2

1.1- Descripción Organizacional - Funcional de la Empresa

Grupo Medico de Especialidades, C.A.

1.1.- Identificación de la Empresa.

La empresa Grupo Médico de Especialidades, C.A. fue fundada en El Tigre,

Edo. Anzoátegui, el 17 de Febrero de 1978, iniciando sus operaciones en el año
1993, surge a partir de la idea de un grupo de médicos con preocupaciones por prestar
un mejor servicio a la comunidad y a las industrias petroleras. El Grupo Médico tiene
como función la realización de estudios radiológicos altamente especializados; desde
sus inicios ha contado con un personal altamente capacitado y actualmente ha tenido
la necesidad de reforzar su nómina motivada a la creciente cartera de cliente, cabe
destacar que la empresa cuenta con unas instalaciones espaciosas y adecuadas para
las operaciones realizadas.

El Grupo Médico de Especialidades, C.A. tiene en este momento la más

avanzada tecnología en el área de tomografía en Venezuela, el compromiso de esta
empresa radica en colocar en manos de la ciudadanía los mejores equipos médicos de
imágenes que existen, para la prevención, pronóstico y diagnóstico de enfermedades.

El Grupo Médico de Especialidades, C.A. se encuentra ubicado en la Avenida

Simón Rodríguez c/c Avenida Peñalver, al lado de Policlínica Del Sur, sus teléfonos
son : 0283-2315546-2315436-2316339 fax 2316393.
 3

Misión de la empresa:

Satisfacer la necesidad de un servicio médico de imagenología de gran

confiabilidad y exactitud, fundamentado en una tecnología sofisticada, un personal
calificado y actualizado, dedicado a ofrecer un servicio que arroje un resultado
efectivo en cada uno de los estudios realizados.

Visión de la empresa:

Se perfila como un centro piloto innovador de servicios médicos de

imagenología sustentados en la más alta tecnología con el mejor aprovechamiento de
los recursos médicos y administrativos de excelencia, vocación de servicios, capaces
de garantizar eficiencia y eficacia en los estudios de imagen y de esta manera
contribuir con la asistencia medica y una mejor calidad de vida a nivel local, regional
y nacional.

1.2- Organización y Estructura.

El Grupo Médico de Especialidades, C.A.; esta conformado por la siguiente

estructura organizacional:

 Dirección General: Está constituida por el presidente y vice-presidente de la

empresa, su propósito fundamental es planificar y dirigir las estrategias de la
empresa a corto, mediano y a largo plazo.
 4

 Secretaria de Dirección General: Representa una figura de staff ya que se

encarga de la realización de correspondencias internas y externas, coordina
eventos y actos de tipo social.

 Departamento de Administración: Se encarga de analizar los datos

procedentes de los demás departamento para evaluar el desempeño de cada
uno de ellos; a su vez evalúa las secciones de mantenimiento, facturación,
recursos humanos, contabilidad, cobranzas y compras.

 Sección de Mantenimiento: Se encarga del control y corrección de las fallas

que puedan ocurrir en los sitios de trabajo. Tiene bajo su dirección la sección
de mantenimiento y prevención de equipos, así como la sección de
fabricación.

 Sección de Facturación: Se encarga de realizar las facturas a crédito para el

correspondiente cobro a los clientes y/o empresas.

 Sección de Recursos Humanos: Se encarga del diseño para el reclutamiento,

selección y contratación del personal así como la realización de nómina,
S.S.O., fideicomiso, L.P.H., etc.

 Sección de Cobranzas: Se encarga de gestionar el cobro a los clientes,

mediante llamadas telefónicas y/o visitas programadas, así como realizar los
respectivos depósitos de las cobranzas a crédito y de contado.

 Sección de Contabilidad: Tiene como función codificar las cuentas de

egresos, ingresos, facturación y cobranzas, elaborar conciliaciones bancarias y
 5

contabilizar toda la información procedente de los demás departamentos de la

empresa, así como la elaboración de los estados financieros (Balance de
comprobación, Balance General y Estado de ganancia y/o perdida).

 Sección de Compras: Su función principal es gestionar el proceso de compra

de material y/o servicios para satisfacer las necesidades de la empresa.

 Departamento de Imágenes: Está conformado por las unidades de Control

de admisión, trascripción, Resonancias, Tomografía, Ecosonograma,
Mamografía y Rayos X.

 Control de admisión : Se encarga de la atención al cliente en general , entre

sus funciones se encuentra:

1. Citas para la realización de estudios.

2. Recopilación de datos personales del paciente.
3. Entrega de resultados.
4. Emitir recibos de cobro a pacientes particulares.
5. Entrega de órdenes a la sección de facturación.
6. Ingreso de datos al sistema.

En este departamento se encuentran desempeñando estas actividades siete

personas.

 Unidad de trascripción: Tiene como función realizar la trascripción de

resultados de los estudios radiológicos efectuados a los pacientes.
 6

1.3- Análisis critico de las políticas sociales, económicas y

Tecnológicas aplicadas a la empresa.

Políticas Sociales:

 Crear oportunidades de empleo en la comunidad.

 Ofrecer colaboración a las instituciones públicas tales como el Hospital
General de El Tigre, Corpoamigos, y Alcaldías, esto se realiza a través de
las damas voluntarias dando descuentos y exoneraciones mensuales a los
pacientes de escasos recursos.

Políticas económicas:

 Optimización de los recursos mediante constantes cursos de

imágenes para el personal médico y técnico.
 Atención integrada para los pacientes que ingresan al grupo médico,
dotando las instalaciones de comodidades tales como baños, buenos
asientos y televisión; en el área de emergencia cuenta con silla de ruedas,
camillas, equipo de oxígenos y medicamentos.
 Actualmente cuenta con el equipo de tomografía más avanzado del mercado
permitiendo éste, realizar los estudios más visibles y en un menor tiempo,
arrojando como resultado la prevención, pronóstico y diagnóstico de
enfermedades.
 7

Políticas tecnológicas:

El Grupo Médico de Especialidades, C.A., tiene como propósito mantener

un nivel de servicio a la altura de los mejores centros médicos del país, con la
adquisición de equipos modernos y avanzados en el área de imágenes; esta
política tiene como finalidad optimizar los recursos disponibles, para prestar un
mejor servicio a las personas que necesitan realizarse estudios médicos.
En el departamento de administración y control de admisión se encuentra
implantado un sistema que proporciona además de facilidad en su manejo, un
completo desarrollo de todos aquellos procesos del área de facturación, contable y
administrativo, a través de los cuales se pueden obtener reportes diario,
quincenales, mensuales, trimestrales, o anuales de las cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, bancos, ingresos y egresos, etc.

Con estos equipos el grupo médico ratifica la utilización de una tecnología

avanzada, y a la vez ofrece a su clientela autenticidad, en lo que ha resultados se
refiere.

1.1.4- Aplicación de una Matriz FODA orientada a la

 8

Detención de las necesidades.

El objetivo principal de la Matriz FODA es analizar los factores que

constituyen las ventajas competitivas (eficiencia, calidad, innovación y capacidad
de satisfacción al cliente), las cuales son generadas de las oportunidades y
amenazas que brinda el ambiente externo a una organización, dentro de las
oportunidades con que cuenta el Grupo Médico de Especialidades se señalara la
estructura, así como el crecimiento para el personal; de igual manera se hace
mención en las amenazas a los factores gubernamentales y tecnológicos.

El macro ambiente que rodea al Grupo Médico de Especialidades puede

tener impacto ya que puede alterar la solidez financiera y con ello el atractivo de
la organización en este mismo orden de ideas se pude decir que el ambiente
interno dispone con recursos en las áreas operativas y administrativas, tomando
en cuenta que para lograr la calidad en los servicios que ofrece el Grupo Médico
de Especialidades se debe contar con innovación, solidez financiera y personal
capacitado.

A continuación se aplicará la Matriz diagnostica FODA al Grupo Médico

de Especialidades donde se determinarán las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas existentes en la misma.

CUADRO # 1
 9

MATRIZ FODA DE LA EMPRESA GRUPO MEDICO DE

ESPECIALIDADES, C.A
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
 Personal administrativo, médico y  Exigencias de los clientes en cuanto a
técnico altamente capacitado. resultados.

 Calidad en los servicios prestados.  Adiestramiento para el personal mediante

conferencias y cursos que ofrecen las
 Instalaciones adecuadas. empresas que suministran los equipos
médicos.
 Innovación y disponibilidad en equipos
médicos.  Creación de nuevas área para realizar
estudios.
 Solidez financiera.
 Ampliación de la cartera crediticia.

 Establecimiento de nuevos convenios con

otros entes.
DEBILIDADES AMENAZAS
 Escasez de mano de obra especializada  Los cambios tecnológicos continuos
en el área de imagenología en caso de afectan de manera contundente al Grupo
que se requiera con emergencia. Médico, motivado al incremento excesivo
de la paridad cambiaria para la adquisición
 Ausencia de un organigrama que de equipos y accesorios.
especifique las unidades de mando y las
funciones.  Política fiscal que repercute de manera
negativa para la adquisición de equipos,
 Falta de un Manual de Procedimientos herramientas y accesorios.
Administrativo.
 Debido a la baja en la producción petrolera
no existe la solicitud de servicios médicos
por parte de estas ocasionando una
disminución en los ingresos percibidos.

La aplicación de la Matriz FODA en el Grupo Médico de Especialidades,

determinó que la organización cuenta con recursos disponibles en las áreas operativas
 10

y administrativas, producto de la creciente necesidad de la sociedad de obtener

diagnósticos confiables por imágenes a fin de solventar eficazmente los problemas de
salud.
En virtud de ello el Grupo Médico de Especialidades se vio en la necesidad de
adiestrar al personal con que cuenta por medio de conferencias y cursos que ofrecen
las empresas que suministran los equipos médicos, ya que en el entorno en el cual se
desenvuelve se dificulta la ubicación de mano de obra especializada en el área de
imagenología.
Por otra parte se observó que no se ha formalizado un manual de
procedimientos administrativos, ni un organigrama funcional que especifique las
unidades de mando y sus respectivas funciones, sin embargo la organización dispone
de la capacidad de coordinar los recursos tecnológicos, humanos, materiales y
financieros para lograr un uso productivo de los mismos que permita satisfacer las
exigencias de los clientes en cuanto a la calidad de los servicios prestados, por el
hecho de tener equipos de imágenes de alta tecnología. En tal sentido, los cambios
tecnológicos acelerados que sufren los equipos de imágenes con los que cuenta la
organización para el desarrollo de sus actividades interfieren de forma negativa, ya
que las elevadas tasa de interés, la inflación y la variación en la paridad cambiaria son
elementos que afectan los costos para la adquisición o repotenciación de los equipos
médicos; este factor no afecta del todo al aparato productivo del Grupo Médico de
Especialidades puesto que cuenta con un personal administrativo capaz, políticas
gerenciales adecuadas y ampliación en la cartera de clientes que permiten aumentar el
nivel de ingresos, teniendo de esta forma la oportunidad de optar a convenios
crediticios a fin de incrementar la productividad de la empresa, todas estas razones
ayudan al Grupo Médico de Especialidades a proyectarse o establecer fusiones y
convenios con otros entes, para hacer frente a las variaciones económicas.

2.1- Objetivos a cumplir.

 11

2.1.1- En el Adiestramiento.

2.2- En el área de trabajo.

 Identificar las necesidades de la organización.

 Describir con precisión las funciones de cada departamento.
 Revisar el procedimiento de las funciones de tal forma que garantice
la eficiencia y la eficacia en el momento de ejecutar las actividades.
 Analizar la problemática existente en la organización.
 Diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos, que garantice
la efectividad de las operaciones en la organización, con el fin de
prevenir la duplicidad en las tareas a realizar.

2.2- Cronograma de actividades

 12

Tutor Industrial Tutor Académico

Pasante

2.3- Visión retrospectiva-prospectiva.

 13

En el período de pasantías se hizo necesaria la aplicación de conocimientos

adquiridos que permitieron la familiarización con la organización. El entrenamiento
estuvo a cargo del personal capacitado que trabaja en esta dependencia y requirió de
la dedicación de un tiempo laboral significativo.
Por lo antes expuesto, se consideró que la empresa carece de evidencias
escritas de los procedimientos administrativos, que orienten a los empleados en el
área operativa, observándose la necesidad de elaborar un material impreso que
explique los procedimientos detallados de cada una de las actividades que se
desempeñan en esta organización, a fin de optimizar tanto la utilización del tiempo
como la calidad de información transmitida.
Las ciencias administrativas sugiere a las organizaciones la necesidad de
documentar todo el trabajo que realizan los empleados donde se especifique de forma
detallada, sencilla y precisa, los procedimientos a seguir en la ejecución de una
actividad determinada.
Los manuales ofrecen una serie de ventajas como medio útil de comunicación,
aumentando la eficacia en las realizaciones de las actividades administrativas, ayudan
a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.
En las pasantías especiales se llevaron a cabo actividades con todo el personal
que labora en la empresa, con el fin de recopilar información necesaria que puedan
determinar los procedimientos realizados por estos, asimismo se puede hacer un
tratamiento uniforme de las tareas repetitivas motivado a que los procedimientos no
escritos son en general de difícil entendimiento, no sucede lo mismo si están incluidas
en un manual, ya que nadie puede aducir desconocimiento de ello evitando así
discusiones y malos entendidos.
De allí se consideró oportuno y necesario elaborar un Manual de
Procedimientos Administrativos para toda la organización, que sirva como guía de
consulta y elemento valioso para un trabajo efectivo que permita facilitar la
 14

enseñanza en el proceso de inducción no solo del pasante, si no también para la

capacitación del personal de nuevo ingreso que en un momento determinado pueda
requerir la empresa.
El Diseño del Manual es factible de ponerse en práctica, el cual presenta
alternativas que conllevan a solucionar el problema planteado, debido a que éste será
de gran importancia para la empresa, porque va a permitir resumir toda la
información requerida por los empleados, facilitando el procedimiento de la
funciones en una forma que garantice la eficiencia y la eficacia en el momento de
ejecutar las actividades .

2.4.- Glosario de Términos

a.- ADMINISTRACIÓN: Consiste en planificar, organizar, desarrollar coordinar y

controlar las estrategias adecuadas para lograr los objetivos organizacionales a través
de la motivación e identificación del personal con las funciones a realizar.
(LONDOÑO, Carlos, 1.991., pág. 235)

b.- CODIFICAR: Es la asignación de un número o código de acuerdo a un plan de

cuentas establecidas por las empresas. (POLIMENI, Ralph, FABOZZI, Frank, 1.994.,
pág. 96).

c.- CARGO: Es una posición de jerarquía, de un conjunto de tareas o atribuciones

dentro de la organización generalmente definidas en el organigrama. (Baradian, R.,
1.993., pág. 54).

d.- EFICACIA: Virtud, actividad, fuerza.( Propia)

 15

e.- EFICIENCIA: Relación existente entre el trabajo desarrollado, y el tiempo

invertido. ( Propia).

f.- FLUJOGRAMA: Representación simbólica de un procedimiento administrativo.

(Gómez Hernández, J.F., 1.990., pág. 370)

g.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento que contiene la descripción de

las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa. ( Propia ).

h.- MISIÓN: Es un compendio de la razón de ser de una empresa, esencial para

determinar objetivos y formular estrategias. (Propia).

3.1- Actividades efectuadas.

 16

Durante la realización de las Pasantías Especiales fue necesario la aplicación

de conocimientos adquiridos durante el período estudiantil, ya que para tomar
cualquier decisión se deben usar de manera idónea los procedimientos
administrativos; mientras se efectuaban funciones asignadas se llegó a la conclusión
que la empresa debía contar con un manual de procedimientos administrativos bien
estructurado para garantizar la información completa, detallada, confiable y precisa
del trabajo a realizar evitando de esta manera la duplicidad de trabajo para así
obtener un buen funcionamiento de todos los departamentos, para ello se realizó una
evaluación integral de la organización detallando cada punto con su respectiva falla y
apuntando sus posibles soluciones; se desarrollaron entrevistas a los trabajadores para
recibir información general de los procedimientos realizados por ellos en la empresa.
(Ver anexo, 2).

3.1.2- Relación de tareas asignadas.

En el ámbito laboral fue necesario el conocimiento en cuanto al área de

computación, para el manejo de la información de las actividades del Grupo Medico
de Especialidades, C.A, ya que la misma se encuentra contenida en equipos
computarizados con sistemas de Saint los cuales realizan las operaciones respectivas
de cada departamento con la rapidez y eficacia necesaria.

Para llevar a cabo las operaciones contables, fue necesario tener presente las
nociones generales sobre las cuales se encuentra fundamentada la contabilidad,
tomando en cuenta la naturaleza de la institución.
 17

De igual manera se describieron las funciones de cada personal a nivel general

las cuales servirán de apoyo para los mismos a través de un manual de
procedimientos administrativos, para así obtener un mejor funcionamiento y una
mejor visión en cuanto a la toma de decisiones.

4.1- Sinopsis académica y práctica del proceso.

 18

Durante el período estudiantil de la carrera de administración se impartieron

cátedras como administración de empresas, teoría de la organización, gerencia
estratégica, sistema y procedimientos administrativo, contabilidad, computación, etc.,
las cuales permitieron detectar de manera rápida las fallas en la organización; de
igual manera, se presenta la oportunidad para conocer de manera amplia a través de
su identificación, visión, misión, descripción funcional y organizativa, política y todo
lo referente al funcionamiento de la misma; el punto central de este es el diseño para
la Elaboración de un Manual de Procedimientos Administrativo con el fin de mejorar
el funcionamiento de la empresa permitiendo así la optimización de los recursos con
que cuenta.

4.2- Alcances y logros de los aspectos teóricos – laborales

Desarrollados en las Pasantías Especiales de Grado

Entre los alcances que el manual ofrecerá a la empresa se encuentra describir

los procedimientos que los empleados deben seguir al momento de ejecutar sus
actividades, con el propósito de que no exista dentro de la organización una
duplicidad de tareas, por tal motivo se sugiere una división de trabajo en donde los
procedimientos se separan en varios pasos y cada paso es completado por un
empleado diferente haciendo un uso eficiente de la diversidad de habilidades y
capacidades que los empleados tienen .
Entre los logros obtenidos a lo largo de las pasantías especiales de grado se
contribuyo al desarrollo de habilidades y destrezas en cuanto a los conocimientos
adquiridos durante todo el período estudiantil, permitiendo realizar el organigrama y
la creación del departamento de Recursos Humanos donde la asistente administrativa
será ascendida a este cargo dentro de la organización. Sin embargo, el alcance para la
aplicación del manual en cuestión, va a depender de la receptividad de la Dirección
 19

General, a través de su promoción y la obligación en el cumplimiento por partes de

las personas involucradas en el proceso.

CONCLUSIONES
 20

El Grupo Médico de Especialidades, en los actuales momentos carece de un

manual de procedimientos administrativos que le permitan al empleado consultar
sobre cualquier duda posible en el momento de la ejecución de las tareas para llegar a
la obtención de un trabajo rápido y eficiente. Es por eso la importancia del estudio
realizado y que someto a su consideración.

Además es una guía para facilitar el proceso de inducción y enseñanza para el

personal de nuevo ingreso o pasante.

Se puede afirmar que es necesario para la organización tener bien definidos los
procedimientos a seguir en las actividades, ya que a través de esta se logra y garantiza
un mejo r control interno, por lo tanto una mayor productividad y desarrollo de la
empresa.

La elaboración de este manual es de gran ayuda e importancia por cuanto

minimiza los errores en los procesos ya que el éxito de una empresa depende de las
técnicas y de la calidad en cuanto al desarrollo de sus procesos internos lo que
constituirá un pilar fundamental en sus logros como organización.

RECOMENDACIONES
 21

Una vez concluido el Manual de Procedimientos Administrativos para la

empresa Grupo Médico de Especialidades se formulan las siguientes
recomendaciones:

 Hacer revisiones periódicas al manual en la organización, tomando en cuenta

los procedimientos, con el fin hacerlo dinámico y evolutivo, adaptándose al
desarrollo y crecimiento de la organización, evitando la obsolencia del mismo.

 Colocar a las personas en los cargos jerárquicos adecuados para ellas.

 Dar cumplimiento a los procedimientos, con el propósito de evitar errores en

las actividades a realizar.

 Motivar a los empleados en cuanto a la implementación del manual, con la

finalidad de lograr mayor efectividad y eficiencia en el desempeño de los
procedimientos.

BIBLIOGRAFÍA
 22

BARADIAN, R., Diccionario de Términos Financieros. Editorial Trilla. México.

(1.993 ). 3era Edición.

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. Editorial

McGraw Hill. Sta. Fe de Bogota. Colombia. ( 1.998 ). 5ta Edición.

Diccionario de Contabilidad y Finanzas. Editorial Brossmac. Madrid, España.

(1.999 ), Edición 1.999.

GOMEZ HERNÁNDEZ, J.F., Sistemas y Procedimientos. Editorial Móvil-Libros.

Caracas, Venezuela. ( 1.990 ). 2 da Edición.

STEPHEN P, Robbins. Administración. Editorial Prentice- Hispanoamericana.

Naucalpan de Juárez, México. ( 1.996 ). 5ta Edición.