Guia Anticipo de Fondos Gastos BID V 18.02.18

COMPETITIVIDAD Y FINANCIAMIENTO DE LA CAFICULTURA EN GUATEMALA
GUIA PARA EL MANEJO DE ANTICIPO DE

FONDOS PARA GASTOS
PROYECTO BID/FOMIN ATN/ME-15785-GU
COMPETITIVIDAD Y FINANCIAMIENTO
DE LA CAFICULTURA EN GUATEMALA
EJECUTADO EN REGIONES
I, II, III, IV, V, VI Y VII
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GUIA PARA EL MANEJO DE ANTICIPO DE FONDOS PARA GASTOS

PROYECTO BID/FOMIN
La presente guía tiene como propósito establecer los lineamientos relacionados con el manejo de
Anticipo de fondos para gastos del proyecto No. ATN/ME-15785-GU “Competitividad y
Financiamiento de la Caficultura en Guatemala”, de acuerdo con los términos establecidos en el
Convenio de Cooperación Técnica no Reembolsable celebrado entre la Asociación Nacional del
Café Anacafé, y el Banco Interamericano de Desarrollo BID, en su calidad de administrador del
Fondo Multilateral de Inversiones FOMIN.
OBJETIVO
La Guía tiene como finalidad, normar la administración de fondos que se asignarán en calidad de
Anticipo de Fondos para Gastos, al empleado autorizado de Anacafé, para solventar gastos
derivados de actividades específicas relacionadas con el proyecto “Competitividad y
Financiamiento de la Caficultura en Guatemala”, el cual se ejecuta en las Regiones I, V, VI y VII
siendo el área de intervención los departamentos de San Marcos, Huehuetenango, Alta Verapaz,
Zacapa y Chiquimula.
LINEAMIENTOS
La Guía contiene lineamientos que se deben cumplir para el uso de fondos del proyecto; así como
registros para la presentación de la liquidación.
Para el uso de los fondos se deben tener en cuenta los principios de:
- Economía: las adquisiciones se realizarán con austeridad de gasto, tiempo y medios,

adoptar procedimientos que garanticen contar con los insumos en las mejores condiciones
de costo y calidad.
- Eficiencia: la programación de actividades debe ser planificadas y programada, a modo
de contar con los insumos en el tiempo oportuno.
- Igualdad: evitar cualquier tipo de preferencias o medidas discriminatorias que puedan
perjudicar las actividades programadas.
- Transparencia: todo proceso de adquisición debe utilizar reglas claras.
ADMINISTRACION DE LOS FONDOS

Los fondos se asignarán a la cuenta bancaria de las sedes regionales que corresponda del área de
ejecución del proyecto para que disponga del efectivo necesario para realizar los gastos
previamente aprobados de las actividades del proyecto Competitividad y Financiamiento de la
Caficultura en Guatemala”.
El fondo asignado se determinará mensualmente de acuerdo al cronograma de eventos de

capacitaciones por región (durante la vigencia del proyecto). El anticipo de gastos está destinado
única y exclusivamente a cubrir gastos del proyecto.

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El valor máximo que puede solicitarse o liquidarse por medio de este fondo es de Q,1500.00 (un
mil quinientos quetzales) por factura, si se excede este monto deberá cumplirse con lo
establecido en el Reglamento de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios Vigente.
En el reverso de cada factura cumplir con:

- Codificar contablemente:
Departamento: Proyecto BID,
Centro de Costo: 6068
# Cuenta Gasto: la que corresponda (en el formato de Liquidación se adjunta catálogo de
código y cuentas).
- Razón del Gasto: breve descripción del gasto.
- Autorizada por el Coordinador de la Región que corresponda.
La liquidación del Anticipo de fondos para gastos presentarla en el mes que se realiza el gasto en
las fechas indicadas según memorándum (adjunto) y el saldo no utilizado se deberá reembolsar a
la cuenta bancaria del Banco Industrial ANACAFE_FOMIN ATN/ME-15785-GU, número 092-
003144-0, antes del último día hábil del mes en el que se realizó el desembolso.
Los documentos a presentar en la liquidación son facturas contables vigentes autorizadas por la
SAT, emitidas a nombre de Asociación Nacional del Café con el respectivo número de NIT,
(verificar fecha de vencimiento de las mismas), sin tachones y/o alteradas, descripción del gasto
en forma clara, aprobada por el Coordinador Regional y acompañadas con informe de respaldo
del gasto, agenda y registro fotográfico (mínimo 2) del evento.
ACTIVIDADES A REALIZAR CON FONDOS DEL PROYECTO:

Los fondos se destinarán para cubrir únicamente gastos de eventos descritos en el Plan de
Adquisiciones, del proyecto “Competitividad y Financiamiento de la Caficultura en Guatemala”
que se desarrollarán en el interior de la república, siendo estos:
- Organización de Foros de Negocios en el Marco de las competencias regionales.

- Organización de Talleres de módulos de capacitación y temas varios relacionados con el
proyecto.
- Talleres rurales con productores para compartir experiencias en financiamiento de crédito
al sector café.
Gastos con fondos del proyecto:

- Alimentación, papelería (cuadernos, lapiceros, diplomas, material didáctico a utilizar en
las capacitaciones) y útiles (ej. insumos para catación, mantas promocionales) que tengan
relación con las actividades del proyecto.

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REGISTROS
Toda liquidación de gastos deberá ir acompañada de los documentos contables, informe
narrativo, agenda del evento y registro fotográfico, que son los medios de verificación de los
gastos realizados; esta información es de mucha utilidad para la línea base y marco lógico del
proyecto.
FORMATOS (anexo)
A. Cronograma de Actividades para Solicitud de fondos por mes:
Previo a iniciar con el proceso de capacitación, realizar foros e intercambio de experiencias
se deberá presentar el cronograma de actividades que se desarrollará mensualmente. Por
cada día de un evento se deberá llevar registro de asistencia e informe de la actividad.
El formato de Cronograma de Actividades con la proyección de gastos se debe entregar

junto con la Liquidación Anticipo de Gastos a la Coordinación del proyecto para que lo
revise y apruebe el mismo y realice el proceso para solicitar la transferencia de fondos.
A Cronograma de
Actividades BID FOMIN 18.2.19.xlsx
B. Liquidación Anticipo de Gastos:

Este formulario se debe acompañar con facturas e informes, presentar en el mes que se
entregó el Anticipo de Fondos para Gastos.
La liquidación de gastos deberá estar en concordancia con el formato A) Cronograma de

Actividades para Solicitud de fondos por mes, cualquier diferencia hacer la observación.
Para consignar la información: No de código, Componente, Partida de Gastos y descripción
del documento se incluye el catálogo en el anexo.
B Liquidación
Anticipo de Gastos BID FOMIN 18.2.19.xlsx
C. Informe de Actividad:
Este informe permitirá llevar registro por región y acumulado de los eventos realizados, que
servirá como medio para verificar el avance y cumplimiento de compromisos adquiridos
por Anacafé, alimentar la línea base del proyecto y cumplimiento del marco lógico.

3
D. Informe de Foro y/o Intercambio de Experiencias:
D Informe de Foro
Intercambio BID FOMIN 18.2.19.docx
E. Planilla de Asistencia:
En cada evento que se realice se deberá adjuntar la planilla de asistencia, tomar nota que
cada participante debe registrarse, en caso no pueda firmar colocar la huella digital.
La cantidad de tiempos de alimentación debe coincidir con la información de la planilla, en

caso se tenga diferencia indicar la razón en el documento.
Planilla de
Asistencia BID FOMIN 18.2.19.xlsx
Ingeniera Beatriz Moreno

Coordinadora de Proyecto

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- Economía: las adquisiciones se realizarán con austeridad de gasto, tiempo y medios,

ADMINISTRACION DE LOS FONDOS

El fondo asignado se determinará mensualmente de acuerdo al cronograma de eventos de

PROYECTO BID/FOMIN ATN/ME-15785-GU

En el reverso de cada factura cumplir con:

ACTIVIDADES A REALIZAR CON FONDOS DEL PROYECTO:

- Organización de Foros de Negocios en el Marco de las competencias regionales.

Gastos con fondos del proyecto:

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El formato de Cronograma de Actividades con la proyección de gastos se debe entregar

B. Liquidación Anticipo de Gastos:

La liquidación de gastos deberá estar en concordancia con el formato A) Cronograma de

PROYECTO BID/FOMIN ATN/ME-15785-GU

D. Informe de Foro y/o Intercambio de Experiencias:

La cantidad de tiempos de alimentación debe coincidir con la información de la planilla, en

Ingeniera Beatriz Moreno

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