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TALLER

1. ¿Cuál fue el aporte y las ventajas de la Norma ISO 15489 a la Gestión Documental

actual?

La norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los

requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas

que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos,

apoyando la política y los objetivos de la organización. La aparición de esta norma, y de otras

normas complementarias. La norma propone una metodología específica para diseñar e

implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los

instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y

seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la

mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de

los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir.

Ventajas

Preservar el valor probatorio de los documentos ante posibles litigios es un requisito que

debería contemplar cualquier organización

Realizar sus actividades de una manera más ordenada, eficaz y responsable

Prestar servicios de un modo coherente y equitativo

Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel

directivo

Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración

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Facilitarla ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización

Garantizar la continuidad en caso de catástrofe

Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades

archivísticas, auditoría y de supervisión

Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de los riesgos en

relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la

organización

Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y

las partes interesadas presentes y futuras

Otro aspecto fundamental es que la norma ISO 15489 se adapta fácilmente al modelo de

gestión por procesos ya que propone “la integración de la gestión de documentos en los

sistemas y los procesos de la organización

2. Cuáles son los beneficios de contar con un ECM en la entidad?

Implantar un Software de gestión documental de código abierto (ECM) (Enterprise Content

Management) garantizara la autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos

electrónicos a lo largo de todo su ciclo vital

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Beneficios:
• Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos

y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de

búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.

• Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación,

ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar,

imprimir, fotocopiar, buscar,…)

• Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las

mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más

fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los

clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el

proceso de archivado de los documentos físicos.

• Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes

maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma

eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los

procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la

empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además si estas tareas se

generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la

organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.

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• Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio

proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y

gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la

trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.

• Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya

trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados

para el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos a través del acceso controlado al

repositorio; también cumple con la normatividad, descripción y gestión de la documentación,

incluyendo la que ya es electrónica. (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301, Esquema

Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007)

• Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo

de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación

sensible o restringida con mayor razón. Un buen sistema de gestión documental, tiene las medidas

de solución antes estos riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.

• Movilidad. La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la

movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier

momento y en cualquier lugar. Y el mundo empresarial y documental tampoco escapa a esto, ya

que está plataforma está adaptada pudiendo acceder a los documentos desde cualquier dispositivo

que se conecte a la red.

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• Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. La existencia de esta

plataforma, y poder contar con ella dentro de la entidad, específicamente en la gestión documental,

hace saber que la información estará disponible durante todos los años de vida del documento a

salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en ese tiempo ya que asegurará el contenido

de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato con el que se

conservó.

3. Como pueden aportar los Workflot a las necesidades de la gestión documental?

El Workflot se concreta como un sistema de secuencia de tareas de un proceso, en este orden de

ideas creo todo depende de los procesos que existen en la entidad y la forma en la que se desee

automatizar, mejorar el flujo de vida de los documentos.

4. ¿Qué dependencias de la entidad deben asumir la responsabilidad respecto a la

gestión de los documentos electrónicos?

Todas las dependencias; una vez se conforme un grupo interdisciplinario que reúna como mínimo

expertos en calidad, gestión documental, con el fin de garantizar que el SGDEA se implemente,

mantenga y cumpla con la normatividad

5. Proponer a la luz de las lecturas: plantear cual es la manera correcta de una buena

práctica de la gestión documental para cada uno de los seis casos presentados

Caso 1: Entidad pierde información relevante:

Darle la importancia que merece la gestión documental

Si no se conservan los archivos se pierde la memoria colectiva

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Mobiliario y material correcto para archivar los documentos

Contar con recursos financieros

Factores Ambientales

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Título XI Conservación de

Documentos, artículo 46 “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un

sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”; y

del Acuerdo No 006 de 2014, “La implementación del Sistema Integrado de Conservación, tiene

como finalidad garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información,

independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos

tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad,

de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su periodo

de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.

El sistema de seguridad y acceso como un instrumento esencial de los procesos de la gestión

documental se fundamenta en su fiabilidad, razón por la cual ésta ha de estar convenientemente

documentada, mediante la realización de auditorías y el control de las incidencias que se puedan

producir en el SGD.
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Caso 2: Gerencia de Entidad pública no tiene acceso inmediato a los documentos de su

propia organización
Respuesta al caso:
Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de archivos

que están a disposición y del valor que representa para la entidad

CASO 3: Entidad invierte recursos en digitalización del Archivo Histórico sin realizar un
diagnóstico previo:
• Se digitalizan gran cantidad de documentos después de haberse realizado su trámite.

• En la digitalización no se tiene en cuenta la forma de clasificar ni de buscar los documentos.

Respuesta al caso:
Se debe realizar un diagnóstico previo y planificación en los procesos de archivo, en lo posible

crear una base de datos amplia y de fácil uso; donde se realice la digitalización de los documentos,

sin recurrir a archivos tangibles.

Reduciendo el espacio físico de las operaciones y generando una optimización de las tareas, se

genera además una reducción de costos de almacenamiento y reducción de tiempo de búsqueda

de los archivos. En lo posible cada oficina debe plantearse que documentación debe

obligatoriamente estar en formatos físicos y digitales.

CASO 4: Varias oficinas necesitan copia de un mismo documento:

• Se realizan varias copias de un original para su revisión por varias personas (existen estudios que

señalan hasta 15 copias del mismo documento).

• Los expedientes se engordan con copias de documentos que son responsabilidad de otras

dependencias y que no siempre se trasladan adecuadamente.

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Respuesta al caso:
En lo posible generar un archivo base digital, para no generar tanto formato imprimible, se genera

gastos operativos innecesarios como de papelería, copias etc; Si hay documentación que si

requiera obligatoriamente de su impresión, debe realizarse un proceso de elección en cada

oficina, donde se plantee su necesidad y uso; esta tarea dependerá del contexto y tareas que realice

la entidad en cuestión.

CASO 5: Ciudadano realiza una petición por e-mail que es atendida más lentamente que una
petición realizada por carta física:
• El ciudadano envía un correo electrónico solicitando información sobre un contrato.

• El correo electrónico se imprime para poder ser tramitado y archivado con posterioridad.

Respuesta al Caso:
En este caso se podrían plantear recomendaciones digitales para los encargados de las bases

de datos, donde simplemente se pueda realizar anotaciones, adiciones de peticiones o correos

electrónicos/físicos digitalizados y las observaciones en el archivo que se requiere, procediendo a

registrar las actividades históricas de dicho documento y contando son la información de los que

lo requirieron.

CASO 6: Ciudadano realiza dos trámites ante la misma Entidad y debe aportar la misma
documentación dos veces:
. Para el primer trámite se le solicita un cierto número de documentos en físico, los cuales

son digitalizados por la entidad.

• El segundo trámite se produce un tiempo después del primero y requiere los mismos

documentos que el trámite anterior.

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• El ciudadano debe aportar de nuevo los mismos documentos en físico.

Respuesta al caso:
En este caso, es muy importante plantear muy bien los documentos requeridos del ciudadano, su

digitalización y el uso apropiado de los mismos; como dice la lectura a veces se cae en errores

como la burocratización y rigurosidad; debemos ser un poco más concretos y selectivos; nuestra

tarea como archivistas y recuperadores de información debe ser más sencillo.

Por otra parte, se debe realizar un constante análisis de las funciones de nuestra oficina, para

platearse lo realmente importante, trámites, papelería, nuestros recursos, su funcionalidad optima

y las cualidades de los colaboradores; la adaptabilidad con visión al cambio.

Gracias:

MARTHA PATRICIA ESPINOSA

Contratista