SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

FICHA: 2069627
TECNOLOGO EN GESTION CONTABLE Y
FINANCIERA

TALLER GESTION CONTABLE Y FINANCIERA

DEYANIRA TOQUICA
(INSTRUCTORA)

KAREN STEFANIA WALTERO MUR

(APRENDIZ)

CENTRO DE LA TECNOLOGIA EL DISEÑO Y LA

PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL
REGIONAL CUNDINAMARCA – GIRARDOT
 DOCUMENTOS CONTABLES

 ¿Cuando compra útiles escolares al inicio del año, que

documento recibió cuando canceló?

- Factura de venta

 ¿Dónde usted vive es propio o arrendado?, si es propio

que documento soporta la propiedad o si es en
arrendamiento del inmueble que ¿documento soporta?

- La vivienda es casa propia

- Escrituras

 ¿En su hogar o entorno familiar, en el momento de la

compra de electrodomésticos, computador, celular y
canasta familiar tienen algún documento que soporte
esta transacción?

- Factura
- Recibo de caja

 ¿Cuando realiza una transacción en una entidad

bancaria que documento diligencia?

- Una consignación
  3.2 Actividades de contextualización e identificación de
conocimientos necesarios para el aprendizaje
 3.2.1 Para adquirir los conocimientos previos sobre los
documentos comerciales y títulos valores, es necesario
consultar la definición y porque son importantes en una
empresa:

CONCEPTOS DEFINICION IMPORTANCIA EN

LA EMPRESA
Nota de La nota de contabilidad es un La nota de contabilidad
contabilidad documento interno de la tiene como función el
empresa, que es utilizado para registrar operaciones en
hacer registros contables, la contabilidad, debe
cuando se trata de operaciones contener claramente las
que no tienen soportes externos,
cuentas utilizadas, los
u operaciones para las cuales no
valores parciales de
existen documentos internos cada movimiento y los
específicos respectivos valores
débito y crédito.
Comprobante Este documento se
de egreso El comprobante de egreso es un puede utilizar como
documento contable que permite prueba de que se ha
registrar el pago de las diferentes realizado una
obligaciones que adquiere el transacción monetaria
ente económico como: cuentas entre dos partes. En los
por pagar a proveedores, negocios, un
obligaciones laborales, comprobante de egreso
cancelación de los diferentes puede usarse para una
gastos operacionales (servicios, diversidad de propósitos:
papelería, etc. a veces para sustituir el
efectivo en una
transacción.
Recibo de Un recibo de caja es un El recibo de caja se
caja documento que se utiliza como entrega en original al
soporte en contabilidad el cual cliente, se guarda
sirve como comprobante de Una copia para el
todos los ingresos de la archivo consecutivo y
 empresa, especialmente por la otra se anexa al diario
cancelación de facturas de de contabilidad. Éste se
clientes, este ingreso puede ser
contabiliza como débito
en cheque, efectivo o cualquiera la cuenta de caja y
otro. como crédito según sea
el concepto del pago
Recibido.
Consignació Una consignación es el traspaso Estos son de vital
n de la posesión de mercancías de importancia para
su dueño, llamado comitente o mantener un apropiado
consignador, a otra persona, control de todas los
denominada comisionista o comprobantes internos
consignatario, que se convierte son los documentos
en un agente de aquél a los fines emitidos en la empresa
de vender las mercancías. que el librador tiene
fondos depositados a su
orden en cuenta
corriente bancaria
Comprobante El comprobante de ingresos es Los comprobantes
de ingreso el documento expedido por la contables son
empresa en donde trabajamos documentos donde se
con el que demostramos cuánto realizan registros de
dinero recibimos cada mes; pero diario y son utilizados en
si por cosas del destino, no una empresa para
cuentas con un trabajo formal y practicar el registro
por lo tanto, no tienes recibos de contable
nómina, aquí te decimos qué De transacciones
puedes hacer. suscitadas diariamente.

Pagare El pagaré es un título de crédito Un pagaré es un

que establece un compromiso documento que contiene
formal. Este compromiso formal la estipulación de una
indica tres detalles. El primero, persona, de que pagará
quién paga a quién. El segundo, a otra, una suma
qué cantidad de dinero. Y, el determinada de dinero
tercero, cuando debe realizarse en un plazo
dicho pago. De tiempo.
Cheque El cheque es un documento En el cheque como en la
mercantil, aceptado como medio letra de cambio se
 de pago, que emite y firma una encuentran como
persona (librador), para que una Partes una persona
entidad financiera (librado) pague denominada librador o
la cantidad consignada en el girador, otra llamada
mismo a otra persona (tenedor o librado.
beneficiario), siempre y cuando
disponga de fondos en la cuenta
contra la que se libra el cheque.
Factura de Las facturas de venta son un Este documento
venta instrumento que sirve como constituye un título valor,
constancia para el vendedor y lo que quiere decir
para el comprador de la que quien tiene la
operación realizada. Describe en factura de venta puede
ella lo que se ha comprado y por reclamar un bien,
ende vendido, y el precio producto o servicio;
pagado. En este caso el hecho además
descrito es la operación de Permite la reclamación
compraventa. de garantías de producto
o de servicio, en caso de
que sea necesario.
Letra de La letra de cambio es un La letra de cambio, un
cambio documento mercantil que instrumento clave en la
generalmente es utilizado por un operativa de
vendedor para garantizar el pago Cobros y pagos entre
de la venta realizada. A través de empresas.
la letra de cambio el vendedor
puede dar financiación a sus
clientes con la garantía de que
cobrará el dinero en la fecha de
su vencimiento.

1. ¿Qué son los soportes contables?

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben
ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que
cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con
los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos
valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y
sus principales características.

2. Según la empresa que los emite: Defina y

enumere cuales son soportes internos y externos.
SOPORTES INTERNOS:
Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se
prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones
realizadas en el ente económico. Los soportes
tienen carácter probatorio y son necesarios para la realización de
los registros que tienen la utilidad de incorporar los hechos
económicos o transacciones al sistema de información contable.
Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los internos son
todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control,
comprobación y registro de transacciones realizadas dentro del giro de
sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas
que establece la ley y en otras a las necesidades de información y
control del ente económico; entre los cuales encontramos:
-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba
de todos los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos,
representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos.
Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original
para quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en
el sistema de información contable.
-Recibo de caja de caja menor. Son aquellos que tienen la finalidad
de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no
amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte,
fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean
fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su
manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al
formato de reembolso correspondiente.
-Comprobantes de egresos. Son aquellos que tienen la función de
servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por
la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en
cheque. Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los
soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de
cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su
cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han
sido pagados.
-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de
un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se
discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la
transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la
compra. Mediante este documento se genera el traslado
de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado
en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la
facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las
disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir
con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas
competentes.
-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de
los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de
errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para
el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el
sistema de información contable.
-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes
por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas
de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.
-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el
registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como
oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se
pueden resumir en un solo comprobante las transacciones realizadas
en un periodo determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.
SOPORTES EXTERNOS:
Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son
elaborados por terceros, tales como facturas
por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito por
los bancos, pagarés y demás.
-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características
de las factura de venta expedida por la empresa y en este caso es
expedida por el proveedor de bienes y servicios.
-Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos
por las entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos
en las cuentas corrientes o de ahorro a sus clientes.
-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes
que soportan el registro de movimientos diferentes a las
consignaciones de sus clientes, tales como suministro de chequeras,
cobro de intereses por obligaciones financieras, comisione por
remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o
préstamos bancarios con abono a la cuenta del cliente.
-Pagarés: Es el documento que representa el soporte de una
obligación mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en
determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito
dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la
segunda ha endosado el documento.

3 Según su función administrativa: defina que son y cuales

son: documentos informativos (no contables),
documentos de soporte (documentos contables).
1- Los documentos contables: son los que nos ayudan a respaldar
nuestra contabilidad y los que en algún momento afectan dicha
contabilidad entre ellos tenemos:

 Factura de Venta 
 Recibos de Caja General
 Recibos de Caja Menor
 Notas Débito
 Notas Crédito
 Consignaciones
  Letras De Cambio
 Pagares
 Tarjeta de Kardex
 Cheque
 Nomina

2- Documentos Informativos: Estos no afectan ni realizan

modificaciones en la contabilidad de nuestra empresa. Remisiones

 Cotizaciones
 Ordenes de Pedido
 Órdenes de Compra
 Ordenes de Entrega
 Remesa
 Hojas de vida
 Solicitudes

DOCUMENTOS NO CONTABLES:

Son aquellos que se encargan del diseño y desarrollos de procesos de

soporte administrativo para la gestión, documentación y registro
contable de las organizaciones

 Remisión
 Cotización
 Orden de compra
 Comprobante de diario
 Kardex

4 Defina que es título valor y su importancia según las

normas vigentes.
Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el
ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora,
pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de participación y de
tradición o representativo de mercancías, según el artículo 619 del
código de comercio.
Desde el punto de vista material el título valor es un documento
escrito, siempre firmado (unilateralmente) por el deudor; es además un
pedazo de papel que contiene diversas menciones En un segundo
plano, se define al título valor como un derecho en beneficio de una
persona.
El derecho consignado en el documento, nace con la creación de éste.
Tiene un valor en la actividad económica en general y en los negocios
mercantiles en especial, por ello y para el desarrollo de la economía
de un país, interesa que el titulo como valor en sí mismo, pueda entrar
en circulación económica como los demás bienes.
Quien suscribe un título valor se obliga a una prestación frente al
poseedor del título, o quién resulte tal, y no subordina esa obligación a
ninguna aceptación, ni a ninguna contraprestación.
Importancia: -Facilitan la transmisión de bienes de manera segura y
efectiva. Permiten la exigibilidad del valor consignado en él. Los
títulos-valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio
del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora.

5 Consulte la definición de cada uno de los siguientes

títulos valor: Letra de cambio, Pagare, Cheque,
 Certificados a término fijo, Factura comercial, Bonos,
Factura Cambiaria, C.D.T., Acciones. Título III de los
títulos Valores, Código Comercio.

 LETRA DE CAMBIO: es un documento mercantil por el que una

persona, librador, ordena a otra, librado, el pago de una
determinada cantidad de dinero, en una fecha determinada o de
vencimiento
 PAGARE: es un título de crédito que establece un compromiso
formal. Este compromiso formal indica tres detalles. El primero,
quién paga a quién. El segundo, qué cantidad de dinero. Y, el
tercero, cuando debe realizarse dicho pago.
 CHEQUE: El cheque es un documento mercantil, aceptado
como medio de pago, que emite y firma una
persona (librador), para que una
entidad financiera (librado) pague la cantidad consignada en el
mismo a otra persona (tenedor o beneficiario), siempre y cuando
disponga de fondos en la cuenta contra la que se libra el cheque.
 CERTIFICADOS A TÉRMINO FIJO: Un CDT es
un certificado de depósito a término. Este certificado se recibe al
realizar depósitos de dinero por un periodo de tiempo fijo en
bancos comerciales, corporaciones de ahorro y vivienda,
corporaciones financieras y compañías de financiamiento
comercial.
 FACTURA COMERCIAL: Es un documento legal emitido por el
vendedor (exportador) al comprador (importador) durante la
transacción internacional y funciona como una prueba de la
venta entre comprador y vendedor. A diferencia del Bill of
Lading, la factura comercial no indica la propiedad de las
mercancías que han sido vendidas. Pero se trata de un
documento imprescindible y requerido durante el despacho de
aduanas para calcular los impuestos y aranceles a pagar.

 BONOS: es un instrumento de deuda que emite una empresa o

administración pública para financiarse. El emisor de
 un bono promete devolver el dinero prestado al comprador de
ese bono, normalmente más unos intereses fijados previamente,
conocidos como cupón. Por eso se conoce como instrumento de
renta fija.
 FACTURA CAMBIARIA: es un título de crédito a la orden que
inscribe el compromiso de pagar una cantidad incuestionable de
dinero dentro de un término establecido, al mismo tiempo que
detalla los productos que hayan sido vendidos, como esencia del
contrato que le da origen al título.
 ACCIONES: son partes de igual cuantía en las que se divide el
capital social de una empresa. Cada acción representa la
propiedad que tiene el poseedor de la acción de la empresa. El
poseedor de cada acción, o acciones, se denomina accionista.
 TITULO III DE LOS TITULOS VALORES: Son documentos
necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y
autónomo que en ellos se incorpora, pueden ser de contenido
crediticio, corporativo o de participación y de tradición o
representativo de mercancías.
 CODIGO DE COMERCIO: es un conjunto de elementos
unitarios, ordenado y sistematizado de normas de Derecho
mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por objeto regular
las relaciones mercantiles y comerciales. Los códigos de
comercio se comenzaron a elaborar y promulgar a partir de
la Ilustración, y partiendo del precedente la codificación del
Derecho de Francia, que realizó Napoleón Bonaparte. En la
actualidad, el Derecho mercantil se encuentra, en muchos casos,
regulado no solo en el código de comercio, sino en una serie
de leyes especiales, debido al proceso denominado
descodificador. Sin embargo, existe también cierta tendencia a
re decodificar esas normativas especiales en un solo cuerpo
normativo o código y, en todo caso, en lo relativo a sus principios
básicos.

6. ¿Cuáles son los libros principales de contabilidad y defina

cada uno?
Los libros contables son aquellos espacios donde podemos llevar un
registro y documentar la información que rodea las operaciones
económicas de nuestro proyecto. Algunos son obligatorios y otros se
realizan por decisión propia con el objetivo de lograr un orden en
objetivos y recursos disponibles. En ambos casos se fija un intervalo
de tiempo para luego tomar las decisiones pertinentes según el caso.
Veamos algunos de los libros legales necesarios para operaciones
mercantiles. 
 Libro de Inventarios y balances
Como punto de partida de toda meta comercial, el inventario y el
balance general resultan claves para reconocer la totalidad del
patrimonio. La información que podemos encontrar en dicho libro tiene
que ver con el stock de artículos al iniciar un nuevo intervalo contable,
las denominaciones y los códigos de las cuentas de cada uno, su valor
unitario, los números parciales que dejan las operaciones y el valor
total de cada una de dichas cuentas.
 Libro Diario
Espacio para llevar un registro cronológico de las operaciones de la
empresa durante un periodo de tiempo, que suele ser mensual. Entre
los datos más relevantes del Libro Diario tenemos las fechas,
descripciones de comprobantes y saldos finales. Pasado el tiempo
podemos contar con la información detallada a nivel de débitos y
créditos para luego sumarlo al Libro Mayor.
 Libro Mayor
Su objetivo es simplificar la gestión de movimientos mensuales. Toda
la información que podemos encontrar proviene del Libro Diario y es
abordada con mayor detalle en los Libros Auxiliares. Saldos
anteriores, movimientos de débito y crédito a nivel general en cada
cuenta y operaciones a nivel mensual son solo algunos de los datos
que encontramos en el Libro Mayor.

 Libros Auxiliares
Su creación permite analizar con máximo nivel de detalle la
información de los libros más importantes. El número de estos libros
dentro de una empresa depende su tamaño y la carga de trabajo.
 Podemos encontrar un registro cronológico de actividades y detalles
de cada una de ellas.

7. ¿Cuáles son libros auxiliares dentro del manejo de los

registros contables?
Son aquellos en lo que se registra de forma detallada los valores y la
información que se ha registrado en los libros principales. Como
aspectos más importantes, podemos destacar:

o Llevan el registro de las operaciones realizadas

cronológicamente.
o Dan detalles de las actividades realizadas.
o Registran el valor del movimiento de cada subcuenta.
o Libro de caja: lleva el registro de todo el movimiento en efectivo
que se realiza en la empresa y también del saldo de caja. Se
anota la fecha, el concepto, él debe, el haber y el saldo. El total
de los cobros menos el total de los pagos debe ser igual al último
saldo.
o Libro auxiliar de caja columnado: además de llevar el control
de los movimientos en efectivo, registra cada movimiento en la
cuenta que lo ha originado. Los pagos se anotan en el Haber de
caja y los ingresos en él Debe. Como en la legislación contable
española se sigue el criterio de contabilidad por partida doble,
hay que tener en cuenta que cada anotación en él debe de caja
se balancea con una en el haber de la cuenta que la ha
originado, y cualquier anotación en su haber se balancea con
una en él debe de la cuenta que la origina.
o Libro de cuentas corrientes bancarias: como su propio
nombre indica en él se anotan todos los movimientos que se
hayan producido en la cuenta corriente. Es decir, en él se anotan
 todos los ingresos y pagos que se hayan hecho en esa cuenta.
En él debe se anotan los ingresos y en el haber los saldos.
o Libro de clientes: se lleva una cuenta para cada cliente que
tengamos. En él debe se anotan las facturas y las notas de
cargo que le emitamos. En el haber las cantidades que
recibamos de él, ya sea lo cobrado o las partidas que nos haya
devuelto. Cuando se anota el saldo, que como siempre es la
diferencia entre él debe y el haber, hay que anotar si es deudor o
acreedor.
o Libro de proveedores: Aquí se anotan los movimientos con
nuestros proveedores. Se anotan las compras realizadas a
crédito y los pagos que realicemos a los proveedores. Igual que
en el libro de clientes, al computar cada saldo se debe
determinar si es deudor o acreedor. Un asiento en el debe se
resta del saldo y un asiento en el haber se suma al mismo.

DOCUMENTO CONTABLES NO INTERNO EXTERNO TITULO

S CONTABLE VALOR
S
Cheque X

Recibo de X X X X
caja
Pagare X
Consignación X
bancaria
Factura de X X X
compraventa
Comprobante X
de diario
Nota debito X X
Nota de X X
contabilidad
Comprobante X
de egreso
Letra de X X
cambio
Nota crédito X X
Orden de X
pedido
Recibo de X X
caja menor
Cotización X X