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PROGRAMA DE AUDITORIA PROG 001

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Programa de auditoria SG-SST

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE AUDITORIA SG SST.................................3

2. OBJETIVOS...................................................................................................................4

3. ALCANCE.......................................................................................................................4

4. DEFINICIONES..............................................................................................................5

5. RESPONSABLES.........................................................................................................5

6. SELECCIÓN DE AUDITORES......................................................................................6

6.1 Planificación..............................................................................................................8

6.1.1 Programación.....................................................................................................8

6.1.2. Preparación.......................................................................................................9

6.1.3. Ejecución...........................................................................................................9

6.2. Reunión de Apertura................................................................................................9

6.2.1. Recolección de Evidencias................................................................................9

6.2.2. Reunión de Cierre............................................................................................10

6.2.3. Documentación................................................................................................10

6.2.4. Seguimiento.....................................................................................................10

6.2.5. Definición de planes de acción........................................................................10

6.2.6. Evaluación de la eficacia de las acciones.......................................................10

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6.2.7. Evaluación del desempeño de los auditores...................................................11

6.2.8. Informe para la Revisión Gerencial.................................................................11

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.............................................................................11

1. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE AUDITORIA SG SST

La palabra auditoría se deriva de la palabra latina «audire» que significa oír, escuchar.
En términos generales se puede entender que la auditoría es un examen sistemático e
independiente del sistema de gestión que se realiza periódicamente y con la frecuencia
suficiente para determinar si se está dando cumplimiento a los requisitos legales,
procedimientos, planes de acción y demás requisitos PILO que evidencien si se están
alcanzando los resultados esperados.
Existen diferentes tipos de auditorías las cuales se clasifican de acuerdo con el origen y
objetivo de esta teniendo entonces las de primera parte habitualmente conocidas como
auditorías internas realizadas por la propia empresa, ya sea con personal propio o
contratado. Las de segunda parte son realizadas por clientes, proveedores o partes
interesadas y las de tercera parte que representan el mayor grado de independencia al
tener como objetivo principalmente la certificación.

“Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría
anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de
Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la
entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.
En este ejemplo de programa de auditoría se puede encontrar que además de incluir
los elementos básicos de un programa del SG-SST,  se incluyen secciones que
cumplen con los requisitos normativos.
La Resolución 0312 de 2019, en su anexo técnico, establece para el estándar el
siguiente modo de verificación:
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“La empresa adelantará por lo menos una vez al año, un ciclo completo de auditorías
internas al SG-SST, en donde su alcance deberá incluir todas las áreas.
Solicitar el programa de la auditoría, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la
metodología y la presentación de informes y verificar que se haya planificado con la
participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo”.
A su vez, la Circular 26 de 2018 del Ministerio de Trabajo aclara que el perfil del auditor
es determinado por el empleador, es por eso, que este ejemplo de programa de
auditoría del SG-SST presenta varios perfiles de auditor.

2. OBJETIVOS

 Definir las etapas para planear y ejecutar las auditorías internas en Seguridad y
Salud en el Trabajo que permitirán verificar que el SG-SST se ha implementado
y Mantenido.

 Comprobar el cumplimiento de Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el  Trabajo (SG-SST) y el cumplimiento de los protocolos
de bioseguridad para prevención y mitigación del Covid 19 en la Empresa.

 Crear oportunidades de mejora para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo. Así, como los Protocolos de Bioseguridad para prevención del
Covid 19, según estándares mínimos Resolución 0312 de 2019 y Resolución
796 de 2020.

3. ALCANCE

Aplica para la realización de Auditorías internas en SG-SST según las disposiciones

vigentes, para la empresa.
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4. DEFINICIONES

Auditoría. Proceso sistemático y por etapas que permite evaluar el cumplimiento de las
disposiciones vigentes en SG-SST, establecidas en el Decreto 1072 de 2015.
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización
en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.
Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

5. RESPONSABLES

Dirección, Equipo de auditores, Responsable del Proceso de SG-SST., De la empresa.

Para el desarrollo de este programa participan los siguientes roles dentro de la
organización.
ALTA DIRECCIÓN
Disponer de los recursos humanos, técnicos, económicos necesarios para la ejecución
de las actividades propuestas.
VIGIASST O COMITÉ PARITARIO SST
Solicitar la auditoria a la alta dirección cada año y presentar las evidencias requeridas.
RESPONSABLE DEL SG-SST
Presentar el SG-SST, presentar las evidencias que solicite el auditor
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6. SELECCIÓN DE AUDITORES

El Representante por la Dirección selecciona el grupo de personas calificadas para la

ejecución del ciclo de auditorías (equipo auditor), de acuerdo con el siguiente perfil:

Educación Formación Habilidades Experiencia

- Comunicación oral y
escrita
- Conocimiento
- Manejo del tiempo
general Norma, 1 año como auditor ó 6
- Orientación a la
Curso meses en la Empresa
Superior Prevención
Obligatorio de involucrado con el
- Relaciones
50 horas en SG- SGSST
interpersonales
SST
- Habilidades de
Comunicación

Nota: Cuando los auditores sean contratados externamente se verificará su

competencia, antes del inicio de las auditorías, para esto se solicitará la hoja de vida.
Nivel Responsabilidades
Asistente Auditoría Ejecuta la mayor parte del trabajo de detalle de auditoría.
Dentro de sus funciones se encuentran:
· Ejecutar y documentar los procedimientos asignados en los
programas de auditoría.
· Administrar el tiempo asignado en el presupuesto
· Comunicación oportuna con el Señor de Auditoría del
avance del trabajo y de hallazgos y/o situaciones críticas
identificadas.
·Realizar los ajustes sugeridos por el Señor en los
procedimientos y/o papeles de trabajo.
· Ejecutar otras tareas asignadas por el Señor en el
desarrollo del trabajo
· Sugerir mejoras en el proceso de auditoría
· Entre otras
Señor Auditoría Coordina y es responsable del trabajo de campo de la
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auditoría, así como de la supervisión y revisión del trabajo

del personal
· Responsable de la planificación, ejecución y finalización de
la auditoría
· Diseña el presupuesto y supervisa su ejecución
·Supervisa y asesora a los asistentes de auditoría,
asegurándose de la comprensión de los procedimientos
asignados en los programas de auditoría
. Revisa todos los papeles de trabajo y asegura que la
evidencia sea suficiente y adecuada
·Ejecuta los procedimientos de auditoría en áreas complejas
· Identifica problemas y los comunica de forma oportuna al
gerente con posibles soluciones
· Diseña y valida los informes a la gerencia
· Se asegura del cumplimiento de los compromisos
adquiridos con el cliente
· Revisa el paquete de estados financieros y sugiere un
modelo de opinión de acuerdo con los resultados de la
auditoría
· Sugiere mejoras en el proceso de auditoría
· Entre otras

Gerente Auditoría El gerente es responsable de:

·Asignar el equipo de auditoría que ejecutará el trabajo
· Definir el cronograma de trabajo de acuerdo con los
clientes a su cargo, los compromisos con los clientes y la
disponibilidad del equipo de auditoría
· Monitorear la ejecución de la auditoría de acuerdo con el
cronograma y el presupuesto
· Revisar y aprobar los procedimientos de auditoría en cada
una de las etapas
· Proveer orientación al equipo de auditoría en relación con
problemas identificados durante la ejecución del trabajo y
discutirlos con el Socio encargado, según sea apropiado.
· Mantener el contacto con los clientes
· Supervisar la preparación de los informes que se emiten a
la gerencia
·Administrar la cartera de los clientes a su cargo
· Gestionar la consecución de nuevos clientes
· Entre otras
Técnico en auditoria El técnico de auditoría es responsable de:
· Acordar con el cliente los términos del trabajo de auditoría
· Asegurar la independencia del equipo de auditoría
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· Revisar y aprobar el plan de auditoría

· Mantener actualizado al cliente respecto al avance de la
auditoría
· Supervisar y asesorar a los miembros del equipo de
auditoría
· Someter a consideración los asuntos que impliquen
diferencias de opinión
· Revisar y aprobar los papeles de trabajo de áreas críticas
· Asegurar que el trabajo se ha realizado de conformidad con
las políticas y procedimientos de ética y auditoría, así como
con las políticas y procedimientos de control de calidad.
· Revisar y aprobar el paquete de estados financieros y la
opinión de auditoría
· Evaluar lo adecuado de la evidencia de auditoría
· Evaluar las conclusiones de la auditoría
· Realizar el cierre de la auditoría con el cliente presentado
los resultados de la auditoría
· Entre otras

6.1 Planificación

6.1.1 Programación
Los procesos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo se auditan
por lo menos una vez al año; el Programa de Auditoría interna tendrá:
- Existencia de un Sistema de Gestión de SG-SST
- Criterios de la auditoria: aspectos a verificar (Requisitos documentales del Decreto).
- Equipo auditor habilitado: grupo de personas que cumplen con el perfil establecido y
cuentan con la disponibilidad necesaria para la ejecución de las auditorías.
- Auditados: Responsable de proceso e Integrante del VIGIASST O COPASST y
demás colaboradores de los procesos que deben atender la auditoría.
- Fechas y recursos: momento en que se dará inicio a la auditoría de cada proceso.
Una vez aprobada la programación de las auditorías, se publica en cartelera o se
informa a través de otros medios a auditados y auditores.
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6.1.2. Preparación
El auditor asignado estudia los criterios de la auditoría, elabora la Lista de Chequeo y
planifica de manera detallada la ejecución, desarrollando las siguientes actividades:

- Estudio de los numerales del Decreto 1072 de 2015.

- Revisión de los documentos relevantes del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el trabajo.
- Seguimiento a las no conformidades u observaciones de auditorías previas.
- Definición de aspectos a verificar durante el desarrollo de la auditoría.
- Identificación registros derivados de las actividades del proceso.
- Formulación de preguntas.

6.1.3. Ejecución

6.2. Reunión de Apertura

El Auditor inicia la auditoría en la fecha y hora acordada realizando la reunión de
apertura con los auditados; esta reunión tiene como propósito:

- Exponer el alcance, criterios y los objetivos de la auditoria.

- Informar sobre los métodos que van a ser utilizados.
- Confirmar los recursos que se deben proporcionar.
- Aclarar dudas e inquietudes.

6.2.1. Recolección de Evidencias

La auditoría se realiza usando como referencia la lista de verificación, los auditados son
entrevistados con respecto al proceso o son observados mientras lo realizan. Los
Auditores registran sus hallazgos en la lista de verificación.
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6.2.2. Reunión de Cierre

El Auditor realiza un balance inicial de sus hallazgos y los comunica a los auditados
durante la reunión de cierre. Se aclaran las posibles dudas de los auditados y se llega a
un acuerdo sobre los resultados de la auditoría
Se acuerdan las fechas para la presentación de los informes de la auditoría y la
elaboración de los planes de acción.

6.2.3. Documentación
El Auditor registra sus conclusiones en el informe, especificando los aspectos positivos,
aspectos por mejorar, no conformidades y observaciones derivadas de la auditoría.

Para la redacción de los hallazgos se consideran los siguientes componentes:

- Observación o no conformidad (Problema o riesgo detectado)
- Evidencia objetiva que la soporta
- Requisito que se incumple

6.2.4. Seguimiento

6.2.5. Definición de planes de acción

El responsable del proceso auditado se asegura de planificar y ejecutar acciones frente
a los hallazgos de la auditoría. Las acciones planteadas se presentan al auditor,
especificando las fechas de implementación.

6.2.6. Evaluación de la eficacia de las acciones

El Auditor realiza el seguimiento a los planes de acción dentro de los plazos acordados
para verificar que las acciones se hayan implementado y se hayan eliminado las causas
de las no conformidades.
El Líder del equipo auditor debe vigilar que los Auditados planteen las acciones para
eliminar las no conformidades y que los Auditores realicen la verificación respectiva.
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Se considera la auditoría como finalizada cuando todas las no conformidades han sido
corregidas.
6.2.7. Evaluación del desempeño de los auditores
El desempeño de los auditores es calificado por el Líder del proceso auditado y realiza
observaciones sobre la claridad y cobertura de las preguntas realizadas, pertinencia y
cumplimiento en la entrega del informe.
6.2.8. Informe para la Revisión Gerencial
El Líder del equipo auditor estructura y presenta el informe con las conclusiones del
ciclo de auditorías a la gerencia, en el cual determina:

- Cumplimiento del programa de auditorías

- Fortalezas del SG-SST
- Oportunidades de mejoramiento del SG-SST
- Relación de hallazgos por requisitos del Decreto
- Eficacia de las acciones correctivas / preventivas
- Desempeño de los auditores
- Conclusiones

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Lista de Estándares mínimos Resolución 0312

Lista de Chequeo de COVID 19 Resolución 796 de 2020
NTC- ISO 19011:2018 rectrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la
calidad y ambiental.
Decreto 1072 de 2015.Decreto único reglamentario del sector trabajo.
Programa de auditorías internas
Lista de verificación
Informe de auditoría