,

C: CONFORME NCP: NO CONFORMIDAD POTENCIAL NC: NO CONFORMIDAD O: OPORTUNIDAD DE MEJORA

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Fecha: 03/02/2020 Proceso (s) Auditado (s): Gestión de compras y Equipo Auditor:
almacén. Anglis Amaya Pinedo
Andres Ospino Sarmiento
Jose Ruiz Beltran

PREGUNTA/ ACTIVIDAD/ REGISTRO/ RESPUESTA DEL TIPO DE REQUISITOS

DOCUMENTO
HALLAZGOS DE AUDITORIA HALLAZGO
ENTREVISTADO C NCP NC O
Se evidencia el que las entradas y
salidas del proceso de compras y
De qué manera se encuentra almacén están establecidas, además NTC ISO 9001 Numeral
A través de una caracterización del 4.4.1
establecida las entradas y las se identifica la interacción de este con X
proceso
salidas del proceso de comprar y los demás procesos, cumpliendo con
almacén, cuál es la interacción de el literal 4.4.1 de la Norma ISO 9001.
este con los demás procesos
Se evidencia el conocimiento de las X NTC ISO 9001 Numeral
Establecidas en el perfil del cargo y 4.1.1
Donde están establecidas las responsabilidades y autoridad del
en los procedimientos del compras
responsabilidades y autoridades del proceso de compras y almacen,
y almacén. (Materia prima no está
proceso de compras y almacén. cumpliendo con el literal 4.4.1 de la
bajo custodia de almacén)
Norma ISO 9001.
NTC ISO 9001 Numeral
5.2.2
Se evidencia el conocimiento de la
De qué forma participan sus participación del proceso de compras y
Garantizando que se cumpla con
procesos con la política de calidad almacén en la política de calidad,
los requisitos de otras áreas para la X
cumpliendo con el literal 5.2.2 de la
producción de la empresa.
Norma ISO 9001.

Cuáles son los roles del proceso de No conformidad: No se conocen los NTC ISO 9001 Numeral
copras y almacén con el sistema de roles del proceso de compras y 5.3
No se conocen
gestión de la calidad almacén incumpliendo con el literal
5.3 de la norma NTC ISO 9001
El proceso de compras y almacén Oportunidad de mejora: Identificar NTC ISO 9001 Numeral
cuenta con una matriz de riesgos y las pólizas de la empresa y 6.1
oportunidades Se evidencia que existe una matriz establecer un cronograma de
X
de riesgos y oportunidades. vencimiento de las mismas. Hacer
seguimiento al estado y pertinencia
de las pólizas.
Dentro que objetivo de calidad El proceso de compras y almacén NTC ISO 9001 Numeral
Oportunidad de mejora: Establecer
participa el proceso de compras y X 6.2.2
participa en el objetivo de mediante un procedimiento el apoyo
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TIPO DE
HALLAZGO
almacén. ¿Qué
PREGUNTA/ recursosREGISTRO/
ACTIVIDAD/ asignaron, RESPUESTA DEL de otros procesos DE
en la requisición de REQUISITOS
DOCUMENTO
HALLAZGOS AUDITORIA
quienes están responsabilizados, ENTREVISTADO productos, para garantizar la calidad
Incrementar la productividad de la
cuales son los planes establecidos y garantía del mismo y dejar la
y la evaluación de los resultados? planta de molienda. evidencia de la ayuda del experto que
revisa el producto.
¿Se han realizado cambios NTC ISO 9001 Numeral
significativos dentro de su proceso? No se ha realizado cambio No se evidencia cambio significativo 6.3
X
significativo. en el proceso de compras y al macen.

No conformidad potencial: No se NTC ISO 9001 Numeral

diligencia uno de los criterios en la 7.5.1
evaluación del proveedor Luis Pinzón.
(Fr-GC-04)
No conformidad: 8.4.3 literal C, no
se cuenta con la evidencia que
certifica la competencia del proveedor
Luis Pinzón e International Materials
PR-GC-01Procedimiento para el INC. No se realiza la socialización de
¿Qué información documentada control de los procesos, productos y la evaluación del proveedor. X
tiene el proceso? servicios suministrados No conformidad: No se evidencia
externamente.
el seguimiento a desempeño del
proveedor El Progreso.
Oportunidad de mejora:
Actualizar el procedimiento donde
se plasme la utilidad del ERP para
las devoluciones de productos.
(DMR)
En cuanto a la creación y Se evidencia la creación y NTC ISO 9001 Numeral
actualización de documentos… Se apoya en el proceso de gestión actualización de documentos del 7.5.2
¿Cómo lo realiza su proceso? de calidad para la actualización proceso de compras y almacén,
X
apoyados en el sistema de gestión de
calidad, cumpliendo con el numeral
7.5.2 de la Norma ISO 9001.
¿Realiza usted controles de calidad NTC ISO 9001 Numeral
No se realiza control de calidad sobre 8.4.1
a los productos suministrados por
No se realiza control de calidad los productos suministrados por los
sus proveedores que son x
sobre los proveedores. proveedores, incumpliendo con el
incorporados a nuestro producto
numeral 8.4.1 de la Norma ISO 9001.
principal?
¿Qué tipo de controles tiene NTC ISO 9001 Numeral
No se realiza control de calidad No se realiza control de calidad sobre
definidos para garantizar a calidad X 8.4.2
sobre los proveedores. los productos suministrados por los
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PREGUNTA/ ACTIVIDAD/ REGISTRO/ TIPO DE REQUISITOS

DOCUMENTO RESPUESTA DEL HALLAZGO
HALLAZGOS DE AUDITORIA
del producto que suministran los ENTREVISTADO proveedores, incumpliendo con el
proveedores? numeral 8.4.1 de la Norma ISO 9001.
¿Posee usted un inventario de las No se evidenció la existencia de un NTC ISO 9001 Numeral
propiedades de los proveedores inventario de las propiedades de los 8.5.3
No se tiene el inventario de las
que están al servicio de la proveedores que están al servicio de X
propiedades de los proveedores.
organización? la organización, incumpliendo con el
numeral 8.5.3 de la Norma ISO 9001.
Qué documento tiene definido para No se evidencia la existencia de un NTC ISO 9001 Numeral
comunicar al proveedor de una documento para la comunicación al 8.5.3
propiedad sobre la pérdida o la proveedor sobre la perdida o la
No se tiene definido. No cumple. X
disminución el rendimiento del bien. disminución de rendimiento de un
bien, incumpliendo con el numeral
8.5.3 de la Norma ISO 9001.
¿Tiene definidos, para el control de Oportunidad de mejora: Calcular los NTC ISO 9001 Numeral
sus actividades, indicadores de Hay establecidos los indicadores de 9.1.1
indicadores desde el mes de X
gestión? gestión.
septiembre.
¿Qué acciones le permiten tomar NTC ISO 9001 Numeral
Oportunidad de mejora: Hacer
los resultados que estos Aun no se han hecho medición de 9.1.3
medición, análisis y evaluación de los X
indicadores arrojan? los indicadores.
indicadores del proceso.
Como realiza el análisis y NTC ISO 9001 Numeral
Se hace a través del procedimiento Se evidencia el procedimiento de 9.1.3
evaluación de la información que
de control de inventario con el control de inventario, cumpliendo con
surge de los seguimientos y X
acompañamiento de una persona el numeral 9.1.3 de la Norma ISO
medición que realizan dentro del
que designe 9001.
proceso de compras y almacén
¿Ha identificado e implementado Se evidencia que no se ha NTC ISO 9001 Numeral
una oportunidad de mejora dentro No se ha identificado e implementado mejora dentro del 10.1
de su proceso? Muestre evidencia implementado oportunidades de proceso de compras y almacén, X
mejora. cumpliendo con el numeral 10.1 de la
Norma ISO 9001.
Que no conformidades y acción Se evidencia que no se ha NTC ISO 9001 Numeral
correctivas han identificado en el identificado no conformidades dentro 10.2.1
No se ha identificado no
proceso de compras y almacén. del proceso de compras y almacén, X
conformidades.
cumpliendo con el numeral 10.2.1 de
la Norma ISO 9001.
Qué documento utiliza para El FR-GI- 05 Formato para Se evidencia el conocimiento del X NTC ISO 9001 Numeral
documentar las no conformidades determinar y seleccionar las formato designado para documentar 10.2.2
identificadas y las acciones oportunidades de mejoramiento. las no conformidades identificadas y
correctivas implementadas. las correspondientes acciones
correctivas, cumpliendo con el
numeral 10.2.2 de la Norma ISO
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TIPO DE
HALLAZGO
9001
PREGUNTA/ ACTIVIDAD/ REGISTRO/ RESPUESTA DEL REQUISITOS
¿Qué acciones de mejora ha Se HALLAZGOS
evidencia que DE
no AUDITORIA
se ha aplicado NTC ISO 9001 Numeral
DOCUMENTO ENTREVISTADO 10.3
aplicado al proceso de compras y acciones de mejora dentro del
No se ha aplicado acción de mejora
almacén, que formato ha utilizado? proceso de gestión de compras y X
en el proceso.
almacén, cumpliendo con el numeral
10.3 de la Norma ISO 9001.
¿Se realizan revisiones periódicas PL-GC-01
de inventarios? Muestre las últimas Oportunidad de mejora: Dejar
Se realizan mensualmente de forma
dos realizadas. registro escrito y firmado como X
manual.
¿Se invita, para la realización del evidencias del inventario.
inventario, al área de contabilidad?
¿Se tiene definido un stock (mínimo PL-GC-01
y máximo) de existencias para el
control de compras? ¿El control es Oportunidad de mejora: Utilizar el
manual o automático? ¿El ERP Se tiene definido de forma manual. ERP una funcionalidad que genere X
dispone de esta herramienta de una alerta de stock.
control? ¿En caso afirmativo, Se
está utilizando?
¿Ha habido baja de bienes durante PL-GC-01
Si hay inventario para dar de baja,
la presente vigencia? Muestre las
no han sido documentadas y
evidencias. Oportunidad de mejora: Realizar X
reportadas a contabilidad por el
este reporte periódicamente.
tiempo de inhabilidad
¿Se tiene definido el comité de No se evidencia constancia de a PL-GC-01
creación de partes? Muestre la conformación del comité de
evidencia de su última actuación. creación de partes, así mismo no
se evidencia constancias de las
reuniones, incumpliendo con la
Si hay comité. política de gestión de compras y X
almacén (PL-GC-01)
Oportunidad de mejora: Revisar
la pertinencia de involucrar en el
programa en el procedimiento la
creación de un comité de partes.
Teniendo en cuenta que hay un No hay custodia del comité de X PL-GC-01
ranking de autorizados para la compras. No se evidencian actuaciones en las
compra de los bienes y servicios
que la organización requiere, No hay Comité de Junta Directiva.
aprobaciones de las órdenes de
demuestre el cumplimiento en las compras que superan los $
siguientes órdenes: Se evidencia acta de comité de 20.000.000, incumpliendo con la
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TIPO DE
PREGUNTA/ ACTIVIDAD/ REGISTRO/ RESPUESTA DEL HALLAZGO REQUISITOS
•DOCUMENTO
Junta Directiva: 1300 HALLAZGOS DE AUDITORIA
ENTREVISTADO
• Comité de Junta Directiva:
1399
política de gestión de compras y
• Comité de compra interno: compra interno.
1392 almacén. (PL-GC-01)
• Gerente: 1406
• Directores de área: 1401
¿Exige garantía a sus proveedores PL-GC-01
por los productos o servicios que No se evidencia la exigencia de la
nos provee? ¿Cómo controla garantía de servicios según el PL-
(manual o por el ERP) la existencia GC-01. Oportunidad de mejora:
de garantía de un producto o Definir criterios para exigencia de
Si se exige garantía de servicio. garantía de prestación de servicios. X
servicio comprado? ¿El ERP
cuenta con la herramienta para incumpliendo con la política de
controlar las garantías? En caso gestión de compras y almacén.
afirmativo, ¿Se está utilizando la (PL-GC-01)
herramienta?
¿Controla usted el cumplimiento PL-GC-01
por parte del proveedor en la Se evidencia el control del
entrega de lo que se le compra? cumplimiento del proveedor en la
¿Cómo controla (manual o por el entrega de los productos adquiridos,
ERP) el cumplimiento de los El control es manual y con el ERP X
cumpliendo con la política de
plazos? ¿El ERP cuenta con la
herramienta para controlarlo? En gestión de compras y almacén.
caso afirmativo, ¿Se está utilizando (PL-GC-01)
la herramienta?