Bases de Los Equipos

Efectivos
por Bernardo José Lara 2- Características de los
Carrero equipos efectivos

Introducción Los equipos efectivos

- tienen miembros que están
Vamos a comentar algunas ideas y creando algo juntos en forma
reflexiones sobre qué es un equipo interdependiente. La
efectivo, las características de los productividad, la eficiencia de toda
equipos efectivos, las ventajas y una unidad está determinada por
desventajas de formar equipos, las los esfuerzos coordinados y la
etapas de los mismos y lo que pueden interacción de los talentos de
hacer los líderes y los miembros para todos.
resolver los problemas que se le - Se ayudan mutuamente los
presentan en cada una de esas miembros a ser mas eficientes
etapas. De esta forma se logrará trabajando juntos que solos. El
mejorar sus habilidades para la rendimiento del equipo sobrepasa
gerencia o la administración de al del individuo más talentoso.
equipos efectivos, y para ser miembro - Crean su propia atracción o
responsable de un equipo. Nos magnetismo, los miembros del
inspiramos en varios autores, como J. equipo tienen el deseo de afiliarse
Katzenbach, D. Smith(1995), Parker, con un equipo porque hay una gran
(l997) y Whetten y Cameron(l999) ventaja en ser miembros.
- No siempre tienen el mismo líder,
1- Una definición de Equipo sino que las responsabilidades de
Efectivo liderazgo son compartidas y
Un grupo de personas que tienen una rotadas en forma efectiva y
misión y visión compartida, con la que ordenada.
están comprometidas, tienen - Los miembros se cuidan y nutren
habilidades complementarias para uno al otro. Ningún miembro es
crear productos o servicios devaluado o despreciado. Todos
son tratados como parte integral del
equipo.
- Los miembros de animan unos con
otros, se dan y reciben estímulos
para dar lo mejor , incluyendo al
líder.
colectivamente con un alto
rendimiento, y están comprometidas
al crecimiento personal de todas. 3- Ventajas Sustanciales de los
equipos
- Durante mucho tiempo la forma de
administrar fue uno a uno, el jefe se
reunía con cada uno, el jefe hacía
sólo el trabajo de coordinación
unilateral. En l993, mas del 80%

1
 de los que respondieron una equivocado de equipos puede llevar a
encuesta en los EUA realizada por los siguientes problemas:
la Sociedad Americana para el - Se organizan equipos donde es
Control de Calidad y la mas eficiente el individuo haciendo
Organización Gallup, reportan un trabajo rutinario, altamente
algún tipo de actividad de equipo, formalizado, ejemplo: el redactar
en especial, los que buscan reportes formales.
resolver problemas. - Se recompensa a los individuos y
- En otras investigaciones, los no a los equipos, suscitando
empleados encuestados en l993, percepción de injusticia cuando el
han reportado que con los equipos trabajo ha sido equitativo parejo y
efectivos aproximadamente la es una creación colectiva.
mitad o la mayoría reporta haber - No se promueve la
logrado los siguientes indicadores interdependencia creativa entre los
de rendimiento: miembros del equipo, sino que hay
+ Se cambia el estilo de la gerencia exceso de dependencia hacia uno
a ser más participativo, permitiendo o dos de los miembros.
así un mejor uso de los talentos y - Se usa los equipos para tomar
capacidades de los empleados. todas las decisiones en vez de
+ Mejoran los procesos y dejar que los individuos las tomen
procedimientos organizacionales. cuando es apropiado. Esto puede
+ Mejoran los procesos de toma de hacer muy lento la toma de
decisiones. decisiones.
+ Calidad de productos y servicios. - Se usa a menudo el pensamiento
(Reducción de errores) conformista de grupo (Whetten y
+ Servicio al cliente. Cameron,l999)
+ Se Incrementa la confianza en la - El costo del entrenamiento sobre
gerencia. equipos no es compensado por el
+ Incremento de la implantación de incremento en productividad en
la tecnología. algunos casos, en especial entre
+ Ahorro por eliminación de capas los trabajadores profesionales
de gerencia o supervisión. universitarios. (A. Donnelan, l995)
+ Satisfacción del trabajador.
+ Calidad de Vida del Empleado. La conclusión consiste en que
+ Mejora de la seguridad y la salud. formar equipos no es una solución
+ Rentabilidad. mágica para todos los problemas de
+ Competitividad. las organizaciones, hay que saber
En este sentido sí vale la pena el cuándo y cómo formarlos, para
promover equipos efectivos con un prevenir y superar dichos
grado alto de autonomía. (Whetten problemas u obstáculos para el
y Cameron, l999) logro de metas.

4- Algunas Desventajas de los

Equipos:

Para balancear esta conclusión, hay

que reconocer que el uso exagerado o

2
 + Reglas y castigos: conocidas con
tiempo y por todos, que sean justas,
consistentes, y de aplicación pronta.
+ Medidas de rendimientos: se miden
resultados para poder evaluarlos con
objetividad. Por ej. Goles, errores,
faltas.
. 6- Etapas en el Desarrollo del
5- Condiciones para que los Equipo
equipos funcionen En los equipos efectivos, el
óptimamente: (En base a comportamiento de los miembros del
investigaciones de Whetten y equipo es interdependiente, y las
Cameron, l999) se recomienda: metas personales están al servicio del
logro de la meta del equipo. El
+ Metas claras: Los equipos deportivos compromiso a ello y el deseo de los
y musicales son un ejemplo de ello. miembros del equipo está presente.
+ Las metas son conocidas por todos Aunque los individuos sean asignados
los miembros. formalmente a un equipo, si ellos
+ La metas logradas en pequeños actúan de tal forma que den crédito
pasos. exclusivo a ellos mismos, logrando
+ Estándares de excelencia. sus metas personales propias,
+ Retroinformación sobre resultados. manteniéndose independientes unos
+ Usar las habilidades y el de otros, no son todavía un verdadero
conocimiento de los miembros. equipo, aunque se llamen así.
+ Entrenamiento continuo: para poder
mejorar constantemente. Un desafío clave, entonces, es
+ Adecuados equipos y facilidades se determinar cómo construir los
proveen para poder lograr el éxito. elementos de un equipo a partir de ser
+ Recompensa basada en rendimiento: un grupo independiente de individuos
no en los títulos, la amistad, la que no tienen un compromiso previo a
polítiquería, el esfuerzo. una tarea común o en relación de uno
+ Competencia: no solo contra otros con otro.
grupos, sino también contra su
rendimiento pasado. Para construir, liderar o participar
+Reconocimiento y elogio con los efectivamente en un equipo, uno debe
logros, entre los miembros y de parte entender las etapas del desarrollo que
de la gerencia. los equipos siguen en la medida de
+ Compromiso del equipo: hay que llevan a cabo sus funciones. Los
compromiso de todos, de unos con jefes efectivos son habilidosos en
otros para el éxito de sí y de los otros. ayudar a los equipos a pasar
Si uno falla todos fallan. exitosamente de una etapa a otra del
+ Planificación y tácticas: cada desarrollo. Desde la primera etapa en
miembro es consciente de las la que el equipo esta luchando por ser
estrategias a ser usada para lograr los una entidad unidad, coherente y a las
objetivos del equipo, y no se compite etapas más maduras en las que el
sin planificar. equipo viene a ser una organización
que funciona suave y armónicamente

3
 4- Alto rendimiento: El equipo se
enfrenta con la necesidad de la
mejora continua, la innovación, la
velocidad y la capitalización de las
competencias claves. Papel del
liderazgo: Patrocinar las nuevas
ideas de los miembros, orquestar
su implantación, y promover el
desempeño extraordinario.

6-Etapas en el Desarrollo del Equipo

(continúa)

Estas etapas no son rígidas, pueden 6.1. En cada una de estas etapas los
ser reversibles. Son fases de un miembros del equipo se plantean
proceso dinámico. preguntas claves:
Formando:
1- Formando: El equipo se enfrenta + ¿Quienes son estas otras personas?
con la necesidad de conocerse + ¿Que va a pasar?
unos con otros, conocer su + ¿Que se espera de mí?
propósito, y sus límites. Las + ¿Hacia donde vamos y por qué?
relaciones en confianza deben + ¿ Cuales son nuestras metas?
establecerse. + ¿ Cómo encajo con estas metas?
Papel del liderazgo: La claridad de Conformando:
dirección y facilitar la confianza y Los miembros se plantean :
credibilidad. + ¿Cuales son las normas y las
2- Conformando: el equipo se expectativas?
enfrenta con la creación de unidad + ¿Cuanto yo voy a conformarme?
y cohesión, se diferencian y aclaran + ¿Cual es el papel que voy a
los roles, se identifican las desempeñar?¿Seré yo apoyado?
expectativas de los miembros, y se +¿Cuanto tiempo, energía, dinero,
mejora el compromiso. recursos debo invertir y comprometer
Papel del liderazgo: El proveer en esto?
retro-información y el promover el Tormentosa: Los miembros se
compromiso plantean :
3- Tormentosa: El equipo se enfrenta + ¿Cómo podremos manejar los
a desacuerdos, contradependencia desacuerdos?
(rebeldía ante la pasada + ¿Como podremos comunicar la
dependencia), y la necesidad de información negativa?
manejar el conflicto. Los desafíos + ¿Puede el equipo ser cambiado?
incluyen violaciones a las normas y + ¿Como tomar decisiones en medio
expectativas, y el superar el del desacuerdo?
pensamiento conformista de grupo. + ¿Realmente necesitamos este líder?
Papel del liderazgo: Concentración + ¿Quiero permanecer en el equipo?
en los procesos de mejora,
reconocimiento del logro del equipo Etapa de Alto Rendimiento:
y la promoción de relaciones ganar- + ¿Cómo podemos mejorar siempre?
ganar.

4
+¿Como podemos fomentar la - ¿Tenemos relaciones multi-
creatividad y la innovación? facéticas entre los miembros del
+¿Cómo podemos construir sobre equipo?
nuestra competencia clave? - ¿Nos entrenamos mutuamente y
+ ¿Cuales mejoras podemos hacer en hay desarrollo planeado de
nuestros proceso? habilidades?
+ ¿Cómo mantener el nivel alto de - ¿Somos
energía y de compromiso?
6.2. Preguntas de Asuntos
Interpersonales

Etapa de Formación emprendedores?

Guardamos silencio? - ¿Tenemos autosuficiencia?
Podemos expresar la autoconciencia 6.3.Preguntas claves de los
de los sentimientos? Asuntos de Tarea (en relación
¿Como resolver la dependencia? con la misión del equipo)
¿Cual es el grado de superficialidad o
profundidad para compartir? Etapa de Formación
¿Cómo salir de la incertidumbre? - ¿Cómo orientar a los miembros?
- ¿Como establecer la confianza?
Etapa Conformándose: - ¿Cómo establecer la claridad de
- ¿Grado de Cooperación? propósito?
- ¿Ignoramos los desacuerdos? - ¿Cómo hacer con la dependencia?
- ¿Nos conformaremos a los
estándares y a las expectativas? Etapa Conformándose:
-¿Obediencia a las direcciones del - ¿Cómo Mantener unidad y
líder? cohesión?
- ¿Atracción profunda por unos, y - ¿Cómo Diferenciar y aclarar roles?
sentimientos de rechazo por otros? - ¿ Cómo determinar los niveles de
- ¿ Compromiso con la visión del inversión personal?
equipo? - ¿Cómo aclarar el futuro?
- ¿Cómo decidir los niveles de
Etapa Tormentosa: compromiso al futuro del equipo?
- ¿Polarizacion de los miembros del
equipo? Etapa Tormentosa
- ¿Coaliciones o argollas se forman? - ¿Cómo gerenciar el conflicto?
- ¿Hay competencia entre los - ¿Cómo legitimizar las expresiones
miembros? productivas de la individualidad?
- ¿Desacuerdos con el líder? - ¿Cómo superar el pensamiento
- Se desafían los puntos de vista de conformista de grupo?
unos y otros? - ¿Cómo examinar los procesos
- Hay violación de las normas? claves del equipo?
- ¿Cómo transformar la contra-
Etapa de Alto Rendimiento dependencia en interdependencia?
- ¿Tenemos alta la confianza mutua?
- ¿Tenemos un compromiso Etapa de Alto Rendimiento
incondicional al equipo?

5
- ¿Cómo capitalizar en las
competencias claves? Etapa: Alto Rendimiento
- ¿Cómo promover la mejora
continua? + Promueve la innovación y la mejora
- ¿Cómo anticipar las necesidades continua simultáneamente.
del cliente y responder + Hace avanzar la cultura de calidad
anticipadamente a sus del equipo.
requerimientos? +Provee una retroinformación continua
- ¿Cómo mejorar la velocidad y la sobre el desempeño del equipo.
oportunidad? + Juega los papeles de patrocinador y
- ¿Cómo fomentar la solución orquestador para los miembros del
creativa de problemas? equipo.

6.4. Las Conductas Adecuadas Una de las

del Líder en las ETAPAS claves para
formar el
equipo: el
Etapa: Formando el Equipo
líder debe
+ Hace introducciones y orientaciones.
reclutar al
+ Contesta las preguntas.
adecuado
+ Establece una base para la
personal, que sean compatibles con el
confianza.
estilo del líder. La clave es una
+ Modela la conducta esperada.
integración de capacidades adecuadas
+ Aclara las metas, los procedimientos,
a nivel técnico, interpersonal y de
las reglas, las expectativas.
solución de problemas con una
madurez de inteligencia emocional,
Etapa: Conformación
que implica el poder confiar en su
manejo adecuado de las emociones, y
+ Facilita la diferenciación de roles
una conducta congruente con valores.
entre los miembros del equipo.
+ Muestra apoyo a los miembros del
¿Cómo poner en órbita el cohete del
equipo.
equipo?
+ Provee retroinformación.
Hay que dedicar mucha energía al
+ Articula una visión del futuro del
comienzo en aclarar la misión del
equipo.
equipo, los objetivos, los roles y las
+ Ayuda a generar un compromiso
normas. Al principio es necesario dar
hacia la visión.
estructura, dar herramientas de
planeación, las disponibilidades de
Etapa Tormentosa
recursos, de tiempo.
+ Identifica un enemigo común y
En todas las etapas, el líder debe
refuerza la visión.
mostrar conductas congruentes con
+ Genera el compromiso entre los
sus palabras, debe mostrar
miembros.
información con apertura, ser
+ Convierte a estudiantes en maestros.
confiable, ser capaz de cuidar sin
+ Es un mediador efectivo.
discriminación a todos los miembros
+ Provee reconocimiento individual y
del equipo para que se sientan
por equipo.
confortables desde el comienzo.
+ Promueve el pensar ganar-ganar.

6
"La información es poder pero sólo si
es compartida.
(General Pagonis, Dirigente de la Construcción del compromiso
Operación “Tormenta en el Desierto”, en Porque los individuos pueden llegar a
Whetten y Cameron, l999:p.432) comprometerse más en el curso de la
acción cuando están involucrados en
la planificación y la implantación, la
7. Dirigir Reuniones Efectivas reuniones deben ser convocadas para
(traducción libre de los mismos promover esa participación.
autores, pag. 522 y ss)
Diseminación de la Información
Las reuniones han venido a ser más Cuando mucha gente debe recibir la
frecuentes en las últimas décadas. El misma información al mismo tiempo y
número de reuniones ha doblado y su en la misma forma, o cuando debe
costo se ha triplicado. La mayor parte diseminarse la nueva información con
de los jefes, gerentes de todos los rapidez, tener reuniones es más
niveles gastan cerca del 15% del eficiente que tener reuniones uno a
presupuesto de personal en sus uno. Más aún, los individuos tienen
organizaciones. oportunidad de proveer información de
El ser capaz de gerenciar bien una retorno y de discutir la información.
reunión es parte de las habilidades
gerenciales, y apoya tanto al éxito de Resolución de Problemas y Toma
la organización como al de de Decisiones
construcción de los equipos. Los grupos se desempeñan mejor que
los individuos en realizar tareas
Cuatro Puntos (P) son necesarios complejas y tomar decisiones de alta
para el éxito de una reunión. calidad.
Propósito, Participantes, Plan y
Procesos. 7.2. Participantes
¿ Cuantos deben ser los individuos
7.1. Propósito invitados a una reunión?
Este se refiere a la razón por la que
una reunión es realizada. Cuando la El tamaño o número adecuado de
información puede ser enviada por asistentes estará en relación con el
memorandum, email, teléfono.., propósito, se recomiendan las
cuando la gente no esta preparada, siguientes cantidades:
cuando gente clave no puede atender,
 Para la toma de decisiones
cuando el costo de una reunión es más
conviene 5 participantes.
alto que su beneficio potencial, no
 Para la identificación de problemas
debe convocarse una reunión.
o lluvia de ideas, conviene 10
participantes.
 Generar o compartir Información
 Para las sesiones de entrenamiento
en interacción : 15 participantes.
Cuanto la información está en varias
personas, cuando las ideas son  Para reuniones informativas, 30
estimuladas al estar la gente junta, y participantes es suficiente.
cuando no está clara cual información  Para presentaciones formales, el
es necesaria o disponible, una reunión número es tan grande como se
debe ser convocada.

7
 pueda por los medios actuales de o por la discusiones de sentimiento y
teleconferencia. las amistades. Son realizadas las
tareas eficientemente, pero la
satisfacción es baja. Los participantes
orientados al proceso interpersonal,
¿Cuál debe ser la composición de son muy orientados a enfatizar el
las reuniones? espíritu de cuerpo, y la participación.
La composición se refiere a tres Ellos son sensitivos a los sentimientos
dimensiones principales: la de los participantes y a la satisfacción.
homogeneidad-heterogeneidad, la Los logros pueden ser sacrificados a
dimensión de la cooperación – favor del gozo de los miembros.
participación y la del proceso – tarea.
7.3. Planificación
Un grupo homogéneo es compuesto La tercera “P” es planeamiento, se
de personas con antecedentes , refiere a la preparación de la agenda
personalidades, conocimientos, de la reunión. A menudo, la
valores similares. En general, los justificación de una reunión es clara, y
grupos homogéneos producen menos los individuos apropiados son invitados
conflictos y desacuerdo pero sus a atender, pero las reuniones parecen
resultados pueden ser mundanos y sin fracasar, marchando sin rumbo, o son
imaginación creadora. incapaces de tomar una decisión. Esas
reuniones usualmente comienzan con
Los grupos heterogéneos, por otro el líder diciendo: “Nosotros tenemos un
lado, producen más diferencias entre problema que pienso que necesitamos
los individuos lo que lleva a sentarnos y discutir“. La premisa
discusiones y situaciones críticas, pero errónea del líder es la de que porque
llevan a soluciones más complejas y existe un problema y todos lo
nuevas a los problemas. entienden, la reunión será un éxito.
Desafortunadamente, los participantes
En la dimensión de cooperación- pueden venir a la reunión sin
competitividad, la investigación es preparación, sin conocimiento sobre
clara en encontrar mejores resultados información decisiva, pueden venir sin
en cuanto a efectividad en el la conciencia clara de sus diversos
desempeño y a la satisfacción de los roles, o pueden estar confusos acerca
miembros entre los grupos del método para tomar la decisión, y
cooperativos que trabajan todos para pueden estar desmotivados para lograr
un mismo fin. En comparación con los el objetivo. Por otro lado, el
grupos cuyos miembros están planificador de la reunión puede que
luchando para llenar sus necesidades introduzca demasiados temas a
individuales o persiguiendo metas presentar, reparta muchos
competitivas. documentos, o quiera cubrir muchos
asuntos. Tropman propuso (1985) las
En la dimensión de Proceso siguientes reglas y lineamientos para
Interpersonal – Tarea, las reuniones planificar las reuniones con efectividad:
son más efectivas si tienen
participantes que generan un balance  La Regla de las Mitades.
de ambos, los participantes orientados Todos los asuntos de la agenda deben
a las tareas son “todo al negocio”. estar en poder de aquel que hace la
Tienen poca tolerancia por los chistes, misma, no mas tarde que la mitad del
8
tiempo intervalo entre la última reunión cubres, algunos llegan tarde, y la
y la siguiente. Esto da tiempo para gente se “mete dentro del barco”.
seleccionar o agrupar los asuntos, o Calientan los motores. Las minutas
manejarlos algunos fuera de la reunión y la correspondencia se revisan
si fuera necesario, así como producir la (2) Un período de trabajo denso en el
agenda y distribuirla con tiempo cual los asuntos más difíciles son
suficiente para la reunión. considerados.
(3) Un período de menos presión en el
 La Regla de los tres cuartos de cual la reunión empieza a bajar de
anticipación intensidad. Hasta que al final se
Las carpetas de información tocan asuntos pequeños y triviales.
incluyendo las minutas de la pasada
reunión y una agenda, deben ser Los asuntos de instrucción deben ser
enviados a los participantes de la dados en el primer período, los
reunión en un punto de 75% del tiempo asuntos para decidir en el segundo
entre reuniones. Esto quiere decir, por período y los asuntos para discutir al
ejemplo, dos días antes de las comienzo del tercer período.
reuniones semanales.
 La Regla de Reportes
 La Regla de las Agendas
Los reportes que circulan a los
Las agendas para las reuniones deben participantes de las reuniones
ser escritas con verbos de acción o deberían siempre contener resúmenes
resúmenes de oraciones o parrafos no ejecutivos y memorando de Opciones.
palabras simples. En vez de decir Un resumen ejecutivo hace resaltar los
“Minuta”, conviene decir “Aprobar puntos clave y las conclusiones del
Minuta”. Esto provee claridad y reporte. Un memorando de opciones
motivación hacia lo que debe lograrse. resume las alternativas sobre las
cuales se va a discutir y tomar
 La Regla de las sextas partes decisión. Esto elimina la necesidad de
para el Seguimiento y la ver muchas páginas para encontrar la
Preparación: información relevante y gastar el
tiempo de la reunión hojeando el
Aproximadamente dos tercios de la reporte.
reunión deben estar enfocados a los
asuntos de la agenda de esta reunión.  La Regla de Integridad en la
El tercio restante debe estar dividido AGENDA.
por la mitad, en dos sextas partes, la Todos los asuntos de la agenda
primera sexta parte para el deberían ser discutidos, y los asuntos
seguimiento de la última reunión, y la que no estén en agenda no deberían
otra sexta parte para la preparación de ser discutidos. Esta regla asegura que
la próxima reunión. los participantes no dejen de un lado
los puntos importantes por otros
 La Regla de las Terceras Partes tangenciales, para los cuales nadie
Todos las reuniones deben ser está preparado, o para los cuales no
divididos en tres partes: hay suficiente información disponible.
(1) Un período de arranque en el cual
los asuntos menos dificultosos se

9
 La Regla de Integridad en la que se animen a estar enfocados en la
Puntualidad tarea por hacer. También hace más
La regla es simple, comience a tiempo fácil el controlar el tiempo en las
y termine a tiempo. Siga un horario en reuniones.
la reunión en sí misma. Esto asegura 7.4.2. Presentación de los asistentes
que a los asuntos de la agenda se le Los participantes se presentan unos a
da adecuado tiempo, los “tardistas” no otros, para sentirse a gusto, y en
son recompensados pues los demás especial esto es muy necesario si
no los esperan para comenzar, y asuntos controversiales van a ser
además, la gente puede contar con tratados. A veces ayuda el que sea
terminar en un punto determinado. organizada una fase de familiarización
previa y un compartir una bebida
 La Regla de las Minutas según costumbres del lugar.
Las minutas de la reunión deberán
tener tres características: 3. Reglas de Base:
a)Información relevante para la Debe ser claro sobre cuál es la clase y
agenda prevista. b)Relevante de cantidad de participación que es
contenido de tal manera que los temas esperada, cuál variación de la agenda
relevantes se pueden encontrar con va a ser tolerada.
facilidad relacionados a la agenda en ¿Cuál va a ser el marco de tiempo
una revisión rápida. c)Enfocada a la para la reunión?. Estableciendo una
decisión, pues refleja conclusiones, estructura para la reunión ayuda a
decisiones o acuerdos más que el mantener a los participantes en la ruta.
proceso por el cual la decisión fue ¿Cómo se van a tomar las
alcanzada. decisiones?
Algunos criterios o métodos:
Estas 9 reglas de preparación de  Unanimidad: todos totalmente de
reuniones ayudan a asegurar que acuerdo.
cuando los individuos lleguen a una  Regla de mayoría: cada
reunión y la reunión comience, una participante vota sobre las opciones
estructura y un plan apoyará a hacer la y la opción con una mayoría de
reunión más productiva y eficiente. votos gana. Puede ser una mayoría
relativa.
7.4. El Proceso  Un voto para medir tendencias: en
La cuarta “P” en la efectividad de las una votación no vinculante, se
reuniones es proceso, es decir el sondea las alternativas que tienen
conducir la reunión misma y los respaldo para que no se consideren
métodos usados para asegurar la opcions sinapoyo suficiente.
efectividad de las reuniones. Huber  Puntuación ponderada: Los
(l980) delineaba los siete pasos para participantes de la reunión pueden
conducir una reunión. dividir los puntos entre las opciones
7.4.1. Revisión Inicial para poder medir el apoyo, que
Al principio de la reunión revise la tiene cada una. La opción con más
agenda, los puntos tratados puntos gana.
anteriormente, las tareas a ser  Priorización(rankeo): se hace una
completadas, el progreso que se ha priorización ordenada (ranking o
realizado. Esto ayuda a que los rankeo) y se escoge la alternativa
participantes de la reunión conozcan
precisamente lo se espera de ellos y
10
 con el promedio de rankeo más diferentes puntos de vista, de tal
elevado . manera que los representantes de un
 Consenso: Todos están de acuerdo lado de un argumento no dominen la
en adoptar o elegir una altenativa discusión. Las vías para promover la
particular. Aunque alguno puede discusión entre los participantes de
tener alguna reserva, pero una reunión incluyen las siguientes:
comprende que es mejor tomar la 6.1. Haga preguntas abiertas en vez
decisión que la mayoría prefiere. de preguntas que pueden ser
 En principio: Cuando no se pueden respondidas por “sí” o “no”.
poner de acuerdo en los detalles, 6.2. Haga preguntas usando el
alguno principios generales son lenguaje de los participantes
identificados de tal manera que se en vez de términos técnicos.
llegue a un acuerdo. Los principios, 6.3. Anime a los participantes a
más que la propuesta completa es compartir experiencias
aceptada. personales que se relacionan
4- Los Reportes con el tema a ser
Los reportes deben ser realizados al considerado.
principio de las reunión. Así se reduce 6.4. Use ejemplos de su propia
la tensión del presentador, y que éste experiencia para aclarar
se concentre en los otros puntos puntos.
restantes, una vez que ya superó su 6.5. Haga contacto visual con
prueba. aquellos con los que usted
está hablando y resuma sus
5. Desplegados: puntos cuando ellos terminen
Para mantener el interés de los sus afirmaciones.
participantes de un reunión, use varios 6.6. Pregunte a los miembros del
métodos para presentar información: grupo por sus reacciones a
+ hojas de trabajo, Cartelera, los puntos hechos por otros
transparencias, plumones, videos, así participantes de la reunión.
además de mantener el interés se es 6.7. Cuando sea apropiado,
más eficiente en la transmisión de la involucre a otros en la
información. Al menos, dos sentidos respuesta a una pregunta
(la vista, el oído, el tacto…) deben usar realizada para usted.
los participantes durante su reunión, 6.8. Haga cierto, que como el
por ej. Viendo y oyendo un vídeo, una líder, usted facilita más que
presentación con apoyo visual… domina la discusión.
6. Participación
La participación en una reunión debe 7. Resuma:
ser equitativa entre los participantes, lo Cierre la reunión mediante el resumen
cual no significa que todos deben de las decisiones alcanzadas, las
hacer exactamente el mismo número tareas asignadas, el progreso logrado,
de comentarios. Aquellos con más los puntos claves discutidos, y lo que
información participarán más, así como fue aprendido en la reunión.Revise los
aquellos con intereses en el tema. Sin asuntos para la acción que serán
embargo, es importante el controlar el reportados en la próxima reunión.
que participa demasiado, así como el Ayude a los participantes de la reunión
animar a aquellos que tienen que a sentir una sensación de logro por
aportar pero se inhiben a compartir. La haber invertido su tiempo en la
equidad debe ser mantenida desde reunión. En este momento, será
11
adecuado el anticipar la próxima 5. Cuando usted proporcione
reunión mediante el establecimiento información, sea preciso y directo
del día en que la minuta de esta al punto. No aburra a nadie con
reunión y la agenda de la próxima será anécdotas y detalles que añaden
distribuida y cuál es la preparación que poco a su punto.
se requerirá. 6. Escuche. Mantenga el contacto
Sugerencias para los Miembros del visual con el que está hablando, y
Grupo trate de interpretar las ideas
Hasta ahora hemos hecho sugerencias implíictas en el comentario. Sea
para el líder, el cual es un rol principal sensitivo al efecto que su
para el éxito de cualquier grupo. A conducta no verbal tiene en los
continuación daremos algunas que hablan, tales como su
sugerencias para que los no líderes cabeceo de asentimiento, o su
asuman su responsabilidad en el éxito movimiento negativo de cabeza, o
de la reunión, de tal manera que se estar leyendo…
logren los resultados esperados en el 7. Sea un apoyo para otros
corto plazo, y los que pueden afectar miembros del grupo. Siga las
su carrera a largo plazo: guías impartidas para la
1. Determine si usted necesita comunicación de apoyo,
participar en la reunión. No lo reconozca y construya sobre los
haga simplemente porque usted comentarios de los otros ( por ej.
ha sido invitado. Si usted tiene “Como Beatriz estaba diciendo..
dudas, discuta con el líder por qué “).
el o ella cree que es importante su 8. Asegure la participación
presencia. equitativa. Tome el liderazgo en
2. Prepárese. Lea la agenda, y involucrar a otros de tal forma que
prepare cualquier reporte o los talentos de todos sean usados.
información que facilitará a otros Esto es especialmente importante
el entendimiento de los asuntos. si usted conoce que información
Venga preparado con las crítica de algunos puntos de vistas
preguntas que le ayudara a usted no están siendo incluidas en la
a entender los asuntos. discusión. Esto puede ser
3. Esté a tiempo. Los que llegan corregido cuando usted anima a
tarde no sólo malgastan el tiempo aquellos que poco participan. (por
de los demás participantes ej. Jaime, su unidad trabajó en
mediante el retraso de la reunión, algo parecido a esto el último año.
o la solicitud de resumen de la ¿Cómo fue esa experiencia
información ya suministrada, sino suya?)
también afectan negativamente la 9. Haga expresiones de desacuerdo
construcción del equipo y de la fundadas en principio. Cuando
moral o el ánimo de la gente. sea necesario estar en
4. Pida aclaración en los puntos que desacuerdo, o desafiar, el
son poco claros o ambiguos. La comentario de otros, siga la guía
mayor parte del tiempo, usted para la gerencia de conflictos en
encontrará que otros el salón de forma colaborativa. Por ejmplo,
reuniones tienen las mismas base sus comentarios en los
preguntas pero fueron tímidos principios o valores compartidos
para hablar abiertamente. por el grupo. ( por ej. “Esa es una
idea interesante, Guillermo, pero
12
 como cuadra con el énfasis del
presidente en reducción de
costos.
10. Actúe y reaccione en una forma
que ayude a mejorar el
desempeño del grupo. Deje sus
agendas personales en la puerta y
trabaje hacia las metas del grupo.

13