GUIA DIDACTICA DE EXCEL 2007/2010

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Alinear rotulos

En muchas ocasiones nos es imprescindible modificar el formato de nuestra hoja de

calculo o cualquier contenido de esta por ello Excel nos da la opción de poder cambiar las
características de sus columnas, filas …

Comenzaremos con la alineación de rotulos para ello lo primero que tenemos que hacer
es seleccionar la o las celdas que vamos a cambiar. Una vez la selección nos vamos a la
pestaña Inicio > Celdas > Formato > Formato de celdas (del desplegable).

Tras esto, nos aparecerá en pantalla otro cuadro de dialogo en el cual tendremos que
pichar en la pestaña Alineacion y ahí seleccionar la alineación que queremos en nuestras
celdas. Tambien podemos llegar a la ventana de formato de celdas haciendo click en el
botón derecho del raton estando encima de la o las celdas.
Dentro de Alineacion > Horizontal, podemos encontrar:

General: coloca los rotulos a la izquierda y los números a la derecha.

Izquierda, centrar y derecha: se obtienen los mismos resultados que pulsando en los
iconos de alineación del menú párrafo, en la barra de herramientas.

Rellenar: rellena toda la celda con el mismo contenido

Justificar: coloca el texto en las celdas para que quede completamente justificado tanto
en el margen izquierdo como en el derecho.

Centrar en la selección: el programa centrara el rotulo indicado como titulo de la hoja en

el extremo izquierdo de este rango.

En Alineación > Vertical, encontramos: Superior, centrar, justificar, inferior y

distribuido.

En el cuadro de dialogo, además de poder alinear el texto podemos controlarlo gracias a

unas opciones: Ajustar texto, Reducir hasta ajustar (reduce el tamaño de letra para que
el contenido se muestre en ella únicamente) y  Combinar celdas.

Relleno rápido de un rango de celdas

excel, serie, numeros, incremento, rellenar

En anteriores tutoriales ya conocimos la opcion que tiene excel de rellenar celdas con una
sucesion de palabras o numeros continua sin la necesidad de que los escribamos,
simplemente usando su rellenador de celdas que podemos clickear en la esquina inferior
derecha de cada celda y aparece dibujado con forma de cruz negra.

Ahora vamos a aprender como se hace utilizando el boton de Rellenar, situado en la

barra de menú > inicio. Vemos que al desplegarlo nos proporciona distintas opciones
para rellenar nuestra hoja, bien lo podemos hacer hacia abajo (Ctrl+J), hacia la derecha
(Ctrl+D), hacia arriba o hacia la izquierda, utilizando estos botones el resultado será el
mismo que con la herramienta de relleno antes citada.
 

Tambien es posible que queramos crear una serie de numeros que no sean seguidos, es
decir, que haya un incremento de numeros entre uno y otro. Esto lo podemos hacer
desplegando las opciones de boton Rellenar, y clickeando en la opcion Series, con lo
que se nos abrira un menú en pantalla donde podremos elegir las opciones que mas nos
convengan: series en columas o filas y con tipo: lineal, geometrica, cronologica o
autorelleno; tambien podemos especificar el incremento de numeros y el limite de los
mismos.
En este caso hemos partido del 1 y hemos marcado un incremento de 5 unidades, pero
podremos incrementar en numero tanto como queramos.

TAGS: excel, serie, numeros, incremento, rellenar

2011
26
ABR
Revisión Ortografica en Excel
excel, acentos, escribir, correción

Una de las cosas que tenemos que tener en cuenta siempre que trabajemos con el
ordenador y programas donde escribimos rápido, son las faltas de ortografía, ya que son
muchas las ocasiones en las que por las prisas y la acumulación de datos nos
equivocamos y erramos al escribir. Por ello, en la mayoría de los programas podemos
encontrar una herramienta de corrección de textos, la cual recomiendo usar antes de
entregar algún trabajo o imprimirlo.

Excel, que no iba a ser una excepción, por lo que contiene esta herramienta en la barra
superior > Revisar > Ortografía o pulsando la tecla F7.

 
En el cuadro de dialogo que aparece podemos cambiar las palabras que el programa
considera errónea por otra palabra que el mismo nos propone. Cambiar todas, es decir,
el programa cambiara la palabra todas las veces que aparezca en nuestra hoja de trabajo.
Omitir una vez, si consideramos que esa palabra no es errónea u Omitir todas, si
queremos ignorar el error que Excel considera en toda la hoja de trabajo.
Autocorrección, el programa añadirá la palabra mal escrita a una lista de autocorrección
de forma que cada vez que la incluyamos en la hoja de trabajo Excel la corregirá
automáticamente.

Cuando hayamos terminado la revisión nos aparecera una ventana en pantalla con la
confirmación de lo mismo.

TAGS: excel, acentos, escribir, correción

2011
19
ABR
Eliminar una celda, fila o columna
excel, borrar, reemplazar

Al igual que en muchas ocasiones necesitamos incluir una celda, fila o columna en
nuestra hoja de trabajo de excel, tambien puede suceder que necesitemos eliminarlo, es
decir, no solo necesitamos borrar el contenido de una celda, fila o columna (para ello tan
solo necesitamos usar el boton de borrar o el de suprimir de nuestro teclado) sino
eliminar estas por completo. Cuando hagamos algo asi, el resto de celdas se desplazaran
ocupando el espacio dejado por las que hemos eliminado.

Para eliminar dichos elementos podemos recurrir a dos metodos distintos, al igual que
pasaba cuando necesitamos incluirlos. Uno de ellos seria irnos hasta el boton Eliminar,
situado en la barra de menu > inicio y elegir la opcion que nos convenga.

Pero tambien podemos, clickear en la celda correspondiente con el boton derecho y

seleccionar nuestra opcion desde el pequeño menu que se abrira en pantalla.
Una vez clickeado el resultado seráel siguiente. Recordad que el resto de celdas
reemplazaran el sitio de las anteriores moviendose hacia la izquierda.
TAGS: excel, borrar, reemplazar

2011
19
ABR
Nombrar a un rango
excel, renombrar, cambiar nombre, buscar, facil

Con Excel podemos asignar nombres a sus rangos para poder utilizarlos en los comandos
y formulas y así poder trabajar con más soltura usando parámetros y nombres creados
por nosotros mismos, ahorraremos tiempo y facilitaremos nuestro trabajo a la hora de
interpretar formulas.

Podemos asignarle un nombre a un rango de dos formas distintas:

Primero tenemos que seleccionar la celda a la cual le queremos dar el nombre.

Bien con el botón derecho para extraer la ventana de opciones de la celda y pulsaremos
asignar nombre a un rango.

 
 

O bien, en la barra de opciones Fórmulas > Administrador de nombres > Asignar

nombre a un rango

En el cuadro en el que podremos nombrar la celda, también podemos incluir el ámbito

donde se aplicara el nombre (si a todo el libro o a una página de este en concreto),
comentarios que se pueden introducir y si el nombre hace referencia a una serie de
celdas.

TAGS: excel, renombrar, cambiar nombre, buscar, facil

2011
12
ABR
Insertar una celda, fila o columna
excel, crear, añadir, datos
En algunas ocasiones necesitaremos insertar una celda, fila o columna en nuestra hoja de
calculo. Sin conocer mucho el programa lo que se nos puede venir a la mente seria copiar
todos nuestros datos de las celdas y pegarlos una columna o fila más abajo para obtener
un espacio libre donde lo necesitáramos, pero este método además de trabajoso nos
puede resultar mas complicado si necesitamos un espacio libre entre varias celdas.

Por ello lo mejor para estos casos es incluir una fila o columna en blanco donde nos sea
necesario, para ello tenemos que seguir los siguientes pasos:

Debemos primero seleccionar la celda donde queremos que se incluya la nueva fila o
columna, clikeamos el botón derecho del ratón y la opción Insertar entonces nos
aparecerá un menú en el cual tendremos que elegir la opción que queremos.

También existe la opción de incluirlo pinchando en el botón que se encuentra en la barra

de menú > Inicio > Insertar situado en la parte superior derecha de la pantalla.

 
Al incluir esta nueva, todo se desplazara una posición hacia abajo, incluida la que hemos
seleccionado.

Si lo hicieramos con una columna el resultado seria este:

 
 

TAGS: excel, crear, añadir, datos

2011
12
ABR
Buscar datos
excel, busqueda, palabras clave
Como en la mayoría de los programas, en Excel, podemos buscar y sustituir unos datos
por otros cuando queramos, para ello además de poder realizarlo de una manera manual
existe una herramienta destinada a ello. Situada en la barra de herramientas Inicio >
Modificar > Buscar y seleccionar (un icono con forma de prismáticos)

En el cuadro de búsqueda tenemos que introducir la palabra o frase que deseamos

encontrar en la hoja o libro, puesto que tenemos la opción de elegir a donde queremos
buscarlo, además de elegir muchos mas parámetros para encontrar lo que deseamos más
fácilmente (si desplegamos el botón opciones).

TAGS: excel, busqueda, palabras clave

2011
15
MAR
Trabajando con varias hojas
excel, total, suma, formula, automatica

Una de las ventajas de Excel es que podemos trabajar en distintas hojas, tal y como si
tuvieramos un libro de cuentas físicamente, y podemos usar fórmulas y funciones con
referencias a otras hojas, de modo que estén relacionadas entre si e interactuar con sus
datos.

De ahí que al trabajar con varias hojas podamos incluir formulas que estén formadas
por las distintas hojas del libro, ahora vamos a realizar una suma con cantidades que
se encuentran en distintas hojas.

Antes de realizar la formula vamos a copiar los datos de nuestra segunda  hoja a una
tercera (utilizaremos una lista de 4 nombres de personas con diferentes cantidades, en la
primera hoja serán unos datos numéricos y en la segunda hoja otros diferentes). En esta
tercera pondremos la palabra TOTAL para nombrarle y  también dentro del libro en la
casilla B1 para identificar los datos.

En la hoja TOTAL borraremos todos los datos numéricos que siguen a los nombres, ya
que ahí situaremos el resultado de la formula que vamos a realizar y en la celda B3
escribiremos =
Tras esto nos trasladamos a la hoja1 (Enero-Abril) , pulsamos en la celda B3 (aparecerá
en la barra de formulas) y pulsamos el símbolo +
Seguidamente iremos a la hoja 2, (Mayo-Agosto) y pulsaremos la celda B3. Cuando
pulsemos la tecla ENTER aparecerá el resultado en la celda B3 de la hoja Total.
Si queremos que la formula se realice con toda la columna de datos tan solo tenemos que
utilizar el controlador de relleno, que se sitúa en la esquina inferior derecha de la celda y
llevar el cursor hasta la ultima   celda de la columna.
TAGS: excel, total, suma, formula, automatica

2011
08
MAR
Division de calculos en Excel
excel, dividir, sumas, celdas, funcion

Una vez realizadas sumas en nuestros libros (con la opción autosuma, por ejemplo), otra
de las operaciones que se suelen hacer abitualmente son las divisiones, para explicar un
método fácil y rapido vamos a utilizar la misma tabla de ejemplo que usamos para las
sumas, una tabla de gastos mensuales en un hogar cualquiera.

Bajo la celda de Total, escribiremos una con las palabras Gasto diario que es lo que
vamos a calcular.
Para realizar la operacion primero debemos situar el indicador en la celda donde
queremos obtener el resultado, tras este paso debemos escribir en el cuadro de fórmulas
el simbolo =  despues haremos click en la casilla donde este la cifra a dividir (en este caso
B11) y escribiremos / y tras este el numero por el que queremos dividir la cantidad, lo  
haremos entre 30 (los dias de un mes), por último pulsaremos la tecla Enter de nuestro
teclado y obtendremos el resultado.

Si queremos realizar la misma operacion con todas las cifras de la misma fila, tan solo
debemos situarnos en la esquina inferior derecha de la primera celda con el resultado y
arrastrar el raton por las celdas vacias que le siguen (habremos usado referencias
relativas). Tendremos las divisiones al instante.
TAGS: excel, dividir, sumas, celdas, funcion

2011
02
MAR
Autosumas en Excel
excel, suma, tabla, celdas, mas

Con Excel podemos introducir o trabajar con funciones que vienen determinadas en el
programa para que nos sea más fácil realizar operaciones en nuestros libros.
Comenzaremos con la función Autosuma, que como la propia palabra indica realiza
sumas y solo tenemos que indicar las celdas donde se encuentran las cantidades que
queremos sumar.

Primero, tendremos que crear una "tabla" con los datos que vamos a manejar. En este
caso hemos realizado una con los gastos mensuales que se tienen en un hogar
cualquiera, lo hemos creado de Enero a Julio y con los datos imaginarios de gastos de
agua, luz, comunidad y telefono.
Situaremos el cursor en la celda B11 (esta situado debajo de las cantidades del mes de
Enero), tras esto pulsaremos el Botón de Autosuma (como vemos en la imagen inferior)

Ahora debemos marcar el rango de celdas que queremos sumar, para ello clikearemos
en la primera celda con cantidad de nuestra suma y arrastraremos el cursor hasta la
ultima cifra de nuestra suma, en el cuadro de formulas aparecera la función asignada.
 

Realizaremos esta accion con todas las columnas de los meses siguientes o
seleccionaremos y copiaremos la celda B11 seguidamente seleccionaremos el rango de
celdas correspondientes y pegaremos el resultado.

TAGS: excel, suma, tabla, celdas, mas

2010
17
DIC
Guardar y abrir archivos en Excel
excel, abrir, cerrar, nuevo, reciente, guardar, guardar como

Lo primero que debemos hacer al comenzar a trabajar con Excel una vez abierto el
programa y antes de hacer nada, es guardar nuestro libro y darle un nombre.

Sí, vamos a comenzar siempre guardando un libro vacío.

Hacemos esto para habituarnos a dar nombres descriptivos a los documentos y para
poder ir guardando de manera instantánea nuestro libro conforme vamos
avanzando en nuestro trabajo, evitando de este modo, perder parte o la totalidad del
trabajo realizado si, por algún motivo, propio o ajeno, el programa deja de funcionar. Son
comunes los bugs de software o problemas de hardware que pueden colgar Excel, un
inesperado corte en fluido eléctrico, el cerrar el programa o apagar el ordenador por
despiste,… puede dar al traste con horas de trabajo.

Para guardar un documento por primera vez basta con hacer click con el ratón en el
icono de un diskette de la barra de acceso rápido de la barra de títulos. Obtenemos la
misma funcionalidad con la combinación de teclas Ctrl + G, o en el menú archivo,
opciones Guardar o Guardar como.

Al hacerlo aparece el menú de dialogo Guardar como que nos permitirá elegir la carpeta
donde vamos a guardar el Libro y el nombre que queremos asignarle.
Le asignamos un nombre al archivo y lo guardamos en una ubicación dentro la
unidad correspondiente.

Comenzamos a trabajar y pasados, digamos 10 minutos, tenemos elaborada una parte

bastante importante del documento en el que estamos trabajando. En ese momento sería
conveniente, volver a guardarlo, sustituir ese archivo que tenemos vacío, por esta
versión que contiene el trabajo ya algo adelantado. Simplemente hacemos click en el
diskette de la barra de acceso rápido, o pulsamos la combinación de teclas Ctrl + G o
Archivo -> Guardar.

La nueva versión se guardará de forma instantánea.

Cada cierto tiempo vamos haciendo lo mismo. De este modo conseguiremos no perder
nunca el trabajo realizado.

Ahora bien supongamos que ya hemos acabado el libro y queremos tener dos copias del
mismo, como respaldo o back up.
La primera versión la guardamos como hasta ahora: click en el diskette de la barra de
acceso rápido, ó pulsando la combinación de teclas Ctrl + G ó Archivo -> Guardar.

Pero la segunda hay que hacerla desde el menú Archivo, opción Guardar como: Archivo
-> Guardar como.

Hay que hacer constar que la primera vez que se guarda un documento, las opciones
Guardar y Guardar como son equivalentes, pero después de asignado un nombre al
documento ya no lo son: la opción Guardar (click en el diskette o Ctrl +G o Archivo ->
Guardar) almacena instantáneamente el documento sin pedirnos nombre y ubicación,
mientras que la opción Guardar como (Archivo -> Guardar como) nos lo pedirá
siempre (si ya lo tiene, podremos ponerle uno distinto).

Supongamos ahora que ya hemos concluido el documento, tenemos las copias de

seguridad que necesitamos, etc. Queremos comenzar un nuevo documento. No es
necesario cerrar Excel y volver a abrirlo para encontrarnos con nuestro libro de hojas de
cálculo vacío.

En primer lugar, cerraremos el documento (ojo, el documento no el programa). Para ello

elegimos la opción Cerrar del menú archivo (Archivo -> Cerrar).

Ahora basta con ir a la opción Nuevo del menú Archivo (Archivo -> Nuevo). Aparece un
nuevo cuadro de diálogo en el que podemos cargar plantillas predeterminadas. En
nuestro caso elegimos, Libro en blanco -> Crear.
Supongamos ahora que lo que queremos, tras tener cerrados todos los documentos es
recuperar algún archivo ya guardado. Nos encontramos con dos opciones: si se trata de
un archivo reciente o no.

 Si es un archivo reciente: Archivo -> Reciente. Donde podremos elegir entre los
archivos más recientes o las ubicaciones.
  
 Si no es reciente: Archivo -> Abrir. Donde elegiremos la ubicación donde esté el
archivo, en un cuadro de diálogo muy similar al de Guardar como.

TAGS: excel, abrir, cerrar, nuevo, reciente, guardar, guardar como

2010
13
DIC
Funciones Basicas en Excel 2
excel, funciones basicas, contar, contara, max, min, mcd, mcm

En artículos anteriores hemos hablado de algunas de las funciones basicas de excel,

tales como la función SUMA o la función PROMEDIO. También hemos hablado de la
función SI y de la función de búsqueda CONSULTAV.

En este vamos a ocuparnos de las funciones CONTAR, CONTARA, MAX, MIN, M.C.D y
M.C.M.

La funciones CONTAR y CONTARA, como sus propios nombres indican, cuentan algo.
En el caso de la función CONTAR, nos devuelve el número de celdas que contienen
un número. La función CONTARA es muy parecida y devuelve el número de celdas que
no están vacías. ¿Cual es la diferencia entre ambas? Que CONTAR sólo cuenta
números y CONTARA cuenta números y texto.

La sintaxis de ambas es la misma y es muy, muy simple:

= CONTAR(rango) ó

= CONTARA(rango)

Veamos un ejemplo:

 
=CONTAR(A1:A6) dará como resultado un 4 (hay cuatro números).

=CONTARA(A1:A6) dará como resultado un 5 (hay cuatro números y una letra).

Las funciones MAX y MIN, devuelven respectivamente, el mayor y el menor valor de

un rango.

Su sintaxis es:

=MAX(rango)

=MIN(rango)

Si aplicamos ambas fórmulas a la tabla anterior:

= MAX(A1:A6) devuelve el 8

= MIN(A1:A6) devuelve un 2, no evaluando por tanto la celda vacía y el texto en ambos

casos

Por útlimo las funciones M.C.D y M.C.M (nótese que llevan un punto entre la M y la C, y
otro después de la C, pero no lo lleva al final) calculan el máximo común divisor y el
mínimo común múltiplo de un rango de valores. El maximo común divisor es el mayor
número existente tal que al dividir por él a cada elemento de un conjunto de  valores el
resto dará cero. El mínimo común multiplo es el menor número posible tal que al ser
dividido por cada uno de los elementos de un conjunto, el resto dará cero.

Parecen lo mismo pero no lo son.

Por ejemplo, el  M.C.M de 5,3 y 15 es 15, mientras que el M.C.D es el 3

Todos los valores del rango deberán ser números ya que, sino devolverá un mensaje de
error.

=M.C.M(A1:A6) devuelve error al haber un valor la "a" en A5

=M.C.M(A1:A3) devuelve 40

= M.C.D(A1:A3) devuelve 1

TAGS: excel, funciones basicas, contar, contara, max, min, mcd, mcm
2010
26
NOV
Formulas avanzadas con la función SI
excel, excel, funcion SI, funciones basicas, funciones condicionales, funciones anidadas

Hemos visto en el artículo la función SI en Excel el uso más básico y típico de la función
SI: una condición; y dos opciones, una si se cumple la condición y otra en caso
contrario. Sin embargo, también podemos emplear otra función SI en los campos de
las opciones (es lo que se conoce como funciones SI anidadas).

Aclaremos un poquito esto que hemos mencionado con un ejemplo.

Si un alumno consigue una nota de un cinco más, será aprobado; y en caso contrario,
estará suspenso. Ahora bien, hay distintos grados de aprobados (y de suspensos, aunque
por simplicidad los obviaremos de momento). Por ejemplo, si su nota es mayor o igual que
6 y menor que 7,5, será un bien; si es mayor o igual que 7,5 y menor que 9, será un
notable; si es mayor o igual que nueve será un sobresaliente.

Entonces comenzaríamos con una primera condición que nos delimitase si es aprobado o
no. En el caso de que fuese aprobado, evaluaríamos si la nota es mayor que 6 y menor
que 7,5, en cuyo caso seria un bien;...

Veamos paso a paso como podemos hacer esto en Excel:

Si nota representa la celda donde se encuentra la calificación numérica del alumno, la

función SI sólo para las opciones aprobado y suspenso es:

= SI (nota>=5; "APROBADO"; "SUSPENSO")

En modo esquema el nuevo uso sería así:

= SI (nota>=5; AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI; "SUSPENSO")

Es igual que la original, pero en la primera opción reza el cartel "AQUÍ METEMOS OTRA
FUNCIÓN SI". Ahí hay que escribir la función SI que nos determine si es sólo aprobado
(nota menor que 6) o es algo más:

= SI (nota>=5; SI(nota>=6;AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI; "APROBADO");

"SUSPENSO)

Como vemos, hemos escrito donde antes había una condición una nueva función SI, en la
que otra vez, uno de sus campos, el de la primera opción, debe contener una nueva
función SI. Ahora, la nota ya es mayor o igual que 6, por lo que hemos de determinar si es
un bien, o algo más. Para ello:

= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;AQUÍ METEMOS OTRA FUNCIÓN SI;

"BIEN"); "APROBADO"); "SUSPENSO)
Así seguiríamos hasta acabar con todas las opciones:

= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;SI(nota>=7,5;"SOBRESALIENTE";
"NOTABLE"); "BIEN"); "APROBADO"); "SUSPENSO)

Vamos a completar el ejercicio, con las opciones del suspenso: Muy deficiente para notas
menores o iguales a 3; deficiente entre 3 y 4; y suspenso entre 4 y 5:

= SI (nota>=5; SI(nota>=6;SI(nota>=7,5;SI(nota>=7,5;"SOBRESALIENTE";
"NOTABLE"); "BIEN"); "APROBADO");SI(nota<=3;"MUY
DEFICIENTE";SI(nota<=4;"DEFICIENTE"; SUSPENSO)))

Ahora ponga esto en práctica, y si le surjen dudas no tenga problemas en consultarnos

usando los comentarios.

TAGS: excel, excel, funcion SI, funciones basicas, funciones condicionales, funciones
anidadas

2010
11
NOV
La funcion SI en Excel
excel, funcion SI, funciones basicas, funciones condicionales, IVA

En artículos anteriores hemos visto algunas funciones básicas en excel, como la función
suma y promedio, por ejemplo. También vimos una función que no puede considerarse
básica, pero que sí es razonablemente muy utilizada y que, sobre todo, es
extremadamante útil, como la función CONSULTAV (antes BUSCARV). Ahora
trataremos sobre la función SI, la base de las funciones condicionales.

La función SI sirve para discriminar entre dos posibilidades atendiendo a una

condición. Del tipo "si ocurre esto haremos la opción A y sino la opción B". Algunos
ejemplos de uso podrían ser, asignar la calificación APTO o NO APTO a un alumno en
función de su nota; elegir un tipo impositivo (por ejemplo, un tipo de IVA), dependiendo de
la categoría del producto; o bien, aplicar un aumento de sueldo a los empleados teniendo
en cuenta su antigüedad en la empresa. En todos esos casos es indicado el uso de la
función condicional SI.

Según la sintaxis de la función SI primero colocaremos la condición, después la

operación en caso de que se cumpla y por último, la operación en caso que no se
cumpla:

= SI ( CONDICIÓN; VALOR SI VERDADERO; VALOR SI FALSO)

Veamos algunos ejemplos:

Primer Ejemplo: En la celda A3 tenemos guardada la nota de un alumno, un valor entre 0
y 10. Si este valor es mayor o igual que 5 deberá mostrarse el texto APROBADO. En caso
contrario, deberá mostrar SUSPENSO.

La condición será A3>=5. Las opciones se escribirán entre comillas para indicar que se
trata de un texto, y no del nombre de un rango. Quedaría así:

= SI(A3>=5;"APROBADO";"SUSPENSO")

Segundo Ejemplo: Tengamos la siguiente tabla de productos, con la descripción, precio,

unidades, etc.

La fórmula que figura en la columna importe es = D3*E3, es decir, multiplicar el precio por
el número de unidades.

En la columna total, la fórmula es F3 + G3, es decir, la suma del IVA más el importe.

Por tanto lo único que nos falta es calcular el IVA y la tabla de gastos la tendríamos
completa.

Si nos fijamos, existe una columna llamada tipo, con los valores N y R (normal y reducido)
que nos permite saber que tipo de IVA hemos de aplicar al producto:

 La R, es un tipo reducido, aplicable a los productos de alimentación, viajes,

relacionados con la salud, y algunos otros más. El del 8%.
 La N, es tipo normal, aplicable a la mayoría de los productos. Es del 18%.

O sea, a aquellos productos cuyo tipo sea una N, le aplicaremos un 18%, al resto un 8%.

La fórmula nos quedaría:

= SI(C3="N";F3*18%;F3*8%)
Si luego compiamos la fórmula (al tener la fórmula referencias relativas) a todo el rango
G3:G7, obtenemos:

Tercer Ejemplo: La siguiente tabla muestra un listado de trabajadores y su antigüedad en

la empresa:

El plus de antigüedad es de un 10% sobre el sueldo base para los trabajadores que llevan
más de 3 años en la empresa. Los que llevan menos no tienen plus, es decir, es de cero.

La fórmula será:

 =SI(C3>3;D3*10%;0)

Una vez copiada en toda la fila, la tabla queda:

TAGS: excel, funcion SI, funciones basicas, funciones condicionales, IVA

2010
08
OCT
Formato de letra en Excel
excel, formato de texto, tipo de letra, color de letra, formato de celda

Al estudiar Excel o cualquier hoja de cáculo basamos todo nuestro esfuerzo, como es
lógico, en aprender los conceptos y operativa en la que se  basa la realización de
fórmulas y cálculos, así como en la elaboración de gráficos circulares, de barras o
columnas y gráficos de una sola celda. Cuando ya están asentados estos
conocimientos y queremos profundizar más en el aprendizaje de Excel, ponemos nuestro
empeño en las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos, estudiamos funciones más
avanzadas y la administración de datos.

Sin embargo, quizá por su simplicidad o, tal vez, por su similitud con Word, pasamos
bastante de puntillas por el estudio de dar formato a las celdas y a su contenido. No hablo
tanto del formato condicional, sino del tipo de letra, tamaño de la misma, poner negritas
y cursivas, seleccionar un color de fondo en un rango de celdas y poner bordes a la
misma.

Para aplicar diversos formatos tenemos que centrarnos en la banda Inicio, las
secciones Fuente y Alineación.
Como se hace en word, primero seleccionamos los elementos a los queremos aplicar
un determinado formato de texto y, a continuación, elegimos la opción indicada.

Para cambiar el tipo de letra y el tamaño, tras haber seleccionado las celdas adecuadas,
elegimos el tipo de letra (por defecto aparece el tipo de letra Calibrí) y el tamaño en
puntos (por defecto, 11) en sendos desplegables.
 El tamaño también podemos hacer de modo más rápido pinchando
en los dos botones que hay a la derecha del desplegable del tamaño. El primero (una A
grande con una flechita hacia arriba) aumenta el tamaño de la letra cada vez que
pulsemos (según la sucesión de tamaños estandard que aparece en el desplegable: 8,9,
10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48 y 72) mientras que el segundo (una A
más pequeña y con una letra que apunta hacia abajo) disminuye el tamaño en puntos
según la misma serie.

De igual modo trabajaremos con el estilo de letra. Los tres estilos básicos son: Negrita,
cursiva y subrayado, que tiene su propio botón cada uno, justo debajo del desplegable
del tipo de fuente.También podemos optar al subrayado doble, con el desplegable que
hay justo a la derecha del botón de Subrayado.

Para cambiar el color de la letra, usaremos el botón de la esquina inferior derecha de la

zona fuente, de la banda inicio. Tiene una letra A mayúscula, con una línea del color que
hay seleccionado debajo, y un desplegable justo a la derecha. Entonces, primero
seleccionamos las celdas cuyo contenido queremos cambiar de color; después, elegimos
el color que deseemos en el desplegable; y por último, lo aplicamos.
También podemos modificar el formato de fuente en excel sin usar los botones de la
barra de herramientas. Podemos hacerlo directamente desde el menú Formato de
Celdas > Fuente, que nos permite cambiar de una vez todos los parámetros: tipografía,
tamaño, color, estilo (con más estilos disponibles), etc.

Para acceder a ese menú, podemos hacer click en la esquina inferior derecha del área
fuente de la banda Inicio, o con el atajo de teclado Ctrl + Mayús + F.
TAGS: excel, formato de texto, tipo de letra, color de letra, formato de celda

2010
22
SEP
El parametro ordenado de CONSULTAV en Excel.
excel, consultav, buscarv, tipo de coincidencia

Como hemos comentado en otras ocasiones la función CONSULTAV, viene a sustituira

a la función BUSCARV, existente hasta la versión excel 2007; en la versión excel 2010 ya
no está.

En cualquier caso, el uso de una u otra función es el mismo: ambas sirven para hacer
consultas sobre una tabla de datos y su sintaxis es la misma.

Repasando la sintaxis de ambas funciones, nos encontramos con que el primer

parámetro es lo que queremos buscar, el segundo es dónde lo queremos buscar y el
tercero el número de columna donde se halla el dato a extraer. Hasta aquí todo más o
menos fácil.

El problema viene con el cuarto parámetro, opcional, que unos llaman ordenado y otros
tipo de coincidencia.

Vamos a explicar claramente para que sirve ese parámetro.

Si el parámetro tiene el valor VERDADERO (o no existe) asume que la tabla está

ordenada y que, además, la distribución de los valores es contínua. La función
devuelve el mismo valor o, si no lo encuentra, el menor valor más próximo al buscado.

Veamos un ejemplo:

Tenemos una tabla de materiales de aislamiento térmico, en la que se indica que material
utilizar en función de la temperatura:
Como vemos cada producto es válido para un rango de temperaturas. Usando la función
CONSULTAV, podemos determinar que material nos hará falta dependiendo de la
temperatura que tengamos, para ello tendremos que poner como parámetro tipo de
coincidencia, VERDADERO.

La función quedaría de esta manera: = CONSULTAV(Temperatura;

A2:B7;2;VERDADERO)

Para los valores de Temperatura, comprendidos entre -15 y 5, la función devuelve PLX-
356; para los valores entre 5 y 10, devuelve PLX-356; etc.

Es decir, para que la función sea válida, no es necesario que el valor de Temperatura
coincida con uno de los de la tabla, sino que la función aproxima al más cercano por
defecto.

Si para este caso en la función CONSULTAV, le ponemos el valor FALSO al último

parámetro, nos devuelve un mensaje de error, ya que en ese caso buscaría el valor
EXACTO de Temperatura, pero no existe.

Cuando sólo nos sirven valores exactos, usaremos el valor FALSO en Tipo de
Coincidencia.

Veamos ahora un ejemplo, en el que es aplicable el valor FALSO al parámetro tipo de

coincidencia de CONSULTAV.

Tenemos un listado de productos que se guardan en una tabla según van entrando en
nuestro almacén. Llevan un código asociado único para cada producto y, como llegan al
almacén en cualquier momento, no están ordenados.

En este caso usaremos el valor FALSO, ya que sólo nos sirve el valor exacto del
código, un valor aproximado, quizá no diera mensaje de error, pero lo más probable es
que nos devolviese un valor erróneo.
La fórmula a usar para extraer al descripción sería: =
CONSULTAV(Referencia;A2:D7;2;FALSO)

TAGS: excel, consultav, buscarv, tipo de coincidencia

2010
15
SEP
La funcion CONSULTAV
excel, consultav, buscarv, funciones de referencia y busqueda

Con Excel pueden realizarse tareas propias de bases datos como por ejemplo, obtener
datos de otra tabla para realizar cálculos o, simplemente, un resumen para manejar una
tabla más pequeña.

Como ejemplo, partamos de la tabla de valores de la Bolsa del Ibex 35.

Fuente: bolsamadrid.es  (click para ampliar)

Ahora, imaginemos que disponemos de una cartera con las acciones que se muestran en
la tabla:
y queremos saber su valoración actual.

Se trata pues de rellenar esta tabla:

Para ello, la operación es, en principio, muy simple: bastaría multiplicar el número de
acciones por la cotización en cada momento. El problema viene al tener que buscar
digamos “a mano” los valores en la enorme tabla principal.

Pues bien, con Excel ese problema ha desaparecido, ya que dispone de funciones de
búsqueda para consultar valores de otras tablas para nuestros cálculos.

En la celda C2 ha de aparecer el valor de la cotización actual de las acciones de

GAMESA. En la C3 de ABEGOA, en la C4 de IBERDROLA, etc. Para ello usaremos la
función CONSULTAV, que en versiones anteriores a EXCEL 2010 se llamaba BUSCARV.

Su sintaxis es la siguiente:

= ConsultaV(Valor Buscado; Rango de búsqueda; indicador de columna; tipo de

coincidencia)

donde

 ValorBuscado sería el nombre de la empresa de la cual tenemos acciones,

 Rango de Busqueda sería la tabla de las cotizaciones,
 El indicador de columna sería el número de la columna en la cual se encuentra
el dato que queremos obtener, comenzando a contar por la columna más a la
izquierda.
  Tipo de coincidencia: Si se pone VERDADERO o se omite, usará el valor más
aproximado (por lo que los valores de la tabla deberán estar ordenados); si se
pone FALSO, usará el valor exacto.

Para nuestro ejemplo, y suponiendo que la tabla de valores del IBEX35 comienza en la
celda A1 de la hoja Tabla Bolsa, la función quedaría:

= CONSULTAV(A2,’ Tabla Bolsa’!$A$1:$I$36, 2, FALSO)

Hemos utilizado el tipo de coincidencia FALSO, ya que necesitamos exactamente el

mismo nombre de la empresa. No nos vale una empresa que se llame parecida.

Se han empleado para el rango de búsquedas las referencias absolutas y para el valor
buscado las referencias relativas, para poder escribir las fórmulas en la primera fila y
poder copiarlas en las demás.

Para calcular el valor simplemente multiplicamos la cotización por el número de acciones.

Para la primera fila quedaría así:

= B2*D2

Luego basta copiar la misma fórmula para el resto de filas.

Nuestra tabla de valores quedaría así:

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2010
25
AGO
Ejercicio de formato condicional tipo conjunto de iconos
excel, ejercicio formato condicional, formato condicional, conjunto de iconos

La semana pasada publicamos una introducción teórica sobre el formato condicional de

tipo conjunto de iconos. Hoy completaremos aquella información con un ejemplo
ilustrativo.

Partiremos de lo que queremos conseguir según vemos en la imagen inferior:

Se tratar pues, de añadir un icono al lado de las notas de unos alumnos, que nos
permita, de un sólo vistazo, comprender rápidamente la magnitud de éstas.

En la primera columna, aparecerá una flecha con la dirección y el color que muestra esta
tabla:

Lo primero que hacemos es seleccionar el rango de valores, desde el 3 de Natalia

López hasta el 2 de Federico Mendoza. Una vez seleccionado vamos a Inicio > Formato
condicional > Conjunto de Iconos > direccional > 5 flechas (de color).
En ese momento, aparecerá el icono al lado de la nota de cada alumno, pero siguiendo
una regla por defecto que, tendremos que modificar para que se adecúe exactamente a
lo que necesitamos.

Para ello, manteniendo seleccionado el rango, vamos a Inicio > Formato condicional >
Administrar Reglas...

Aparece el Administrador de reglas de formato condicionales. Elegimos la opción

Editar Regla...
En la ventana Editar regla de formato, modificamos los valores que necesitamos, tal
como se ven en la imagen, haciendo hincapié en el tipo de datos Número, y en tener
activada la opción Aplicar formato a todas las celdas según sus valores.

De igual manera actuaremos con las otras dos columnas.

En la primera pondremos el circulo rojo para notas menores de 4, el amarillo en valores

entre 4 y 5; y el verde en los mayores de 5.

Para la segunda columna, el criterio es el que muestra la siguiente tabla:

TAGS: excel, ejercicio formato condicional, formato condicional, conjunto de iconos

2010
18
AGO
Crear una regla de formato condicional de tipo conjunto de iconos en Excel 2010
excel, formato condicional, conjunto de iconos

En excel 2010 existe la posibilidad de modificar el formato de una celda según el

contenido de la misma, es lo que se conoce como Formato Condicional. Puede,
dependiendo del valor de la celda, modificarse el tamaño y color de la fuente o el fondo de
la celda.

También pueden añadirse unos iconos al valor de la celda (iconos que variarán
dependiendo del valor de la celda) siendo así mucho más fácil interpretar los resultados.

La forma de aplicar este formato condicional del tipo conjunto de iconos es la siguiente:

En primer lugar, seleccionamos las celdas a la que queremos dar el formato

condicional. Frecuentemente son celdas que contienen resultados globales o parciales.

Después desde el menú Inicio, en la zona Estilos, activamos el desplegable Formato

Condicional.
De entre las distintas opciones que aparecen, elegiremos la quinta, Conjunto de Iconos.
Dentro de la gran cantidad de posibilidades que tenemos elegimos la que más se adapte
a nuestras necesidades. Podemos elegir entre grupos de iconos de dirección (flechas
que indican tendencia), formas (a modo de pequeños semáforos), indicadores (símbolos
y banderas) y de valoración (perfectos para resultados de votaciones y calificaciones).

Una vez elegido el conjunto de iconos que queremos, observamos que automáticamente
en las celdas anteriormente seleccionadas aparecen los símbolos, según una regla de
formato que por defecto se adapta a los datos que tenemos.
Esa regla de formato por defecto, generalmente no nos servirá a nuestros propósitos por
lo que tendremos que modificarla para que exprese exactamente lo que necesitamos.
Para ello, vamos a  Inicio > Formato condicional > Administrar Reglas....

Aparecerá la regla que por defecto, para modificarla, pinchamos en Editar regla.

En la zona inferior de la ventana que aparece podremos modificar los valores que hacen
que en la celda aparezca uno u otro icono.

Podemos elegir entre tipos de valores numéricos, porcentuales, percentiles y fórmula.

Por ejemplo, podemos indicar que aparezca el icono verde para valores mayores que 50,
el amarillo para valores entre 20 y 50, y el rojo para menores de 50. Para ello,
seleccionaríamos lo siguiente en la ventana Editar regla de formato:
En Seleccionar un tipo de regla, elegimos Aplicar formato a todas las celdas según
sus valores.

En Valor, ponemos 50 (y 20) y en tipo, elegimos número.

TAGS: excel, formato condicional, conjunto de iconos

2010
11
AGO
Graficos dinamicos Segunda Parte
excel, graficos dinamicos, graficos excel

En el último articulo acerca de graficos dinamicos realizamos un ejemplo de este tipo de

gráficos. Se trataba de un sencillo gráfico de columnas, en el cual, sin tener que
modificar la tabla de datos, podíamos modificar según los elementos que queríamos
representar.

Estaba basado en la siguiente tabla de valores, representando las horas de cada uno de
los ponentes:
Ahora vamos a ver cómo realizar un gráfico dinámico circular, en que veremos cómo
se reparte el presupuesto por delegaciones.

Los pasos son los mismos que en el ejercicio anterior:

1) Seleccionamos las cuatro columnas A, B, C y D.

2) Insertar > Tabla dinamica > Grafico Dinamico

3) en el menú emergente, Aceptamos

4) Arrastramos sobre la zona Campos de eje (categorias)  el campo delegación y sobre

la zona Valores, el campo sueldo.

5) En la zona valores, elegimos la función Suma de Sueldo.

Llegados a este punto, ya tenemos generado un gráfico de columnas. Sin embargo,

hemos hablado de generar un gráfico circular. Para ello, en la barra de Herramientas
del Grafico Dinámico, elegimos la primera opción Cambiar Tipo de Gráfico.

 
Elegimos el tipo de gráfico circular

Y obtendremos algo como ésto:

Lo interesante de este tipo de gráficos, es que ahora, de manera tremendamente fácil,
podemos aplicarle filtros a los datos que representamos, obteniendo nuevos
gráficos más específicos.

Por ejemplo, imaginemos que lo que necesitamos es la distribución del presupuesto en

las delegaciones de la Comunidad Valenciana (Valencia y Alicante).

Pinchamos en el botón que hay en el gráfico rotulado como Delegación y elegimos las
delegaciones de Valencia y Alicante.

Obteniendo el siguiente gráfico de sectores, tras hacerle unas pequeñas modificaciones

de formato, añadir etiquetas, etc. como en cualquier otro gráfico de excel:
TAGS: excel, graficos dinamicos, graficos excel

2010
04
AGO
Graficos Dinamicos
excel, graficos excel, graficos dinamicos, tablas dinamicas

Ya hemos visto, en dos artículos anteriores cómo trabajar con tablas dinamicas en excel
2010. Ahora veremos cómo podemos generar un gráfico dinámico y la utilidad que ésto
tiene.

Partimos de los mismos datos que en el ejemplo anterior:

Se trata de una tabla con los ponentes de diversas conferencias, el sueldo cobrado en
cada una de ella, la sede donde fue impartida y las duración en horas.

Lo que buscamos es la representación de estos datos, acorde a un criterio que

pueda variar (de ahí el nombre de Gráficos Dinámicos) en función de nuestras
preferencias, sin tener que modificar la tabla de datos.

Generemos un gráfico dinámico con la distribución de horas por delegaciones.

Lo primero que haremos será seleccionar las columnas A, B, C y D, completas (para

que todo lo que hagamos nos sirva aunque se añadan nuevos datos a partir de la fila 16).

Después vamos al menú Insertar > Tabla dinámica > Gráfico dinámico. Nos aparece
un menú emergente en el que podemos elegir el rango sobre el que queremos generar el
gráfico dinámico (y que ya hemos seleccionado en el punto anterior); y la ubicación del
mismo.
En principio, dejamos todo como está y pulsamos aceptar.

Nos aparece en la hoja de cáculo unas ventanas similares a cuando estamos creando una
tabla dinámica. Lo que haremos en nuestro caso será arrastrar el campo Delegación a
la zona Campos de eje (categorias) y el campo horas a la zona Valores.
Para que en el gráfico aparezca el total de horas por delegación, seleccionaremos la
función suma de horas en la Zona Valores (donde en la imagen superior pone Cuenta
de horas).
Y, aunque no lo creamos, ya tenemos el gráfico dinámico generado.
Y, ¿porqué este gráfico se llama Gráfico dinámico?

Porque ahora, desde el mismo gráfico, podemos elegir, por ejemplo, qué delegaciones
queremos representar. También podemos ordenar las delegaciones por orden alfabético,
etc.

Pinchamos en la flecha que apunta hacia abajo en el botón inferior izquierdo del gráfico,
rotulado como Delegación. Aparece un menú en el podemos hacer varios cambios al
gráfico.

Representemos, por ejemplo, los datos de Alicante, Madrid y Valencia.

Aunque en posteriores artículos seguiremos incidiendo sobre tema, haciendo nuevos
gráficos dinámicos sobre estos datos, recomendamos al lector, practicar por su cuenta
variaciones a este ejercicio que se le ocurran.

TAGS: excel, graficos excel, graficos dinamicos, tablas dinamicas

2010
28
JUL
Tablas Dinamicas Excel 2010 ejercicio 1 Parte 2
excel, tablas dinamicas

Aunque en el título de este artículo pone parte 2, puede consultarse

independientemente de la parte 1 que, por otra parte, puede consultarla aquí.

Partiendo de una tabla de datos de conferenciantes, con las distintas ciudades, sueldo
percibido y horas trabajadas, vamos, utilizando tablas dinámicas, a consultar los sueldos
totales de dos ponentes.

 Vamos a responder a la pregunta:

¿Cuanto ha ganado Nadia Vidal y Cristina Garcia?

Lo primero que haremos será seleccionar el rango A1:D15, aunque es buena idea
seleccionar las 4 columnas A,B, C y D completas, para que, en el caso de que se
añadan nuevos datos a partir de la fila 16, todo el trabajo nos siga valiendo.

Después, desde el menú Insertar, seleccionamos la opción Tabla Dinámica y le damos

Aceptar en el Menú Emergente que aparece. Arrastramos el campo Ponente sobre el
área Etiqueta de filas y el sueldo sobre el área Valores.
 

Obteniendo la siguiente tabla dinámica:

Observamos que la primera columna contiene el nombre de los ponentes, y la
segunda, el número de sueldos que ha recibido cada ponente. Eso es debido a que, por
defecto, está aplicando la función CUENTA a los sueldos, como nosotros lo que
queremos obtener es lo que han ganado en total cada uno, tendremos que aplicar la
función SUMA.

Para ello, en la zona Valores, pinchamos en Cuenta de Sueldo y en el menún contextual

que aparece seleccionamos Configuracion de Campo de Valor.

Si lo que deseamos obtener es el sueldo promedio, el sueldo máximo, el mínimo, etc.

usaremos en lugar de la función SUMA, la función PROMEDIO, MAX, MIN, etc.

Ahí, elegimos la función suma, y le cambiamos el nombre: de Suma de sueldo a Sueldo

total:
Una vez, aceptado y aplicado el formato monetario, obtenemos la siguiente tabla
dinámica:

En esta tabla ya se ven los valores que necesitaba: los sueldos de Nadia Vidal y Cristina
García junto con los de todos los demás. Para que sólo aparezcan esos datos, pincho
en el desplegable de Etiquetas de Fila (celda A3)
y selecciono los ponentes de los cuales quiero determinar su sueldo todal: Nadia Vidal y
Cristina García, obteniendo: 

Llegados a este punto, es interesante mencionar que, haciendo doble-click en los

valores, obtenemos una nueva tabla con el origen de éstos. Efectivamente, si
hacemos dobleclick en la celda B5 (donde está el sueldo total de Nadia Vidal) se nos
genera en una nueva hoja, la siguiente tabla:
De esta manera no sólamente obtenemos el sueldo total de los ponentes, sino también,
una tabla resumen con sus datos extractados.

TAGS: excel, tablas dinamicas

2010
21
JUL
Tablas dinamicas Excel 2010 Ejercicio 1 Parte 1
excel, tablas dinamicas

Las tablas dinamicas son las grandes desconocidas dentro de excel. Muchos usuarios,
incluso usuarios avanzados, desconocen su uso y su increíble potencialidad. Podría
decirse, sin exagerar que las tablas dinámicas son las herramientas más potentes de
excel.

Una tabla dinámica nos permite realizar síntesis de los datos de que disponemos
para poder analizarlos. De hecho en muchas empresas se malgastan recursos para
obtener unos resultados que tienen muy a mano sabiendo utilizar las tablas dinamicas.

Para ir conociendo en profundidad la enorme potencia de las tablas dinámicas, vamos a

ver un sencillo ejercicio. Poco a poco ya lo iremos complicando.

Partiremos de la siguiente tabla con los datos de una serie de conferenciantes, con las
distintas ciudades, sueldo percibido y horas trabajadas.
En esta tabla están los datos que necesitamos para responder a las siguientes preguntas:

¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?, ¿Cuanto ha ganado Nadia Vidal y

Cristina Garcia? ¿Cual es el numero de horas que Nadia Vidal ha dado en Barcelona?
¿Cual es el sueldo promedio de cada conferenciante? ¿ Y el sueldo medio por ciuidad? Y
así, con este tipo de preguntas podíamos seguir y seguir.

Puede hallarse la solución sin emplear tablas dinámicas que, como ya hemos dicho, es la
solución que emplean en muchas empresas, pero es muy complicada, laboriosa y, sobre
todo, de un sólo uso, esto es, podemos diseñar complicadas fórmulas empleando
funciones lógicas, por ejemplo, pero sólo valdrán para el caso concreto que estoy usando.
Por contra, la solución mediante tablas dinámicas, como su propio nombre indica, es eso
dinámica, con apenas unos cambios que tardamos 10 segundos en hacer podremos
responder a varias preguntas disitintas.

Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hecho utilizando
tablas dinámicas.

1) ¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?

Lo primero que haremos será, ahora y siempre,seleccionar el rango de datos que

queremos usar para la tabla dinamica. En este caso sería el rango A1:D15. Es buena
práctica seleccionar las columnas completas A, B, C y D, pulsando [CTRL] + el botoncito
de su rótulo, para que, en el caso que la tabla se agrande, tenga más valores, las tablas
dinámicas siguan valiéndonos.

Una vez seleccionado el rango, en nuestro caso, las columnas A, B, C y D. Nos vamos al
menú Insetar, opción Tabla dinámica.
En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rango de datos,
que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicación de la tabla
dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.

Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y menús
para generar nuestra tabla dinámica.
Elegiremos el campo delegación (la columna de las ciudades) y, para saber cuantas
conferencias ha habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la función que le
asignemos, nosotros hemos elegido el campo ponente.

Arrastramos el campo Delegación al área Etiqueta de la Fila y el campo Ponente al

área Valores.
 Vemos que en el área Valores, pone Cuenta de Ponentes, en un desplegable (marcado
en rojo en la imagen). En este caso lo dejaremos como está porque lo que queremos es
que cuente el número de ponentes, pero ahí podríamos elegir otras funciones como la
función SUMA, PROMEDIO, etc.

Llegados a este punto se nos ha generado la siguiente tabla dinámica:

En la que se ve el número de conferencias por cada ciudad y el total.

Como quiera que en el ejercicio nos piden sólo las de Madrid, elegiríamos Madrid del
deplegable rotulado como Etiquetas de Fila.
El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en la que sólo aparece el dato de
Madrid:

De este modo, en un instante podemos obtener la información por las localidades que
queramos.

En este ejemplo, hemos visto claramente porque se llaman tablas dinámicas, porque son
tablas que se modifican muy fácilmente en función de lo que nos interese.

Completaremos el ejercicio en próximos artículos.

TAGS: excel, tablas dinamicas

2010
14
JUL
Referencias a otras hojas o a otros libros en Excel
excel, referencias a hojas, referencias a libros, rangos, referencias absolutas, referencias
relativas, referencias mixtas

Hemos visto en artículos anteriores en qué consisten las referencias relativas, las
referencias absolutas y las referencias mixtas. También hemos visto, cómo se podía
nombrar un rango de celdas y utilizar ese nombre como referencia absoluta en una
fórmula.

En el presente artículo vamos a ver cómo podemos hacer referencia a rangos que se
hallan en otra hoja o en otro libro.

Para hacer referencias a otras hojas, simplemente añadimos antes del rango el
nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación cerrada (!). Por ejemplo para
sumar los valores de las celdas de la A1 a la D7 de la hoja1, escribiremos = SUMA(Hoja1!
A1:D7).

Si la hoja tuviese un nombre asignado distinto del nombre por defecto que tuviese
espacios habría que escribirlo entre comillas simples ('). Por ejemplo, si nuestra
Hoja1, se llamase Trimestre1, simplemente podríamos =SUMA(Trimestre1!A1:D7), pero si
se llamase Datos trimestre 1, podríamos =SUMA('Datos trimestre 1'!A1:D7).

De forma totalmente análoga trabajaremos con los libros, con otros documentos de excel.
Si el nombre es una sola palabra, sin espacios, lo escribimos entre corchetes,
seguido de la hoja y el rango. Ejemplo: = SUMA([Contabilidad.xlsx]Año2009!A1:D7).
Sumará los valores del rango A1 a D7, de la hoja Año2009 del archivo contabilidad.xlsx.

Si el nombre de archivo contiene espacios, podremos comillas simples englobando,

no sólo al nombre de archivo, sino tambien a la hoja, justo antes del signo de
exclamación. Ejemplo: =SUMA('[contabilidad vorgron.xlsx]2010'!$H$6).

Llegados a este punto hay que hacer constar que si las referencias se hacen
seleccionando los rangos de la hojas y libros con el ratón, por defecto, nos las coloca
como absolutas, por lo que si queremos que sean relativas o mixtas habría que eliminar
son símbolos dólar que correspondiesen:

 Referencia Absoluta a la celda A1 de la Hoja1: Hoja1!$A$1.

 Referencia Mixta a la celda A1 de la Hoja1, fijada columna: Hoja1!$A1
 Referencia Mixta a la celda A1 de la Hoja1, fijada fila: Hoja1!$A1
 Refrencia Relativa a la celda A1 de la Hoja1:Hoja1!A1

El poder referenciar libros y hojas distintas a la cual estamos operando abre un amplio
abanico de posibilidades: podemos tener en una hoja (o en un libro) todos los datos de
unos producto, precios, referencias, etc, y en la hoja activa, por ejemplo, una factura, que
leerá los datos del producto de esa hoja o libro, de manera que si el precio de un producto
cambia, no habremos de modificar nuestra factura, sino el archivo o la hoja donde está
guardado.

TAGS: excel, referencias a hojas, referencias a libros, rangos, referencias absolutas,

referencias relativas, referencias mixtas

2010
07
JUL
Trabajando con nombres de rangos en Excel
excel, nombre, rangos, administrador de nombres, referencias absolutas

En el artículo anterior vimos las tres formas de asignar nombres a un rango de celdas
en excel. También vimos, de forma muy sucinta, su utilización en una fórmula con una
función. Esta vez, vamos a profundizar un poquito en el tema.

Por ejemplo, podemos modificar o eliminar un nombre. Para ello entraremos en el

Administrador de Nombres, en el menú Fórmulas. Nos aparecerá una ventana
emergente. También podemos accedar a esta ventana con la combinación de teclas
[Ctrl] + [F3].

Esta ventana nos permitirá:

 Crear nuevos nombres: al pulsar en el botón Nuevo..., se nos abrirá el mismo
menú emergente que al hacer Fórmulas > Asignar nombre a un rango.

 Editar nombres ya existentes: Para editar un nombre, primero hacemos click

sobre el nombre que queremos modificar. Pulsamos editar y se nos abrirá una
ventanita que nos permitirá modificar sus valores.

 Eliminar un nombre: Seleccionamos el nombre a editar y pulsamos el botón

eliminar. Una ventana de alerta nos pregunta si realmente queremos eliminar el
nombre.
 

A veces, cuando tenemos una gran cantidad de nombres, se nos puede hacer algo
complicado, selecionar el nombre que deseamos para editarlo o consultarlo. Para facilitar
esa tarea, el Administrador de nombres nos permite ordenar los mismos por orden
alfabético, por Valor, por el campo Se refiere a, Ámbito y Comentario. También
dispone de un filtro para simplificar ese proceso.

Para usar un nombre en una fórmula simplemente escribiremos el nombre en el lugar

de la fórmula donde escribiríamos el rango. Hay que tener en cuenta que al utilizar
nombres, las referencias son absolutas. Conviene resaltar que si seleccionamos el
rango con el ratón, y éste coincide con un área que tiene asignado el nombre, excel nos
coloca el nombre del rango, en lugar de sus celdas.

Veamos algunos ejemplos:

= SUMA (ABRIL). Calcula la suma de las celdas del rango abril. Equivalente a =
SUMA($F$3:$F$8)

= PROMEDIO (ENERO;FEBRERO,MARZO). Calcula la media aritmética del rango

formado por Enero, Febrero y Marzo, equivalente a =PROMEDIO($F$3:$H$8).

Para poner el nombre requerido en la función, no es preciso sabérselos de memoria y

escribirlos con el teclado, sino que podemos seleccionarlo a partir de una lista, a la que
accedemos mediante Fórmula > Utilizar en la fórmula.
 

Por último, y para acabar esta pequeña serie de dos artículos acerca de los nombres de
rangos de celdas, veremos como podemos crear una lista con los nombres y los
rangos a los que representan en la propia hoja de cálculo, para imprirmlos, por ejemplo.

Simplemente activamos la celda en la que queremos que comience la lista, vamos al

menú Fórmulas > Utilizar en la fórmula > Pegar nombres... Elegimos si queremos
pegar lista.
 

TAGS: excel, nombre, rangos, administrador de nombres, referencias absolutas

2010
30
JUN
Asignando nombres a rangos en Excel
excel, asignar nombre, nombrar rangos, referencias absolutas

Hasta ahora siempre que hemos empleado las referencias, ya sean absolutas, relativas o
mixtas, en una fórmula ha sido denotando el rango de por su celda inicial y la celda
final, separadas por dos puntos. En el caso de las referencias absolutas, existe otra
forma, mucho más cómoda de referirse a un rango: asignándole un nombre. Es decir,
podemos poner una etiqueta a un rango de celdas y luego referirnos a ese rango
mediante su nombre, mucho más corto y fácil. Por ejemplo, puedo nombrar al rango
B3:D8 como artículos y luego emplearlo en una fórmula con la función suma:
=suma(articulos), para calcular la suma de todas las celdas del rango B3:D8 que hemos
llamado artículos.

Para asignarle un nombre a un rango operaremos de la siguiente manera:

 Seleccionamos el rango de celdas al que le queremos asignar el nombre. Este

rango puede ser de celdas contíguas o no. Si no lo son, para seleccionarlo,
usaremos la tecla [Ctrl].
 En el extremo más a la izquierda de la barra de fórmulas vemos un
desplegable, denominado Cuadro de nombre. Hacemos click en él, escribimos el
nombre y pulsamos Enter.

Otra manera para asignar un nombre a un rango de celdas es desde el menú fórmulas.
Una vez seleccionado el rango, hacemos Fórmulas > Asignar nombre a un rango >
Definir nombre... Usando esta opción podremos añadir un comentario a modo de
recordatorio al nombre asignado. Así mismo, podemos variar el ámbito de validez del
nombre. Por defecto, el nombre está definido para todo el libro, pero podemos hacer que
se circunscriba únicamente a una o varias de las hojas del libro.

Pero no hemos acabado, existe un tercer método de nombrar rangos. Si en el rango al

que queremos nombrar existe una celda con el nombre, a modo de título o encabezado,
por ejemplo, podemos asignar el nombre seleccionando el rango (incluído la celda que
contiene el nombre), y luego seleccionando la opción Crear desde la Selección del
menú Fórmulas.
Acabamos recordando que el uso de nombres para referirse a rangos de celdas supone la
utilización de ese rango en Referencias Absolutas.

TAGS: excel, asignar nombre, nombrar rangos, referencias absolutas

2010
25
JUN
Graficos circulares en Excel 2010
excel, graficos, graficos circulares

Ya hemos visto como realizar gráficos de columna en excel y también, cómo se hacen
los gráficos de líneas. El siguiente tipo de gráfico más utilizado es el gráfico circular, de
sectores o "de quesito". Su uso es diferente al de los otros dos tipos de gráficos ya que,
en esta ocasión, representamos cada cantidad con respecto al total.

En este ejemplo, vemos que lo que se representa es el porcentaje de cada categoría,

de cada mes, no la cantidad bruta de cada uno.
Si lo comparamos con un gráfico de barras sobre las mismas cantidades apreciamos
claramente la diferencia.

Para generar el gráfico circular comenzamos igual que con el de barras o el de líneas:
seleccionamos los datos que queremos representar incluídos los rótulos.

Si queremos hacer un gráfico circular de los gastos de luz a lo largo de los tres primeros
meses, seleccionamos el rango B2:D3.

Después, en la banda Insertar, seleccionamos la opción Gráficos, y ahí

seleccionamos Circular. Dentro del gráfico Circular elegimos el subtipo que más nos
guste.
Una vez seleccionado el tipo de gráfico, éste ya nos aparece en el formato por defecto.
Podemos adecuarlo más a nuestras preferencias eligiendo alguna opción del menú
Formato Rápido (Herramientas de Gráficos > Diseño). Si elegimos un diseño de
gráfico con título, podemos editar éste haciendo click sobre él.

Una opción muy usual en este tipo de gráficos es que dentro de cada sector se muestre
el rótulo de la categoría que se representa (en este caso los meses de año), el valor y
el porcentaje. Para seleccionarlos desde el menú Herramientas de Gráficos >
Presentación > Etiquedas de datos > Más opciones de la etiqueta de datos,
marcamos el contenido de la etiqueta. También podemos modificar la ubicación de la
misma.
Acabaremos mencionando que podemos personalizar aún más nuestro gráfico,
modificando diversos parámetros como colores de borde, rellenos, sombras, etc. desde el
menú: Herramientas de Gráficos > Formato.
TAGS: excel, graficos, graficos circulares

2010
17
JUN
Funciones Básicas en Excel
excel, funciones basicas excel, producto, suma, promedio, rcuad, potencia

En los anteriores artículos Uso de Funciones en Excel y Funciones usando el

asistente vimos someramente las operaciones y el uso que hacían algunas funciones.
Vimos el uso de la función SUMA() y la función PROMEDIO(), y un poco por encima las
funciones SI() y REDONDEAR().

Vamos a hacer un repaso de las funciones básicas más usuales utilizadas en Excel:

 SUMA(Rango).- Determina la suma de todos los valores del rango. Problamente

sea la función más usada. Por ejemplo en el cáculo de totales en facturas,
presupuestos y en cualquier otro tipo de trabajo.
o Ejemplos:
 SUMA(A1:B5;C8) .- Suma los valores del rango A1 a B5 y el C8
 SUMA(5;6;12;A5).- Suma los números 5, 6 12 y el contenido en A5.

 PRODUCTO(Rango).- Calcula la multiplicación de todos los valores de Rango. El

uso de esta función es verdaderamente escaso, ya que las veces en las que hay
que multiplicar muchos números entre sí son muy pocas. Para multiplicar dos o
más factores se usa el operador multiplicación *.
o Ejemplos:
 PRODUCTO(A4;B4). Multiplica el valor de la celda A4, por el de la
B4. Es equivalente a A4*B4 mucho más común.
 PRODUCTO(A1:B5). Multiplica los valores de las celdas de la A1 a
la B5.

 PROMEDIO(Rango).- Calcula la media artimética de un rango de valores, es

decir, suma todos los valores de Rango y lo divide entre el número de éstos.
o Ejemplos:
 PROMEDIO(A1:B5). Media aritmética de los valores de las celdas
de la A1 a la B5.
 PROMEDIO(5;A4;7). Media aritmética de 5, 7 y el valor de A4.

 RCUAD(valor).- Devuelve la raíz cuadrada de un número.

o  Ejemplos:
  RCUAD(25). Calcula la raíz cuadrada de 25.
 RCUAD(D4). Calcula la raíz cuadrada del valor de la celda D4.

 POTENCIA(base;exponente).- Determina la potencia de base elevado a

exponente.
o Ejemplos:
 POTENCIA(5;3). Calcula 5 al cubo, o sea, 53
 POTENCIA(A1;A2). Calcula el valor de A1, elevado a A2: A1A2.

Vamos a ver un ejemplo de uso de todas estas funciones.

Sea un rectángulo de lados 5 y 3 cm respecitivamente. Se trata de calcular los valores del

perímetro, el área, el lado del cuadrado con el mismo perímetro, el lado del cuadrado
equivalente y el valor de la diagonal.

Como se trata de aprender a usar las funciones, no de saber geometría (aunque nunca
está de más), en la imagen inferior vemos la fórmulas matemáticas que hemos de usar en
excel.

Y ahora su resolución en Excel:

 

Las funciones usadas fueron:

 En celda B6 (perímetro) =SUMA(B3:E3)  

 En celda C6 (diagonal) =RCUAD(POTENCIA(D3;2)+POTENCIA(E3;2))
 En celda D6 (área) =PRODUCTO(D3:E3)
 En celda C11 (lado cuadrado igual perímetro) =PROMEDIO(B3:E3)
 En celda C12 (lado cuadrado mismo área) =RCUAD(B3*C3)

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2010
10
JUN
Formulas con funciones usando el asistente
excel, funciones, suma, promedio, redondear, si, asistente

Para utilizar funciones en las fórmulas debemos conocer perfectamente las

caracterísitas de éstas: su palabra clave, la operación exacta que realiza y los
argumentos y parámetros que precisa. En muchos casos esto es muy sencillo, ya que la
palabra clave es muy intuitiva con la función que realiza y los argumentos, a menudo,
son únicamente el rango de valores sobre los que actuará la función.

Así, funciones como SUMA() ó PROMEDIO() son muy sencillas de recordar y utilizar:

- SUMA(A1:C7).- Suma los valores de los datos del rango A1:C7

- PROMEDIO(A1:C7).- Calcula la media aritmética de los valores del rango A1:C7

Sin embargo, hay otras funciones que necesitan más argumentos, unos parámetros
son modificadores de otros, e incluso, el nombre mismo de la función es algo, digamos
árido.

Por ejemplo, la función SI() utiliza tres argumentos, el primero es una prueba lógica, el
segundo es la operación a realizar si la prueba lógica da como resultado verdadero y el
tercero la operación si el resultado es falso. La fucnión REDONDEAR() precisa
también de dos, el primero el valor a redondear y el segundo el número de
decimales.

Como quiera que excel tiene una enorme cantidad de funciones (más de 300) y es
imposible recordarlas todas y más aún su sintaxis exacta podemos ampararnos en el uso
del asistente. Obviamente hay que saber lo que la función hace y tener una idea,
cuando menos aproximada, de la operativa de la misma.

Imaginemos que yo quiero sumar en la celda  D1 los valores del rango A1:C7 y no
recuerdo que función lo hace (no se si se llama SUMA() ó TOTAL() o como) y los
parámetros que necesita.

Con la celda D1 activada pulso Shift+F3 apareciendo el menú de Ayuda Insertar

Función ...
Podemos buscar la función describiendo en el cuadrito de búsqueda lo que queremos
hacer, podemos buscarla en su categoría o, si la hemos usado recientemente,
seleccionarla de la lista.

Pincho en la función que quiero utilizar, me doy cuenta que se llamaba SUMA() y veo que
en la parte inferior del menú de ayuda de Insertar Funciones aparece una pequeña
descripción de la misma

Le doy a aceptar y aparece el menú de ayuda de Argumentos de función.

Con el cursor en la cajita de Número 1, selecciono con el ratón el rango de celdas
quiero sumar, en este caso A1:C7. Puedo hacer lo mismo en las cajitas Número 2,
Número 3 (que irán apareciendo conforme las vaya necesitando) ... así hasta la cajita
Número 255
 Si nos fijamos, según vamos seleccionando rangos y completando argumentos, en la
barra de fórmulas se va escribiendo la función, tal y como podríamos haberla escrito
nosotros.

Sólo nos falta darle al botón aceptar y tendremos nuestra fórmula.

Si pinchamos sobre la barra de fórmulas, veremos que excel nos marca en distintos
colores los rangos que estoy sumando.

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2010
31
MAY
Minigraficos en Excel 2010 - Videotutorial
excel, minigraficos excel, graficos excel, videotutoriales

Ya hemos hablado de los Gráficos de una sola celda de Excel 2010, también llamados
minigráficos. Es una de las novedades de la versión de Excel presente en Office 2010, y
tiene gran utilidad para seguir tendencias de datos de un sólo vistazo, completando la
pontente herramienta de gráficos en Excel..

En el siguiente video tutorial, de 1:44 minutos de duración,  explicamos paso a paso la

elaboración de los minigráficos en Excel 2010.

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2010
27
MAY
Uso de Funciones en Excel
excel, funciones, formulas, argumentos

En artículos anteriores hemos hablado de los operadores, elementos básicos en las

fórmulas, sobre todo si éstas realizan cálculos sencillos con pocos operandos. Para
realizar operaciones más complejas o que lleven un gran número de elementos, por
ejemplo, una suma de diez sumandos, el uso de las funciones se nos hace
imprescindible. Por no hablar de si queremos hacer cálculos para los cuales no existen
operadores, como redondear un valor o determinar el seno de un ángulo.
Debido a la gran importancia de las funciones es primordial familiarizarse con su uso y
sintaxis.

Podríamos definir función como una formula predefinida que realiza cálculos
usando argumentos. Por ejemplo, la función PROMEDIO, nos calculará la media
aritmética de los valores introducidos como argumentos.

La sintaxis de las funciones está constituida por una palabra clave (el nombre de la
función) seguida por paréntesis, que engloban los argumentos a utilizar.

Imaginemos que queremos calcular la media aritmética de 3, 5 y 8. Usaremos la fórmula

=PROMEDIO(3;5;8)

Ahora pensemos que queremos determinar la media artimética del rango de celdas de la
B2 a la D5. Pondremos = PROMEDIO(B2:D5)

Los argumentos de una función no siempre son sólo los valores sobre los que va a
actuar, sino que también pueden ser modificadores, como en el caso de la función
REDONDEAR(número; núm_decimales) que redondea un número a unos decimales
especificados por el segundo parámetro. Los argumentos de una función, dependiendo
de ésta, pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos o valores de error.

Obviamente para poder utilizar una función hemos de sabernos la palabra clave que la
define, la operación exacta que realiza y los argumentos que necesita. Una ayuda para
este conocimiento podemos obtenerla al pulsar Shift+F3 teniendo un celda seleccionada.
Nos aparcerá un cuadro de diálogo en el podremos localizar cualquier función y
obtener la necesaria información de palabra clave, argumentos y operación que
realiza.
Conviene hacer constar que al escribir en una celda el nombre de la función que vamos
a  usar aparecerá una información sobre su sintaxis y argumentos.

TAGS: excel, funciones, formulas, argumentos

2010
13
MAY
Formulas y Operadores
excel, operadores, prioridad operadores, parentesis, formulas, rangos, concatenacion

En otros artículos ya hemos hablado de los tipos de datos de Excel, pero la potencia de
la hoja de cálculo, reside en las operaciones que se pueden realizar con los datos, esto
es, en las fórmulas.

Las fórmulas comienzan siempre por un símbolo de igualdad ( = ) y están formadas

por constantes, referencias, operadores y funciones.

Excel contempla cuatro tipo de operadores: aritméticos, tipo texto, de comparación y

de referencia.

Los operadores aritméticos nos permiten realizar operaciones tales como la suma (+), la
resta (-), la multiplicacion (*), la división (/), la potenciación (^), la negación (-)
y porcentaje (%).

 El operador tipo texto es el & (la "y" comercial) y sirve para concatenar cadenas de
caracteres.

Veamos un ejemplo: 
Los operadores de comparacion nos devuelven un valor lógico de VERDADERO o
FALSO, si se cumple o no la condición que indicamos:

 Por último tenemos los operadores de referencia, que utilizaremos frecuentemente con
el empleo de las funciones:

Aclaremos la tabla anterior con un ejemplo:

La función SUMA, como su nombre indica nos calcula la suma total de un rango:

= SUMA(A3:C7) .- Nos suma todas las celdas comprendidas entres la A3 y la C7, esto es,
A1+A2+...+A7+B1+...+B7+C1+...+C7
= SUMA(A3;B7;A5:C8) .- Suma las celdas A3, la B7 y el rango A5:C8

= SUMA(C6:G8 D5:F7).- Suma las celdas D6 y E6 (las comunes a ambos rangos). 

Prioridad de Operadores

Normalmente una fórmula combina varios operadores distintos (por ejemplo: =3+2*6),
por lo que tendremos que saber qué operación se realiza antes. En el caso del ejemplo,
tenemos que saber si se hace antes la suma (dando como resultado 11) o el producto
(dando como resultado 15).

Como quiera que el producto es prioritario frente a la suma, excel realiza la operación
anterior en los siguientes pasos:

Primero calcula el producto 2*6 = 12, y luego suma 12 +3, obteniendo el 15.

En primer lugar se evalúan los operadores de referencia (primero en de rango,

después el de intersección y por último el de intersección), después los aritméticos (en
este orden: negación, porcentaje, potenciación, multiplicación, división, suma y resta),
seguido del operador de concatenación. Los operadores de prioridad más baja son 
los de comparación (igualdad, menor, mayor, menor o igual, mayor o igual y distinto de).

En la siguiente tabla vemos los operadores según orden de prioridad:

Podemos cambiar el orden de operación utilizando paréntesis, sabiendo que las
operaciones incluídos en ellos son las primeras en realizarse. Así, si en ejemplo anterior
ponemos unos paréntesis englobando la suma = (3+2)*6, la suma será lo primero en
realizarse y por último, el producto.

Los paréntesis pueden anidarse, evaluándose en primer lugar los paréntesis más
internos.

Ejemplo: = 5 *(3+2*(1+3)) se convierte en =5*(3+2*4), que será =5*(3+8), = 5*11 = 55.

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2010
06
MAY
Atajos de teclado de movimiento en Excel
excel, atajos teclado, teclas cursores, teclado, Ctrl
Únicamente una mínima parte de la hoja es visible en la pantalla: para una resolución
de 1280x1024 el área visible es de aproximadamente 12 columnas (hasta la L)  y 25 filas,
quedándonos ocultas la mayor parte. Podemos desplazarnos por el documento
utilizando el ratón y las barras de desplazamiento pero, debido al gran tamaño de la
hoja, a veces esta tarea es lenta y tediosa.

Es por ello conveniente aprenderse algunas combinaciones de teclas (atajos de teclado)

que nos harán la vida más fácil a la hora de desplazarnos por nuestra hoja de cálculo.

Si queremos desplazarnos en vertical a golpe de pantalla, es decir, visualizando el área

inmediatamente inferior (o superior) a la superficie visible, pulsaremos las teclas Re Pág y
Av Pág. Si nuestra área visible es la A1:L25, comentada anteriormente, cada vez que
pulsemos Av Pág nuestro rango de visión aumentará en 25 filas transformándose,
sucesivamente, en A25:L49, A50, L99, etc. Para retroceder bastará con pulsar Re Pág.

También podemos movernos utilizando las  teclas cursores, desplazándonos una celda
arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha, dependiendo de la tecla pulsada. Ojo, se
desplaza la celda activa, no el área visualizada, salvo que vayamos a movernos a una
celda no visible que entonces sí se modificará el area de visión.

Para volver, desde cualquier celda que tengamos activa, a la celda origen A1,
pulsaremos CTRL+Incio.

Igualmente podemos movernos a la primera (o a la última) celda de una columna (o

fila)  combinando las teclas Inicio (o Fin) con los cursores. 

Para deplazarnos por las hojas de nuestro libro usarmos la combinación CTRL+Av. Pág
(Hoja Siguiente) y CTRL+Re. Pág (Hoja Anterior).
Por último, mencionar que, aunque no es un atajo de teclado, podemos movernos a una
celda en concreto, si sabemos sus coordenadas, escribiéndolas en la barra de
fórmulas.

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2010
22
ABR
Tipos de Datos en Excel
excel, texto, formulas, numeros, datos, fechas, texto

En la hoja de cálculo Excel podemos introducir en las celdas diferentes tipos de datos.

En primer lugar, debemos distinguir entre valores constantes y fórmulas.

Los valores constantes son datos que se introducen directamente en la celda (sobre
ellos versará el presente artículo) y que no dependen del contenido de ninguna otra celda.
Por contra, las fórmulas son expresiones que se escriben en las celdas y cuyo
resultado a mostrar depende del valor de otras celdas. Las fórmulas siempre comienzan
por el símbolo de igualdad (=).

Dentro de los valores constantes nos encontramos con los siguientes tipos de datos:

 Texto. Para almacenar texto en una celda, simplemente basta con pinchar en ella
y escribirlo. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres (entre letras,
dígitos y caracteres especiales) que se alineará por defecto a la izquierda y que
invadirá las celdas adyacentes de su derecha si están vacías, en caso que el
contenido sea mayor que la celda que ha de contenerlo.

Si queremos que los datos introducidos sean reconocidos como texto (aunque
sean números o fechas) para que, por ejemplo, no se vean afectados por los
formatos numérico y fecha; o también, si queremos que se vea una fórmula y no
su resultado, escribiremos al comienzo el símbolo comilla simple (').

Imaginemos que yo quiero guardar en una celda la fórmula =2+3 y quiero que se
vea la propia fórmula y no 5, su resultado. Entonces tendré que escribir '=2+3.
Puede apreciarse que la comilla sólo se visualiza en la barra de fórmulas.

Lo mismo ocurriría si escribimos 17/03. Automáticamente, excel nos escribe 17-

mar. Lo resolveríamos escribiendo 17/03 precedido de una comilla simple.

Cuando un dato es reconocido como texto por excel no pueden realizarse

operaciones con él.
  
 Números. Sin duda ninguna, se trata del tipo de datos más utilizado en una
hoja de cálculo, ya que son la materia prima con la que realizarlos (los cálculos).
Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres
numéricos: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9;  los signos de más + y menos - y los parénteis
( ).

Los simbolos de + y - deben ir siempre precediendo al número. El signo + se

ignora y el - identifica al número como negativo. Igualmente, puede indicarse que
un número es negativo escribiéndolo entre paréntesis (notación contable).

Además, también puede utilizarse el signo del euro €, para indicar a Excel que le
asigne el formato monetario.

Otro símbolo admitido es la E. Este símbolo se emplea en la notación científica

de un número. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el número 3
seguido de cinco ceros.

Cuando un número no cabe en una celda, automáticamente se convierte a

notación científica. Si aún así no cabe se verá esta rellena de #.

Una discusión aparte merece la utilización de la coma y el punto separador de

millares. Para la coma decimal usaremos el punto del teclado numérico o la
coma del teclado alfabético (al lado de la M). El punto del teclado alfabético lo
usaremos como separación de millares.
 Por último, si escribimos un número seguido del símbolo %, Excel lo considerará
como un porcentaje.

 
 Fecha y hora. Las fechas y horas se alinean a la derecha de la celda. Si
escribimos el símbolo barra invetida /, excel tratará de asimilarlo como una fecha.
Así por ejemplo, si escribimos 12/03 para excel será el 12 de marzo, Si escribimos
8/69, será agosto de 1969.

Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra ya mencionada y
el guión -. El formato es dia/mes/año. Si la fecha introducida está comprendida
entre 1929 y 2029 sólo es necesario introducir los dos últimos dígitos de la fecha.

Algunos ejemplos de fechas: 1/2/10 (1defebrero de 2010), 17-3-1915 (17 de marzo

de 1915), 17-03-15 (17 de marzo de 2015), etc.

Para introducir una hora, utilizamos como separador los dos puntos :, siguiendo el
formato horas:minutos:segundos.

Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM, 47 minutos y 25 segundos), 11:3 (11 AM y 3

segundos)

TAGS: excel, texto, formulas, numeros, datos, fechas, texto

2010
15
ABR
Primeros pasos con Excel
excel, seleccionar, columnas, filas, celdas
Ya hemos visto en anteriores artículos como es el entorno de trabajo de Excel.

En esta ocasión vamos a ver la manera de trabajar en las hojas de cálculo y su utilidad.

Los archivos que creamos con Excel se denominan Libros y tienen la extensión XLS
ó XLSX. Al empezar un nuevo trabajo y hasta que los guardamos por primera vez (y le
damos un nombre) Excel le va nombrando provisionalmente con los nombres Libro1,
Libro2, etc. Cada libro, cada archivo de excel, está formado por hojas de cálculo. En
principio, el libro por defecto trae 3 hojas (llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3), aunque
podemos ir creando más conforme lo vayamos necesitando hasta un total de 255.

El nombre del libro podemos verlo en la barra de títulos, y la operaciones con hojas
podemos hacerlas en la barra de etiquetas. Así por ejemplo, si queremos crear una hoja
nueva, simplemente haremos click en la pestaña que hay a continuación de la última hoja.

Cada hoja de cálculo del libro es una inmensa tabla compuesta por 16.384 columnas y
1.048.576 filas. En la parte superior de las columnas podemos ver una serie de botones
con letras que son las que las dan nombre. De manera análoga ocurre con las filas, con
la salvedad que en lugar de letras son números. Pinchando en el botón de una fila o
columna, ésta queda seleccionada, como vemos en la imagen:
La intersección de una fila y una columna se llama celda y nos referiremos a ella con
la letra (o letras) de la columna seguida del número identificado de la fila, como las celdas
A43, TS12 ó FF1. Cuando tenemos el cursor en una celda podemos trabajar con ella y
aparecerá en la cuadricula resaltada. Se le denomina celda activa.
Si queremos escribir algo en una celda simplemente pincharemos en ella (la
convertiremos en activa) y escribiremos lo que será su contenido. Imaginemos que
queremos escribir en cada una de las cinco primeras filas de la columna A los nombres de
nuestros amigos. En la celda adyacente a cada nombre su número de teléfono.
Simplemente iremos pinchando en cada una de las celdas y vamos escribiendo.

Efectivamente acabamos de dar los primeros

pasos para hacernos una agenda o listín telefónico. Podemos completarlo escribiendo
la dirección en las celdas correspondienes de la celda C.

Como se ve claramente Excel es muy potente en la manipulación de tablas y es muy

sencillo elaborar calendarios y cuadrantes con esta herramienta.Obviamente es capaz de
hacer cosas infinitamente más complicadas pero, quizá, para lo primero que todos
hemos utilizado Excel es para hacer tablas grandes y complicadas (aunque no lleven
cálculos).

Aunque excel es muy útil a la hora de elaborar cuadrantes y listados, la función

fundamental de las hojas de cáculo es, precisamente esa, calcular. Es decir, en lugar de
introducir datos tal cual (texto y números) podemos introducir fórmulas.

Es igual de sencillo que lo anterior, imaginemos que en la celda B4 queremos hacer la

suma de 4 y 6. Bien, convertimos la celda B4 en activa y escribimos el símbolo = (las
fórmulas siempre comienzan por el símbolo de igualdad =) el 4, el signo de suma (+)
el 6 y damos al Enter. Automáticamente en la celda D4 aparece el resultado: 10.
Quizá sería conveniente que lo dejáramos por hoy y que practiques con lo aprendido,
sabiendo que para multiplicar usaremos el asterisco (*), para restar el guión (-) y para
dividir la barra (/)

Recordemos que el contenido de la celda, es decir, no el resultado sino la fórmula

aparece en la barra de fórmulas al tener una celda activa. Además, es precisamente
en la barra de fórmulas donde podremos modificar el contenido de una celda.

TAGS: excel, seleccionar, columnas, filas, celdas

2010
06
ABR
El Entorno de trabajo de Excel 2010
excel, barra acceso directo

Al arracar Excel 2010 lo primero que vemos es una pantalla como la de la imagen:
La mayor parte de esa ventana está ocupada por la hoja de cáculo propiamente dicha,
constituida por una cuadrícula de 16.384  columnas, que nombraremos con las letras del
abecedario y combinación de ellas, y 1.048.576 filas, que estarán numeradas. Para
referirnos a una celda en concreto pondremos la letra de la columna, seguida del número
de la fila: A1, Z28, etc.

Conviene familiarizarse bien con dicha pantalla ya que será nuestro entorno de trabajo
con la hoja de cálculo. Comparte con el entorno de trabajo de word algunas
funcionalidades y barras como la barra de títulos, con el nombre del documento (por
defecto, y hasta que el archivo es guardado nos asigna el nombre formado por la palabra
Libro, seguido de un número que depende de los archivos que tengamos abiertos y sin
guardar: Libro1, Libro2, Libro3, etc.) y del programa,  y en el extremo derecho de la barra
los botones minimizar, restaurar y cerrar.

En el extremo izquierdo de la barra de títulos y, formando una barra independiente,

tenemos la barra de herramientas de acceso rápido, que contiene las acciones más
usuales en Excel tales como Guardar, Deshacer o Rehacer. Además, haciendo click en
en la flecha desplegable de la derecha podemos personalizar la barra de acceso
rápido, añadiendo y quitando opciones.

A continuación nos encontramos con la banda de opciones. Encabezada por una serie de
pestañas contiene todas las posibles acciones que pueden realizarse con Excel 2010. En
estos menús están todas las operaciones posibles, pero si alguna la realizamos muy
frecuentemente podemos añadirla a la barra de acceso rápido como ya hemos visto.
Las pestañas que tiene la banda de opciones son: Archivo (que viene a sustituir al botón
office de la versión 2007), Inicio, Diseño de página, Fórmula, Datos, Revisar y Vista.

Si pulsamos la tecla Alt apareceran, dentro de unos cuadraditos, las teclas o conjunto de
teclas que hemos de pulsar para seleccionar las distintas opciones con el teclado sin usar
el ratón.

La pestaña Archivo, que tiene el fondo de color verde, como ya hemos mencionado
sustituye al botón Office de la versión 2007, y contiene las opciones de Guardar, Imprimir,
etc. así como información sobre el archivo que estamos usado: tamaño, fecha de
creación, autor, etc.

La siguiente barra que nos encontramos es la barra de fórmulas, que además de

indicarnos las coordenadas de la celda activa, también nos muestra su contenido.

Acabamos con la barra de etiquetas que contiene accesos a las diferentes hojas que
componen el libro y la barra de estados que contiene los distintos tipos de vista: normal,
vista diseño y vista previa de salto de página, y el zoom.

TAGS: excel, barra acceso directo

2010
01
ABR
Graficos de una sola celda en Excel
excel, graficos Excel, minigraficos Excel, graficos de una celda Excel

Ya hemos hablado acerca de la creación de gráficos en Excel. Sin duda ninguna se trata
de una de las más potentes y utilizadas funcionalidades de Excel. El nuevo Excel,
perteneciente a la versión office 2010 todavía en fase beta complementa los ya 
tradicionales gráficos con una nueva herramienta: los minigráficos o gráficos de una
sola celda.

Esta nueva especificación nos da la posibilidad de crear gráficos pequeñitos integrados

con los datos en el interior de una celda. Es decir, estos gráficos no son un elemento
distinto a las celdas, están integrados en ellas.

Como puede observarse es una manera muy intuitiva de interpretar los datos de una
tabla, su evolución, tendencia, etc. De un solo vistazo percibimos claramente la
naturaleza de los datos de la tabla.

Veamos como hemos elaborado la tabla de rendimientos de distintas líneas de producción

de los diferentes trimestres del año 2009.

En primer lugar, seleccionamos el rango de celdas E3:E12. Después, hemos ido al

menú Insertar > Minigráfico > Línea. Y ahí hemos elegido  la opción Línea.

En el cuadro de diálogo emergente que nos pide el origen de datos, marcamos el

rango A3:D12 y aceptamos. Automáticamente nos genera los minigráficos deseados.
Los minigráficos en columnas me parecen menos intuitivos que los de líneas y la opción
Ganancias y Pérdidas es muy útil en el caso de que el dominio de valores abarquen
negativos y positivos.

TAGS: excel, graficos Excel, minigraficos Excel, graficos de una celda Excel

2010
23
MAR
Algunas Mejoras en Excel 2010
excel, graficos miniatura

Ya que contamos con la versión final de Windows 7, ahora nos resta esperar la décimo-
cuarta versión de Office. El renovado paquete de Microsoft presentará algunas
modificaciones, muchas de las cuales ya pueden apreciarse en su versión de prueba; se
destacan las que se realizaron en Excel y Word.

Excel es uno de los programas de Office 2010 que presenta mayores cambios. Uno
de ellos es la posibilidad de incluir gráficos miniatura  en el espacio mínimo de una
celda, excelente al momento de trabajar con hojas de cálculo llenas de estadísticas y
datos de origen similar. Pero además, esta versión mejorada de Excel te permitirá
almacenar cualquier hoja de cálculo en la web, lo que te dará acceso a dicha
información desde cualquier lugar y en cualquier momento, incluso desde móviles. Claro
que estos deberán contar con Windows Mobile y la herramienta Excel Web App.
¿Trabajas en red? Entonces presta atención, porque Excel ofrece una herramienta que
puede facilitar este tipo de labores. Se trata de una edición simultánea de hojas de
cálculo; que permite a varias personas trabajar en una misma hoja, añadiendo cambios a
la información, actualizando los datos y editando en tiempo real. Así, podrás conocer
cuándo, quién y cómo se realizan las modificaciones.
Dentro de las mejoras se incluyen menús contextuales más potentes en las
aplicaciones de edición. Live Preview  nos mostrará los resultados de las opciones de
edición con tan sólo poner el mouse sobre ellas. Si deseas conocer la diferencia entre
“Pegar y conservar formato” y “Pegar solo texto”, pues sólo deberás pasar el cursor sobre
estas opciones y las verás.

Finalmente, las versiones de Excel 2010 en 64 bits permitirán trabajar con hojas de
cálculo de cualquier tamaño, sin el límite de 2 GB del actual Office 2007.

Vía | Ciberwolf

TAGS: excel, graficos miniatura

2010
18
MAR
Series Numericas en Excel
excel, series, autorrellenar

Cuando trabajamos con una hoja de cálculo a menudo nos encontramos con la necesidad
de rellenar celdas con datos, siendo éstos siempre los mismos, o los elementos de
una sucesión. Por ejemplo, es usual tener que rellenar celdas con los días de la semana,
números pares, impares, múltiplos de 5, etc.

Esta tarea se puede hacer de varios modos dependiendo del tipo de datos.

En Inicio > Rellenar > Series aparece un cuadro de diálogo en el que configuraremos el
tipo de serie que queramos y el incremento entre datos.

Describamos un poco lo que nos permite hacer esta ventana.

Bueno la primera parte es obvia: Series en Filas o en Columnas. Simplemente nos

permite elegir como queremos que excel rellene las celdas con los datos de la serie, si en
filas o en columnas.

Si elegimos en filas los siguientes elementos de la serie se colocarán a la izquierda de la

celda que tiene el primer elemento. Si elegimos en columnas la serie se rellenará hacia
abajo.
El ejemplo anterior está hecho de la siguiente manera:

 En la celda A1, escribimos el número 23.

 Seleccionamos el rango A1:D1.fila, Series en Fila, Tipo Lineal, Incremento 5 y
Limite 38.

Nos genera la serie de números de la fila 1. Para hacer las columnas lo hacemos
exactamente igual, pero seleccionando Series en Columna y marcando el rango A1:A4.

También podemos generar con excel series geométricas y cronológicas. Veamos unos
ejemplos:

Queremos generar una serie en la que cada elemento resulte de multiplicar el anterior por
2,5 comenzando por ejemplo por 7. El primer elemento sería el 7, el segundo 7x2,5, el
siguiente 7x2,5x2,5 y así sucesivamente. Además queremos que sean menores que
1000.

Escribimos en A1 el número 7 y seleccionamos el rango A1:A10 (ocupará menos de 10

celdas) para hacerlo en columnas. Damos a Rellenar > Series y en el cuadro de diálogo
marcamos Series en Columnas, Tipo Geométrica, incremento 2,5 y Límite 1000.

De manera complemente análoga podemos generar series de fechas como las que
muestran la figura. Para ello simplemente marcaremos el Tipo de Serie Cronológica y la
Unidad de Tiempo deseada. En la celda inicial habremos de escribir una fecha.

La primera columna rellena la serie con un incremento de tres días. La segunda es

igual, pero teniendo con días laborables. La tercera tiene un incremento de 3 meses, y la
última de 3 años.
En otro orden de cosas, la casilla Tendencia sólo será aplicable a los tipos de serie
Lineal y Geométrica. Para ello tenemos que tener dos valores (en lugar de uno como
ahora) y Excel se encargará de calcular el incremento que hay entre ellos y, con ese
valor, rellenará el rango de celdas que hemos marcado.

Supongamos que tenemos los valores 1 y 2 en dos celdas. Aplicamos el rellenar series en
dos rangos, ambos con la casilla tendencia marcada. En uno de ellos seleccionaremos el
tipo Lineal y en el otro Geométrico. He aquí el resultado:

Por último, mencionaremos que la opción autorellenar es una forma más rápida de
hacer series lineales. Si sólo hay un valor, rellenará con todos los valores iguales. Si hay
dos valores, continuará la serie lineal.

Otra forma de generar series lineales, la más usada en la

práctica, consiste en escribir los dos (o tres) primeros
elementos de la serie. Seleccionar esas celdas y arrastrar
del cuadradito negro que hay en la esquina inferior
derecha de esa selección (del mismo modo como copiamos fórmulas). Según
desplazamos el ratón veremos como va generando el valor deseado.

Esta última forma es aplicable a series lineales y cronológicas.

TAGS: excel, series, autorrellenar

2010
04
MAR
Graficos de columna en Excel
excel, graficos Excel, graficos de columna

La elaboración de gráficos en Excel es, sin lugar a dudas, una de las herramientas más
potentes de la hoja de cálculo. Podemos decir que un gráfico es una representación de
los datos de una tabla.

Excel nos ofrece una enorme variedad de tipos y formatos de gráficos, que pueden
colocarse como objetos en las hojas del documento de Excel o bien, ocupando una hoja
en su totalidad.

Los gráficos de excel se modifican dinámicamente al variar los datos que lo han
generado.

Veamos como elaborar el gráfico anterior a partir de la siguiente tabla:

Seleccionamos el rango de los datos junto con las leyendas de los meses, esto es B2:F5.

Nos vamos al menú Insertar > Gráficos > Columnas y elegimos la opción Columna en
2-D > Columna Agrupada.

Automáticamente nos aparece el gráfico como un objeto flotante, que podremos colocar
donde más nos guste.
Sólo nos falta vincular los nombres de las series con los valores del rango A2:A5, el
nombre de los productos.

Para ello pinchamos con el botón derecho en el gráfico y elegimos la opción

Seleccionar datos.

En el panel derecho, donde pone Entradas de leyenda (Series) vamos seleccionando

cada una de las series y en la opción Editar en nombre de la serie ponemos la celda de
cada uno de los productos.
TAGS: excel, graficos Excel, graficos de columna

2010
25
FEB
Calculo del Iva en Excel
excel, iva, referencias absolutas, formulas

Una tarea recurrente en el uso de la hoja de cálculo Excel es el cálculo del IVA, por
ejemplo al realizar una factura.

Hemos de distinguir lo que es la base imponible, el iva y el importe (precio iva incluído).

 La base imponible, es la cantidad neta sobre la que calcularemos descuentos,

iva, recargos, etc. En tres palabras, precio sin iva.
 El iva es una cantidad que hemos de añadir al importe. Suele ser del 16%, aunque
también hay tipos del 7% y el 4%. En Julio en España subirá dos puntos hasta el
18% (consulte a un asesor fiscal para conocer el tipo impositivo en su país). Se
calcula multiplicando la base imponible por el tipo impositivo y dividiendo entre
100.
 El importe es el resultado de sumar la base imponible más el iva (la cantidad
obtenida en el punto anterior). Una forma más exacta y rápida resulta de
multiplicar la base imponible por la suma de 100 y el iva, y dividir el resultado por
100: dicho de otro modo, para un iva del 16% multiplicamos la base imponible por
1,16

Para realizar el cálculo en excel del iva y del precio con iva haremos lo siguiente:

Supongamos el tipo de iva en la celda A2 (16%) y la base imponible en la celda C3. Para
calcular el iva en la celda D3, escribiremos en ésta la fórmula = C3*$A$2. La cantidad
obtenida es el importe de iva. El precio con iva includo lo calculamos en E3 con la fórmula
=C3*(1+$A$2).

Hemos empleado en las fórmulas las referencias absolutas a la celda A2, por si
queremos calcular el iva a otras cantidades que podamos simplemente copiar las
fórmulas.
Veamos ahora como obtener la base imponible (y la cantidad de iva) a partir de un
precio final. Es decir, lo inverso a lo que acabamos de hacer.

Para ello aplicaremos la siguiente fórmula =C13/(1+$A$2) para el cálculo de la base

imponible, y =G3*$A$2/(1+$A$2) para el cálculo del iva.

Siempre podemos obtener el iva restando el importe y la base imponible, pero será un
cálculo menos exacto debido al redondeo de los decimales.

TAGS: excel, iva, referencias absolutas, formulas

2010
18
ENE
Referencias Mixtas en Excel
excel, referncias mixtas, referencias relativas, referencias absolutas

En artículos anteriores, hemos visto las Referencias Relativas en Excel. Hemos

analizado como, aun siendo muy útiles, muchas veces con su uso no obteníamos el
resultado obtenido y surgía la necesidad de emplear otro tipo de referencias, las
Referencias Absolutas.

Ahora vamos a revisar un nuevo ejemplo, donde no podremos aplicar los tipos de
referencias que ya conocemos y hablemos de aplicar lo que se llaman Referencias
Mixtas.

La Referencias Mixtas en Excel es un híbrido entre las Referencias Absolutas y las

Referencias Relativas, en las cuales sólo fijamos o la columna o la fila. Su sintaxis es
colocando el símbolo $ delante de lo que queramos fijar: o bien delante de la letra (fijando
fila), o bien delante del número (fijando columna). Podemos obtener esto pulsando F4,
dos veces (para fijar la columna) o tres (para fijar la fila) en el momento en el que
escribamos en la fórmula la celda a la que queremos referenciar.

De forma que, si una fórmula en la que tenemos fijada la fila, la copiemos donde la
copiemos la fila siempre será la misma, variando sólo la columna (en caso en que la
hayamos copiado a una columna distinta).

 = A3 + A4 -> Rerefencia Relativa

 = $A$3 + $A$4 -> Referencia Absoluta
 = $A3 + A$4 -> Referencia Mixta

Veamos un ejemplo de utilización:

Supongamos que tenemos una lista de precios y queremos calcular los nuevos valores
después de aplicarles distintos descuentos. Colocamos los precios en una columna y los
descuentos porcentuales en fila.

Si aplicamos las Referencias Mixtas, podemos escribir la fórmula en la celda superior

izquierda (celda B2) y copiarla al resto de celdas.
Fijaremos la columna en la referencia al precio y la fila en la referencia al descuento, tal
como sigue: B2=$A2-$A2*B$1

De esta manera, al fijar la columna, siempre aplicaremos la fórmula sobre un precio (la A,
permanece fija, y en la columna A están los precios). Lo mismo ocurre con los
descuentos: siempre multiplicaremos por una celda de la fila 1, donde están los tipos de
descuento.

Escribimos pues la fórmula en la celda B2. Seleccionamos el rango B2:D8, nos vamos al
menú Inicio -> Rellenar -> Hacia la derecha, y después, Inicio -> Rellenar -> Hacia
abajo.
De esta manera habremos copiado la fórmula a todo el rango.

TAGS: excel, referncias mixtas, referencias relativas, referencias absolutas

2010
14
ENE
Referencias Absolutas en Excel
excel, referencias absolutas, iva, descuentos

El otro día hablamos de las Referencias relativas en Excel (también aplicable a la hoja
de cálculo de OpenOffice). Dijimos que son las utilizadas por defecto en las fórmulas y
pusimos algún ejemplo de uso.

Hoy vamos con las Referencias Absolutas.

Primero veamos un ejemplo de su necesidad, para luego estudiar su sintaxis en Excel.

Imaginemos que tenemos una serie de cantidades, a las cuales, a todas ellas, queremos
aplicarles un porcentaje. Pensemos en una lista de precios de productos a la que hemos
de calcular el iva de cada uno de ellos:

Para ello habríamos de emplear la siguiente fórmula = C4*A3 en la celda D4. Para el
precio del celda C5, lo mismo: = C5*D2, para la C6 igual... es decir, hay que multiplicar
cada una de las celdas que contienen el precio antes de impuestos, por una misma celda.

Si escribimos la fórmula en la celda B4 =C4*D2, y la copiamos al resto de celdas de la

columna D, veremos que la fórmula se transforma en =C5*D3, = C6*D4, etc.

Si nos fijamos, el primer factor es correcto, pero el segundo no, ya que va variando en
cada fórmula y nosotros queremos que sea el mismo en todas. Para que eso ocurra
hemos de hacer una referencia absoluta a la celda D4 en nuestra fórmula. Para ello,
simplemente ponemos un símbolo de dólar ($) delante de la D y del 2. Es decir la fórmula
=C4*D2 con referencia absoluta en la celda D2, sería =C4*$D$2.

En Excel podemos hacerlo rápidamente pulsando la tecla [F4] justo después de escribir la
celda que queremos fijar, en nuestro caso la D2.
Si escribimos esa fórmula en D4 y la copiamos en el resto de celdas inferiores, la fórmula
se irá transformando en =C5*$D$2, =C6*$D$2, etc. obteniendo el resultado esperado.

Practique con este ejercicio. Pruebe a aplicarle después un porcentaje de descuento.

Debería obtener algo así:

Nota: Todas las capturas pertenecen al hoja de cálculo de OpenOffice, excepto la última
que es de Excel 2007.

TAGS: excel, referencias absolutas, iva, descuentos

2010
12
ENE
Referencias relativas en Excel
excel, referencias relativas, formulas

Cuando en Excel (o en la Hoja de Cálculo de Oppenoffice) copiamos una fórmula de una

celda a otra, normalmente esta varía en función de la celda de destino.

Por ejemplo: Si en la celda B3, tenemos la fórmula D5+D6, y la copiamos a la C7 se

transformará en E9+E10.

Esto es debido a que, por defecto, la fórmulas en excel tienen referencias relativas, esto
es, dependen de la celda en la que esten. Si copiamos la fórmula a otra ubicación, esta
variará en las celdas a las que hace referencia.

En el ejemplo anterior, como nos hemos movido de la B3 a la C7 hemos aumentado en

uno la letra (la columna, de la B a la C) y en 4 el número (la fila, de la 3 a la 7). Por tanto,
las celdas presentes en la fórmula aumentarán también en esa cantidad, pasando la
primera de la D5 a la E9 (aumenta en uno la letra y en 4 el número).

Esto es muy útil cuando, por ejemplo, hemos de calcular muchos totales de diferentes
conceptos, siendo la fórmula la misma, pero variando las fórmulas a usar.
Entonces, escribimos la fórmula en la primera celda y la copiamos en el resto,
actualizándose automáticamente.

Veamos un ejemplo:

Hemos de calcular la suma total de cada una de las siguientes columnas:

En la celda A11, escribimos la fórmula =SUMA(A2:A10). En la siguiente, en la B11,

deberíamos escribir =SUMA(B2:B10), en la C11, =SUMA(C2:C10) y así sucesivamente.
Pues bien, sólo lo escribimos en la A11, y la copiamos en las demás.

Para ello, seleccionamos la celda A11, y pinchamos en el cuadrito negro que aparece
en el esquina inferior derecha de la celda y arrastramos hasta la última celda, en
este caso la E11 (ver imagen).

Al soltar, automáticamente, todas las cedas calculan el resultado.

Si miramos que fórmula hay en cada una de las celdas, vemos que ésta se ha copiado
de la A11, pero actualizando las columnas.

Lo mismo podemos hacer en filas. En la F2 ponemos la fórmula =SUMA(A2:E2).

Arrastramos desde el cuadradito negro de su esquina inferior derecha hasta la celda F10,
y el resultado es:

Practique, este ejercicio y similares (cambiando la función suma, por la promedio, etc.),
hasta estar seguro que domina las referencias relativas en Excel.