TAREA 3:
Para finalizar este proceso. En esta tercera tarea dando continuidad a este ejercicio de los
resultados obtenidos de la auditoria que realizo en la tarea 2 debe redactar un informe
incluyendo las conclusiones, las NC y ser presentadas a la Gerencia presentando las
alternativas y aspectos a mejorar
INFORME DE AUDITORIA
SECCION SELECIONADA: Departamento SST
DEPARTAMENTO O SECCIÓN OBJETIVO DE LA AUDITORIA.
Verificar el nivel de conformidad en la
implementación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional, bajo los
SST requisitos de la norma OHSAS 18001:2007,
incluyendo los requisitos legales aplicables
(Decreto 1072 de 2015) con el fin de concluir
sobre la adecuación, eficacia y conveniencia
del Sistema de Gestión
Tema de auditoría:
Departamento SST
Objetivos de auditoría:
Implementación del SG-SST- SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO.
Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de
sistema de gestión.
Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización
cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el
alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión
Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión
3. Alcances de auditoría:
El alcance de esta auditoria pretende tocar la Dirección, coordinación, asistencia técnica y
administrativa, articulación y vigilancia en el sector SST, para la Implementación del SG-
SST- SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
4. Planificación previa:
Recursos
SG-SST- SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, implementado
en la organización
Fuentes de información
Información documentada suministrada por la Organización
5. Procedimientos de auditoria para:
Actividades a desarrollar:
Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión,
la información documentada del sistema de gestión establecida por la organización
para cumplir los requisitos de la norma y documentos de origen externo aplicables.
El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se
relacionan en el plan de auditoría, que hace parte de este informe.
La auditoría se realizará por toma de muestra de evidencias de las actividades y
resultados de la organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser
posible verificar toda la información documentada.
Se verificará la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o
reglamentarios aplicables en el alcance del sistema de gestión, establecidos
mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y
la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento.
El equipo auditor manejará la información documentada suministrada por la
Organización en forma confidencial y la retornó a la Organización, en forma física o
eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de
auditoría.
Cumplir los objetivos establecidos en la auditoria.
Agenda del paln de auditoria:
ETAPA HORA PASO DEL PROCESO PARTICIPANTE
Plan 7:00 a 8:00 Reunion de apertura Todos lo jefes
8:00 a 9:00 Revision de la pratica Jefe de de Recursos
objetiva de de los programs humanos
a auditar.
9:00 a 12:00 Recorrido Encargados del SG-
SSTG
Hacer 2:00 a 3:00 Etapas del proceso 1 y 2 Encargados del SG-
SSTG
Control 3:00 a 4:00 Control operativo Encargados del SG-
Respusta a emergencias SSTG
Actuar 4:00 a 5:00 Seguimiento de los Encargados del SG-
objetivos y acciones SSTG
correctivas.
5:00 a 5:30 Cierre de auditoria Todos
Preguntas hechas en la auditoria
¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las
áreas de preocupación, reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para
auditorías iniciales o de otorgamiento): Si No NA X
Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes
se auditaron y en que fechas: N.A
En el caso de Sistema de Gestión de la Calidad están justificadas las exclusiones
acordes con lo requerido en el numeral 1.2 de la norma ISO 9001:2008, o la no
aplicabilidad de algún requisito acorde con lo requerido en el numeral 4.3 de la
norma ISO 9001:2015 o en el numeral 1 de las ISO/TS 22002 en sus diferentes
partes? Si X No NA
¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo
instalaciones de cliente, proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos
entregado por la Organización) ?: Si No NA X
¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización
o los proyectos que realiza, por ejemplo, habilitación, registro sanitario, licencia de
funcionamiento, licencia de construcción, licencia o permisos ambientales en los que
la Organización sea responsable?: Si No X NA
¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior
auditoría, por ejemplo, relacionados con alta dirección, estructura organizacional,
sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, entre otros? Si X No
¿Se auditaron actividades en turnos nocturnos? Si No X
¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el
plan de auditoría inicialmente acordado con la Organización? Si No X
¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el
programa de auditoría del ciclo de certificación? Si No X
¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron
diferencias de opinión sobre las NC identificadas durante la auditoría? Si No X En
caso afirmativo, por favor describa brevemente: N.A
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Actualmente no se tienen no conformidades
Oportunidades de mejora
Considerar la integración del sistema de gestión integral actualmente implementado, de
manera que se facilite el cumplimiento del marco legal vigente respecto a la
implementación de un SGS-ST acorde con el Decreto 1072 de 2015, y se gestione un
sistema integral en la totalidad de su extensión, respecto al análisis del contexto, la
definición de los requisitos de las partes interesadas, la aplicación del ciclo PHVA, el
mejoramiento continuo y la toma de conciencia de parte de directivas y personal. A su
vez, establecer un plan de acción contundente y definitivo que garantice que la revisión
de la aplicación del Decreto 1072 de 2015, implementación del SGS-ST, por parte del
Ministerio del Trabajo, y se establezca a conformidad con los requisitos específicos del
Decreto, garantizando el hecho de que lo que se va a revisar es su aplicación como
Sistema de Gestión y no solamente la aplicación de un Plan de Seguridad y Salud
Ocupacional.
Establecer los mecanismos necesarios para fortalecer la difusión de las matrices de
peligros y riesgos en términos del conocimiento específico de cada dueño de proceso
sobre la información contenida en el documento emitido por la organización.
Considerar la implementación de la norma ISO 39001 sistema de gestión de la
seguridad vial, como herramienta fortalecedora hacia la prevención en seguridad y
mitigación de impactos, en el tema de la seguridad vial, lo cual ayudará a salvar vidas,
reducir lesiones y aumentar el impacto positivo de la organización en la prevención,
mitigación y seguridad.
El establecimiento de los medios necesarios que permitan implementar y posicionar
dentro de la entidad, una cultura deseable hacia la generación y registro de acciones
correctivas y preventivas a todo nivel, originadas por la gestión de los procesos y la
realización de las actividades, evidenciando con total claridad, el análisis de causas
realizado, así como el método utilizado.
Concretar la medición del programa ahorro de agua en relación a la población flotante
que utiliza las instalaciones de la Gobernación de Santander, de manera que se
disponga de un estadístico confiable que facilite la determinación de las mediciones.
Se recomienda revisar el normograma del proceso de Gestión Jurídica, para que se
mejore en la actualización de las normas aplicables en materia de comité de conciliación
para garantizar el control de cumplimiento.
Fortalecer las capacitaciones en gestión del riesgo, a fin de lograr el mayor grado de
sensibilidad y de responsabilidad, para la aplicación del tema en la organización,
considerando que el concepto del riesgo debe ser parte de la gestión de cada líder de
proceso. El riesgo hace parte del autocontrol y cada líder debe conocer, gestionar y
controlar sus propios riesgos.
Fortalecer la información y la documentación de los procesos y actividades que
describen al Sistema de Gestión de Integral implementado, para favorecer el
entendimiento de los mismos, constituyendo la herramienta fundamental para garantizar
los procesos de inducción y capacitación, así como la consolidación de la gestión del
conocimiento en procesos y en la entidad.
Se recomienda en el proceso Gestión Contratación mantener actualizado el cargue de
información de la totalidad de las solicitudes realizadas por los usuarios en el Forest
que permita garantizar que se dispone de información completa, de manera que se
evidencie de manera ágil el control en los tiempos de respuesta y el seguimiento a cada
queja o reclamo hasta el cierre.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Se cumplieron con los objetivos de la auditoria pues se determinó la conformidad del
sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión, la capacidad
del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la
norma de requisitos de gestión y se identificó áreas de mejora potencial del sistema de
gestión.
Seguir fortaleciendo el sistema de gestión de calidad con la actualización de
procedimientos.
