertas que se están utilizando, el apoyo de los
proveedores en la conversión de aplicaciones ya no constituye un problema.
* Los antecedentes que tiene el proveedor en el apoyo a otros clientes en conversiones
similares a las requeridas.
* Facilidad de iniciar la conversión de aplicaciones antes de la llegada del equipo, a fin de
reducir el tiempo y costo de la operación paralela de ambos equipos.
Factores a considerar para la evaluación de software y Hadware

La evaluación de un software o paquete pre programado requiere tomar en cuenta
algunos factores que son fundamentales en un proceso formal de selección, entre ellos: la
funcionalidad del software; es decir, la forma como soporta los procesos y actividades con
el uso de las TI; también es importante considerar los aspectos técnicos del mismo, debe
tratarse de una empresa sólida y con un buen conocimiento del producto que nos está
ofreciendo.
El siguiente aspecto es el económico, que debe incluir el costo del software del
entrenamiento y el costo de implantación del mismo que está relacionado al tiempo de
implantación, entre otros costos. Asimismo, es necesaria la participación de los usuarios
de las diferentes áreas que apoyen el software y el involucramiento de la Alta Dirección de
la empresa. A continuación resumiremos todas las características que deben ser tomadas
en cuenta en un proceso formal.
Factor funcionalidad del software
La funcionalidad del software se refiere a las nuevas características de los procesos o
procedimientos que la empresa desea implantar; es decir, que en algunas ocasiones la
empresa no desea seguir manteniendo las políticas ni los procedimientos obsoletos
anteriores, con actividades rutinarias o con aquellas que no dan valor agregado. Por ese
motivo, para realizar una adecuada evaluación de software es conveniente que la empresa
realice un trabajo denominado análisis funcional de las diferentes áreas y procesos que
van a ser sujetos de soporte por el software a adquirir.
Este trabajo se realiza con la participación de los usuarios involucrados en el proceso y
consiste en una radiografía de los "que se hace". Es un análisis de descomposición de
procesos, subprocesos y actividades. Por ejemplo, si queremos definir la funcionalidad de
logística descompondríamos el área de logística en sus subprocesos gestión de compras,
gestión de almacenes, gestión del transporte. El trabajo consiste en identificar algunas
funcionalidades adicionales o nuevas formas de hacerlas, eliminar aquello que no da valor
agregado e identificar el nivel de apoyo tecnológico.
Estos requerimientos funcionales serán necesarios para determinar el grado de
adecuación del software que se adquiera. Podemos aceptar ciertos grados de variación
respecto a lo que requerimos, siempre y cuando el software permita parametrizar o
adaptar los programas para que puedan soportar finalmente la funcionalidad definida en
esta etapa.
Factor empresa
La empresa proveedora del software que se evalúe debe ser sólida, con el suficiente
respaldo como para poder generar confianza en el producto que se nos está ofreciendo,
además de toda la experiencia necesaria y conocimiento de nuestro giro de negocio. Es
conveniente contactar empresas locales e internacionales. El mercado local tiene
representaciones directas de los proveedores internacionales o en todo caso son
empresas locales que tienen la representación y que son de suficiente confianza como
para acceder a ellas y solicitarles la presentación de una propuesta.
Factor técnico
Está relacionado con los aspectos tecnológicos de software, hardware o arquitectura de
redes requerido por el paquete a considerar y debe estar acorde con los requerimientos
de la arquitectura tecnológica de la empresa actual y proyectada para los próximos años
de acuerdo a la estrategia informática de nuestro negocio. Pueden considerarse aspectos
como Business Intelligence, ambiente web, redes, manejadores de bases de datos así
como lenguajes de programación, la posibilidad de modificaciones, el desarrollo de nuevas
funcionalidades y plataformas, entre otros. Estos aspectos técnicos son importantes
porque están relacionados con el crecimiento de la organización y evolución del uso de la
tecnología considerada en la estrategia informática de la organización que debe estar
alineada a la estrategia empresarial.
Factor económico
La evaluación de este factor considera los costos de las licencias del software, de
entrenamiento, de mantenimiento que es un pago anual, así como los costos de
implantación y otros costos relacionados que deben ser tomados en cuenta para tener un
costo total que constituye el denominado costo de apropiación del software que será un
factor de decisión para la empresa. Es conveniente realizar una evaluación financiera del
proyecto.
Consideraciones finales
Los factores mencionados son trabajados para cada una de las empresas que está siendo
evaluada a fin de tomar la decisión correcta. Hoy es posible encontrar software integrado
que satisfaga los requerimientos de las empresas que soportan nuevas formas de
ejecución de procesos y en sus últimas versiones trabajan con TI de vanguardia. Por ello,
es conveniente una evaluación y selección donde participen las áreas directamente
involucradas, como usuarios y sistemas.
Existe software desarrollado que puede apoyar los procesos de la pequeña, mediana y
gran empresa. El software adquirido puede promover el rediseño de los procesos
empresariales y por ello es útil tener una idea de la nueva funcionalidad requerida. Es
importante realizar una cuidadosa definición del contrato teniendo en cuenta aspectos
como: las funcionalidades y tecnologías ofrecidas, entregables, pagos contra entregables,
penalidades, personal asignado por el proveedor, entre otros.
Seleccionar un software es una decisión que requiere de un trabajo integrado entre los
proveedores y la empresa que asegure la calidad en los resultados; un aspecto es la
confianza que de la empresa proveedora por los logros y éxitos del producto y por su
actuación en el mercado, y por parte de la empresa contratante, esta debe asignar los
recursos adecuados para la implantación.

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