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Que es un ERP?
Sistema de planificación de recursos empresariales. Son la integración de tecnología para

organizar la producción y todos los procesos relacionados que se llevan a cabo en toda la
empresa
Un sistema ERP puede incluir funcionalidades de ventas y marketing, finanzas y
contabilidad, compras, manufactura, almacenaje, distribución (incluye transporte), recursos
humanos y control de calidad.
Los sistemas de gestión ERP surgieron con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera
todas las áreas funcionales de una empresa de forma integrada
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tienen el objetivo de facilitar la gestión
de todos los recursos de la empresa, a través de la integración de la información de los
distintos departamentos y áreas funcionales.
Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno

solo, basándose en una única base de datos centralizada.
Por ejemplo cada departamento se centra en la función que tiene asignada y pierde la visión
global de las actividades de la organización. La separación entre las distintas funciones
puede dificultar la comunicación interdepartamental y el flujo de actividades que se
desarrollan a nivel global por la empresa.
Así, por ejemplo, el cliente no va a percibir que el departamento de producción es muy
eficiente y rápido entregando los productos si, a la postre, la entrega se ve retrasada por una
mala coordinación con el departamento de logística: de poco sirve fabricar bien y rápido si
el producto debe esperar unos días en el almacén hasta que alguien se encargue de enviarlo
a su destino.
¿PARA QUÉ SIRVE UN ERP?
La utilidad básica de un software de estas características, es la de ayudar a administrar

empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos. También ayuda a controlar
lo que una organización tiene (stock e inventario) o hace (flujos de trabajo).
Un software ERP sirve para proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos
financieros; modernizar las estructuras administrativas; centralizar el control sobre la
información; estandarizar los procesos, reducir costos y tiempos en los procesos claves del
negocio; hacer transacciones de la información más rápidas; mejorar la administración
financiera; establecer las bases para el comercio electrónico; y hacer explícito el
conocimiento de los procesos.
En definitiva, sirve para optimizar la gestión íntegra de una organización y apoyar la toma
de decisiones de manera más eficiente.
Componentes de un ERP
Hardware, software, base de datos y telecomunicaciones, además, no puede funcionar sin
un procedimiento claramente establecido dentro de la empresa y un personal capacitado y
comprometido con el uso adecuado del erp.
ESTRUCTURA DE UN ERP
LA MODULARIZACIÓN EN LOS ERP
La naturaleza de un sistema de gestión empresarial es modular (dividido en partes

independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una
compañía. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan
en módulos (que aproximadamente se corresponden con los departamentos de las
compañías). Los módulos fundamentales son:
Módulo de finanzas: El módulo de finanzas se encarga de la contabilidad y de la gestión
financiera de la empresa.
Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la

empresa, proveedores, etc.
Módulo de producción: El módulo de producción se encarga de gestionar los materiales y
servicios empleados en la cadena de producción de una empresa, así como los recursos
(máquinas, utillaje, personal) utilizados en ésta.
Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas

expedidas, precios de venta, etc.
Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes, etc.
Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas, categorías
laborales, horas extra, impuestos, etc.
Gestión de medios técnicos y mantenimiento: Este módulo facilita el control de los
recursos materiales y técnicos de la empresa, maquinaria, elementos de transporte y
repuestos; e integran las funciones empresariales de compras y mantenimiento para
asegurar la disponibilidad de estos recursos en las operaciones empresariales.
Además del inventario de todos los recursos materiales, es importante destacar la
funcionalidad referida a la gestión de éstos: mantenimientos preventivos y correctivos,
reparaciones, alquileres, etc.
Dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos,
como pueden ser: gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión
documental, Business Intelligence y muchos más.
METODOLOGIA Y CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE UN SISTEMA ERP
En este apartado se presentan una serie de criterios que se deberían tener en cuenta a
la hora de elegir el sistema ERP más adecuado para una organización:
_ Funcionalidad del ERP: módulos que ofrece el sistema para dar soporte a las
necesidades de las distintas áreas funcionales de la empresa. Si el ERP presenta carencias
en alguna de estas áreas, es importante que pueda integrarse con otros productos que suplan
dichas carencias, o bien, que facilite la realización de desarrollos a medida.
_ Criterios técnicos: plataformas técnicas soportadas por el ERP, bases de datos utilizadas,
lenguajes de programación incorporados, herramientas de desarrollo, facilidad de
comunicación con otros sistemas y aplicaciones, soporte a los estándares de las tecnologías
Internet (XML, EDI-Web…), etc.
_ Criterios económicos: coste de las licencias, del proceso de implantación y de los
servicios de consultoría asociados, así como de las posteriores revisiones y
actualizaciones. En este apartado conviene realizar un análisis del retorno de la inversión,
teniendo en cuenta tanto los beneficios tangibles, como los intangibles, que puede generar
para la organización la implantación del sistema ERP.
_ Criterios organizativos: evaluación del impacto y de los cambios en los procesos y en

la organización necesaria para la correcta implantación del ERP.
_ Facilidad de uso de las herramientas del sistema.
_ Proveedores: es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como a las

empresas de consultoría encargadas de su implantación.
ANÁLISIS ECONÓMICO
Para evaluar desde el punto de vista económico el proyecto de implantación de un sistema

ERP, deberíamos considerar las siguientes partidas:
Inversión en hardware y software básicos

Se debe tener en cuenta qué plataforma técnica va a soportar el ERP: servidores, sistemas
operativos y gestores de bases de datos relacionales.
También es necesario considerar cuáles son el hardware y el software mínimo que han
de tener todos los equipos clientes, utilizados por los usuarios finales del sistema, así
como los requisitos de los sistemas de comunicaciones.
Por otra parte, hay que prever cuánto se deberá invertir en impresoras y otros dispositivos
como terminales de radiofrecuencia, lectores de códigos de barras, etc.
Inversión en licencias del ERP
Los fabricantes de los ERP aplican tarifas en función del número de usuarios y/o módulos
que se van a utilizar, por lo que la empresa deberá adquirir un determinado número de
licencias de acuerdo con estos parámetros. También comienza a ofrecerse en estos
momentos la modalidad de funcionamiento ASP (Application Service Provider), que
repercute en los costes de licencia y comunicaciones por usuario y mes, con un enfoque
más orientado al alquiler que a la compra.
La exigencia del mercado y la competencia ha llevado al establecimiento de modelos
mixtos en los que se combina el alcance funcional (módulos a incluir), con el número de
usuarios, llegando incluso a distinguir entre usuarios de ámbito administrativo (perfil de
usuarios que introducen datos al sistema y que operan con el sistema la mayor parte de la
jornada de trabajo) y usuarios esporádicos que, por lo general, son usuarios que acceden al
sistema para consultar alguna información o para introducir algún dato, pero no de forma
continuada.
Coste de la implantación
En este apartado se incluirían todos los gastos derivados del proyecto de implantación,
incluidos los servicios de empresas consultoras externas, la parametrización del ERP, los
gastos de formación del personal, la preparación de documentación, etc.
Coste de los servicios de telecomunicaciones

Estos servicios son necesarios para poder intercambiar datos e información entre las
distintas oficinas, almacenes y centros de producción de la empresa que van a estar
gestionados por los módulos del sistema ERP.
Internet no siempre garantiza los anchos de banda que se necesitan para introducir los datos
en los sistemas, sobre todo en las transacciones que condicionan la operativa empresarial:
entradas de producto, salidas o traspasos. Por ello las empresas suelen contratar líneas de
datos con niveles garantizados de ancho de banda y, en ocasiones, suelen establecer redes
privadas en base a líneas dedicadas o redes privadas virtuales, para lograr mayores
prestaciones y niveles de seguridad.
Gastos de mantenimiento
Los gastos anuales del mantenimiento de un sistema ERP podrían estimarse en torno a un
15% o un 20% de la inversión inicial.
Ventajas de los ERP
Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP es la gestión en

tiempo real de la información, una ventaja que las empresas agradecen mucho por su fuerte
interacción con la logística de información y productos, la cadena de abastecimiento,
estadísticas financieras, y otras áreas que utilizan información que cambia constantemente.
La correcta implementación de los ERP repercute en el aumento de productividad de

todos los departamentos, así como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes se
necesitaba tiempo para llevar un informe de un departamento a otro, ahora ese tiempo es
utilizado en otras funciones.
Desventajas de los ERP
Aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad, para muchas
empresas es casi imposible pagar el costo de las licencias, implementación y sobre todo del
mantenimiento del mismo, ya que son sistemas dinámicos, de nada sirve tener el mismo
sistema en una empresa que crece y cambia día a día.
Además del costo, el tiempo que sugiere la implementación es un problema para las
empresas, este problema empieza por la rigidez que tienen los ERP, es difícil que una
empresa en particular desarrolle su propio sistema, los ERP que son sistemas genéricos,
tienen que ser adaptados a las empresas desde su estructura principal.
El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores de cada
modulo que se vaya a asignar, la especialización de los trabajadores genera un costo y
tiempo que tiene que emplear la persona para hacer un cambio en su estructura operativa,
lamentablemente la resistencia al cambio presenta un problema muy grande en este punto.

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Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la

Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas

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_ Facilidad de uso de las herramientas del sistema.

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