Ensayo Aplicación de Tablas de Retención Documental en Los Archivos de Colombia

YON JAIRO CASALLAS MAHECHA
EVIDENCIA No. 2 Ensayo – Aplicación de Tablas de Retención Documental

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SENA VIRTUAL
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

DE COLOMBIA
Para profundizar en este tema es necesario conocer el concepto de las TRD y como
es la aplicación para los archivos Colombianos según la Ley General de Archivos Ley
594 de 2000, estas sirven para formular, orientar, coordinar y controlar la política
archivística de todas las empresas tanto públicas como privadas que existen en el
país. Gracias a estas se promueve la organización y fortalecimiento de los archivos
para garantizar una eficacia de la gestión y conservación del patrimonio documental.
Aplicando el concepto el cual define las Tablas de Retención Documental como un
instrumento archivístico que facilita la clasificación documental en concordancia con la
estructura funcional de cada entidad, en ella se indica los criterios de retención y
disposición final, de acuerdo con la valoración asignada.
Desde la creación del Archivo General de la Nación por medio de la ley 80 del 02 de
Diciembre de 1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para
la organización y la conservación de los documentos , ya en la Ley 594 de 2000
reconoce la importancia de la conservación documental mediante la gestión
archivística, y resalta su papel orientador para una buena administración empresarial,
esta ley proporciona los parámetros orientados a las entidades públicas o privadas
para una gestión archivística exitosa considerando que su proceso inicia con la
recolección de cada documento y continua hasta su almacenamiento garantizando
con ello la adecuada conservación y facilita la consulta.
Sin duda alguna las Tablas de Retención Documental TRD revisten gran importancia
desde la perspectiva administrativa ya que facilita el manejo de la información al
acceso y control a los documentos generados durante los tiempos de retención
estipulada, cuando se va a dar aplicabilidad a estas TRD se debe tener en cuenta
hacer difusión de lo plasmado, fechar el inicio procedimental, elaborar instructivo de
cómo aplicar las mismas.
Hay que tener presente que todos los documentos poseen un valor que los identifica,
dependiendo de la etapa del ciclo vital en el que se encuentran, para ello encontramos
que tienen un valor primario, valor administrativo, valor jurídico, valor legal, valor fiscal,
valor contable, valor secundario, y las Tablas de Retención Documental se aplican de
acuerdo al archivo en el que se encuentre el documento sea archivo de gestión,
central o histórico.
En conclusión la aplicación de las TRD son de vital importancia en todas las entidades
ya que facilitan la recuperación de la información, racionaliza la producción
documental, facilita el acceso y control de los documentos, regula la transferencia de
los documentos y permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el
riesgo de eliminar documentación relevante, debido a su importancia se requiere
permanente seguimiento y apoyo de quienes son los productores es decir las
dependencias garantizando así la plena identificación y control de la documentación
relevante para la administración. El beneficio de la aplicación de las TRD en cada
empresa que produce diferentes tipos de información en distintos formatos. De este
modo, si no se lleva un correcto manejo de la gestión documental, la empresa podría ir
perdiendo control sobre lo que produce. Esto se ve reflejado en los gastos
relacionados al manejo documental, así como el tiempo que se invierte en la
búsqueda, archivo y modificación de los documentos. Es por ello que, dentro de las
estrategias planteadas desde la gestión documental y del manejo de las Tablas de
Retención Documental, se prioriza el orden y el correcto uso de la información, todo
con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar tareas y mejorar la eficacia y la
eficiencia, y de este modo contribuir al crecimiento económico de la empresa.
BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (15 de Marzo de 2013). Acuerdo 4 de 2013.

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental.
Aplicación de las Tablas de Retención Documental, FAVA Formación en Ambientes

Virtuales de Aprendizaje.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (15 de Marzo de 2013). Acuerdo 4 de 2013.

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