VENTAS Y SUMINISTROS LA POLAR

MANUAL DE FUNCIONES
 OBJETIVO GENERAL

Estructurar un sistema de manual de funciones por medio del diseño de métodos y

herramientas de simplificación del trabajo, que permitan el cumplimento de las
metas y propósitos de orden académico administrativo. De esta manera, se evita
funciones y responsabilidades compartidas que no solo eviten una pérdida de
tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la
empresa, o de una misma sección, de igual forma permite que los procesos en la
organización sean medibles y cuantificables logrando más productividad y
eficiencia.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer de manera clara y formal la razón de ser de cada empleo y determinar

sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos de educación,
capacitación y experiencia laboral.

Servir de insumo para la selección de personal en la empresa, específicamente en

los procesos de reclutamiento en general, así como para los procesos de
entrenamiento en el puesto de trabajo, evaluación del desempeño y en general, lo
referente a los perfiles profesionales requeridos para atender los requerimientos de
personal.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
 DESCRIPCION DE PUESTOS

I. IDENTIFICACIÓN
Nombre del cargo Gerente
Ubicación administrativa Gerencia
Jefe Inmediato superior N/A
Subalternos Secretaria general, Subgerente operativo, Asesor
comercial.
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1. Funciones Generales: El Gerente debe planificar, organizar, dirigir,
controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa,
además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la
jornada de trabajo.
2. Funciones Específicas: El papel del gerente es utilizar tan
eficientemente como sea posible todos los recursos a su disposición a
fin de obtener el máximo posible de beneficio de los mismos.

1. Dirigir, organizar, coordinar y supervisar las actividades administrativas,

presupuestarias, contables y servicios generales de la organización.
2. Elaborar la propuesta de política comercial, financiera, calidad,
ambiental, salud ocupacional y seguridad industrial.
3. Estructurar el Plan Operativo de la empresa.
4. Coordinar y dirigir la formulación del presupuesto de la empresa, así
como la programación financiera.
5. Dirigir, coordinar y controlar la ejecución anual del Presupuesto de
conformidad a las necesidades de la organización.
6. Dar seguimiento a los trámites vinculados a los procesos de adquisición
de bienes y servicios.
7. Revisar el funcionamiento de las dependencias subalternas y proponer
soluciones técnicas y/o administrativas que le mantengan en
permanente actualización, y orientadas al mejoramiento y simplificación
de procesos.
8. Detectar necesidades de capacitación del personal y de mejoramiento
de procesos técnicos.
9. Proponer estrategias para la captación de recursos humanos, técnicos y
financieros.
10. Aprobar el Plan de Adquisiciones, y realizar las revisiones y
actualizaciones periódicas pertinentes.
Velar por las condiciones de seguridad física de la organización.

3. Relaciones de trabajo: secretaría general, subgerencia, área de ventas

y comercialización
4. Autoridad: secretaria general, auxiliar contable, asesor comercial, sub
gerente
 5. Responsabilidades:
Supervisión de personal: Verificación y control de las actividades
ejecutadas por sus subalternos.

Dinero, Títulos y Documentos: Proteger la autenticidad, custodiar,

conservar cada uno de los títulos, documentos y dinero.

Equipos, elementos y materiales: Equipos de cómputo, escritorio,

impresora y caja registradora en la cual se ejecutan diariamente las
actividades.

Información confidencial: Manejar en forma directa un grado de

confidencialidad de la información que posee.

Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en

procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del
trabajo, a nivel administrativo y operativo.

Procedimientos y métodos: respetar los protocolos y procedimientos

establecidos por la empresa.
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Académicos: Administrador de empresas, Ingeniero Industrial, Dominio
de Ingles: Reading, speaking, listening and writting.
2. Experiencia: Mínimo 6 meses de experiencia en dirección de
organizaciones.
3. Habilidades y destrezas:
Habilidades técnicas: involucra el conocimiento y experticia en
determinados procesos, técnicas o herramientas propias del cargo o área
específica que ocupa.

Habilidades conceptuales: se trata de la formulación de ideas, entender

relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en
forma creativa.
4. Otros requisitos: físicos
Buena presentación personal.
Rapidez mental.
Agudeza auditiva.
5. CONDICIONES AMBIENTALES:
 Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
 Ambiente laboral iluminado
 Exposición a cansancio visual (uso de computador)

I. IDENTIFICACIÓN
Nombre del cargo Secretaria General
Ubicación administrativa Gerencia
Jefe Inmediato superior Gerente / Gerencia General
Subalternos N.A.
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1 Funciones Generales: planificar, supervisar y coordinar todas las
actividades correspondientes a la administración, como Documentación,
juntas y eventos de la respectiva empresa.
1. Recibir correspondencia y emitir su correspondiente radicado.
2. Escanear documentos, imprimir los y/o enviar o archivar
3. Manejar y mantener al día, directorios, bases de datos, etc.
4. Revisar el correo, informar, responder o reenviarlos
5. Contestar el teléfono, realizar llamadas, recibir mensajes
telefónicamente, registrarlos y comunicarlos a clientes y proveedores.
6. Hacer pedidos de insumos, elaborar recibos de consignación.
7. Sacar copia de las facturas de compra de los activos y archivarlos en la
carpeta de compras al igual que las garantías de estos.
8. Indicar o elaborar cuentas de cobro de proveedores y personal que
presta sus servicios
9. Revisar permanentemente los correos de la empresa, reenviar y dar
aviso inmediato al encargado de dicha información.
10. Estar pendiente de depósitos de clientes, verificar en bancos y realizar
recibo de consignación en el sistema.
11. Tener lista de precios de venta al público de las botas industriales
actualizada en el cartel de la oficina.

3. Relaciones de trabajo: Sus relaciones Principalmente son con el área

administrativa, Gerente o sub gerente y posteriormente con el asesor
comercial.
4. Autoridad: NO APLICA
5. Responsabilidades:
Dinero, Títulos y Documentos: Proteger la autenticidad, custodiar,
conservar cada uno de los títulos, documentos y dinero.

Equipos, elementos y materiales: Equipos de cómputo, escritorio,

impresora y caja registradora en la cual se ejecutan diariamente las
actividades.

Información confidencial: Manejar en forma directa un grado de

confidencialidad de la información que posee.

Procedimientos y métodos: respetar los protocolos y procedimientos

establecidos por la empresa.
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
 1. Académicos:
Bachillerato, tecnólogo en gestión administrativa.

2. Experiencia: profesional 1 año

3. Habilidades y destrezas
Digitación, dominio de office, expresión, Redacción, diligencia
coordinación, planeación y actitud proponente o proactiva.
4. Otros requisitos: excelente presentación personal, Comprensión y
manejo de inglés.
5. CONDICIONES AMBIENTALES:
 Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
 Ambiente laboral iluminado
 Exposición a cansancio visual (uso de computador)
 Exposición a cansancio muscular (uso diario de silla ergonómica)

I. IDENTIFICACIÓN
Nombre del Cargo Subgerente
Ubicación administrativa Subgerencia
Jefe Inmediato superior Gerente
Subalternos Secretaria, asesor comercial

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Funciones Generales: Realizar los planes y programas
pertinentes a la administración de personal, aplicando técnicas
relacionadas. Con el recurso humano, a fin de contribuir con el
desarrollo de los procesos administrativos y operativos.
2. Funciones Específicas:
1. Realizar el reclutamiento y la selección del personal.
2. Dirigir, coordinar y adelantar el proceso de selección y contratación
de personal, dando cumplimiento a lo establecido.
3. Realizar evaluación de desempeño del personal de la empresa.
4. Desarrollar procesos que permitan la selección de personal idóneo
de acuerdo a los requerimientos de la organización.
5. Generar ambientes de trabajo saludable y productivo que estimulen
el desarrollo y capacitación de los trabajadores.
6. Adoptar e implementar los mecanismos necesarios para la
evaluación del personal administrativo y operativo.
7. Planear, elaborar y desarrollar el plan de capacitación del personal
de acuerdo con las necesidades detectadas en el campo
administrativo y operativo.
8. Actualizar la base de datos de los empleados.
9. Adelantar programas de inducción y reinducción para todo el
personal de la administración dando a conocer normas, reglamento
de trabajo, etc., y hacerlos cumplir.
10. Colaborar con los jefes de las distintas Dependencias en la solución
de conflictos que se presentan con el personal respectivo.
11. Conocer y aplicar la normatividad vigente respecto a las leyes,
acuerdos, decretos y convenciones que rigen sobre prestaciones
sociales, legales, extralegales y salarios que se apliquen a los
empleados.
3. Relaciones de trabajo: El cargo mantiene relaciones frecuentes
con todo el personal de las dependencias o unidades
administrativas de la empresa, a fin de ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para la orientación al
logro, toma de decisiones, negociación y resolución de conflictos.
4. Autoridad: empleados área administrativa y operativa de la
empresa.
5. Responsabilidades:
Supervisión de personal: Verificación y control de las actividades
 ejecutadas por sus subalternos.

Dinero, Títulos y Documentos: Proteger la autenticidad, custodiar,

conservar cada uno de los títulos, documentos y dinero.

Equipos, elementos y materiales: Equipos de cómputo, escritorio,

impresora y caja registradora en la cual se ejecutan diariamente las
actividades.

Información confidencial: Manejar en forma directa un grado de

confidencialidad de la información que posee.

Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en

procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal
del trabajo, a nivel operativo.

Procedimientos y métodos: respetar los protocolos y

procedimientos establecidos por la empresa.
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Académicos:
• Profesional de administración de empresas especialista en
Seguridad y Salud en el trabajo
2. Experiencia: Experiencia: 1 año de mínima experiencia
3. Habilidades y destrezas:
• Escuchar activamente.
• Aprender y actuar
• Liderazgo.
• Comunicación clara, oportuna y concisa de informes solicitados.
• Manejo adecuado de recursos puestos a su disposición
• Resolución de conflictos con sindicatos conflictos laborales
4. Otros requisitos:
• Excelentes relaciones interpersonales y capacidad de liderazgo.
• Persona líder, dinámica y con conocimientos en legislación laboral
Colombiana.
5. CONDICIONES AMBIENTALES:
 Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
 Ambiente laboral iluminado
 Exposición a cansancio visual (uso de computador)
 Exposición a cansancio muscular (uso diario de silla ergonómica)

I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO DEL PUESTO Asesor Comercial
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA Sugerencia Operativa
JEFE INMEDIATO SUPERIOR Subgerente Operativo.
SUBALTERNOS No aplica.

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Funciones Generales: Informar y asesorar a los clientes fieles y
potenciales las características y beneficios del bien o servicio y de las
condiciones asociadas a la compra del mismo; y por el otro obtiene valiosa
información del cliente y del mercado para la empresa

2. Funciones Específicas:
1. Conocer los productos y servicios de la organización.
2. Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades.
3. Mantener un continuo contacto con los clientes.
4. buscar constantemente nuevos clientes y mercados.
5. Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus precios.
6. Diligenciar e informar al coordinador de calidad las oportunidades de
mejoramiento expresadas por el cliente.
7. Cumplir con las metas establecidas para el presupuesto.
8. Confirmar con el cliente el recibo de la mercancía, la calidad del material el
servicio prestado y resolver cualquier inquietud que pueda tener.
9. Atender reclamos e incidencias
10. Consolidar la imagen corporativa de la organización.
11. Evaluar el nivel de satisfacción del cliente.

3. RELACIONES DE TRABAJO:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el cliente externo, exigiéndose
para ello una normal habilidad para la orientación, prevención y
aseguramiento de la calidad en el servicio en cada una de las áreas de la
empresa.

4. AUTORIDAD: no aplica
5. RESPONSABILIDADES:

Dinero, Títulos y Documentos: Proteger la autenticidad, custodiar,

conservar cada uno de los títulos, documentos y dinero.
Equipos, elementos y materiales: Equipos de cómputo, escritorio,
impresora y caja registradora en la cual se ejecutan diariamente las
actividades.
Información confidencial: Manejar en forma directa un grado de
confidencialidad de la información que posee.
Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del
 trabajo, a nivel operativo.
Procedimientos y métodos: respetar los protocolos y procedimientos
establecidos por la empresa.

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Académicos: Tecnólogo en mercadeo y ventas, Profesional de mercadeo
y servicio al cliente.
2. Experiencia: se requiere 1 año de experiencia en actividades comerciales,
ventas, buen manejo del cliente y el mercado empresarial, Tener manejo del
servicio al cliente.
3. HABILIDADES Y DESTREZAS:

Liderazgo
Orientación al logro.
Innovación.
Habilidades matemáticas y geométricas.
Fuerza y estabilidad motora.
Condición física para la ejecución de labores manuales y que implican
permanecer la jornada laboral de pie.
Honestidad
Responsabilidad.
El idioma Inglés conversacional

Gran comunicador, empatía, escucha asertiva, capacidad de razonamiento

lógico, creativo, honestidad, automotivación, Planificador, inquietud, consultor
asesor, gran negociador, facilidad para trabajar en equipo, investigador y
manejo de las nuevas tecnologías para gestionar su cartera de clientes y la
gestión del conocimiento.

 OTROS REQUISITOS
Trabajo bajo presión.

 CONDICIONES AMBIENTALES:
 Exposición a cansancio muscular
 Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
 Ambiente laboral iluminado
 Exposición a cansancio visual (uso de computador)

GLOSARIO
ACTIVIDAD: Son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen
a lograr un resultado concreto en un plazo determinado.

ADMINISTRACIÓN: Es la disciplina científica que tiene por objeto el estudio de las

organizaciones, constituyendo una socio tecnología encargada de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, del conocimiento, etc.)

ANÁLISIS: Acción de dividir una cosa o problema en tantas partes que sea posible,
para reconocer la naturaleza de las partes.

CONTROL: Consiste en la comparación de resultados que está adquiriendo alguna

empresa a través del personal del trabajo.

COORDINAR: Es cuando se dirige e intercambia información con cierto grupo de

trabajo.

DIAGNÓSTICO: Identificación y explicación de las variables directas e indirectas

inmersas de un problema.

DIRIGIR: Es cuando se motiva a un grupo de personas para que hagan mejor las
cosas para obtener un buen trabajo o actividad.

DIVISIÓN DE TRABAJO: Es el momento en el que la empresa e organización se

les divide algún trabajo a realizar.

ESTRATEGIA: Es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión optima en

cada momento.

EVALUAR: Acto de comparar enjuiciar los resultados alcanzados en un memento y

espacio dado.

FUNCIÓN: Es el puesto de trabajo que ocupa la persona e el trabajo.

GERENCIA: Es la función en la que la empresa ejerce y obtiene resultado

satisfechos.

LOGISTICA: Es el material de trabajo, necesario para el proyecto que se va a

hacer o a realizar.

ORGANIGRAMA: Es la estructura grafica en la cual, se representa los objetivos y

los logros estudiados.