PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

Código: SGI-PRO-001 Versión: 04

Fecha de Elaboración: 03/05/2017 Página 1 de 13

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

ORIGINAL FIRMADO Y UBICADO EN LA OFICINA DEL AREA DE SEGURIDAD

SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE DE TOLMOS ESPINOZA GARCIA
SRL

Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Carlos Goicochea Vilela. José Rodríguez Huamaní. José Rodríguez Huamaní.

Supervisor de SSOMA Gerente de SSOMA Gerente de SSOMA

CIP: 156749 CIP: 144592 CIP: 144592

Fecha Elaboración: 03/05/2017 Fecha Revisión: 05/05/2017 Fecha Revisión: 05/05/2017

CONTROL DE CAMBIOS
Versión 02. Versión 02. Versión 02.
Fecha Elaboración: 03/05/2016 Fecha Revisión: 05/05/2016 Fecha Revisión: 05/05/2016
Versión 02. Versión 02. Versión 02.
Fecha Elaboración: 17/07/2015 Fecha Revisión: 18/07/2015 Fecha Revisión18/07/2015

1. OBJETIVO

Documento controlado Sistema de Gestión Integrado Tolmos Espinoza García SRL

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REGISTROS

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Establecer un sistema de control para los documentos aplicables al Sistema de

Gestión Integrado, para la elaboración, emisión, revisión, aprobación, distribución,
control y mantenimiento actualizado, de los documentos y los datos propios del SGI,
incluidos aquellos documentos de origen externo.

Establecer los lineamientos para la identificación, almacenamiento, protección,

recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros que demuestre la
conformidad con los requisitos del SGI. Estos registros suministran además
información para el análisis y mejora.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los documentos (políticas, manuales,

procedimientos, instrucciones, programas, registros, formatos y documentos externos,
etc.) que forman parte del SGI.

3. RESPONSABLES

 Gerente General: Responsable de la aprobación de la política y manual del

SGI, estándares de seguridad y procedimientos de gestión.
 Gerente de Área: Responsable de la aprobación de los procedimientos
operacionales, planes y programas correspondientes a su área y la inclusión de
los documentos externos al sistema de gestión.
 Coordinador del Sistema de Gestión Integrado (CSGI): Protección,
Distribución y Control de los documentos emitidos por el SGI, asegurándose de
uso de las versiones pertinentes y no de documentos obsoletos. Revisión de la
documentación del SGI. Los documentos y registros serán controlados por el
Coordinador del SGI mediante la Lista Maestra de Documentos y Lista Maestra
de Registros, respectivamente, el cual se encargara de su mantenimiento y
actualización.
 Jefe de Proyecto y/o Área: Revisión, verificación de la versión actual y
protección de la documentación del SGI perteneciente a su área. La
aprobación de los procedimientos de trabajo seguro (PETS), matrices,
formatos, planes y programas de su área. Adicionalmente está bajo su cargo la
Identificación y clasificación de la documentación externa correspondientes y
de la elaboración, mantenimiento y actualización de una lista de referencia de
toda la documentación utilizada bajo su cargo en relación con la Lista Maestra
de Documentos del SGI.
 Supervisores: Elaboración de los PETS, instructivos, formatos y matrices
correspondientes a su área.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

Documento: Información y su medio de soporte el cual puede ser papel, disco

magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos.

Documentos Externos: Documento que se origina en instancias externas a la

Institución y está relacionado a los procesos de la Empresa.

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Documentos del SGI: Documentos relacionados con el Sistema de Gestión

Integrado, tales como procedimientos, instructivos, reglamentos, manuales, planes,
programas, formatos u otros.

Documentos Externos: Documento que se origina en instancias externas a la

Institución y está relacionado a los procesos de la Empresa.

Documentos Internos: Documentos de consulta internos del Sistema de Gestión

Integrado tales como; Política, Objetivos, Manual de SGI, Procedimientos,
Instrucciones, formatos y otros documentos.

Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una nueva versión.

Formato: Estructura de un registro.

Manual de SGI: Documento que especifica el Sistema de Gestión Integrado de una

organización.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instructivo: Documento que describe con mayor detalle parte de un procedimiento o
manual de operación, según su complejidad y tamaño.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

Sistema de Gestión Integrado (SGI): Conjunto de actividades coordinadas para

dirigir y controlar una organización en lo relativo a Calidad, Medio Ambiente, Seguridad
y Salud Ocupacional.

5. DESCRIPCIÓN

5.1. CONTROL DE DOCUMENTOS

5.1.1.Elaboración o modificación de documentos.

a. El personal que identifique la necesidad de elaborar o modificar un

documento del alcance del SGI (Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional), solicitará permiso al Jefe De
Proyecto o al Gerente de área, según corresponda, de forma verbal,
el cual antes de aprobar la solicitud, evaluara la necesidad del
documento o la propuesta de la modificación, si procede se aprobará
la solicitud e informará al Coordinador del SGI.

b. La responsabilidad de la elaboración o modificación del documento

está a cargo del Jefe de Proyecto o Gerente de área, según
corresponda o su personal a cargo cuando se delegue según criterio
de este.

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c. En el caso de modificaciones de los documentos se deberán

identificar los cambios realizados a través del control de cambios,
aquí se detallará los cambios realizados respectos a la versión
anterior y se encontrará en la parte inicial del documento, todo
aquello que sea modificado será colocado en el cuadro de control de
cambios como se muestra a continuación:
CONTROL DE CAMBIOS
Fech Versió
Descripción/Modificaciones
a n

d. Cada vez que se realice y se apruebe una modificación en el

documento, este adoptará una versión con el número correlativo
siguiente además de colocarse la nueva fecha de aprobación.

e. El control de cambios no se realiza para los formatos, solo se cambia

el número de versión.

5.1.2.Presentación del Documento.

5.1.2.1. Encabezado del documento.

a. Todos los documentos del SIG a excepción de los PETS y

formatos, incluirán la siguiente información en el contenido
del encabezado y deberán ser incluidos en todas las
páginas

NOMBRE DEL DOCUMENTO (A)

Código: (B) Versión: (C)

Fecha de Elaboración: (D) Página X de Y (E)

(A) Nombre del Documento: Se deberá indicar el nombre

del documento ya sea un Estándar, Procedimiento
operativo, Instructivo, Planes, etc.
(B) Código: El código del documento dependerá del tipo de
documento que se está elaborando o actualizando.
(C) Versión: Se deberá indicar en qué versión se encuentra
el documento comenzando desde la versión 01 para los
documentos que son creados por primera vez.
(D) Fecha de Elaboración: Para la versión 01 se incluirá la
fecha de elaboración del documento, en las posteriores
versiones se incluirá en este punto la fecha de revisión.
(E) Página: Incluir el número de página del total

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b. Para la elaboración de los PETS el encabezado deberá

incluir la siguiente información:

NOMBRE DEL PETS (A)

Área: (B) Versión: (C)

Código: (D) Página X de Y (E)

(A) Nombre del Documento: Se deberá indicar el nombre

del PETS.
(B) Área: Se deberá indicar a que área corresponde el
PETS creado o actualizado.
(C) Versión: Se deberá indicar en qué versión se encuentra
el documento comenzando desde la versión 01 para los
documentos que son creados por primera vez.
(D) Código: El código del PETS dependerá del área a la
cual se va a aplicar el PETS.
(E) Página: Incluir el número de página del total

5.1.2.2. Codificación del documento.

La codificación de los documentos es de la siguiente manera:

XXX-YYY-ZZZ-CCC

XXX: Indica el Tipo de Sistema o área del alcance que tiene el

documento según lo siguiente:

SGI: Sistema de Gestión Integrado

SGC: Sistema de Gestión de Calidad
SGA: Sistema de Gestión Ambiental
SSO: Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional.

YYY: Indica el área o proyecto de la empresa en la cual aplica el

documento según la tabla 1. Aquellos documentos que se
apliquen a toda la organización o más de un área no llevarán
estas siglas.

Cuando se creen o generen nuevas áreas o proyectos las iniciales

serán definidas por el coordinador del SGI.

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Tabla 1

Área o proyecto de la empresa Siglas

Administración ADM
Recursos Humanos RRH
Logística LOG
Contabilidad CON
Taller TAL
Antamina ANT
Olmos OLM
Iirsa IIR

ZZZ: Indica el Tipo de documento que es según la Tabla 2.

Tabla 2
Tipo de Documento Siglas
Política POL
Manual de SGI MAN
Estándares EST
Procedimientos PRO
Procedimiento escrito de PETS
trabajo seguro
Programas PRG
Planes PLA
Planes de emergencia PRE
Instructivo INS
Matrices MAT
Matrices IPERC IPER
Formatos FOR
Lista LIS
Documentos externos EXT
Diagrama DGR

CCC: Es el número correlativo del documento.

5.1.2.3. Cuadro de aprobación del documento.

Esta dependerá del tipo de documento que se esté elaborando

o actualizando (ver Tabla No. 3).

Elaborado o Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

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Apellidos y nombres Apellidos y nombres Apellidos y nombres

Cargo Cargo Cargo

Fecha Elaboración: Fecha Revisión: Fecha Revisión:

5.1.2.4. Pie de página.

Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión tendrán

como pie de página lo siguiente:

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5.1.2.5. Tabla de contenido.

a. Para el caso de Estándares se deberá cumplir con la

siguiente estructura:

1.- OBJETIVO
2.- ALCANCE
3.- REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
4.- ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR
5.- RESPONSABLES
6.- REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTOS
7.- FRECUENCIA DE INSPECCIONES
8.- EQUIPO DE TRABAJO
9.- REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO
10.- ANEXOS

b. Para el caso de Procedimientos de gestión, Procedimientos

operacionales, instructivos se deberá cumplir con la
siguiente estructura:

1.- OBJETIVO
2.- ALCANCE
3.- RESPONSABLES
4.- DEFINICIONES

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5.- DESCRIPCIÓN
6.- REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS.
7.- REGISTROS
8.- ANEXOS
c. Para el caso de PETS se deberá cumplir con la siguiente
estructura de:

1.- PERSONAL
2.- EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL
3.- EQUIPOS/HERRAMIENTAS/MATERIALES
4.- PROCEDIMIENTO
5.- RESTRICCIONES

d. Para el caso de plan de respuesta a emergencia el

contenido deberá cumplir con la estructura establecida en el
D.S 055 – 2010 – EM. En el caso de otro tipo de planes y
programas el contenido dependerá de su uso.

e. El Manual del Sistema Integrado de Gestión

preferentemente presentará una tabla de contenido similar a
los puntos de la ISO 9001:2008 incluyendo los
requerimientos de la ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

f. Puede agregarse u omitirse algún punto según criterio del

Coordinador del SGI.

g. En el caso que se requiera trabajar con la estructura de

procedimientos, Estándares de Trabajo o cualquier otra
documentación exigida por el cliente, esto se hará
informando al Coordinador del SGI, considerando la
codificación según el presente procedimiento.

5.1.3.Revisión y aprobación de documentos

a. Una vez elaborado el documento debe ser enviado al

responsable de la revisión y luego al responsable de su
aprobación de acuerdo a la Tabla 3.

b. Si se presenta alguna observación, el documento es devuelto

al responsable de su elaboración para la modificación.

c. La aprobación de la documentación se realizará de forma física

mediante su firma, o en digital mediante aprobaciones vía
correo electrónico y la firma digital de la persona
correspondiente.

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Tabla 3

Tipo de documento Revisor Aprobador

Políticas Gerente de Operaciones Gerente General
Manual de SGI Gerente de Operaciones Gerente General
Estándares de seguridad Gerente de SSOMA / Gerente General
Gerente de Operaciones
Procedimientos de gestión Coordinador del SGI / RAD Gerente General
Procedimientos Jefe de área o proyecto / Gerentes de área
operacionales Coordinador del SGI
Procedimiento Escrito de Supervisor de trabajo / Jefe de área o Proyecto
Trabajo Seguro Supervisor SSOMA
Programas / Planes Supervisores / Gerente de área / Jefe de
Coordinador del SGI área o Proyecto
Instructivos Supervisores / Jefe de área o Proyecto
Coordinador del SGI
Matrices Supervisores / Jefe de área o Proyecto
Coordinador del SGI
Formatos Supervisores / Jefe de área o Proyecto
Coordinador del SGI
Documentos externos Jefe de Proyecto /Jefe de *Gerente de área
área /Coordinador del SGI
*Aprueba su inclusión en el sistema de gestión.

5.1.4.Edición final del documento

a. De ser aprobado el documento o su modificación, se comunica

vía mail al Coordinador del SGI, para la verificación de que
cumple con los siguientes requisitos:

 Formato adecuado al tipo de documento.

 Código, de acuerdo al ítem 5.1.2.2 del presente
procedimiento.
 Versión; si es la primera versión, será ‘Versión: 01’.
 Numeración de páginas.
 Fecha de aprobación y/o Firma de aprobador
 Identificación de los cambios
 Cumplido esto, el documento queda listo para su
utilización.

b. En el caso de los formatos bastará con colocar el código y

versión.

c. Una vez aprobado y editado el documento el coordinador del

sistema de gestión integrado lo registra en el SGI-LIS-001 Lista

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Maestra de Documentos. La versión original del documento

podrá estar impresa o mantenerse de forma digital.

d. Cuando alguna área decida dejar de utilizar algún documento

deberá de comunicarlo al Coordinador del SGI para retirarlo del
SGI-LIS-001 Lista Maestra de Documentos, además de
poderse destruir el documento físico original (si este fue
impreso), según criterio del Coordinador del SGI, siempre
guardando una copia digital del documento en una carpeta de
obsoletos.

e. Toda documentación nueva del Sistema de Gestión Integrado o

modificada deberá de ser comunicado a todo el personal
involucrado. El Coordinador del SGI deberá de enviar un correo
electrónico a todos los involucrados indicando el nuevo
documento o la nueva versión del documento la cual se
encontrará disponible a partir de la fecha de comunicación del
correo electrónico en el servidor web. Adicionalmente el
responsable del procedimiento deberá difundirlo a su personal
a cargo, esto quedará registrado en la lista de Asistencia SGI-
FOR-001 y se enviara una copia de este registro al
Coordinador del SGI.

5.1.5.Acceso a los documentos

a. Todos los documentos y registros del SGI están disponibles en

las oficinas generales y de proyecto y los usuarios podrán tener
acceso a esta información. Cada vez que se copie un
documento, este se convierte en documento No Controlado.

b. Los documentos podrán ser impresos para las respectivas

difusiones, capacitaciones o revisiones para su modificación,
sin embargo una vez terminado esta actividad deberá de ser
destruido en su versión física.

c. En el caso de requerir una copia impresa controlada, el

responsable de área coordina con el Coordinador del SGI para
determinar el número de copias controladas y los destinatarios
de cada una de ellas, el responsable entrega la copia
controlada a cada uno de los destinatarios registrando sus
firmas en el formato SGI-FOR-005 Constancia de Entrega de
Documentación, posteriormente el responsable del área envía
una copia del constancia firmada al Coordinador del SGI para
que se registren la distribución en el Formato SGI-LIS-002
Lista de Distribución de Documentos. Toda copia impresa
controlada deberá tener el sello de COPIA CONTROLADA en
todas las páginas, a excepción de los formatos.

d. El control de la documentación señalado líneas arriba con el

sello indicando “COPIA CONTROLADA”, da la indicación al

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responsable del documento para que no sea reproducido,

enmendado o modificado sin previa autorización.

e. El acceso a los documentos del SIG se realiza por medio

electrónico tomando en cuenta lo siguiente:
 El Coordinador del SGI es el encargado de administrar la
documentación del SGI, conocer la documentación y su
ubicación.
 Los supervisores SSOMA de cada área son los encargados
de administrar la documentación de seguridad, salud y
medio ambiente de sus respectivas áreas.
 Los supervisores SSOMA de cada área son responsables
de comunicar la actualización o creación de documentos de
Seguridad Salud y Medio Ambiente y comunicar al
Coordinador del SGI para que se pongan a disponibilidad.
 Si personal externo (Socios estratégicos o partes
interesadas) solicitaran entrega de copias impresas y/o
digital de los documentos del SGI, esta se realizará con la
aprobación del Coordinador del SGI, los documentos
entregados al personal externo serán considerados
documentos no controlados.

f. El Coordinador del SGI cuando la versión distribuida reemplace

a una versión anterior, deberá recabar las versiones obsoletas
para entregar las nuevas versiones del documento. Asimismo
debe eliminar dichas versiones obsoletas. Y se deberá
actualizar el formato SGI-LIS-002 Lista de Distribución de
Documentos.

5.1.6.Identificación y Control de documentos externos

Los documentos externos (aquellos que no han sido generados por

Tolmos Espinoza García SRL, pero que se utilizan para el SGI como
información y consulta), son identificados por el coordinador del SGI,
quien determina el número de copias controladas para los
destinatarios de cada una de ellas y se incluye en la SGI-LIS-003
Lista de Documentos Externos.

5.2. CONTROL DE REGISTROS

5.2.1.Identificación y Control

a. Se consideran registros todos aquellos documentos que

proporcionan evidencias de las actividades realizadas en Tolmos
Espinoza Garcia SRL o de los resultados obtenidos como
consecuencia de la aplicación de lo dispuesto en el sistema de
gestión integrado, así como para dejar constancia de la extensión en
que se cumplen los objetivos y metas previstos.

b. Cuando un formato es llenado se convierte en registro, por lo tanto,

la codificación que reciben es la misma que éstos, a excepción de

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aquellos registros que no deriven de un formato del Sistema de

Gestión integrado de Tolmos Espinoza Garcia SRL, en cuyo caso no
son codificados, siendo identificados por el título.

c. Todos los formatos son llenados con letra clara, de manera que sean
legibles (en ningún caso a lápiz) y no se utilizan abreviaturas que no
estén establecidas de antemano en el propio formato.

d. En el formato SGI-LIS-004 Lista Maestra de Registros el

Coordinador de SGI hace constar todos los registros del Sistema de
gestión Integrado así como el responsable de su archivo y su
ubicación y el tiempo que se mantienen archivados. Cuando se deje
de usar algún formato deberá de comunicarse al Coordinador del SGI
para retirarlo en la siguiente actualización de la Lista Maestra de
registros.

5.2.2.Almacenamiento y protección de los registros

a. Los registros son archivados y protegidos por los responsables de

cada área o proyecto en copia y/o archivo electrónico durante el
tiempo estipulado por el responsable del área o ley si esta señala
algún tiempo determinado como lo vemos en la tabla. Esto queda
indicado en el formato SGI-LIS-004 Lista Maestra de Registros, el
cual se encuentra bajo responsabilidad del Coordinador del SGI.

Tiempo de
Nombre
Retención
Control de Documentos Internos Seguridad y salud (IPERC,
2 años
PETS, Procedimientos de seguridad, manuales operativos,
otros)
Exámenes Médicos ocupacionales. 20 años
Kardex entrega de EPP 20 años
Cursos de Capacitación 10 años
Control de Documentos Internos Medio Ambiente 1 Año
Control de Documentos Internos Responsabilidad Social 1 Año
Correo electrónico 1 Año

b. Los registros se conservan de forma adecuada, para lo cual son

archivados temporalmente en cada área o proyecto, responsables de
cubrirlos, en lugar destinado para ello, por orden cronológico inverso
y se protegen de condiciones ambientales adversas.

c. La protección de los registros electrónicos se realiza a través de

Backups por el Responsable del registro.

6. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

 Sección 4.2.3 Control de documentos de la Norma ISO 9001:2008.

 Sección 4.2.4 Control de registros de la Norma ISO 9001:200.8
 Sección 4.2.5 Control de documentos de la Norma ISO 14001:2004.

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 Sección 4.2.5 Control de documentos de la Norma OSHAS 18001:2007.

7. REGISTROS

 SGI-LIS-001 Lista Maestra de Documentos.

 SGI-LIS-002 Lista de Distribución de Documentación.
 SGI-LIS-003 Lista de Documentos Externos.
 SGI-LIS-004 Lista Maestra de Registros.
 SGI-FOR-001 Registro de Asistencia-Entrenamiento.

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