Administración de Almacene1

Descargar como docx, pdf o txt
Descargar como docx, pdf o txt
Está en la página 1de 9

Administración de Almacenes

5.1 funciones de almacén


El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de
una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
El almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las
utilidades de la empresa. Nos da entender que un almacén es un mal necesario
cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades.
La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la
empresa.
El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información
precisa y comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten
sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del
almacén.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a
todo tipo de almacenes:
1. Recepción de materiales en el almacén.
2. Registro de entradas y salidas del almacén.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacén.

5.1.1.1 MANEJO FISICO DE INVENTARIO


Inventarios son bienes que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización. Los inventarios comprenden, esto quiere decir que
las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del
periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión,
el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el
depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes
razones:
a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE
y las existencias físicas.
b) Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.
c) Proporciona la aproximación del valor total de las existencias contables,
para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del
ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

5.1.1.2 RECEPCION DE INVENTARIOS


Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe
tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación, estas son:
• Recepción
• Almacenamiento
• Entrega
El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de operaciones y
de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar
completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un
solo local cerrado. Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las
áreas en el piso o levantar divisiones.
ÁREA DE RECEPCIÓN
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o
demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su
óptima utilización.
Condiciones que impiden el flujo rápido:
2. Espacio de maniobras
3. Medios de manejo de materiales deficientes
4. Demoras en la inspección y documentación de entrada
Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar
las maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de
recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura
aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso de
almacén, en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar
la mercancía.
En cualesquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:
• El montacargas eléctrico de gasolina o Diesel.
• La carretilla neumática y manual.
5.1.1.3 organización de inventarios:

ÁREA DE ALMACENAMIENTO
La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada
grupo de materiales o mercancías con características similares, requiere un
conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo,
protección y manejo. En seguida se dan algunas recomendaciones:
1. Para aminorar el riesgo de incendio:
a) Aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas,
tintas, tíner, pintura, etc.
b) Prevenir la combustión de espontánea de estopa, trapo o papel
impregnados de aceite o grasa oxidante.
c) Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.
d) Revisar periódicamente los extinguidores.

2. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento.


A. Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de
agua o vapor.
B. Corregir las goteras de techos y tuberías
C. Evitar la humedad en pisos y paredes.
3. Para que no se estropeen:
 Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros,
especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o
recipientes, o por los equipos de manejo de materiales.

4. Para evitar el deterioro


a. Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca
iluminación los materiales o productos que se decoloren con la luz.
b. Evitar que se ensucien o manchen las mercancías ya materiales al
manejarlos o almacenarlos.
c. Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.
5.1.1.4 despacho de inventarios.
ÁREA DE ENTREGA:
La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al
área de entrega debe:
a. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.
b. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una
factura o una factura remisión.
c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con
el documento de salida.
d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.

5.1.2 mantenimiento y registro de inventarios


REGISTRO DE INVENTARIO
Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere
decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros
inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son
las siguientes:
1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico: la mercancía que entra
se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de
ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercancía que entra se
registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario
se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la
existencia y el importe o valor de los artículos en existencia.

4.2 LOCALIZACIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES.


La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los
diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restricción fundamental
el tiempo máximo de respuesta a los pedidos de los clientes.
Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una
protección adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por
lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacén aprovechando al
máximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa
planeación.
La localización y distribución que debe obedecerse en un almacén debe de
tener los siguientes principios:
• Facilidad de recuento.
• Minimizar: espacio, tráfico, movimientos, riesgos.
• Flexibilidad en la colocación: Espacios libres, previsión de espacios.
• Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que
se originen sean
• Mínimos, siempre que se mantengan los niveles de servicio.

COMO ENCONTRAR EL LUGAR INDICADO


Para encontrar el lugar indicado en el que se debe establecer el almacén se
deben tomar muchas decisiones que se basan en algunos criterios como:
proximidad con los clientes, clima de negocios, costos totales. También se
debe tomar en cuenta por cual medio de transporte llegaran los materiales o
productos al almacén y de ahí como llegaran a manos del cliente, es decir si
por:
 Carretera
 Agua
 Aire
 Vías férreas
 Ductos

LOCALIZACIÓN DE UN ALMACEN
El estudio de localización debe evaluar posibles opciones de localización,
teniendo en cuenta los diversos criterios y objetivos que busque la empresa.
Debe contemplar los asuntos relacionados con la expansión y diversificación
del negocio y además la adaptabilidad de la posición. Es decir, debe tener en
cuenta las posibles variaciones de mercado, infraestructura y logística para
tratar de predecir el valor del sitio en el futuro.
Una excelente localización de la empresa puede generar mejoras en la
eficiencia en términos de: costos de transporte, facilidad en la obtención de
materias primas, utilización eficiente de canales de distribución, cercanía al
cliente y a sus necesidades.
FACTORES A TENER EN CUENTA CUANDO SE TOMA UNA DECISION DE
LOCALIZACION
Aunque no son los únicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta
para tomar una decisión de localización:
 Medio y costo del transporte
 Insumos o servicios
 Estructura física
 Disponibilidad de la mano de obra
 Posibilidades de eliminación de desperdicios
 Acceso a información
5.3 mobiliario y selección de equipo de almacén
Estrategias y cajas o casilleros:
En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las
estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con
madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero
se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los
fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y
tamaños.
Función de Recepción:
La función de recepción ya sea de una unidad de la compañía o de un
transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra
fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el
procedimiento será el mismo.
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital
importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de
su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las
excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples.
La recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el
70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento
de compra.
Proceso:
Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en
orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el
número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente
inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es
esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre,
como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre
envíos ocultos.
De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía
también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles
en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se
detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe
rechazar.
Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza,
aprovechamiento, origen, condiciones físicas y situación legal:
• Por su Naturaleza:
a. Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como
implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en
el Instituto, que tienen una vida útil prolongada y que puedan inventariarse y
resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio
del Instituto.
b. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el
desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste
parcial, total ó que tienen un periodo de vida corto y que además no pueden ser
inventariados en forma individual.
• Por su aprovechamiento:
Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las
actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de
algún dispositivo para su operación.
Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las
actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras,
cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)
• Por su Origen:
1) Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del
patrimonio y que fueron incorporados a través de su adquisición con recursos
federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por
terceros o producidos por la misma institución.
2) Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas físicas
y morales) y que a través de un contrato o convenio. Transitoriamente están a
disposición del Instituto para su uso y aprovechamiento.
3) Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores
públicos del Instituto para su uso personal, (radios, cámaras fotográficas,
computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad
sobre ellos.
• Por sus Condiciones Físicas:
a) Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con
seguridad.
b) Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las
medidas mínimas de seguridad para su operación.
c) Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su
rehabilitación es mayor o casi igual que su valor de reposición o que su
mantenimiento es muy alto.
d) Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas
prácticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitación.
• Por su situación legal:
1. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su
ubicación por extravío, y cuya causa puede ser imputable a él.
2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin
violencia.
3. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un
accidente y que puede ser reclamada su indemnización a la compañía de
seguros.

5.4 sistema informático de administración de inventario


Los sistemas, según su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes:
 Determinísticos.
 Abiertos.
 Cerrados.
El proceso de diseño de los sistemas de información comprende tanto el diseño
de uno nuevo como el rediseño de un sistema que se encuentre en operación.
Un nuevo sistema se requiere cuando la organización inicia sus operaciones o
cuando una nueva división solicita por primera vez el proceso de datos de un
cierto sistema. Los sistemas en operación normalmente necesitan ser
rediseñados o modificados parcialmente en forma periódica para asegurar que
estén acordes con lo actual y no con los requerimientos históricos. Una
organización se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son:
 Subsistema administrativo.
 Subsistema operativo.
 Subsistema de información.
Éstos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la
organización.
INFORMACIÓN FINANCIERA
Todas las compañías tienen algún sistema de información financiera. Esta
categoría de la información es la que ahora se usa más comúnmente. La base
del sistema es el flujo de dólares en toda la organización, y si están diseñados
correctamente los sistemas de contabilidad, de costeabilidad y de
responsabilidad, siguen la estructura de la organización. Esos sistemas
comprenden grandes cantidades de datos, relacionados primordialmente con
información histórica e interna, aunque en algunas zonas del planeamiento
financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el
planeamiento. La presupuestación es totalmente futurista.
En general la conversión de un sistema, financiero, manual a otro basado en
computadoras, no podrá tener tantas mejoras como mecanismo administrativo
como ocurre en otros tipos de sistemas de información. Desde un punto de
vista de manejo de datos y de costo, ordinariamente los sistemas financieros
son los que se prefieren para conversión, pero no hay la misma oportunidad de
mejorar el sistema de información debido a la naturaleza de sus operaciones,
que ordinariamente se ocupan sobre todo del control presupuestal. La mejoría
consistirá en la prontitud y la exactitud de los informes.
Es probable que el sistema financiero sea el más importante sistema de
información aislado de la compañía, y en la mayor parte de las empresas, es el
más antiguo y el mejor desarrollado. La principal preocupación de ese sistema
consiste en las actividades necesarias de diseño para convertirlo en un
importante instrumento para la operación y el planeamiento.

También podría gustarte