LIBROS DE CONTABILIDAD

¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son archivos o documentos donde se registra
la información financiera y económica de una empresa. Esto abarca todas
operaciones realizadas durante un periodo de tiempo determinado.
Su principal función es llevar registros contables de manera ordenada y
cronológica. Además, permiten extraer información financiera específica de la
empresa, a fin de conocer el balance general en algún momento determinado. O
incluso para fines de tramitaciones ante las entidades del Estado que
correspondan.
Los libros contables deben presentarse de manera periódica ante las instituciones
mercantiles correspondientes para su legalización y en la mayoría de los casos
deben ser conservados durante 6 años o más.

Características de los libros contables

Entre las características más destacables de los libros contables, se encuentran
las siguientes:

 Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

 Registran información contable y financiera pertinente.
 Se compone por anotaciones que se llaman asientos contables. Estos
se realizan en orden cronológico.
 La información se asienta de manera sistemática.
 Tienen carácter legal.
 En la actualidad pueden llevarse en papel o en forma digital.

Tipos de libros contables

Los libros contables se clasifican de acuerdo a su obligatoriedad, estos pueden ser
obligatorios o voluntarios.
Libros contables obligatorios

La obligatoriedad para el llevado de los libros contables de las entidades y

empresas tienen como referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable
anterior y la UIT vigente en el ejercicio en curso. Asimismo, los perceptores de
rentas de tercera categoría que inicien actividades generadoras de estas rentas en
el transcurso del ejercicio, considerarán los ingresos que estimen obtener en el
ejercicio.

La cantidad de libros obligados a llevar, se determina en base al régimen tributario

a que se encuentra la entidad o la empresa y en el caso de estar comprendido en
el régimen general en base al volumen de los ingresos anuales que esta tenga.

En el Régimen tributario denominado Nuevo RUS, no es obligatorio llevar libros ni

registros contables.

En el Régimen Especial de Renta-RER y el Régimen General de Renta, la

obligación se resume como sigue:

 
Régimen Tributario Libros que se llevan
Régimen Especial de Registro de Compras y Registro de Ventas
Renta-RER
Régimen General de Volumen de Ingresos Libros obligados a llevar
Renta brutos anuales
  Hasta 300 UIT -Registro de Compras
-Registro de Ventas
-Libro Diario Simplificado
Más de 300 UIT hasta Diario;Mayor; Registro de
500 UIT Compras y Registro de
Ventas,
Más de 500 UIT hasta Libro de Inventario y
1,700 UIT Balances; Diario;Mayor;
Registro de Compras y Reg.
De Ventas
Más de 1,700 UIT Contabilidad Completa
 
IMPORTANTE:
Además de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta, las empresas se
encuentran adicionalmente obligadas a llevar en caso les corresponda, los
siguientes libros o registros: 
 

Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley del

Impuesto a la Renta:

   Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto

a la Renta.
   Registro de Activos Fijos.
   Registro de Costos.
   Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
   Registro de Inventario Permanente Valorizado.

Importancia de los libros contables

Los libros contables desempeñan un papel esencial en la gestión de cualquier
organización. Pues, su correcto uso permite tomar decisiones financieras
oportunas. Estos permiten llevar a cabo una estructura y orden en las finanzas y
son el fundamento de la contabilidad de una empresa.
Los registros contables son esenciales cuando de determinar la rentabilidad de
una organización. Estos gracias que permiten medir la cantidad de dinero que
entra y que sale y definir las deudas existentes.
Además, los libros contables, reúnen ordenadamente toda la información referente
a la situación financiera de la empresa. Así, favorecen la toma de
decisiones acertadas y propicias para
mantener la estabilidad y crecimiento de la empresa. O por definir los correctivos
que sean necesarios para corregir el rumbo.

Libros y Registros Tributarios

La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas referidas a los
libros y registros contables y los vinculados a aspectos tributarios, obligados a
llevar en el caso de entidades y empresas que generan rentas empresariales o de
tercera categoría.

En efecto mediante Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT se

regula esta obligación para las empresas y también para personas naturales
afectas a rentas por las que deben llevar un Libro para el  registro de sus ingresos
por rentas de segunda o cuarta categoría según el caso.

La regulación de la SUNAT incluye:

El procedimiento para la autorización de los libros.
 La forma en la cual deberán ser llevados.
 Los plazos máximos de atraso.
 Cómo se comunica los casos de pérdida o destrucción de los mismos.

En nuestro país, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y

registros vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros
impresos, sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisión
electrónica este último que puede ser llevado desde los sistemas del propio
contribuyente utilizando el Programa de Libros Electrónicos-PLE o el
Sistema de Libros Electrónicos- SLE Portal desde los sistemas de la
sUNAT, tal como se resume en el siguiente gráfico.

En el sistema  manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su

llevado es a manuscrito y se legalizan antes de usarlos.
En el sistema computarizado; la información contable se ingresa apoyada en un
software contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada
libro y registro.
En el Programa de Libros Electrónicos-PLE, los libros se generan desde los
sistemas del contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que
permite generar un  resumen de toda la información contable y obtener una
constancia de recepción por parte de la SUNAT, respecto de cada libro.
En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus
libros desde el portal de la SUNAT y su afiliación y generación de los libros es
voluntaria.

Llevado de Libros - Forma Manual y Sistema Computarizado

Legalización de los Libros  

Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera

hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las
mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso
cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Oportunidad de la Legalización

Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean
llevados en hojas sueltas o continuas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma

denominación, se deberá tener en cuenta:

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha

concluido con el anterior, con la presentación del libro o registro anterior concluido
o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último
folio del mencionado libro o registro.

1. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o

continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro
o registro anterior.
2. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u
otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese
efecto.
Empaste de los Libros y Registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas
sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio
gravable.

 Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal
efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera
visible.
 Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una
misma denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán emplearse
para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.

Conservación y comunicación de pérdida o destrucción de los libros

Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito,

lo siguiente: 

Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica.

 Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que

constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que
estén relacionadas con ellas.

En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la

SUNAT, en un plazo de 15 días hábiles, los casos en que ocurra la pérdida
o destrucción por siniestro, asaltos y otros, de los libros y  registros.

En  todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad
policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia
de los hechos, debiéndose presentar la citada documentación en la Mesa de
Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT

Plazo para rehacer los libros contables

El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción.
Por razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga.

Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente

hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al
cómputo del plazo para rehacer los libros.

04. Llevado de Libros – Formas Electrónicas

Los Libros Electrónicos

Hay dos formas o sistemas para llevar los Libros Electrónicos: desde el portal de
la SUNAT, llamado  SLE Portal y el segundo llamado Sistema PLE o Programa de
Libros Electrónicos que se realiza desde los sistemas del contribuyente.

Es muy importante  tomar conciencia, que hay libros electrónicos que ya son
obligatorios para el universo de empresas de mayores ingresos en sus ventas
(Registro de compras y de Ventas)  y gradualmente seguirá aumentando la
cantidad de usuarios obligados y sólo en casos de ingresos pequeños, esta forma
de llevado electrónica será voluntaria y la podrán alternar con las otras dos
formas: manual o computarizada.

A partir de enero de 2016, los usuarios de los sistemas de Libros

electrónicos se sujetan al siguiente cronograma de aplicación:

Primer segmento: Los Principales Contribuyentes Nacionales incorporados

por la SUNAT al sistema electrónico

  Registro de Ventas y Fecha de

Desde Enero de 2013
Registro de Compras
  Inicio de

Libros Diario y Mayor uso Desde Junio de  2013

Libros de Inventarios y Desde Enero de 2016

Libros balances, Registro de (El llevado es anual)
costos y Registro de
 activos fijos

Registro de
Consignaciones, Libro de
Desde Enero de 2016
Inventario Permanente de
Obligatorios ( El llevado es
Unidades Físicas y Libro
mensual)
de forma de Inventario Permanente
valorizado
Electrónica

  

Segundo segmento: Resto de contribuyentes ( Medianos y Pequeños

Contribuyentes)

OBLIGADOS a llevar de forma electrónica el Registros de Compras y el

Registro de Ventas, según volumen de ingresos se sujetan al siguiente
cronograma :

Registros obligatorios
Volumen de ingresos Fecha de inicio de uso
de forma electrónica

  Ingresos mayores a 500

UIT (S/ 1 825,000 ) entre
Registro de Compras y Desde enero de 2014
los meses de julio 2012 a
Registro de Ventas
junio 2013

Ingresos mayores a 150 Desde enero de 2015

UIT (S/570,000) entre los
meses de enero a
diciembre de 2014
 Ingresos mayores a 75
UIT (S/ 288,750) entre
Desde enero de 2016
los meses de enero a
diciembre de 2015

Tercer segmento 

Los contribuyentes, afiliados al Programa de Libros Electrónicos (PLE) o los que

generen sus libros ( Generadores ) desde el portal de la SUNAT, podrán llevar de
forma VOLUNTARIA, el Registro de Ventas y Registro de Compras.

05. Atraso en Libros - Físicos y Electrónicos

Los plazos máximos de atraso de los Libros y Registros vinculados a asuntos

tributarios se encuentran establecidos en el Anexo 2 de la Resolución de
Superintendencia N° 234-2006-SUNAT y normas modificatorias.

Plazos especiales

Los plazos son los mismos para el llevado de los libros bajo cualquier modalidad
incluidos los libros electrónicos, excepto el Registro de Compras y el Registro
de Ventas e Ingresos.

Igualmente hay un plazo máximo de atraso permitido para el  Registro de

Inventario permanente valorizado que tiene un plazo especial dispuesto por  la
Resolución de Superintendencia N° 169-2015/SUNAT del 26-06-2015 que ha
sustituido los plazos de atraso como sigue:

Acto o circunstancia que

Máximo de
determina el inicio del plazo
atraso Forma de llevado
para el máximo de atraso
permitido
permitido.
  Para los que llevan el 3 meses, que se cuentan desde
Tres meses Registro de forma el primer día hábil del mes
   siguiente de realizadas las
manual o usando hojas
  operaciones relacionadas con
sueltas o continuas
  la entrada y salida de bienes.
3 meses, que se cuentan desde
el primer día hábil del mes
Para los que llevan el
  siguiente al semestre de
libro de manera
Tres meses realizadas las operaciones
electrónica
relacionadas con la entrada o
salida de bienes.
 

Nota: Los Registros de Ventas e Ingresos (Electrónico) y Registro de

Compras (Electrónico), se sujetan a plazos máximos de atraso que
especialmente disponga la SUNAT mediante  Resolución de Superintendencia.

06. Novedades sobre los Libros Electrónicos para el ejercicio 2016

Mediante las Resoluciones de Superintendencia N° 169-2015/SUNAT y la N° 361-

2015/SUNAT, entró en vigencia desde el  1 de enero de 2016 algunos cambios
sobre el llevado de los libros electrónicos, y otros desde el 09 de febrero de 2016.

El resumen es el siguiente:

1. Se aprueba nueva versión 5.0.0 del PLE-Programa de Libros Electrónicos,

el que estará a disposición de los contribuyentes y será de uso obligatorio
desde el 09 de febrero de 2016. Antes de esa fecha se continúa utilizando
el PLE versión 4.0.
2. Los PRINCIPALES CONTRIBUYENTES pertenecientes a la Intendencia de
Principales Contribuyentes Nacionales, tienen la obligación de llevar de
forma electrónica a partir de enero de 2016, los libros de Inventarios y
Balances, Registro de Activos Fijos, Registro de Consignaciones, Registro
de Costos, Registro de Inventario permanente en unidades físicas y
Registro de Inventario permanente valorizado, siempre que se encuentren
obligados a llevarlos de acuerdo con las normas de la ley del impuesto a la
 renta y sus ingresos brutos en el ejercicio anterior sean iguales o mayores a
3,000 UIT ( S/ 11 550,000)
3. Los PRINCIPALES CONTRIBUYENTES indicados en el punto
anterior, tienen la obligación de llevar el registro de inventario
permanente valorizado electrónico, deben hacerlo a partir del 1 de enero
de 2016, registrando de manera semestral toda la información del ejercicio.
4. Los contribuyentes obligados a llevar el Registro Auxiliar de
Adquisiciones, se encuentran exceptuados de llevarlo, cuando la
información que se solicita en este, se registre en el Registro de compras
electrónico.
5. El Registro de  Compras y el Registro de Ventas se generan de forma
conjunta a partir del 09 de febrero de 2016.
6. Respecto al Libro de Caja y Bancos, el generador (empresa que ha optado
por afiliarse al sistema ) de Libros Electrónicos se encuentra exceptuado de
llevar el libro Caja Bancos, siempre que su información se encuentre
contenida en el libro diario o en el libro mayor según corresponda.
7. Respecto al Libro mayor , el generador (empresa que ha optado por
afiliarse al sistema o que es incorporado a este por la SUNAT) que  se
encuentre obligado a llevar este libro o lo lleve de manera voluntaria, puede
optar por no llevarlo si lleva el libro diario de manera electrónica..
8. El generador puede cambiar el llevado de los registros electrónicos al SLE-
PLE al generar en el mismo el registro de compras y el registro de ventas
interno. El cambio  de sistema se produce con la generación conjunta de
ambos registros en el SLE-PLE.