PROAsistemas S.A.

Manual de Usuario - Versión 3.0

�
 PROAsistemas S.A.
TABLA DE CONTENIDO
Introducción Helisa NIIF  NIIF  ................................................................................................................8
Acerca de ...............................................
......................... ...............................................
..................................................
................................................
...................................
............ 9
Políticas
Políticas de Calidad
Calidad..............................................
..................... ...............................................
...............................................
.................................................
........................ 9
Respecto
Respecto al Manual
Manual de Usuario Usuario ............................ ...............................................
...................... .................................................
........................ 9
Alcance
Alcance ................................................
...................... ..................................................
...............................................
................................................
........................................
............... 9
Utilizació
Utilizaciónn ............................. ..................................................
......................... ..................................................
...............................................
..........................
....9
Aspectos
Aspectos de Versión.............................................
.................... ...............................................
...............................................
...............................................
...................... 1010
Instalación Helisa NIIF NIIF  .................................................................................................................11
Instalació
Instalaciónn de Helisa Servidor
Servidor ......................
............................................
...............................................
..................................................
..............................
..... 11
Instalació
Instalaciónn de Helisa Cliente ........................................ ................................................
....................... ......................................
............. 17
Interfaz de Validación de Datos  Datos  ....................................................................................................19
Empresa  ....................................................................................................................30
Creación de Empresa 
Globales  .....................................................................................................................39
Parámetros Globales 
Lista de Usuarios .................................................
......................... ...............................................
................................................
......................................
............. 41
Lista de Conceptos
Conceptos Frecuentes
Frecuentes.................................................
........................ ...............................................
.........................................
................... 58
58
Lista de Variables
Variables ................................................
........................ ...............................................
................................................
.....................................
............ 62
Lista dede Países
Países .............................................
.................... ...............................................
...............................................
..............................................
..................... 71
Lista dede Departam
Departamentos entos .............................................
....................... ...............................................
..................................................
.............................
.... 75
Lista de Ciudades
Ciudades .................................. ...................................................
......................... ................................................
.......................... 79
Bancos
Bancos y Sucursales
Sucursales ...............................................
...................... ..................................................
...............................................
.................................
........... 83
Monedas
Monedas y Tasas de Cambio..............................................
........................ ...............................................
..............................................
..................... 93
P.A.A.G
P.A.A.G y Tasas de Interés Interés ..............................................
..................... ..................................................
...............................................
........................ 98
Formas
Formas de Pago ..............................................
..................... ..................................................
..................................................
.......................................
.............. 100
Definición
Definición de Formatos
Formatos para DocumentosDocumentos.................................................
........................ ..............................................
..................... 109
Formatos
Formatos para Cheques Cheques..............................................
........................ ...............................................
..................................................
............................. 132
Tipos de Unidad
Unidad de Inventario
Inventario ...........................................
..................... ...............................................
............................................
................... 155
Tabla de Conversión
Conversión de Unidades Unidades ...............................................
......................... ...............................................
...................................
.......... 159
Parámetros
Parámetros de Puerto Puerto ..............................................
..................... ..................................................
...............................................
..............................
........ 162
Particulares  ...............................................................................................................164
Parámetros Particulares 
Lista de Funcionari
Funcionarios os..............................................
..................... ..................................................
...............................................
..............................
........ 166
Lista de
de Document
Documentos
os ..............................................
..................... ..................................................
...............................................
..............................
........ 172
Lista de Precios ............................................................................................................. 178
Datos de
de Correo
Correo Saliente
Saliente ...........................................
..................... ...............................................
..................................................
............................. 183
Contabili
Contabilidad
dad ................................................
....................... ...............................................
...............................................
.............................................
.................... 185

�
 PROAsistemas S.A.
TABLA DE CONTENIDO
Introducción Helisa NIIF  NIIF  ................................................................................................................8
Acerca de ...............................................
......................... ...............................................
..................................................
................................................
...................................
............ 9
Políticas
Políticas de Calidad
Calidad..............................................
..................... ...............................................
...............................................
.................................................
........................ 9
Respecto
Respecto al Manual
Manual de Usuario Usuario ............................ ...............................................
...................... .................................................
........................ 9
Alcance
Alcance ................................................
...................... ..................................................
...............................................
................................................
........................................
............... 9
Utilizació
Utilizaciónn ............................. ..................................................
......................... ..................................................
...............................................
..........................
....9
Aspectos
Aspectos de Versión.............................................
.................... ...............................................
...............................................
...............................................
...................... 1010
Instalación Helisa NIIF NIIF  .................................................................................................................11
Instalació
Instalaciónn de Helisa Servidor
Servidor ......................
............................................
...............................................
..................................................
..............................
..... 11
Instalació
Instalaciónn de Helisa Cliente ........................................ ................................................
....................... ......................................
............. 17
Interfaz de Validación de Datos  Datos  ....................................................................................................19
Empresa  ....................................................................................................................30
Creación de Empresa 
Globales  .....................................................................................................................39
Parámetros Globales 
Lista de Usuarios .................................................
......................... ...............................................
................................................
......................................
............. 41
Lista de Conceptos
Conceptos Frecuentes
Frecuentes.................................................
........................ ...............................................
.........................................
................... 58
58
Lista de Variables
Variables ................................................
........................ ...............................................
................................................
.....................................
............ 62
Lista dede Países
Países .............................................
.................... ...............................................
...............................................
..............................................
..................... 71
Lista dede Departam
Departamentos entos .............................................
....................... ...............................................
..................................................
.............................
.... 75
Lista de Ciudades
Ciudades .................................. ...................................................
......................... ................................................
.......................... 79
Bancos
Bancos y Sucursales
Sucursales ...............................................
...................... ..................................................
...............................................
.................................
........... 83
Monedas
Monedas y Tasas de Cambio..............................................
........................ ...............................................
..............................................
..................... 93
P.A.A.G
P.A.A.G y Tasas de Interés Interés ..............................................
..................... ..................................................
...............................................
........................ 98
Formas
Formas de Pago ..............................................
..................... ..................................................
..................................................
.......................................
.............. 100
Definición
Definición de Formatos
Formatos para DocumentosDocumentos.................................................
........................ ..............................................
..................... 109
Formatos
Formatos para Cheques Cheques..............................................
........................ ...............................................
..................................................
............................. 132
Tipos de Unidad
Unidad de Inventario
Inventario ...........................................
..................... ...............................................
............................................
................... 155
Tabla de Conversión
Conversión de Unidades Unidades ...............................................
......................... ...............................................
...................................
.......... 159
Parámetros
Parámetros de Puerto Puerto ..............................................
..................... ..................................................
...............................................
..............................
........ 162
Particulares  ...............................................................................................................164
Parámetros Particulares 
Lista de Funcionari
Funcionarios os..............................................
..................... ..................................................
...............................................
..............................
........ 166
Lista de
de Document
Documentos
os ..............................................
..................... ..................................................
...............................................
..............................
........ 172
Lista de Precios ............................................................................................................. 178
Datos de
de Correo
Correo Saliente
Saliente ...........................................
..................... ...............................................
..................................................
............................. 183
Contabili
Contabilidad
dad ................................................
....................... ...............................................
...............................................
.............................................
.................... 185

�
 PROAsistemas S.A.
Estructura
Estructura del Código
Código Contable ..............................................
..................... ..................................................
............................. 186
Cuentas
Cuentas de Uso Específico
Específico ....................................
.............. ...............................................
.............................................
.................... 188
188
Estado de Resultado
Resultadoss Clasificado
Clasificado ................................... ...................................
......................... .......... 191
Ajustes
Ajustes Integrales
Integrales por Inflación
Inflación ...................................... ...................................
......................... .......... 192
Balances
Balances Clasifica
Clasificado
do ....................................................................
........................................... ..............................................
..................... 193
Cuentas
Cuentas para Anticipos..........................................
.................... ...............................................
.............................................
.................... 194
Configuració
Configuraciónn de los Estados Financieros
Financieros................................................
....................... ...................................
.......... 194
Terceros
Terceros E Impuesto
Impuestoss ..........................................
................. ................................................
................................................
....................................
........... 205
Impuestos
Impuestos,, Descuentos
Descuentos y Valores
Valores .................................................
........................ ...............................................
...................... 205
Cuentas
Cuentas de Uso Específico
Específico ....................................
.............. ...............................................
.............................................
.................... 216
216
Conceptos
Conceptos Tributarios
Tributarios ...................................
............. ...............................................
..................................................
............................
... 218
Ingresos
Ingresos y Retencione
Retencioness .................................. ..................................................
......................... ............................
... 222
Conceptos
Conceptos para Declaració
Declaraciónn de IVA ...................... .............................................
......................... .................... 225
225
Concepto
Concepto para Declaración
Declaración de Retención
Retención..............................................
..................... .......................................
.............. 227
Documentac
Documentación
ión .......................... ..................................................
......................... ...............................................
...................... 229
Centros
Centros de Costo ....................................................
........................... ..................................................
................................................
...............................
........ 232
Cuentas
Cuentas por Cobrar
Cobrar ..............................................
..................... ................................................
................................................
....................................
........... 234
Conexiones
Conexiones y Tipos de Cartera ....................................... ....................................
......................... ........... 234
Cuentas
Cuentas de Uso Específico
Específico ....................................
.............. ...............................................
.............................................
.................... 240
240
Documentac
Documentación
ión .......................... ..................................................
......................... ...............................................
...................... 241
Provision
Provisiones
es..............................................
..................... ................................................
................................................
....................................
........... 244
Cuentas
Cuentas por Pagar................................................
........................ ...............................................
................................................
....................................
........... 256
Conexiones
Conexiones y Definición
Definición de Términos
Términos .................................... ............................
......................... ... 256
Documentac
Documentación
ión .......................... ..................................................
......................... ...............................................
...................... 257
Análisis
Análisis Financier
Financieroo (Grupos) ..................................................
......................... ..................................................
.......................................
.............. 261
Bancos ........................................................................................................................... 263
Cuentas
Cuentas de Uso Especifico
Especifico ....................................
.............. ...............................................
.............................................
.................... 264
264
Formatos
Formatos para los Extractos
Extractos.................................................
........................ ..................................................
...............................
...... 265
265

�
 PROAsistemas S.A.
Activos
Activos Propiedad
Propiedad,, Planta
Planta y Equipo .................................................
........................ ................................................
...............................
........ 270
Cuentas
Cuentas de Activos Fijos ................................................
......................... ................................................
....................................
........... 270
Lista de Grupos .............................................
....................... ...............................................
..................................................
............................
... 276
Método De Contabilización de las Depreciaciones .............................................. 285
Definición
Definición de Rutas...............................................
......................... ...............................................
.............................................
.................... 287
287
Concepto
Concepto de Bajas...............................................
...................... ..................................................
...............................................
...................... 291
Activos
Activos Intangibl
Intangibles
es y Diferidos
Diferidos..........................................
.................... ...............................................
.............................................
.................... 295
Cuentas
Cuentas de Intangibl
Intangibles
es.................................................
........................ ...............................................
.......................................
................. 295
Método de Contabilización de las Amortizaciones .............................................. 299
Definición
Definición de Rutas...............................................
......................... ...............................................
.............................................
.................... 301
301
Presupuesto ................................................................................................................... 311
Generalidad
Generalidades
es.............................................
.................... ..................................................
................................................
...............................
........ 311
Divisiones
Divisiones ................................................
...................... ................................................
...............................................
....................................
........... 314
314
Indicadores
Indicadores de Desempeño
Desempeño ......................................................................
............................................. ....................................
........... 317
317
Inventario
Inventarios.............................
s............................. ..................................................
......................... ...............................................
.......................................
................. 324
Estructura
Estructura del Código
Código del Grupo.............................................
.................... ..................................................
............................
... 324
324
Generalidad
Generalidades
es.............................................
.................... ..................................................
................................................
...............................
........ 326
Lista de Cuentas
Cuentas a Util
Utilizar
izar..............................................
........................ ...............................................
....................................
........... 327
327
Cartilla
Cartilla de Grupos
Grupos .............................. ...............................................
......................... .......................................
................. 331
Cartilla
Cartilla de Bodegas
Bodegas ......................... ...............................................
...................... .............................................
.................... 340
340
Cartilla
Cartilla de Familias
Familias ................................................................
....................................... ..................................................
............................
... 346
Carga Fabril
Fabril .................................... ...............................................
...................... .............................................
.................... 350
Importacion
Importaciones
es ..............................................
..................... ...............................................
...............................................
.............................................
.................... 355
Generalidad
Generalidades
es.............................................
.................... ..................................................
................................................
...............................
........ 355
Definición
Definición de Cuentas
Cuentas y Arancel
Arancel ....................................
............. ................................................
....................................
........... 356
Conceptos
Conceptos de Importació
Importaciónn ...................................................
.......................... ...............................................
...............................
......... 363
363
Términos Internacionales de Comercio – INCOTERMS ..................................... 371
Tarifas
Tarifas Arancelaria
Arancelariass ......................................
................ ...............................................
..................................................
............................
... 376

�
 PROAsistemas S.A.
Monedas
Monedas ........................... ..................................................
......................... ................................................
...............................
........ 381
Gestión
Gestión de Ventas
Ventas................................................
........................ ...............................................
................................................
....................................
........... 383
Generalidad
Generalidades
es.............................................
.................... ..................................................
................................................
...............................
........ 383
Selección
Selección de Vendedores
Vendedores................................................
......................... ................................................
....................................
........... 392
392
Tabla de Comisione
Comisioness ............................... ................................................
....................... ....................................
........... 393
Factores
Factores de Dimensión
Dimensión ..........................................
.................... ...............................................
.............................................
.................... 395
395
Tabla de Descuentos
Descuentos por Monto
Monto .....................................
.............. ................................................
....................................
........... 396
Lista de Descuentos
Descuentos Condicionados
Condicionados..............................................
..................... ...............................................
...................... 397
Gestión
Gestión de Compras ........................................................
............................... ..................................................
...............................................
...................... 400
Generalidad
Generalidades
es.............................................
.................... ..................................................
................................................
...............................
........ 400
Definición De Formatos.....................
Formatos ..............................................
..................................................
...............................................
.......................................
................. 407
Exportar.........................
Exportar..................................................
...................................................
................................................
...............................................
....................................
........... 433
Configuració
Configuraciónn de Parámetro
Parámetross en Exportacio
Exportaciones
nes..............................................
........................ .......................................
................. 433
Asistente
Asistente de Exporta
Exportación
ción ................................................
....................... ..................................................
...............................................
...................... 437
Exportar
Exportar Archivo
Archivo de Consolid
Consolidado
ado NIIF...............................................
...................... ..................................................
............................
... 440
440
Exportar
Exportar Movimiento
Movimiento .............................................
.................... ..................................................
................................................
...............................
........ 441
Importar.........................
Importar..................................................
...................................................
................................................
...............................................
....................................
........... 444
Formatos
Formatos o Configura
Configuracion
ciones
es ............................................
................... ..................................................
...............................................
...................... 444
Asistente
Asistente de Importaci
Importación
ón .................................................
........................ ..................................................
...............................................
...................... 446
446
Importar
Importar Movimiento
Movimiento .............................................
.................... ..................................................
................................................
...............................
........ 449
Utilitarios ...................................................................................................................................
Utilitarios ................................................................................................................................... 451
Reimpresió
Reimpresiónn de Documentos
Documentos ..................................
......... ..................................................
...............................................
...............................
......... 451
Revisar
Revisar y Reafectar los Libros .....................
...........................................
...............................................
.............................................
.................... 452
452
Modificació
Modificaciónn de Documentos
Documentos ....................................
.............. ...............................................
..................................................
............................
... 453
Administr
Administrador
ador ........................... ...................................................
.......................... ...............................................
...................... 454
Contabil
Contabilidad
idad ...........................................
.................. ..................................................
...............................................
...................... 454
Centros
Centros de Costo................................................
......................... ................................................
....................................
........... 456
456
Anticipos
Anticipos Recibidos
Recibidos .................................................................
........................................ .......................................
.............. 457

�
 PROAsistemas S.A.
Anticipos
Anticipos Entregados ...................................... .......................................
...................... ................. 457
Inventario
Inventarioss .................................................
........................ ..................................................
...............................................
...............................
......... 458
Documentos
Documentos..............................................
........................ ...............................................
.............................................
.................... 458
Fecha y hora ........................................... ...............................................
......................... ...................... 459
Reafectació
Reafectaciónn por Artículo ..........................................
................. ..................................................
............................
... 460
Gestión
Gestión Ventas ........................................... ...............................................
......................... ...............................
......... 461
Gestión
Gestión Compras
Compras...........................................
..................... ...............................................
..................................................
............................
... 462
462
Activos
Activos Fijos
Fijos ..............................................
..................... ..................................................
...............................................
...............................
......... 463
Presupuesto
Presupuesto.............................................
..................... ...............................................
................................................
....................................
........... 463
463
Importacion
Importaciones
es.............................................
.................... ..................................................
................................................
...............................
........ 464
Hacer Copia Global de Seguridad
Seguridad ...............................................
......................... ...............................................
....................................
........... 465
Hacer Copia Global de Datos
Datos Anexos
Anexos ................................ .............................................
......................... .................... 466
466
Restaurar Copia Global de Seguridad, De Datos Anexos ................................................ 467
Unificar Cartilla De Cuentas, De Terceros,
Terceros, De Bancos, De Centros, De Costo, De Clientes, Clientes,
De Proveedores ............................................................................................................. 468
Retomar Datos de Clientes, De Proveedores, De Bancos ................................................. 469
Modulo Administrador....................
Administrador.............................................
...............................................
...............................................
.............................................
.................... 470
Contabili
Contabilidad
dad ................................................
....................... ...............................................
...............................................
.............................................
.................... 470
Cartilla
Cartilla de Cuentas
Cuentas ..................................... ................................................
......................... ...............................
........ 470
Consultar
Consultar Cartilla/
Cartilla/Balan
Balances
ces .................................................
........................ ................................................
...............................
........ 472
Movimiento
Movimiento.....................
.............................................
...............................................
................................................
....................................
........... 473
473
Opciones
Opciones NIIF .............................................
.................... ...............................................
...............................................
.............................................
.................... 475
475
Cartilla
Cartilla de Cuentas
Cuentas NIIF ..............................................
..................... ...............................................
.......................................
................. 475
475
Causación
Causación de Ingresos
Ingresos Financiero
Financieross ......................................
............. ................................................
...............................
........ 476
476
Causación
Causación de Gastos
Gastos Financier
Financieros
os ..................................................
......................... ...............................................
...................... 478
Administr
Administración
ación de Notas y Revelacione
Revelacioness ............................. ...............................
....................... ........ 479
479
Información General y Declaración de Cumplimiento ............................ 479
Políticas
Políticas Contables
Contables..................................................
......................... ...............................................
...............................
......... 480
Notas a los Estados
Estados Financie
Financieros..................................
ros.................................. ............................
......................... ... 481

�
 PROAsistemas S.A.
Transición
Transición a las NIIF .............................................
....................... ...............................................
.............................................
.................... 483
483
Empresas
Empresas NIIF Consolid
Consolidadas
adas...............................................
...................... ...............................................
...............................
......... 486
Proceso
Proceso de Consolidación
Consolidación ..........................................
................. ..................................................
............................
... 486
Conciliación de Consolidación de Empresas NIIF .................................. 490
Glosario
Glosario ..................................................
......................... ...................................................
................................................
...............................................
....................................
........... 491

�
 PROAsistemas S.A.
El desarrollo del Software HelisaGW  (Generación Windows) en su versión rediseñado en
su estructura, visión y orientación contable ha realizado una serie de acciones para
implementar la utilización de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera)
en el mismo y brindarles a sus usuarios la satisfacción de manejar estándares confiables,
aceptados, globalmente comprensibles y de alta calidad que permitirán reflejar el manejo
transparente de su aspecto operacional y situación financiera.
El diseño y estructura de la nueva versión de Helisa GW es más confortable y permite una
funcionalidad e interacción de los usuarios más a fondo con el software además de
brindarle soluciones de fácil acceso pero con la dificultad y seguridad adecuada para la
información.
Con motivo del proceso de implementación de las NIIF en Colombia a partir de la emisión
de la Ley 1314 de 2009  y la promulgación de los Decretos 2706 y 2784 de 2012,
ProAsistemas S.A ha llevado a cabo un proceso de estudio, análisis y desarrollo con el fin
de realizar una serie de cambios en el aplicativo Software Administrativo y de gestión 2,
brindando de esta manera a los usuarios del software nuevas herramientas que permitan que
la información registrada por los usuarios sea de alta calidad y que cumpla con los
requerimientos contenidos en la norma internacional de información financiera para pymes
emitidas por el IASB  (International Accounting Standard Board) por sus siglas en inglés,
pero que además le permita seguir registrando de forma paralela como está establecido en
el Decreto 2649 de 1990 la información durante el periodo de transición a las NIIF.
Por tal motivo se hace necesaria la elaboración de este documento en el cual se describen,
estipulan y explican los cambios realizados dentro del Software Administrativo y de
Gestión 2 con motivo de la implementación del estándar internacional. Vale la pena
mencionar que los cambios realizados parten del hecho de ofrecer y permitir al usuario el
registro de información teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Decreto
2649 ( PCGAC) y normas posteriores, además de los lineamientos definidos en el estándar
internacional, por lo tanto los cambios realizados abarcan parámetros, listados, proceso de
registro de transacciones, consultas, informes pero añadiendo dentro del paquete de
cambios contenidos a esta versión donde se realizaron el desarrollo de nuevas opciones
para la comodidad del usuario.
Los diferentes procesos del ciclo de vida en el desarrollo del producto Helisa, permiten al
usuario realizar una gestión de manera funcional y cumpliendo con las diferentes
características y cualidades presentes en preceptos y conceptos de calidad orientados a la
versatilidad y facilidad de utilización del software por parte de los diferentes usuarios que
le manipulen.
La evolución y transformación de los métodos de manipulación contable permiten al
usuario realizar en el software la gestión de su información de normativas internacionales
internacional es y
nacionales conservando y cumpliendo cada una de ellas.

�
 PROAsistemas S.A.
ACERCA DE HELISA
Software diseñado y desarrollado para satisfacer las necesidades de las Pymes (pequeñas y
medianas empresas) en aspectos económicos orientado a la contabilidad y las finanzas,
además de tener diferentes módulos para cumplir con funciones administrativas y realizar
documentación e informes de las transacciones que se llevan a cabo.
POLITICAS DE CALIDAD
HELISA inició su desarrollo en 1988 como una curiosidad profesional y experimental,
motivada en la creciente industria de la PC y la poca oferta de herramientas contables para
la PYME. Desde su inicio ha contado con el apoyo del gremio de contadores y de la
academia, lo que ha contribuido a perfilar sus temas y a incorporar otros, sin perder la
visión de tener los procesos contables como eje del desempeño administrativo
Los cambios, a veces radicales de plataformas, nos han llevado en más de una ocasión a
replantear métodos, procesos y herramientas de desarrollo; las hemos ejecutado en el
momento justo, sin afanes, sin presiones, con madurez. Hoy, HELISA es un referente de la
industria del software, con presencia directa en Colombia y en proceso de expansión por el
Caribe, Centro y Sudamérica.
RESPECTO AL MANUAL DE USUARIO
OBJETIVOS
 Brindar un soporte al usuario para que logre desempeñarse de una manera adecuada
en el software.
 Informar a los usuarios de una manera ordenada, entendible y sin ningún tipo de
lenguaje técnico de las funcionalidades del software.
 Presentar el manual de usuario al público muy atractivo e intuitivo para lograr un
entendimiento de uso por parte del usuario.
 Informar al usuario las capacidades del sistema a través de una breve descripción
acompañada de una imagen representativa de lo descrito.
ALCANCE
El manual de usuario se ha diseñado con el fin de lograr un gran entendimiento por parte
del usuario para la realización de las distintas funciones del software y brindar una solución
de manera inmediata en caso de presentar inconvenientes o de no encontrar una función en
específico.
UTILIZACION
Guía o manual de usuario distribuido al público como documento PDF. Se ha decidido este
formato en caso de que se haga necesario imprimirlo,
imprimirlo , se realice de la manera más adecuada
posible y por seguridad al no dejar que las personas con acceso no le puedan modificar.

�
 PROAsistemas S.A.
Se recomienda de la manera más atenta posible que usted como usuario lea el presente
documento en su totalidad para utilizar de forma satisfactoria el software Helisa GW y haga
de sus funciones lo más productivas posibles para los usuarios y empresa en general.
ASPECTOS DE VERSION
La versión actual del software Helisa GW se ha desarrollado para manejarse a través de
módulos con funciones en específico y otorgar al usuario una forma ordenada de gestionar
la información, a continuación se demuestran las características:
• Software soportado únicamente por el sistema operativo Windows.
• Presentado totalmente en español.
• Realiza un control de Accesos por parte de los usuarios.
• Interfaz de manejo medio pero de fácil entendimiento por los objetos gráficos del
programa (pestañas, botones, cuadros de texto, áreas de texto, entre otros).
• Sin limitación de tiempo de uso, siempre y cuando posea el licenciamiento.
• Ofrece interfaces amigables al usuario par su respectivo manejo.
• Incorporación de los estándares internacionales NIIF.
• Permite generar el formato de facturas y documentos según sean requeridos.
• Ofrece opciones de soporte remoto para una solución más acertada.
• Pequeñas aplicaciones como calculadora, calendario, entre otras.

�0
 PROAsistemas S.A.
INSTALACION DE HELISA GW
El software al poseer una orientación privativa, requiere de forma obligatoria la compra del
mismo para la utilización en una Pymes, a continuación se encuentran los pasos que debe
realizar para instalar HELISA GW Estándar NIIF:
INSTALACION DE HELISA GW PARA SERVIDOR
La siguiente instalación se realiza para crear un servidor o sitio específico para que los
demás lugar en el cual se va a almacenar la información gestionada de Helisa y permitirá
acceso a los clientes permitidos y autentificados correctamente.
 Busque el archivo de instalación en su disco duro o en cualquier medio de
almacenamiento que lo contenga (USB, CD, DVD, Disco Duro Portable, entre
otros), selecciónelo. En versiones superiores del sistema operativo de Windows
(Vista, Siete, Ocho) el usuario debe efectuar la acción de ejecución de modo
Administrador, es decir el usuario debe tener los privilegios necesarios para instalar
el software con un usuario de tipo Administrador Windows. Para realizar la acción
anterior, seleccione el archivo y presione clic derecho opción Ejecutar como
administrador.

En caso de no poseer un usuario administrador para realizar la acción, solicite los

datos para tener acceso a los privilegios de este usuario.
En otro caso, el usuario debe confirmar la acción de ejecutar como administrador
presionando el botón de confirmación que se despliegue.

��
 PROAsistemas S.A.
 Se abrirá la pantalla inicial de instalación, lea y presione Siguiente:

 Lea LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE HELISA DE PROPIEDAD DE

PROASISTEMAS S. A.si está de acuerdo seleccione la opción de Acepto el
Acuerdo y presione el botón Siguienteo de lo contrario presione Cancelar.

 El proceso de instalación en una carpeta predeterminada ya se ha iniciado.

��
 PROAsistemas S.A.

En esta acción, se está realizando la descompresión de los diferentes archivos

necesarios para instalar y utilizar Helisa como servidor. En el directorio
C:\Actualizacion Helisa NIIF\  que está definido por defecto.
Si desea cancelar la instalación por alguna circunstancia presione Cancelar y
confirme la acción.

 Al continuar con la instalación, el sistema ejecutara automáticamente en el

directorio predeterminado el archivo ejecutable InstalarGw, que despliega y
solicita los siguientes datos para lainstalación y validación de licencia del sistema
para un usuario en específico:
 Clase de instalación:
 Servidor.
 Cliente.
 Clave de Firebird.
 Nombre o Razón social de la empresa.
 NIT de la empresa.
 Licencia.
 Directorio de Instalación que está configurado por defecto en
C:\PROAsistemas\Helisa NIIF o puede personalizarlo.
Al completar los datos pulse Continuar.

��
 PROAsistemas S.A.

Pulse Cancelar si desea finalizar con la instalación.

 Al continuar se instalara automáticamente BDE.Informará el registro de servidor
a lo cual simplemente presionaremos el botón de Aceptar.

 Luego de instalar BDE seguirá con Firebird el cual será el Gestor de Bases de
Datos.

��
 PROAsistemas S.A.

 Al realizar todos los procesos de la manera correcta le informara que Helisa se

ha instalado correctamente.

 Para inicializar Helisa GW nos dirigimos al icono del escritorio o al de inicio y

le damos doble clic para abrirlo.

��
 PROAsistemas S.A.
 Ahora el software Helisa GW cargara e iniciara su interfaz gráfica. Digite su
nombre de usuario y su contraseña y pulse ingresar.

 Para validarlo se deben realizar los siguientes pasos:

Diríjase al icono de Acerca de… en la parte inferior izquierda de la pantalla y
presiónelo.

Le aparecerá una ventana sobrepuesta en la anterior, seleccionar la pestaña

Licencia… Luego Licencias: código, le habilitara un botón llamado Cambiar
y/o validar licencia por favor presiónelo.

��
 PROAsistemas S.A.
Le aparecerá una pantalla con la siguiente información:
 Empresa: Aparecerá el nombre de la empresa que se digito en la
instalación.
 NIT: La información de Numero de Identificación Tributaria
correspondiente a la empresa.
 Licencia: Dígitos alfanuméricos digitados en loa instalación.
 Clave: Por favor digite la clave correspondiente de validación.
 Por ultimo presione Registrar.

 Para validar Helisa GW por completo reinicie el programa.

INSTALACION DE HELISA GW PARA CLIENTE
Para realizar esta adaptación a un servidor específico se deben seguir los siguientes pasos,
continuando a partir de la descompresión del archivo en un directorio especifico
generalmente en la partición donde se encuentra el Sistema Operativo Windows.
 Seleccionar en la lista de clases de instalación al Cliente, digitar el nombre del
servidor (Dirección Ip) y la clave del Firebird, los directorios que se encuentran ahí
son los predeterminados por Helisa GW si desea los puede cambiar a un directorio
específico.

NOTA: El servidor debe estar creado como administrador y el computador Cliente

debe tener acceso a la red del mismo para que se realice la instalación
correctamente.

 A continuación se muestra gráficamente el desarrollo de este proceso mediante una

configuración estándar.
El nombre del Servidor se autentificara y cambiara la dirección del Directorio
correspondiente a Conexión de Archivos con el nombre del servidor iniciando la
operación a través del botón de Continuar.
��
 PROAsistemas S.A.
 La instalación en caso de ser correcta continuara igual que la instalación del
servidor instalando el BDE y el Firebird.
 Al final de este proceso informara al usuario o cliente que el proceso se llevó a cabo
exitosamente.
NOTA:
• El Cliente no requiere elaborar el proceso de Licenciamiento si el servidor
ya lo posee.
• El Cliente tiene acceso a los perfiles de usuario permitidos o especificados
para el mismo.

��
 PROAsistemas S.A.
INTERFAZ DE VALIDACION DE DATOS
Es la primera interfaz que interactúa con los usuarios y además de esto brinda un filtro de
seguridad para las personas que no deben acceder al sistema, dicha interfaz es la encargada
de validar la autentificación de los usuarios, ofrecer una información respecto al software y
un soporte remoto.

 Ayuda: o .Permite varias funciones.

 Salir: o . Permite finalizar el programa al igual que pulsando la tecla
ESC.
 Ingresar: Permite realizar una autentificación para validar algún usuario y
concederle ingreso a la información de la empresa en Helisa GW.

 Acerca de…: o .Existen dos pestañas:

 Licencia:
 Informa al usuario de los datos de la empresa y software.
 Informe del contrato LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE
HELISA DE PROPIEDAD DE PROASISTEMAS S. A.
��
 PROAsistemas S.A.
 Informa del uso exclusivo de la empresa compradora del software
y licenciamiento.
 Informa de la licencia a través de Cambiar y/o validar licencia.
 Cambios: Esta pestaña está orientada a los modificaciones que se
desarrollan en el software en gestión de los módulos que este maneja, las
descripciones que realiza son:
 Versión: Informa de la versión que realiza los cambios.
 Fecha: En que salen las versiones.
 Descripción: Breve narrativa de los cambios que se realizaron.
 Modificaciones: Especifican los cambios que se realizaron por
medio de los módulos.

 Soporte Remoto: o . Esta función permite hacer una conexión directa con
los especialistas de ProAsistemas S.A. para solucionar algún problema que se
halla presentado a través del uso de Helisa GW.
Para la utilización de esta herramienta el usuario debe tener instalado
TeamViewer, a continuación podrá observar la forma de realizarlo:
 Ingresar a la página oficial de ProAsistemas S.A . http://helisa.com/  y la
pestaña de Serviciosy en la parte lateral izquierda encontrara una
información con el siguiente contenido Cliente para acceso
remotoSoporte Helisaen donde le dará clic al botón Descargar la
Aplicación.
e inmediato iniciara la descarga de un archivo llamado Soporte.exe que
es el programa TeamViewer.

�0
 PROAsistemas S.A.
 Cuando se complete la descarga diríjase a la carpeta contenedora del
programa y Ejecútelo como administrador.
 Se iniciara el programa en caso de encontrarse errores de conexión se
mostrara la siguiente ventana.
 Inicie el programa en caso de establecerse una conexión de forma segura
le informara en la siguiente ventana.
La otra opción es realizarlo desde la pantalla de Helisa GW el cual tendrá los
mismos beneficios pero con una interfaz de bienvenida diferente.
Dudas o problemas relacionados a este aplicativo consulte en la página
oficial de TeamViewer: http://www.teamviewer.com/es/help/index.aspx .
NOTA: Los 5 procedimientos que se describieron anteriormente también se
encuentran vinculados en las herramientas que ofrece el aplicativo Helisa GW en
todas las interfaces ubicado en la parte inferior izquierda y están acompañados de
otros de vital importancia para el software.

 Calculadora: Al presionar este icono se desplegara una calculadora estándar en

la parte superior derecha.

 Historial de Informes: Sitio en específico donde se encuentran los diferentes

documentos enviados por el usuario al archivador para poderlos ver de un modo
predeterminado.

��
 PROAsistemas S.A.

El Archivador de Informes cuenta con una barra de herramientas de amplias

características:
 Seleccionador de archivos:  Los archivos que se han almacenado en el
Archivador de Informes aparecerán en una lista ordenados por la fecha en
que fueron agregados al archivador.
 Vista miniatura: Esta icono permite al usuario alejar el informe a tal punto
que pueda ver todas las hojas al mismo tiempo.

 Abrir archivo: Permite al usuario visualizar un archivo a través del

archivador que se encuentre en cualquier medio de almacenamiento siempre
que tenga formato .QRP.

 Guardar el informe: Permite al usuario guardar el informe que se tiene

archivado en cualquier medio de almacenamiento.

 Imprimir: Se abre una ventana de opciones que indica la configuración:

 Nombre de la impresora: Seleccione la impresora predeterminada o
que actualmente tiene conectada.
 Estado: Si se encuentra “Listo” quiere decir que es apta para realizar
el proceso de impresión.
 Tipo: Informara de el driver que actualmente controla la impresora.
 Ubicación: Archivo propio de la impresora.
 Comentariosde la impresora: Comentarios respecto a la impresora.

��
 PROAsistemas S.A.
 Intervalo de impresiones: Para delimitar las páginas de un
documento que se deben imprimir.
 Definir el número de copias: Define la cantidad de copias de un
documento que la impresora debe realizar la acción de imprimir.

Si presiona el botón de Propiedadesse realizara una configuración

especial de acuerdo al tipo de impresora o medio que utilice como
impresora. Seleccione la opción correspondiente y presione el botón
Aceptaro Cancelarsi desea cerrar la ventana.
Si desea más opciones presione el botón Opciones Avanzadasdonde
podrá configurar el papel de salida, número de copias y la calidad de la
impresión.
Presione el botón Aceptarpara confirmar los cambios o Cancelarpara
salir y eliminar los cambios realizados.
Para imprimir vuelva a la ventana Imprimir y presione Aceptarpara
realizar la acción.

 Archivar el informe: Ofrece al usuario la opción de almacenar en el

Archivador de informes una copia de un documento en específico.

 Zoom alejar: Presiona este icono y luego encima del documento presione
clic para disminuir o alejar el tamaño de vista del mismo.

 Zoom aumentar. Presiona este icono y luego encima del documento

presione clic para ampliar o aumentar el tamaño de vista del mismo.

 Pagina anterior: Si el documento consta de más de 1 hoja puede utilizar

este icono para devolverse a la página anterior.

 Página siguiente: Si el documento consta de más de 1 hoja puede utilizar

este icono para visualizar la página anterior.

 Buscar texto: Icono que despliega un cuadro de teto para buscar una palabra
en específico en todo el documento.

��
 PROAsistemas S.A.
 Enviar por correo electrónico: Envía el documento a un correo electrónico,
para lo cual primero lo guarda como informe de Helisa GW .qrp.

Luego le pide una serie de datos para completar el correo:

• Para: Correo persona o empresa destino.
• Cc: Con Copia es decir si va a ir dirigido a otro destinatario como
forma de respaldo.
• Asunto: Es el motivo o título general por el cual se envía el correo.
• Espacio para comentario: Generalmente se utiliza para justificar el
por qué se envía el archivo e indicaciones que debe llevar a cabo o
algún comentario asociado o a gusto del usuario.

• Por último se presiona el botón de Enviar Correoy se espera el mensaje

de envió exitoso.
 Calculadora: Abre calculadora estándar de Helisa.

 Salir: Icono que permite cerrar la ventana de Archivador de Informes.

��
 PROAsistemas S.A.
 Visor de Documentos: Funciona como herramienta que permite visualizar los
documentos e informes creados por Helisa GW.

A demás posee una barra de herramientas propia para realizar una serie de
funciones específicas:

 Página Anterior: Muestra la página anterior del documento basándose en la

página actual.
 Pagina Siguiente: Muestra la página siguiente del documento basándose en
la página actual.
 Expandir página: Coloca la página actual al ancho de la pantalla.
 Página completa: Muestra la página actual de un modo completo en el cual
se pueden visualizar sus límites.
 Calculadora: Abre la calculadora estándar de Helisa GW.
 Imprimir: Se abre una ventana de opciones que indica la configuración:
 Nombre de la impresora: Seleccione la impresora predeterminada o
que actualmente tiene conectada.
 Estado: Si se encuentra “Listo” quiere decir que es apta para realizar
el proceso de impresión.
 Tipo: Informara de el driver que actualmente controla la impresora.
 Ubicación: Archivo propio de la impresora.
 Comentarios de la impresora: Comentarios respecto a la impresora.
 Intervalo de impresiones: Para delimitar las páginas de un
documento que se deben imprimir.
��
 PROAsistemas S.A.
 Definir el número de copias: Define la cantidad de copias de un
documento que la impresora debe realizar la acción de imprimir.

Si presiona el botón de Propiedadesse realizara una configuración

especial de acuerdo al tipo de impresora o medio que utilice como
impresora. Seleccione la opción correspondiente y presione el botón
Aceptaro Cancelarsi desea cerrar la ventana.
Si desea más opciones presione el botón Opciones Avanzadasdonde
podrá configurar el papel de salida, número de copias y la calidad de la
impresión.
Presione el botón Aceptarpara confirmar los cambios o Cancelarpara
salir y eliminar los cambios realizados.
Para imprimir vuelva a la ventana Imprimir y presione Aceptarpara
realizar la acción.
 Grabar Documento en archivo: Le permite al usuario guardar el documento en 3
tipos de archivos
• . jpg: Imagen.
• .dgw: Documento Helisa GW.
• .pdf : Documento Adobe Reader.

��
 PROAsistemas S.A.
Estos formatos previos de imagen se pueden guardar como archivos, dicha
acción la puede realizar en un medio de capacidad de almacenamiento
(Disco Duro, USB).
 Abrir Archivo: Permite abrir para pre visualizar un documento con formato
.dgw es decir del software Helisa.

 Enviar por correo Electrónico: Envía el documento a un correo

electrónico, para lo cual primero lo guarda como informe de Helisa. qrp.
Luego le pide una serie de datos para completar el correo:

• Para: Correo persona o empresa destino.

• Cc: Con Copia es decir si va a ir dirigido a otro destinatario como
forma de respaldo.
• Asunto: Es el motivo o título general por el cual se envía el correo.
• Espacioparacomentario: Generalmente se utiliza para justificar el
por qué se envía el archivo e indicaciones que debe llevar a cabo o
algún comentario asociado o a gusto del usuario.

��