Control Como Función Administrativa en La Empresa
Control Como Función Administrativa en La Empresa
Control Como Función Administrativa en La Empresa
Introducción
Definición de control
Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto
negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
. Comprobar o verificar;
. Regular;
. Comparar con un patrón;
. Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
debe entenderse el control como:
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que
permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o
sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
Elementos de concepto
. Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se
establecen en la planeación.
. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.
Es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a
las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que
están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
. tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de
existencias de un producto determinado, entre otros.
Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo
que se está haciendo.
Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del
control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar
si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar
desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y
movimientos.
Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos,
entre otros.
Retroalimentación
Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos miembros de la
organización para solucionar las causas de las desviaciones, Cada decisión tendrá sus
ventajas e inconvenientes y dependerá del tipo de problema que se desee afrontar. Pierde
eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, críticas,
interpretaciones, juicios, etc. incluidos el personal de staff o los supervisores y es difícil ser
neutrales, aumenta el riesgo de que surjan el conflicto y actitudes defensivas en los
empleados que están siendo controlados.
Principios de control
Equilibrio
al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se
están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo
debidamente ejercida.
Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando
errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.
De la oportunidad
El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de
tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
De los objetivos
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un
fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si
no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser
analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron,
a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si
no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
DE LA COSTEABILIDAD
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá
implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá
establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores
que el costo y el tiempo que implican su implantación.
De excepción
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones
estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos,
estadísticos o aleatorios.
De la función controladora
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya
que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la
función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y la
obligación de cumplirla y contribuir de forma sinérgica al correcto funcionamiento y, en
definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una organización, solamente esto le
permitirá sobrevivir.
Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones,
funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la
situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar
decisiones para reaccionar ante ella.
Los sistemas de control deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento
eficiente:
Ser entendibles.
Seguir la forma de organización.
Rápidos.
Flexibles.
Económicos.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una estructura que
le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el posterior análisis con
vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría que agregar a la definición
brindada dos factores importantes.
El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de información.
(Centro de responsabilidad).
Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá, procesará y
llevará a la dirección para la toma de decisiones.
El control de gestión.
por reducir gastos y costos, por aumentar la calidad de los productos y servicios, y el
colosal desarrollo de las comunicaciones y el transporte, han modificado la forma de actuar
e interactuar de las organizaciones. Los procesos de dirección han evolucionado, de igual
forma, a un sistema superior. Como una serie de técnicas tales como el control interno, el
control de costos, auditorías internas y externas, análisis de ratios y puntos de equilibrio,
pero el control presupuestario constituía y aún para algunos constituye el elemento
fundamental de la gestión.
El sistema de control de gestión está destinado a ayudar a los distintos niveles de decisión a
coordinar las acciones, a fin de alcanzar los objetivos de mantenimiento, desempeño y
evolución, fijados a distintos plazos, especificando que si los datos contables siguen siendo
importantes, está lejos de tener el carácter casi exclusivo que se le concede en muchos
sistemas de control de gestión.
Tener en cuenta que un control volcado hacia los resultados a corto plazo puede
comprometer la competitividad a largo plazo.
Que es importante tener un doble presupuesto (uno estratégico y uno operativo).
Que el enfoque debe ser anticipador, por lo turbulento que es el entorno.
Es así como los diseños más recientes de los procesos y sistemas de Control de Gestión
están caracterizados por cinco aspectos, que retoman de los procesos de control precedentes
por ser derivado de ellos.
Por tanto, partiendo de la definición clásica del control, retomando criterios de otros autores
y ajustado a las necesidades actuales de gestión de información y añadiendo elementos no
formales de control pudiera plantearse en cinco puntos:
1 Conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar posteriormente el
aporte de cada departamento a las variables claves de la organización.
2 Modelo predictivo que permita estimar (a priori) el resultado de la actividad que se espera
que realice cada responsable y/o unidad.
3 Objetivos ligados a indicadores y a la estrategia de la organización.
4 Información sobre el comportamiento y resultado de la actuación de los diferentes
departamentos.
5 Evaluación del comportamiento y del resultado de cada persona y/o departamento que
permita la toma de decisiones correctivas.
Las métricas desde esta perspectiva facilitan una valiosa información acerca del grado en
que las diferentes áreas de negocio se desarrollan correctamente. Indicadores en procesos
de innovación, calidad o productividad pueden resultar clave, por su repercusión comercial
y financiera.
Perspectiva financiera
Refleja el propósito último de las organizaciones comerciales con ánimo de lucro: sacar máximo
partido de las inversiones realizadas. Desde el punto de vista de los accionistas, se mide la
capacidad de generar valor por parte de la compañía y, por tanto, de maximizar los beneficios y
minimizar los costes.
CMI: Beneficios
.1 Ofrece una amplia visión para un seguimiento detallado de la marcha del negocio, que
engloba muchos aspectos, incluso más allá de los indicativos financieros, y permite
observar otras variables decisivas en el buen desarrollo de la empresa.
https://blog.es.logicalis.com/analytics/cuadro-de-mando-integral-todo-lo-que-debes-saber
https://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas-control.shtml
https://www.gestiopolis.com/control-como-funcion-administrativa-en-la-empresa/