BERENICE BEDOYA

JUAN DAVID SALDARRIAGA

SINDY ALEXANDRA ROMAN CARMONA

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE – ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

APLICACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC – 185

1. Según la GTC 185 del ICONTEC, expliquen cómo es el encabezado, el saludo, la despedida,
el estilo de redacción y funciones de los siguientes documentos:

Carta.
Memorando.
Circular.
Acta.
Correo electrónico.
Informe ejecutivo.

CARTA

Encabezado: Se compone del código, el lugar de origen y fecha de elaboración, el destinatario

debe dirigirse de manera personalizada, la denominación o título académico en la primera
interlínea libre, nombre de destinatario en la segunda interlínea, el cargo, la organización,
dirección, nombre del lugar de origen, el país y el asunto de la carta.
Ejemplo:

Medellín, 30 mayo de 2019

Señor
LIONISO BUSTAMANTE
Jefe de logística
La Tapa Arterias S.A.

Carrera 44ª N° 30c -35

Medellín Antioquía

Asunto: Capacitación manipulación de alimentos

El saludo: Se escribe a una o dos interlíneas después del asunto.

Ejemplo:
Pláceme saludarlo, señor Bustamante.

La despedida: Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto.

Ejemplo:
Sin más por el momento, le agradezco de antemano.

Estilo de redacción: Para redactar una carta se recomienda tratar un solo tema y distribuir
el texto de acuerdo con su extensión, de forma clara, precisa y concreta.
Se debe redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular
o plural, usando un trato respetuoso y cortés.

Funciones: La carta tiene como objetivo informar sobre un hecho, expresar necesidades,
hacer solicitudes, aclarar una situación, reiterar una información, o dar respuesta a una
comunicación recibida.

MEMORANDO

Encabezado: Se ubica en la margen superior la denominación del documento, el código, la fecha,

el encabezamiento (destinatario, remitente), destinatario y remitente con mayúscula inicial, el
asunto del memorando.
Ejemplo:

MEMORANDO

GT-OO3

Medellín, 30 de mayo de 2019

PARA: Señora Patricia Carvajal, Directora

DE: Pablo Múnera Rojas, Gerente general

ASUNTO: Llamado de atención

Texto: Se escribe de dos interlíneas libres del asunto, el saludo está incluido en el primer párrafo.

La despedida: Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres de texto, su ubicación varía
según el estilo elegido.
Ejemplo:

Atentamente,

Remitente y firmas responsables: Se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas
libres de la despedida.
Ejemplo:
PABLO MÚNERA ROJAS
Director General

Estilo de redacción: Para redactar un memorando se recomienda utilizar los formatos

normalizados en los manuales de cada organización, teniendo en cuenta que la redacción debe ser
de manera clara, breve y directa. Usar un solo tema por comunicado.

Funciones: El memorando tiene como función informar sobre un hecho de manera breve,
expresar necesidades, hacer requerimientos, regular o aclarar una situación, dar respuesta a una
comunicación recibida, impugnar o corregir una situación, hacer llamado de atención, entre otros.

CIRCULAR
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto internas como externamente.
Encabezado: De cero a una interlínea libre de la zona 1, se escribe la palabra circular, en
mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.
Seguido del código a dos interlíneas libres del encabezado, el lugar de origen y fecha de
elaboración, el encabezamiento y destinatarios y el asunto. Ejemplo:

CIRCULAR 009

DC 76

Medellín, 6 de junio de 2019

PARA TODOS LOS ESTUDIANTES

ASUNTO: Programación horario

El saludo: Se incluye al inicio del texto.

Ejemplo:
Estimados alumnos,

El Texto: Se inicia de dos a tres interlíneas después del asunto, se escribe a interlineación sencilla y
cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre.

La despedida: Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.

Ejemplo:
Agradecemos su atención,
Estilo de redacción: Al redactar la circular se debe tener en cuenta que el texto se debe iniciar y
finalizar con una frase de cortesía, tratar un solo tema de manera clara y concisa, emplear un
estilo gramatical natural y sencillo de manera respetuosa y cortes, utilizar los formatos
normalizados en el manual de cada organización y distribuir el texto de acuerdo a su extensión.

Funciones: La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter
general. La circular con carácter interno se utiliza para informar políticas, lineamientos,
disposiciones y normas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos
productos o servicios, entre otros.

ACTA
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su
creación.
Encabezado: Está conformado por el título del nombre del grupo reunido, centrado a una o dos
interlíneas del margen superior. Seguida por la denominación del documento y numero
consecutivo que le corresponda, el encabezamiento que está conformado por fecha, hora, lugar,
asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Ejemplo:

REUNIÓN DE COMITÉ

ACTA 02

FECHA: Medellín, 05 de junio de 2019

HORA: de las 13:00 horas a las 15:00 horas

LUGAR: sala de juntas

ASISTENTES: Natalia Gómez, presidente

Yeny Zapata, Vicepresidente
Jorge Zuluaga, Administrador
Sofía Bernal, Secretaria
Geraldine Aguirre, gerente
Tomás Acevedo, tesorero

INVITADOS: María Eugenia Escobar, directora

AUSENTES: María Lozano, secretaria (sin excusas)

ORDEN DEL DÍA

Desarrollo: Contra el margen izquierdo, se debe poner en mayúscula sostenida seguida de dos
puntos. Se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.
La primera actividad debe ser la verificación del quórum, la segunda debe ser la discusión, y
aprobación del acta anterior, donde se indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que
se presenten. Generalmente, la última actividad corresponde a las proposiciones y varios.
Ejemplo:

DESARROLLO:

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el acta 011 de la reunión del 3 de noviembre de 2018, la cual fue aprobada sin
modificaciones.

Acta 012
Reunión ordinaria de comité de convivencia

Compromisos: Se recomienda el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o

compromisos asumidos en la reunión, especificando el número de acta, actividades, compromisos
o tareas, responsables, fecha límite de realización y observaciones.
Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula
sostenida, con el lugar, la fecha, la dirección y hora de la próxima reunión. Ejemplo:

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 20 de agosto de 2019, a

las 14:00 horas

Firmas, nombres y cargos: El nombre completo de los firmantes se escribe en mayúscula

sostenida o con mayúscula inicial. Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se
reparten de manera de que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le
sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.
Estilo de redacción: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe
aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión, deben redactarse en tiempo
pasado, excepto las de descargo.
Los párrafos deben ser concisos y claros, no se deben iniciar con gerundio. Se recomienda no
redactarlas con lenguaje telegráfico, cuidar la ortografía y signos de puntuación.
La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Funciones: Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o
situación específica.
CORREO ELÉCTRONICO

El encabezado: De, Informa a los receptores quien es el remitente del mensaje, Para, indica la
dirección del destinatario, Asunto, es el resumen de una idea, por adelantado, de lo tratado en el
correo. Ejemplo:

De: alexandraroman2596@gmail.com
Para: juanmontoya0531@gmail.com
Asunto: Informe sobre la drogadicción.

Cuerpo del texto: Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal.
Estilo de redacción: Se sugiere escribir el mensaje teniendo en cuenta las reglas básicas de la
ortografía, se aconseja agregar una firma al final de cualquier mensaje, aunque solo sea el
nombre. También se puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la
extensión, entre otros.
Funciones: El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o
más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la internet. Se utiliza para enviar archivos
adjuntos como cartas, circulares, y cualquier otro documento que sea necesario para la
sustentación del contenido.

INFORME EJECUTIVO

El encabezado: Este compuesto por razón social, dependencia, código, titulo, lugar y origen de
fecha de elaboración. Ejemplo:

Departamento de Recursos Humanos DC- 37

FALTA DE MÁQUINARIA PARA LOS TRABAJADORES

Fecha: Medellín, 05 de junio de 2019

ELABORADO POR: Jaime Humberto Correa

Yamile Zapata Escudero

Estilo de redacción: Se recomienda que el resumen incluya encabezamiento, autoría del resumen
ejecutivo, objetivos, numerales o temas, conclusiones y recomendación y firma.
Funciones: Este tipo de informe se usa para informar sobre un evento organizacional, reportar
eventos extraordinarios, presentar resumen de un proceso de evolución y certificación, elaborar
un resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), entre otros.

2. Teniendo en cuenta las indicaciones de la guía técnica, expliquen:

a. ¿Cómo deben ser los tratamientos para hombres y mujeres en los encabezados y
en los saludos de los documentos?
Se recomienda que el tratamiento sea respetuoso y cortes, con mayúscula inicial. Ejemplo:
Señor, Señora, Doctor, Doctora, Licenciado.
El saludo se utiliza precedido del título, para las damas, el nombre sencillo compuesto,
según aparece en el destinatario. Para los caballeros, los apellidos.
Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de
coma; si el saludo es extenso, se recomienda que la despedida termine en punto.
El uso de Estimado o Apreciado señor se hace solamente para personas de confianza.

b. ¿Qué otro tipo de despedidas pueden implementarse en los documentos que se

escriben, según las opciones propuestas?
La despedida es una expresión de cortesía que se presentan en dos alternativas.
Despedidas breves seguidas de coma:
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente,
Frases de cortesía terminada en punto:
Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta una nueva comunicación.

c. ¿Cómo deben escribirse los datos o números dentro de los documentos

empresariales?
Años: Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni
punto. Ejemplo: 2019
Cantidades, cifras y otras expresiones numéricas: Las cantidades del uno al nueve se
escriben en letras, del 10 en adelante, en cifras.
Cantidades en letras: Cuando sea necesario, se debe tener en cuenta que desde el
dieciséis al veintinueve se escribe en una sola palabra y del treinta y uno en adelante se
escriben en tres palabras. Ejemplo: Diecisiete, treinta y cinco.
Cifras que representan dinero: Las unidades de mil se separan con puntos. Los decimales
se separan con coma. Ejemplo: 760.400,00 – 843,50
 Cifras en documentos legales: Siempre se debe escribir los números en letras y en cifras,
la cifra se debe expresar, primero en números y luego en letras que se escriben entre
paréntesis, lo cual debe conservarse a través de todo el documento.
Números telefónicos: Se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre
paréntesis. Ejemplo: Teléfono (91) 250 20 39
Documentos de identificación: Se escriben separando las cifras en grupos.
Cedula de ciudadanía C.C. 32.401.265
Grados, porcentajes y proporciones: Siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores
que 10. Ejemplo: Para grados 5°, para porcentajes 35%, para escala 1:1000.

d. ¿Cómo deben escribirse las fechas dentro de los documentos empresariales?

Fechas completas: Se representan en orden de día, mes y año. Los primeros nueves días
del mes se escriben sin cero antes.
Ejemplo; 9 de enero de 2006
Fechas abreviadas: Se representan en forma de año con los cuatro dígitos, mes y día. Solo
se usa para indicar el momento en que se escribe el documento, también en formatos
contables y financieros.
Ejemplo: 2008-08-30

e. ¿Cómo debe hacerse referencia a un horario, dentro de una comunicación

empresarial?
Hora: Está basada en el sistema internacional 24 horas y después de la cifra se escribe la
palabra horas.
Ejemplo: El refrigerio se sirve a las 13.00 horas.

3. Teniendo en cuenta el documento de apoyo, elaboren un ejemplo sencillo de una carta,

memorando o circular; teniendo en cuenta los parámetros para su elaboración (estilo de
redacción y tratamientos, saludos y despedidas).
Medellín, 30 mayo de 2019

Señor
VÁZQUEZ ALBERTO
Jefe de Logística
La Tapa Arterias S.A.

Carrera 44ª N° 30c -35

Medellín Antioquía

Asunto: Trámite de currículo

Pláceme saludarlo, señor Vázquez

A través de este medio, se le notifica que después de haber escuchado sus grabaciones y ejemplos,
se le considera apto para realizar el trabajo de locutor y dar voz al programa “Caminando con las
Letras”.

Su candidatura fue seleccionada sobre más de 540 candidatos, lo cual ha establecido un

precedente que mejorará su hoja de vida e historial laboral dentro de esta empresa.

Se le espera en nuestras instalaciones para firmar su contrato y comenzar con su trabajo.

Saludos cordiales.

MARÍA EUGENIA ZAPATA ESCUDERO

Directora